答:不可以。因?yàn)榘次奶柦M卷不符合文書立卷原則。文書立卷的基本原則是,遵循文件材料的形成規(guī)律與特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第一、按文號組卷人為地破壞了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件材料可以按照其內(nèi)容、責(zé)任者、時間、地區(qū)、名稱、通訊者等特征組卷,但不論采用哪種方法,都必須遵循文件材料的形成規(guī)律與特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,經(jīng)過整理后的文件材料,要真實(shí)、系統(tǒng)地反映每一項(xiàng)工作的來龍去脈。譬如,召開一個會議,首先需要請示分管領(lǐng)導(dǎo),形成請示報(bào)告卡、會議預(yù)算,領(lǐng)導(dǎo)同意后,要以正式文件的形式發(fā)出會議通知或傳真電報(bào),召開會議時,可能形成秩序冊、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議報(bào)告、典型材料、會議總結(jié)等材料。由于一般會議從發(fā)出通知到召開可能相隔一段時間,如果按文號組卷,就會將會議通知與本單位的發(fā)文組為一卷,其它會議材料另組一卷,這樣,一個會議材料的系統(tǒng)性、成套性被割裂了,文件之間的有機(jī)聯(lián)系也被人為地破壞掉了。
第二、按文號組卷易將不同價值的文件混為一卷,給將來的鑒定和進(jìn)館工作帶來不便。按文號組卷就是將文件按發(fā)文的先后順序排列成卷,而單位的每一個發(fā)文,價值有大小之分,保存期限有長短之別,如:某單位2000年1--50號文件,有的可能是永久保存,有的可能是長期保存,也有的可能是短期,如果組為一卷,短期檔案到期鑒定銷毀時,就不得不拆卷。同樣,將具有長久保存價值的檔案移交進(jìn)館時,也得拆卷,重新整理編號,浪費(fèi)了人力和物力。所以,按文號組卷給后續(xù)的管理工作造成不便。
第三、按文號組卷也不便于利用工作的開展。利用者在查閱某一文件時,提供的檢索信息大多是主題內(nèi)容,而非文號。按文號組的卷,內(nèi)容龐雜,其案卷標(biāo)題很難以簡明的語言,準(zhǔn)確揭示出卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容,在手工檢索條件下,管理人員很難迅速、準(zhǔn)確地調(diào)出案卷,滿足利用者的需要。
第四、近幾年,盡管國家檔案局在檔案管理方面提倡“簡化整理、深化檢索”的指導(dǎo)方針,并于2000年12月頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》,文件材料實(shí)行按件管理。但其整理原則依然不變,文件的排列依然強(qiáng)調(diào)了“事由原則”,要求將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。而不是單純按文件的形成時間(或文號)排列。總之,整理文件材料時,無論采用什么方法,都不能違背最基本的整理原則。
第一、按文號組卷人為地破壞了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件材料可以按照其內(nèi)容、責(zé)任者、時間、地區(qū)、名稱、通訊者等特征組卷,但不論采用哪種方法,都必須遵循文件材料的形成規(guī)律與特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,經(jīng)過整理后的文件材料,要真實(shí)、系統(tǒng)地反映每一項(xiàng)工作的來龍去脈。譬如,召開一個會議,首先需要請示分管領(lǐng)導(dǎo),形成請示報(bào)告卡、會議預(yù)算,領(lǐng)導(dǎo)同意后,要以正式文件的形式發(fā)出會議通知或傳真電報(bào),召開會議時,可能形成秩序冊、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議報(bào)告、典型材料、會議總結(jié)等材料。由于一般會議從發(fā)出通知到召開可能相隔一段時間,如果按文號組卷,就會將會議通知與本單位的發(fā)文組為一卷,其它會議材料另組一卷,這樣,一個會議材料的系統(tǒng)性、成套性被割裂了,文件之間的有機(jī)聯(lián)系也被人為地破壞掉了。
第二、按文號組卷易將不同價值的文件混為一卷,給將來的鑒定和進(jìn)館工作帶來不便。按文號組卷就是將文件按發(fā)文的先后順序排列成卷,而單位的每一個發(fā)文,價值有大小之分,保存期限有長短之別,如:某單位2000年1--50號文件,有的可能是永久保存,有的可能是長期保存,也有的可能是短期,如果組為一卷,短期檔案到期鑒定銷毀時,就不得不拆卷。同樣,將具有長久保存價值的檔案移交進(jìn)館時,也得拆卷,重新整理編號,浪費(fèi)了人力和物力。所以,按文號組卷給后續(xù)的管理工作造成不便。
第三、按文號組卷也不便于利用工作的開展。利用者在查閱某一文件時,提供的檢索信息大多是主題內(nèi)容,而非文號。按文號組的卷,內(nèi)容龐雜,其案卷標(biāo)題很難以簡明的語言,準(zhǔn)確揭示出卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容,在手工檢索條件下,管理人員很難迅速、準(zhǔn)確地調(diào)出案卷,滿足利用者的需要。
第四、近幾年,盡管國家檔案局在檔案管理方面提倡“簡化整理、深化檢索”的指導(dǎo)方針,并于2000年12月頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》,文件材料實(shí)行按件管理。但其整理原則依然不變,文件的排列依然強(qiáng)調(diào)了“事由原則”,要求將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。而不是單純按文件的形成時間(或文號)排列。總之,整理文件材料時,無論采用什么方法,都不能違背最基本的整理原則。