電子檔案整理需要注意的問題

（一）電子檔案的整理適用對象？ 

    針對學校電子檔案的整理，包括：能印成紙質和不能印成紙質的（如錄音、錄像、多媒體、多維設計文件等）電子檔案，且與檔案實體檔號和內容一一對應。

    資料型電子文件，不屬于本規范適用范疇，但可參照本規范進行整理。

（二）文件夾的設置可否只建立一級文件夾，在《歸檔電子文件目錄》中如何填寫文件夾號？ 

可以。文件夾的表達形式實際上就是檔號。填寫《歸檔電子文件目錄》中的“文件夾號”，與如何建立文件夾無關。比如：

    我們前面演示的采取立卷方式建立了某教師的業務案卷文件夾，不管如何建立都應填寫為“JX1811001001”。其中，18是教師業務檔案類目號，11是科組代號，左起第一個001是某位教師的代號，末后的001是案卷號。

    當然，文件夾的設置模式可在“載體標簽.DOC”中說明一下。

（三）《歸檔電子文件目錄》是按檔案門類編寫，還是按載體編寫，一個載體內有幾個《歸檔電子文件目錄》？

《歸檔電子文件目錄》按載體編寫，一個載體只有1個《歸檔電子文件目錄》，存放在載體的根目錄下。

（四）設校區時，是否也應設置校區文件夾？

如果歸檔電子文件的文件夾是多級建立，自然可以增加一個校區號作為文件夾。即文件夾的建立應與檔案實體分類和保管單位一致，但文件夾最多設置到三級。

（五）目前學校電子文件有脫機備份，但其中的電子文件沒有按規范整理。如果要按規范整理有困難，可否考慮從2015年9月1日后開始做？

可以。前提是存量能滿足檢索利用。

    但是，解決電子檔案存量部分規范整理的問題也是檔案綜合管理的重要部分，且要滿足相同內容的電子檔案至少一式兩套，一套封存，一套提供利用。這項工作應由學校有一個統籌的解決方案。

（六）由于載體編號為大流水號，如何避免重號？

在本單位電子檔案管理制度里明確：制作電子檔案脫機備份時，經辦人員應查看《歸檔載體目錄》，以確定新增載體的編號，并將新增載體的編號等情況寫入《歸檔載體目錄》。

    “載體標簽.DOC”是萬一載體外貼標簽脫落，也能方便地確認載體的序號，這跟檔案庫房要編號且建立庫房索引是一個道理。

（七）如果沒有相對應的非電子檔案，則如何設置文件夾？ 

本章建立文件夾的要求：一是與檔案分類一致，即最低一級文件夾為案卷文件夾（立卷時）或保管期限文件夾（按件整理時）；二是與相對應的非電子檔案的檔號一致。

    如果已經保存在檔案室的電子文件是：一、沒有相對應的非電子檔案；二、載體存儲有自己的系列文件夾。只要是需歸檔的電子文件仍須按本章要求進行整理，屬資料型的電子文件可自行列方案管理。

（八）電子檔案的管理有哪些要求？ 

   1、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）要求詳見“7 磁性載體檔案貯存與保護”。適用于磁盤、磁帶（錄音帶、錄像帶）。文

    2、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1-1999）要求。文

    3、《電子文件歸檔光盤技術要求與應用規范》（DA/T 38-2008）要求詳見“9、歸檔光盤的保存、使用和維護”、“10、歸檔光盤保存、工作和檢測的環境條件”。    

（九）光盤數據有效性保證的要求？

光盤歸檔壽命，是指光盤從歸檔開始到壽命終止的技術指標這段時間。

    有效性指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

    《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）要求 。文

    《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分（GB/T17678.1-1999）要求 。文

    《電子文件歸檔與管理規范》（GB／T 18894-2002）文

    為保證電子文件的有效性需進行轉換和遷移。

關于電子檔案的轉換和遷移

轉換（conversion）：在維護真實性、完整性、可靠性和可用性的前提下，將電子文件或電子檔案從一種載體轉換到另一種載體或從一種格式轉換成另一種格式的過程。

遷移（migration）：在維護真實性、完整性、可靠性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統轉移到另一個系統的過程。

（十）關于電子文件銷毀的問題？

鑒定  

    電子文件歸檔時，要按有關規定和本單位鑒定銷毀制度對電子文件的真實性及有無必要歸檔進行嚴格的鑒定檢測，不能失之過嚴或過寬。避免到期即毀。

銷毀  

    電子文件及歸檔電子文件在銷毀前，必須要進行編目造冊，經有關部門批準后，方可進行銷毀。在銷毀時，對于非保密性的電子文件、歸檔電子文件，可以用邏輯刪除的方法。對屬于涉密的歸檔電子文件，必須連同存儲載體一起銷毀。

（十一）檔案管理員需注意的問題

1、在原來只是對紙質文件進行收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔的基礎上，還需要建立健全電子文件歸檔制度并以單位名義簽發，做好對電子文件的收集，依據制度督促電子文件產生部門及時移交電子文件到單位檔案室。

    2、按電子檔案管理的規范要求實施本單位電子文件標準，特別是歸檔電子文件的格式。

    3、對移交檔案室的電子文件進行完整性、有效性、真實性的驗證，并確保歸檔電子文件處于無毒狀態。

    4、對移交的電子文件進行著錄工作，如果只有電子文件的要根據本單位制度規定判定是否需要打印紙質文件同時保管，比如可規定短期的、資料性的電子文件可以不用印成紙質歸檔。

    5、對移交的紙質文件進行著錄工作，如果移交的只是紙質文件，則要根據本單位制度規定判定是否需要對紙質文件進行掃描，以實現對檔案信息全文檢索的功能。

    6、在做好對檔案資料的防蟲、防蛀、防霉、防失竊的保管工作的同時，也要做好電子檔案防病毒及備份工作。

    7、對移交的電子文件做好登記工作，在每份電子文件移交清單上要詳細記錄電子文件的元數據內容等。

    8、對已實現計算機信息管理系統管理檔案的單位要設置好用戶權限，以防檔案信息泄密；在單位人員申請檔案查看審批時，檔案管理員要根據審批單內容及時給予處理。