劉維榮
一
西方發達國家對本國私人檔案的保護與監督管理給予了高度重視，在各自的檔案法規中，都作了許多具體規定，一些國家把私人檔案的范圍限制在家族和個人檔案之內，也有些國家則把不屬于公共檔案范圍的其他所有檔案都劃歸私人檔案，私人檔案在西方國家全部檔案中所占的比重都是相當大的，這也是西方發達國家逐步加強對私人檔案管理的重要原因。
把私人檔案的管理納入法治軌道，是當今歐美各國檔案法規的重要內容之一。1968年，法國在法令中宣布，為了促進保管國家藝術遺產，必須將有關的私人檔案移交給國家檔案館或省檔案館保存。1979年的《法蘭西共和國檔案法》，全文共6章36條，其中第3章私人檔案有15條。以將近一半的篇幅對法國私人檔案的登記、鑒定、銷毀、轉讓、出售和輸往國外等都作了詳細的規定。法國國家檔案館每年得到政府的400萬法郎專項經費用于購買珍貴的私人檔案，該館陸續購買了1731-1789年皇家金庫和皇族開支的賬冊和路易十六王后瑪麗的往來書信，還收購了關于法國革命和帝國時代的重要檔案資料約2萬件，向英國購買了有關費朗索瓦一世和路易十五的珍貴檔案。目前，法國巴黎國家檔案館國家級的私人檔案有600個全宗。
法國和意大利這兩個國家均是以國家的名義，即以檔案立法的形式規定國家檔案管理機構對具有重要歷史價值和涉及公共利益的私人檔案的強行登記權、鑒定銷毀權、出售批準權、出口批準權、優先購買權和轉讓否決權等。其中意大利的檔案法規帶有更明顯的強制性。例如：要求私人檔案占用者必須按照國家頒布的檔案規章來管理檔案，否則就讓檔案鑒定部門的人員進館負責檔案的整理與編目；要求私人檔案占用者向學者提供開放利用；要求所有私人的重要歷史檔案都必須進行登記，并接受有關部門的鑒定；要求私人檔案的所有者在有關部門批準之前，不得擅自出賣、轉讓或出口檔案；最后，對違反法令各項有關規定的私人檔案所有人，除了不同程度地處以罰款外，對于情節嚴重者則直接由政府命令撤消其檔案館，將其檔案文件轉交給國家檔案館保存。相比較，法國檔案法規中的有關條款，盡管基本內容大致相同，但在措詞上要委婉、溫和些，在對私人檔案所有者違反國家規定后的處置上，也主要是以高額的罰款為主。
在英國和德國，其特征是國家在檔案法規中并不規定私人檔案所有者的義務和國家的監督權利，而只是設立相應的機構，對全國私人檔案的收藏情況進行調查和登記。其中德國在檔案法規中明確宣布，私人檔案的所有權受到國家的保護，任何人無權強迫私人檔案占有者對其檔案采取某種行動。德國力圖在國家檔案機構與私人檔案機構之間建立一種合作關系，德國檔案館建立了一套私人檔案索引卡片，通過這套索引來了解全國私人檔案的收藏情況。英國專門設立了國家檔案記錄局，負責對英國公共檔案館收藏范圍以外的地方檔案和私人檔案進行登記，并將私人收藏的檔案編制成索引卡片。這兩個國家實行的是分散式管理原則，不允許對對于國家和私人具有特別重要的意義的私人檔案進行隨意拆散或毀壞。
