檔案管理員需注意的問題

    1、在原來只是對紙質文件進行收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔的基礎上，還需要建立健全電子文件歸檔制度并以單位名義簽發，做好對電子文件的收集，依據制度督促電子文件產生部門及時移交電子文件到單位檔案室。

    2、按電子檔案管理的規范要求實施本單位電子文件標準，特別是歸檔電子文件的格式。

    3、對移交檔案室的電子文件進行完整性、有效性、真實性的驗證，并確保歸檔電子文件處于無毒狀態。

    4、對移交的電子文件進行著錄工作，如果只有電子文件的要根據本單位制度規定判定是否需要打印紙質文件同時保管，比如可規定短期的、資料性的電子文件可以不用印成紙質歸檔。

    5、對移交的紙質文件進行著錄工作，如果移交的只是紙質文件，則要根據本單位制度規定判定是否需要對紙質文件進行掃描，以實現對檔案信息全文檢索的功能。

    6、在做好對檔案資料的防蟲、防蛀、防霉、防失竊的保管工作的同時，也要做好電子檔案防病毒及備份工作。

    7、對移交的電子文件做好登記工作，在每份電子文件移交清單上要詳細記錄電子文件的元數據內容等。

    8、對已實現計算機信息管理系統管理檔案的單位要設置好用戶權限，以防檔案信息泄密；在單位人員申請檔案查看審批時，檔案管理員要根據審批單內容及時給予處理。