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在辦公自動化條件下,許多文件的定稿都是計算機打印稿,與正式文件的內容相同,這樣的定稿該如何歸檔?

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-01-24 10:00:22    來源:網絡    瀏覽次數:241    評論:0
導讀

答:計算機打印的定稿一般不歸檔。 《機關檔案工作業務建設規范》要求“在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿分別立在一起,不得分開”,這里的定稿指的是,經過修改審閱后由負責人簽發或會議討論通過的最后稿本。在傳統管理階段,文件定稿大多是擬稿人手工起草的底稿,經過領導人的修改、審閱、簽發逐步形成的。領導人的修改意見在文件上一目了然。所以,定稿被稱為公文的標準稿,是繕印復制正式文件的依

    答:計算機打印的定稿一般不歸檔。
    《機關檔案工作業務建設規范》要求“在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿分別立在一起,不得分開”,這里的定稿指的是,經過修改審閱后由負責人簽發或會議討論通過的最后稿本。在傳統管理階段,文件定稿大多是擬稿人手工起草的底稿,經過領導人的修改、審閱、簽發逐步形成的。領導人的修改意見在文件上一目了然。所以,定稿被稱為公文的標準稿,是繕印復制正式文件的依據。整理文件材料時,一般要將文件的定稿及其印件一起歸檔。
    在辦公自動化的初級階段,公文由計算機書寫并打印,但審核、簽發等傳遞過程依然靠人工完成。一般發文的程序是,公務人員運用計算機起草文件,領導人審閱后,如有修改意見,直接通過微機進行處理,形成定稿,然后是領導人簽發、繕印、封發。這就形成了正式文件與計算機打印的定稿內容完全相同的現象。如果將其歸檔,必然出現大量的重復件,無更多的查考價值,且浪費存儲空間。所以,文件整理歸檔時,只保存一份正件和顯示負責人履行簽發手續的發文卡,就足以說明問題了。 
 
(文/小編)
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