西方發達國家各國國家檔案機構所收藏的私人檔案，除了以遺贈、捐贈和購買(收購或征購)方式得來的以外，大部分都是私人根據雙方簽訂的長期合同寄存在國家檔案機構中的。私人檔案收集中的保護可分為：檔案實體所有權、檔案著作權。(1)寄存，又稱代管：檔案實體所有權和檔案著作權均屬于私人檔案所有者，且寄存檔案的物權和著作權都是可以繼承的。(2)捐贈：檔案實體所有權屬于接受捐贈的檔案館，但檔案著作權的歸屬則沒有明確規定。在這個問題上，檔案館可以靈活處理。不管捐贈人是否放棄檔案著作財產權和檔案著作人身權除署名權的其他權利，檔案館都應與捐贈人就檔案著作權問題訂立書面協定，避免日后可能產生糾紛。(3)購買：可以規定檔案實體所有權歸國家檔案館，還可以明確規定賣斷著作權，并最好在賣斷著作權合同書的附加條款中明確規定，檔案著作權只保留檔案著作人身權中的署名權、發表權、修改權、保護作品完整權等，其余的權利都歸檔案館，至少要加上賣斷著作權(著作財產權)條款。當然，著作權作為一種權力，受到時間、地域和權利自身特點的限制，私人檔案著作權的保護也有其相對性。
二
為丁加強對分布于全國各地檔案工作的統一管理，意大利檔案總局在全國10個檔案區的18個國家檔案館設立檔案總局的派出機構—檔案監督處，負責本轄區的檔案工作監督和培訓，對機關檔案館和公共機構檔案館及被宣布具有重要歷史意義的私人檔案實行監督。同時，在總局設置監督處，負責協調上述全國18個中心的檔案監督處的活動。每一地區監督處的工作人員按照《檔案法》的規定和檔案總局的要求檢查、監督、指導所在地的檔案工作。事實上，所有檔案館，包括私人檔案館都處于它的監督之下，這樣總局的方針、政策能夠迅速得到貫徹執行，同時下面的問題也能夠及時得到反饋和解決，實現了國家檔案總局對全國檔案工作的統一監控。
在1963年重新修訂的檔案法令----《意大利共和國關于國家檔案管理機構和管理人員的法令》中，對國家檔案管理作了全面的規定，其中對那些宣布具有歷史價值的私人檔案同樣要加以規范和保護。《檔案法》對私人重要歷史價值的檔案管理作了如下規定：
1．私人重要歷史價值檔案的確立。私人重要歷史價值檔案的確立是由檔案監督處處長負責，并以行政通告的方式向社會公布，同時闡明不管以何種名義為私人占有或持有的檔案或單份文件，凡是具有重要歷史價值的檔案都包括在內，私人如不同意檔案監督處長采取的措施，可在60天的期限內向內務部長提出申訴，內務部長則在聽取檔案最高理事會常務委員會的意見后作出裁決。
2．對私人重要檔案的鑒定。不管以何種名義成為檔案的所有者、占有者或持有者，其中包括近70年以前的文件，有義務在法令生效之日起3年內，如在生效后獲得者，則應在獲得之日起90天內，通知有關的檔案監督處長和省長，進行登記，由檔案監督處長對具有重要歷史價值的檔案或單份文件進行正式鑒定，未經有關檔案監督處長的認可，私人均不得對文件進行處置。監督處長可以將私人建議處置的文件存放于國家檔案館，并且強調檔案應作為有機整體予以保存，不得分散。
3．關于檔案的寄存。私人檔案的持有者可以采取自愿的原則，要求將文件和檔案寄存在有關的國家檔案館內，同時私人也可以收回寄存的檔案和文件。
4．關于轉讓與出售私人檔案的相關規定。如私人檔案持有人欲轉讓其檔案必須事先通報，在通報有關檔案監督處長之前不得以有償或無償的名義轉讓檔案和文件的所有權和占有權。同樣，凡以遺產和遺贈的名義獲得檔案和文件者以及參與有關事情的公證人也應在事情發生的30天內通知檔案監督處長，否則，上述轉讓將視為無效。文件經營者和文件出售公司欲出售檔案，須將擬出出售的文件清單報告給有關的檔案監督處長，同時，管理出售動產的官員如發現在出售的物品中存有文件，也應報告。自報告之日起3個月內，檔案監督處長一面通知報告人在其職權范圍內應采取的措施，一面向地區行政領導匯報。當檔案監督處長對此沒有反映，可視為批準出售、公賣時，國家在3個月內可行使優先購買權。實行私人檔案出口審批制度，未經批準，不得將檔案和文件運出共和國國土。
