新時期中職學校檔案管理研究

檔案是人類文明的產物,伴隨人類的發展而發展,是代代相傳的唯一且不可替代的遺產。２０１０年度國際檔案大會通過的?檔案共同宣言?認為:檔案記錄決定行為和記憶。檔案是行為主體各方面活動的真實記錄,是各項事業持續發展的重要依據,是人類社會各項實踐活動的真實記錄,是人類文明發展的重要見證。檔案管理是中職學校管理工作的重要組成部分,中職學校檔案直接記錄了學校的發展歷程,它不僅記載了學校各項教學活動的信息和資料,還記載著教職工、學生在校期間全方位的活動與表現,全面客觀地反映了學校最基本的職能活動和真實情況。因此,中職學校檔案工作是辦好學校的重要基礎之一,也是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個重要標志。

隨著國家對職業教育的重視,中等職業教育得到了快速發展,據教育部公布的信息,至２０１１年底,我國中等職業學校達１３１７７所,在校生２２００萬人,每年向社會輸送著幾百萬各類建設人才。中職學校檔案工作作為學校工作重要的一部分,如何在學校發展中開辟新領域,拓展新的發展思路,與信息化時代俱進,是中職學校必須研究的新課題。

１　中職學校檔案工作現狀與存在的主要問題

近幾年來,在中職學校不斷發展中,學校檔案工作有了一定的發展,檔案意識有所增強,檔案館(室)建設取得一定成效,部分學校已經初步建立門類比較齊全,內容較為豐富,結構漸趨合理,管理日益科學,具有中職教育特色的檔案資源體系。有的已晉升為省級達標單位,少數的達到國標級,筆者所在學校檔案管理就已晉升為國家二級。

但是,中職學校檔案工作與中職教育的快速發展要求還有一定的差距,檔案資源的狀況還不能適應社會發展的需要和教職工、學生仍至社會公眾對檔案信息的需求,一些問題仍然較為突出,主要表現在:

１.１　認識仍未到位,檔案意識薄弱

很多中職學校的領導重視學校的教育教學、實習實訓、學生管理等重點工作,而疏于對檔案工作的關注,檔案工作被戲稱為“被人遺忘的角落”,或認為檔案工作只要是管好紅頭文件就行了;對檔案工作經費投入不足,用于檔案館(室)網絡化建設的經費有限,硬軟件的更新跟不上;檔案工作人員往往都是兼職,常常認為把上級發的文件,學校發的文件收集全、保管好檔案工作就可以了,對學校建設、教學、學生等檔案重要性認識不足,更缺乏利用檔案資源為學校建設發展為社會服務的意識。

１.２　機制、制度不健全

目前大多數中職學校檔案管理工作在機構設置,人員配置、分配制度、獎勵制度等方面不夠完善,未能與勞動報酬、晉升掛鉤、缺乏活力,工作創新的氛圍不濃,這是檔案工作不能良性發展的主要原因。

１.３　科技水平較低,服務手段落后

傳統的檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作。由于檔案管理工作量大,任務重,工作手段落后,多數中職學校科技水平整體較低,仍是以手工操作為主。不能及時整理,分類歸檔材料,信息化、網絡化建設滯后,沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案,無法直接運用先進的設備進行服務,無條件進行直接的網上交流,不能從根本上改變檔案利用率低,信息涵蓋不全等問題。

１.４　檔案門類單一,收集歸檔不全

現在中職學校一般都建有檔案室,收入存檔的信息材料大多為紅頭的文件,會計憑證、近些年的一些基本建設檔案。學校投入大量的人力、物力、財力,致力于提高教育教學質量和管理水平,在這些活動過程中形成的真實原始記錄,是學校自產的檔案“產品”,是學校檔案的主體,彌足珍貴。但這些材料主要形成于教學、學生管理、招生就業部門,由于認識上模糊,認為他們的主要任務是部門管理,檔案收集是檔案人員的事,你要一份我找一份給你,你不要我不給。真正有價值的檔案收集不齊,許多本應歸學校所有的檔案可能在個人手里,隨著崗位變動或調離、退休,被隨手仍進垃圾箱。

１.５　檔案人才缺乏,素質有待提高

中職學校檔案管理工作者多數半路出家,沒有系統的專業技能知識,還身兼數職,處理的日常事務較多。大部分檔案人員僅停留在一個柜子一把鎖管檔案的水平,有的連最基本的檢索工具都并不清楚,要做到編輯專題信息資料,積極主動提供服務難上加難。缺乏既懂信息化技術又通檔案業務的“一專多能”復合型人才,成為制約中職學校檔案工作信息化建設的根源。

２　創新中職學校檔案工作的思路與對策

大膽創新是中職學校開創檔案工作新局面的必由之路和必然選擇。中職學校檔案工作必須根據時代和實踐對于檔案工作的需求,不斷深化對新時期檔案工作創新的認識,把握檔案工作的未來發展方向,敢于突破前人,超越自我,學習新理論,新技術,培養新型人才,實現自主創新,才能更好地發揮中職學校檔案的功能作用,更好地推動學校的發展。

