電子文件的概念

電子文件包括數字、圖形及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。-----------美國   

電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸和處理的文件。------國際檔案理事會

以數字代碼形態存在，通過電子計算機系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件。 ------本文給出的概念                                             

指在計算機及網絡中生成的社會活動記錄，即以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。----------國家檔案局制定的《電子文件歸檔與管理規范》（修改稿）的定義

電子文件的特點

（一）電子文件具備文件的基本特征

（二）電子文件自身的技術特點

（一)電子文件具備文件的基本特征

1、電子文件也要求由法定作者制發

2、具有法定的權威性和現行效用

3、具有規范的體式和特定的處理程序

電子信息中，只有具有憑證作用和上述特點的，才能視為電子文件。

(二)電子文件自身的技術特點

編碼形式上

l  二進制編碼帶來以下特性

l  非人工識讀性

l  對計算機系統的依賴性

l  信息的易更改性

載體特性上

l  載體與信息的可分離性

l  信息存儲的高密度性

l  載體的不穩定性

電子文件發展的四個階段

一、電子文件是形成紙質文件過程的產物，即“草稿性電子文件”

二、輔助性電子文件，即紙質文件為正本，電子文件為副本

三、電子文件階段，即電子文件為正本，紙質文件為副本

四、無紙階段