normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">在今年歸檔文件整理工件中，我們遇到了一個(gè)亟待解決的問題：如何科學(xué)整理同一全宗、異地辦公單位的歸檔文件材料？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">背景交待如下：

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; tab-stops: 84.7pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">1  南陽市七中（地址在市區(qū)臥龍路）、市八中（地址在潦河鎮(zhèn)，距市區(qū)40里），同屬臥龍區(qū)教委管轄。2006年，由于體制改革，市七中撤銷后合并為南陽市八中，內(nèi)設(shè)高一年級(jí)九個(gè)班，教師30余名，高二、高三年級(jí)在潦河八中。今年4月份，原市七中檔案員收集了2006年市七中形成的歸檔文件材料，其中大部分是有保存價(jià)值的組織關(guān)系調(diào)動(dòng)介紹信、畢業(yè)生報(bào)到通知單以及人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; tab-stops: 84.7pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">2  作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位，我們認(rèn)為同一全宗的文件材料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一編號(hào)和編目。兼于以上具體情況，辦公地點(diǎn)的分散性，為了方便利用，雙方一致同意各自保管自己的檔案。由于意見上的分歧，以至于雙方的檔案至今未進(jìn)行整理。那么，在同一全宗內(nèi)，如何科學(xué)地整理異地辦公單位的檔案材料？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 21.75pt; tab-stops: 84.7pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">望翟霣遠(yuǎn)老師賜教，甚盼！                                       

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 242.25pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 23.07; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">南陽市臥龍區(qū)檔案局  王靜

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; TEXT-INDENT: 67.5pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 4.5; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">如何整理立檔單位變動(dòng)中的歸檔文件材料

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; LAYOUT-GRID-MODE: char; tab-stops: 84.7pt; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">                                                                翟霣遠(yuǎn)

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">南陽市臥龍區(qū)檔案局王靜結(jié)合當(dāng)?shù)?/SPAN>學(xué)校合并的實(shí)際，提出了如何科學(xué)整理同一全宗、異地辦公單位的歸檔文件材料的問題。這實(shí)質(zhì)上是如何整理立檔單位變動(dòng)中歸檔文件材料的問題。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">一般來說，由幾個(gè)立檔單位合并組成新的立檔單位，合并前各立檔單位的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗，合并后組建的立檔單位形成的檔案構(gòu)成一個(gè)新的全宗。但若以其中的一個(gè)立檔單位為中心，那么中心立檔單位合并前的檔案與合并后組建的立檔單位的檔案則應(yīng)屬同一全宗，被合并的其他立檔單位合并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗。從王靜的來信看，筆者認(rèn)為南陽市七中并入市八中的合并形式是以一個(gè)單位為主、其他單位并入該校的那種合并形式。按照有關(guān)規(guī)定，應(yīng)明確合并前原南陽市七中形成的檔案單列全宗，并由原七中負(fù)責(zé)對(duì)其檔案進(jìn)行收集、整理、保管和清理，任何人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案；新組建的八中形成的檔案繼續(xù)使用南陽市八中全宗。這樣就理順了并校前后的檔案全宗歸屬關(guān)系，也明確了相應(yīng)的管理責(zé)任，使并校后的檔案工作分工清楚，協(xié)調(diào)有序，避免在并校過程中出現(xiàn)檔案無人管理而損壞和丟失，以保證檔案的齊全完整。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">按照教育部“對(duì)因?qū)W校分立或合并，其檔案應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議有一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定，我們應(yīng)堅(jiān)持對(duì)原兩校的檔案集中統(tǒng)一管理。這是并校后管理檔案的最佳選擇，也是今后努力的方向。但從目前的實(shí)際情況看，兩校區(qū)距離較遠(yuǎn)，如果簡單地把檔案集中起來，會(huì)給平時(shí)的利用帶來諸多不便；而且由于并校之初，受各種條件的制約，集中保管檔案確實(shí)會(huì)存在一定困難。鑒于此，筆者建議應(yīng)結(jié)合實(shí)際貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，即在統(tǒng)一檔案管理制度的基礎(chǔ)上，在保存檔案的地點(diǎn)上可做一些靈活處理：原七中校區(qū)設(shè)立檔案分室，把它作為校檔案室的分支機(jī)構(gòu)，將原七中的檔案和并校后原七中校區(qū)的檔案暫存在原七中校區(qū)檔案分室，分室每年向校檔案室報(bào)送檔案目錄，在條件具備時(shí)向校檔案室移交檔案。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">由于合并前的兩校有一些差異，檔案管理的方法和標(biāo)準(zhǔn)會(huì)有所不同，合并后若不盡快地從檔案管理制度上進(jìn)行統(tǒng)一，勢必會(huì)造成管理上的混亂。因此，制定制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是并校后學(xué)校檔案管理的重要任務(wù)。王靜提出的“作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位，我們認(rèn)為同一全宗的文件材料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一編號(hào)和編目”的工作思路是值得肯定的。同時(shí)，建議南陽市臥龍區(qū)檔案局依據(jù)《檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，督促學(xué)校修訂和完善檔案工作規(guī)章制度，實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使整個(gè)學(xué)校檔案工作有章可循，確保檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; TEXT-INDENT: 21pt; tab-stops: 84.7pt; mso-char-indent-count: 2.0; mso-margin-top-alt: auto; mso-margin-bottom-alt: auto">筆者還提醒有關(guān)方面，凡因立檔單位變動(dòng)而引發(fā)的檔案歸屬、管理爭議等問題,應(yīng)當(dāng)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門協(xié)調(diào)裁決,不能因各個(gè)單位之間有意見分歧而影響檔案工作的正常開展。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt; tab-stops: 84.7pt">（作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處）