機關檔案數字化規程

一、            了解的主要內容

明確機關檔案數字化和非數字化范圍

了解有關技術標準

二、            紙質文書檔案數字化范圍

文書檔案數字化范圍包括永久和長期保存的重要的非密級文件正本。

三、            文書檔案非數字化范圍

l  密級文件，包括絕密、機密、秘密的文件材料

l  上級機關頒發的不宜公開的文件材料

l  本機關黨組（或實行黨委制的黨委）、行政領導會議記錄

l  本機關或本機關匯總的統計報表

l  本機關形成的財務決算報表

l  人民來信、來訪材料及本單位處理人民來信、來訪形成的記錄

l  本機關黨員、干部、職工名冊

l  涉及司法、監察、紀檢及組織人事工作中對有關人員違紀違法的調查與具體審理處理情況形成的文件材料

l  本機關及本機關辦理的干部、工人的轉移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根

l  本機關財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊

l  下級機關報送的不易公開的文件材料

四、            紙質專門檔案數字化范圍

本機關形成的，可以對社會提供利用的、利用率較高的專門檔案應數字化

五、            照片檔案數字化范圍

l  本機關召開的工作會議、業務會議、表彰會議、代表會議等形成的照片。

l  上級領導、社會著名人物來本機關檢查、視察、指導工作形成的照片。

l  本機關歷屆領導人的照片。

l  本機關主辦或承辦的重大活動的照片。

l  本機關重要外事工作形成的照片。

l  本機關獲得的省級以上各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）翻拍形成的照片。

六、            錄音錄像檔案數字化范圍

l  機關召開的工作會議、業務會議、表彰會議、代表會議等形成的錄音、錄像帶。

l  上級領導、社會著名人物來本機關檢查、視察、指導工作形成的錄音、錄像帶。

l  本機關在職能活動中主辦或承辦的重大活動的錄音、錄像帶。

l  本機關重要外事工作形成的錄音、錄像帶。

l  本機關發生的重大事件、事故形成的錄音、錄像帶。

l  新聞媒體報道本機關的信息、新聞報道。

七、            照片檔案數字化技術標準

　  照片檔案數字化應采用掃描方式進行。
　  彩色照片掃描類型采用“百萬種顏色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。
　   對于5寸（312.5px×212.5px）照片，掃描儀光學分辨率應達到600dpi。如待掃照片為5寸照片的N分之一，則掃描光學分辨率應為5寸照片的N倍；如待掃照片為5寸照片的N倍，則掃描光學分辨率應為5寸照片的N分之一。
　　掃描后的照片應保存為JPG格式。
　　掃描圖像縮放比應為100%，圖像品質不低于85%。

八、            音像檔案數字化技術標準

　　錄音帶
　　    錄音帶數字化應選用44.1kHz作為采樣標準。
　　    錄音帶數字化后存儲格式應為WAV或MP3。
　　錄像帶
　　    錄像帶數字化的數據傳輸率應不低于4Mb/s。
　　    錄像帶數字化采用MPEG2壓縮存儲標準。

　　錄音錄像檔案數字化時必須遠離強磁場等外部干擾。