（一）文件管理系統(tǒng)（DM）與檔案管理系統(tǒng)（RM）的區(qū)別 

   歐盟的“電子檔案管理需求模型”（Moreq）對文件管理（document Management）與檔案管理（Records Management）作出如下區(qū)分：

     文件管理系統(tǒng)：

1、允許文件修改和存在不同版本；

2、允許形成者刪除；

3、可以具有留存管理；

4、可以包含文件存儲結(jié)構(gòu)并由使用者控制；

5、主要目的是用于支持日常業(yè)務(wù)使用的文件。

     檔案管理系統(tǒng)：

1、不允許檔案改動；

2、不允許隨意刪除，除了在特定嚴格控制下；

3、具有嚴格的保存期限控制；

4、包括嚴格的檔案分類整理結(jié)構(gòu)并由管理者維護；

5、可以具有支持日常工作的功能，但主要提供重要業(yè)務(wù)檔案的安全存儲。

（二）技術(shù)的進步與信息載體的變遷 

（三）檔案信息的計算機檢索的歷程 

第一階段：檔案機讀目錄模式 

第二階段：歸檔電子文件管理模式 

第三階段：文檔一體化管理模式

第四階段：數(shù)字檔案室模式

2014年出臺《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》 

數(shù)字檔案室是指機關(guān)在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。

一個好的電子檔案管理系統(tǒng)的解決方案，就是圍繞電子文件生成的全過程所需要注意的問題，都能通過系統(tǒng)按標準設(shè)定下來，不需檔案員去思考、去記憶這些要求。

而學(xué)習(xí)了解這些要求，就變成只是讓檔案人員去了解為什么這樣取舍和規(guī)定。