電子文件的收集與積累的要求
（1）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況、有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
（2）當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采用嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上
（3）對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失
（4）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件的存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以xml、rtf、txt為通用格式
（5）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以jpeg，tiff格式為通用格式
（6）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據
（7）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以mpeg、avi為通用格式
（8）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以wav、mp3為通用格式
（9）對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集
（10）計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
（11）對套用統一模板的電子文件，在保護能恢復形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存
（12）定期制作電子文件的備份
