文書檔案著錄要求
主要內(nèi)容
解讀2009年下發(fā)的《檔案機(jī)讀目錄的著錄格式要求》了解著錄新要求
必錄項(xiàng)目與選錄項(xiàng)目
必錄項(xiàng)目：應(yīng)用數(shù)據(jù)庫管理軟件錄入檔案目錄時，必須錄入的項(xiàng)目
選錄項(xiàng)目：應(yīng)用數(shù)據(jù)庫管理軟件錄入檔案目錄時，可根據(jù)檔案的實(shí)際情況來決定是否錄入的項(xiàng)目
一、 案卷級機(jī)讀目錄錄入項(xiàng)目
必錄項(xiàng)目：全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、起止年月、卷內(nèi)頁數(shù)、保管期限、利用形式、檔案館代碼。
選錄項(xiàng)目：全宗名稱、件數(shù)、類目名稱、所在柜號等項(xiàng)目。
二、 案卷級機(jī)讀目錄必錄項(xiàng)目著錄要求
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。錄入時，全宗號為5位,其中前兩位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號，不足的在前面以“0”補(bǔ)齊。
目錄號：是全宗內(nèi)每一案卷目錄的編號。錄入時，目錄號為3位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足的在前面以“0”補(bǔ)齊。
案卷號：是每一案卷的編號。錄入時，案卷號為3位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足的在前面以“0”補(bǔ)齊。
案卷題名：是一本案卷的標(biāo)題，是對本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容以及文種的準(zhǔn)確概括。
起止年月：是指案卷內(nèi)最早和最遲的文件時間
著錄要求：在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定：格式為YYYY.MM.DD-YYYY.MM.DD
如2004.05.15-2005.01.05
利用形式：案卷級應(yīng)著錄該案卷內(nèi)文件解密劃控最嚴(yán)的一種
三、 文件級機(jī)讀目錄錄入項(xiàng)目
必錄項(xiàng)目：文件題名、責(zé)任者、時間、文件字號、頁號、全宗號、全宗名稱、目錄號、案卷號、文件順序號、保管期限、人名、密級、檔案館代碼、利用形式。
選錄項(xiàng)目：附件、主題詞、分類號、縮微號、文本項(xiàng)、摘要、所在柜（架）號等
四、 文件級機(jī)讀目錄必錄項(xiàng)目著錄要求
文件題名：是一份文件的名字，通常由文件責(zé)任者（發(fā)文機(jī)關(guān)或單位）、事由（問題）、名稱（文種）三個基本部分組成。
原件題名無法揭示文件主題內(nèi)容的，另擬題名加“[ ]”號后置于原題名后
例：XXX市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑檔發(fā)[2008]47號文件的通知
應(yīng)錄入為：XXX市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑檔發(fā)[2008]47號文件的通知[關(guān)于對全省國家重點(diǎn)檔案搶救和保護(hù)工作進(jìn)行檢查的通知]
會議記錄題名的錄入：會議記錄以一次會議記錄為一件。要求錄入會議中的主要議題，三個以上議題的，原則上只錄三個重要議題，加“[ ]”號，議題間以“；”號隔開，被省略的議題以“等”字表示。
例：黨組第一次會議記錄[討論人事安排；機(jī)構(gòu)設(shè)置；干部考核等]
簡報(bào)、情況反映等題名的錄入：
例如：水利局簡報(bào)第一期：做好防汛準(zhǔn)備工作
文件題名中的責(zé)任者如果與責(zé)任者項(xiàng)重復(fù)時可省略不錄，但責(zé)任者如果是題名中不可缺省部分，則必須作為題名一部分錄入。
文件題名中涉及到年度的，錄入阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2004
責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須錄入全稱或通用的簡稱 ；一般只錄入姓名，必要時在姓名后著錄與文件相應(yīng)的單位、職務(wù)或職稱，并加“（）”號。
例如：王化成（市長）
時間：文件的形成時間。著錄要求：在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定：格式為YYYY.MM.DD。
頁號：是指案卷內(nèi)該件文件首頁的編號。
全宗名稱：是指立檔單位的全稱或規(guī)范化簡稱
文件字號：是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人編寫的順序號，包括文件字號，圖號等。著錄格式為代字+[年度]+發(fā)文順序號（如：哈組干字[1964]365號）。
利用形式：根據(jù)《XXX市政務(wù)公開規(guī)定實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定著錄為開放或者控制。
密級：是指文件機(jī)密程度的等級。著錄時無密級的文件可以不著錄。
人名：有關(guān)干部任免、人員調(diào)配、錄用、聘任、獎懲（勞模、人員處分）及專業(yè)職務(wù)評聘等文件中涉及的人名。著錄時多個人名之間用“;”號隔開，文件中不涉及人名的不著錄。
五、 歸檔文件機(jī)讀目錄錄入項(xiàng)目
必錄項(xiàng)目：文件題名、責(zé)任者、時間、文件字號、頁數(shù)、全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、件號、保管期限、人名、密級、檔案館代碼、利用形式。
選錄項(xiàng)目：附件、主題詞、分類號、縮微號、文本項(xiàng)、載體形態(tài)、摘要、所在柜（架）號等
