《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》

1 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》概述

1988 年10 月14 日至17 日, 國家教委直屬高等學(xué)校檔案工作會議召開, 會上研究討論了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》( 征求意見稿) , 在廣泛征求意見作了進(jìn)一步修改后, 于1989 年10 月10日由國家教委和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。

教學(xué)檔案是國家全部檔案的組成部分, 到目前為止, 我國已先后頒布了四項(xiàng)有關(guān)教學(xué)檔案工作的管理制度與方法:

1982 年, 教育部頒布了《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》,正式把教學(xué)實(shí)踐活動中形成的教材、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)位審批材料等納入各校科技檔案的教學(xué)類。

1984 年, 教育部頒布了《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》, 明確將教學(xué)管理活動中形成的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、專業(yè)設(shè)置意見、招生計(jì)劃、畢業(yè)生分配方案等材料納入各校文書檔案的范疇。

1987 年, 國家教委和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》。

《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》和《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》已于1989 年《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》發(fā)布時(shí)同時(shí)廢止。

2 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的主要內(nèi)容

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》共九章, 48 條。

第一章: 總則, 共3 條( 1 ～3 條) 。規(guī)定了高等學(xué)校( 以下簡稱高校) 檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃, 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

第二章: 領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置, 共6 條( 4 ～9 條) 。規(guī)定了高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo), 同時(shí)接受國家各級行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。各高等學(xué)校在校( 院) 長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好檔案工作, 確定一名校( 院) 長分管,并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況, 建立綜合檔案室或檔案館。規(guī)定了高校設(shè)立檔案館的條件和檔案部門的基本任務(wù)。

第三章: 高校檔案工作人員, 共4 條( 10 ～13 條) 。規(guī)定了高校檔案人員所要具備的條件, 高校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則, 認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策, 熱愛檔案事業(yè), 忠于職守,遵守紀(jì)律, 具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識。規(guī)定了高校檔案工作人員設(shè)置及編置。

第四章: 經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)置, 共3 條( 14 ～16 條) 。規(guī)定了高校檔案工作的經(jīng)費(fèi)來源, 并對檔案館建設(shè); 檔案庫房、檔案設(shè)備的提供作出了規(guī)定。

第五章: 文件材料的歸檔、移交和接收工作, 共11 條( 17 ～27 條) 。要求高校應(yīng)建立和完善歸檔制度; 做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“ 四同步” 管理; 規(guī)定高校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷的制度; 規(guī)定了高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及對檔案的收集。

第六章: 檔案管理, 共6 條( 28 ～33 條) 。規(guī)定了高校檔案部門要對檔案進(jìn)行分類、編號和排列; 對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定; 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的收進(jìn)和移出、全宗或者案卷數(shù)量等統(tǒng)計(jì)工作, 報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表; 高校檔案部門應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)。

第七章: 檔案的利用與開放, 共9 條( 34 ～42 條) 。列出了高校檔案館開放檔案應(yīng)遵循的規(guī)定和不宜開放的館藏檔案; 高校綜合檔案室所保存的檔案, 主要供本校利用; 高校檔案部門必須編制必要的檢索工具, 積極開展檔案的編研工作。

第八章: 考核、獎勵與處罰, 共2 條( 43 ～44 條) 。規(guī)定高校檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評估制度; 對違反《檔案法》的行為, 應(yīng)按照檔案法實(shí)施辦法規(guī)定的程序和處理方法予以處罰。

第九章: 附則, 共4 條( 45 ～48 條) 。規(guī)定本辦法適用于普通高等學(xué)校, 其他高等學(xué)校可參照執(zhí)行。高等學(xué)校根據(jù)本辦法可制定實(shí)施細(xì)則。