２.１　進一步提高認識,轉變觀念

中職學校檔案是在辦學過程中直接形成的,對學校和社會具有保存價值的各種文字、聲像、實物等不同載體的歷史記錄,是全校師生員工創造性勞動智慧和經驗的結晶,是知識信息儲備的重要形式,不僅是中職學校文化的承載體,更是中職學校深厚文化底蘊的構成要素和重要源頭之一。學校建設發展和改革走過的歷程,為中職學校進一步深化改革,謀求發展提供了良好的理論依據和實踐范例。因此,對于學校主要領導和檔案管理者來說,必須不斷提高認識,強化觀念。領導的重視是做好學校檔案工作的關鍵,校領導應帶頭解放思想,創新思路,在工作中確定重點,找準創新方向,在實踐中大膽試驗,形成創新成果,才能有效地推動中職學校檔案工作的創新發展。

２.２　創新機制,完善制度

中職學校檔案管理工作要做到貼近時代,貼近學校的發展,貼近師生的需要。學校領導應模范帶頭,建立良好的創新氛圍,大膽組織創新活動,不斷增強創新意識,鼓勵檔案管理人員積極探索新方法,新技術,新手段,充分調動他們的積極性和創造性。必須積極引入激勵機制,將工作考核與報酬、晉升、職稱評聘掛鉤。強化評估體制,根據階情況制造適應中職學校的評估體系,是其進行評估考核,讓檔案工作始終保持活力。要結合時代特點和發展要求,及時制定管理規定并對已有的規定進行認真清理、修改完善。

２.３　加大投入,加快推進檔案管理信息化建設

當今世界,以信息技術為主要特征的科學技術日新月異。信息化的浪潮不僅加快了人類歷史發展的進程,而且日益深刻地改變著人們的工作,生活和思維方式。作為主要信息資源之一的檔案,面對全球信息化趨勢的巨大沖擊和以計算機通信技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐漸形成,電子文件的大量產生和應用,正快速地向信息化方向發展。

在檔案管理工作中發揮現代化信息技術優勢,將大大提高檔案管理工作的有效性,準確性和便利性,提高檔案管理的工作效率。檔案信息化建設包括了檔案信息資源有序整理,檔案信息數據庫建設,檔案信息網絡建設,檔案信息資源開發利用和信息化人才隊伍建設等十分廣泛的內容,在目前條件下,中職學校檔案部門不可能全部都納入其建設目標范圍。學校領導要十分重視信息化建設,創新工作模式,加大基礎設施建設投入,改善硬件環境,必須正確分析影響本學校檔案信息化目標因素,依照信息化標準,制定適合現有檔案工作的信息化長遠規劃,采取漸近步驟,處理好短期目標與長遠目標的關系,使有限的人力、物力、財力在每一個階段每一個目標得到最大限度的發揮。

２.４　建設專題檔案信息數據庫,創新服務方式

中職學校檔案管理要按照信息時代的要求,把工作的重點轉到信息的深化加工和信息的傳遞上來,以滿足師生和社會的需求。館(室)藏檔案數字化越體現學校特色越有被利用的價值,根據中職學校教育教學特色,應建設以下的專題內容信息化數據庫。

２.４.１學籍檔案數據庫　根據網上注冊錄取數據,將每屆學生的姓名、性別、出生年月、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長等基本情況收進學籍庫、還要通過校園網教學管理系統從相關部門數據庫中收錄學生各類學習成績數據,以及受獎、頂崗實習、畢業結業結論,學生在校期間的獎勵與處分信息、血型等。即把學生在校期間各種有關數據收錄在一起,標明相應檔號、形成學生完整的學籍檔案數據庫。結合利用校園網開辟窗口,向校內及社會提供有關信息服務,充分發揮資源共享優勢,增強學籍檔案服務特色和內涵。

２.４.２各類試題數據庫　把歷年各類考試試卷按學科、專業、年代建立數據庫,如已是數據化試卷,可分類轉入數據庫即可,而紙質類試卷可用掃描方式形成圖型錄入數據庫,掛在網上,供學生下載使用。

２.４.３科研成果數據庫　建立科研成果數據庫,既是科研工作的需要,也是管理的需要。通過數據可直接反映本校科研成果的多少、水平的高低,便于了解學?？蒲泄ぷ鞯膶嶋H情況,更有利于為科研成果的轉化提供一個平臺。科研成果數據庫,應包括以下內容:課題項目的主要完成人、鑒定(評審)情況,獲獎情況、項目基本情況、特點,預期經濟效益和社會效益,論文索引、教師編寫的教材,學?？锼饕?/span>。

２.４.４電子課件數據庫　把多媒體教學影像通過數字化設備處理為計算機存儲的電子文檔,同時把各類精品課程的電子課件存入檔案管理數據庫中,掛在網頁上,供學生下載學習。

