１、 判斷材料與本部門的關(guān)系。如果是本部門科技活動的直接記錄，則為本部門科技文件，否則為科技資料。
２、 判斷材料在本部門發(fā)揮的作用。本部門的科技文件在本部門中能夠發(fā)揮歷史查考作用和現(xiàn)實依據(jù)作用。科技資料一般是外來的，是為科技工作參考而收集、交流和購買的，只能發(fā)揮現(xiàn)實的參考作用。
１、 科技文件與科技資料在管理方式上可相互借鑒，也可實行一體化管理。
２、 科技文件與科技資料在一定條件下可相互轉(zhuǎn)化。在科技活動或參考科技資料的過程中，如科技資料中部分或全部信息內(nèi)容都符合該項科技活動所需，即可轉(zhuǎn)化為本單位的現(xiàn)行科技文件或科技檔案。