２.４.５學生心理健康數據庫　現在中職學生面臨學習、家庭、情感、人際關系,就業競爭的壓力越來越大。一部分中職學生不能很好地進行自我心理調適,因此,學校有必要為學生建立心理檔案,定期為學生進行心理測試,及時準確地掌握和了解學生的心理障礙原因,并從宏觀上尋找教育預防和干預的方法,為學校心理輔導,咨詢和治療工作提供操作指南,為學校的宏觀管理提供決策依據,為用人單位提供可參考依據。心理健康數據庫內容主要包括學生心理發展的基本資料與學生心理動態的資料,即:學生基本情況,能力狀況,人格特征,心理健康狀況,學習心理,職業能力傾向分析等方面收集、測試、記錄分析的資料。

２.４.６畢業生信息反饋數據庫　建立畢業生信息反饋檔案,可以為在校學生提供相關的就業信息,他們可以依據這些信息主動地、有意識地設計自己,以適應社會。學?？梢愿鶕@些信息反映出的市場對人才的需求狀況,在教學計劃、教學內容、教學方法和手段等方面進行調整,主動適應人才市場要求培養學生綜合素質和基本技能。還可以拓展校友資源、建立校友網絡,促進對校友信息的了解掌握,為校友的廣泛聯系搭建平臺。

２.５　構建檔案信息安全保障體系

數字化檔案是一種脫離了其物質載體存大的信息形式,與傳統檔案相比,具有明顯的不穩定性、易變性。因此在檔案信息數字化時,必須加強數字化質量控制,確保數字化檔案的原真。學校檔案上網以后,由于保密規定要求,不能將所有內容向社會開放,必須設置分級查閱功能,有密級要求的必須憑密碼查閱。檔案上網以后,不可避免地會出現設計程序、檔案信息被誤讀或惡意修改的現象。為了保證檔案信息安全,必須重視做好安全防范工作,要根據數字檔案的特點,制定數字檔案鑒定制度,數字檔案備份制度,網上利用等身份確認制度,網絡安全管理制度等規章制度。在實際工作中,對重要程序、內容需要采取雙機備份、光盤備份等方法,以備修復使用。檔案網絡要設置身份認證,訪問控制、密鑰等安全保密技術措施,要設置功能強大的防火墻,有效維護系統信息的安全。檔案網最好單獨配置服務器,與學校對內的校園網絡分隔設置。

２.６　加強隊伍建設,提升人員素質

中職學校檔案管理工作具有較強的政治性、專業性和技術性,特別是步入信息化后,檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、利用、鑒定、統計等將發生很大的變化,檔案管理人員不再是單純意義上的檔案保管者,而應當成為信息資源的組織者、管理者、分析者、提供者、信息利用的導航者。目前中職學校檔案管理人員的知識水平和技能離這些要求相差甚遠。因此,加強隊伍建設培養全面合格的檔案管理人才,成為創新檔案管理工作的重中之重。

第一、檔案管理人員要不斷提高自身的思想政治素質,從內心深處體會檔案管理工作的要求,加強政治理論和政策法規的學習,強化保密、安全意識,不斷總結工作經驗,出現問題及時進行指正,把政治觀念、政策法規意識貫穿到整個檔案管理過程之中。

第二、提高創造性思維能力。思維是人類特有的一種高級心理活動,科學的思維方法與檔案管理理論水平,知識結構、工作經驗融于一起,構成了檔案工作者智慧、能力的核心。創造性思維是創造力的源泉,是多種思維的綜合表現,對檔案事業的盡職盡責,對管理服務的興趣、熱情、態度,是檔案工作者創造性思維的前提;廣博的知識和豐富的經驗是檔案工作者創造性思維的基礎;一系列新的科學思維方法,如信息方法、控制方法、系統方法以及各種科學思維方法,為檔案工作者創造性思維提供了新的工具。檔案工作者只有積極地開展創造性思維,才能在工作者大膽探索、勇于創新、開拓新的工作局面。

第三、檔案管理人員要掌握精湛的專業技能,新形勢下通過專業技術交流和進修學習,中職學校檔案管理人員應著重提高以下幾方面的能力:一是較強的實際操作能力。隨著信息化的逐步實現,檔案工作者不僅要懂得現代化管理知識,而且要能熟練地操作計算機,靈活運用檔案管理軟件和網絡技術,做好文檔的存儲、編輯、檢索和利用各項工作。二是較強的管理能力。信息化建設是一個系統工程,需要檔案工作者通過組織協調創建一個良好的運行機制,有效地指導各部門做好電子文件資料的管理工作。三是一定的研究能力。檔案工作者應結合工作實際,圍繞歸檔、著錄、保管利用等各個環節開展理論研究。

第四、大膽選拔和引進人才。提高中職學?，F有檔案管理人員素質的同時,要著眼未來的發展,適當引進一些技術全面、管理過硬的高層次專業人才,承擔一些專業性強、引領信息化建設方向的工作,為學校檔案管理工作的創新發展提供人才支撐。

總之,中職學校檔案管理是一項需要探索和不斷進步的重要工作,具有廣闊的創新空間。面對信息化時代新的形勢、新的問題和新的挑戰,學校領導、檔案工作人員只有在思想上高度重視,行動上大膽主動探索,實踐上積極開拓大膽創新,才能適應時代潮流,使中職學校檔案工作展現一個嶄新的面貌,邁向更高的臺階。