5．關于檔案的整理和編目。保存檔案和文件，對它們進行整理并編目或同意有關檔案監督處長負責整理和編目。編目后的副本應送交負責償付費用的檔案監督處長。
6．關于私人檔案的利用。法律規定允許學者查閱檔案文件，但查閱的要求須向有關檔案監督處長提出，當被認為是非保密性的方可查閱，如需復制照片也需在監督處長的監督下制作，費用由學者承擔。
7．關于檔案和文件遺失或破損規定。檔案文件如有遺失或遭破損或移交它處的情況發生，則應在事情發生后30天內報告有關檔案監督處長，對損壞的文件進行修復，但不允許私自處置。
8．關于違反對私人重要歷史檔案的管理法律規定的處理。被公認為具有重要歷史價值的檔案和文件的所有者、擁有者、占有者，如全部或部分未履行所規定的義務，檔案監督處長應給予他們一個相應的期限，以便他們履行義務或同意監督處長本人處理有關事項。如在規定的期限內仍不履行，且情況嚴重，國家可以明令撤消該檔案館，將其檔案和文件存放于有關國家檔案館。
意大利《檔案法》對私人檔案的規范管理，這與意大利具有悠久的歷史有著密切的關系。在意大利，非國家檔案館的數量很多，如大學博物館、公證人檔案館、宗教檔案館等都是非國家的檔案機構，但并不是所有的私人檔案國家都要進行監督與保護，只有國家檔案局宣布某些檔案具有歷史意義，才能對它們進行控制。
收集和保管來自個人、家族或非公共機構的具有學術研究意義的檔案，是芬蘭國家檔案機構十分重視的一項實際工作。芬蘭政府及有關部門先后頒布了幾部涉及私人檔案館和私人檔案的法律與法令，如芬蘭法律規定，國家檔案機構有權對具有學術研究意義的私人檔案和文件進行登記；有權將一部分涉及公共利益的私人檔案(如森林協會、癌癥協會等)接收進館；有權對具有學術研究意義的私人檔案出境行使否決權；當私人檔案中具有重要研究意義的檔案明顯地處于將毀壞、丟失或出賣、拍賣時，國家檔案機構有權按市場價格優先購買(在資金允許范圍內)或制作它們的拷貝。
目前，在芬蘭有許多私人檔案館，這些檔案館是在國家檔案機構不可能關注、保管更多的私人檔案的情況下，由一些非公共機構、團體、協會、組織和個人，為更好地保管自己形成的具有保存價值的文件、檔案、資料而建立起來的。
1974年和1977年，芬蘭政府頒布了專門的法令，規定國家檔案館有義務在財政上支持部分私人檔案館。為此，國家檔案館在眾多的私人檔案館中選擇了11個符合以下條件的私人檔案館作為支持對象：該私人檔案館所保管的檔案必須是具有國家級學術研究意義；該私人檔案館內必須配有一個正規的檔案學者；該私人檔案館必須有一個利用中心并能對公眾開放服務。
被選為從財政上支持的11個私人檔案館是：芬蘭5個政黨檔案館、1個體育檔案館，1個中央企業檔案中心，2個工會檔案館，2個作家文學檔案館。其中規模最大的是中央企業檔案中心，最具特色的是集檔案、圖書、博物于一身的體育檔案館，而最享受特殊待遇的是兩個作家文學檔案館。國家財政每年單獨撥給國家檔案館1．5億芬蘭馬克的專項經費，用于支持這11個私人檔案館。國家檔案館給兩個作家文學檔案館所需經費的100％，而給其余9個私人檔案館80％的經費。
國家檔案館不僅在財政上支持這些私人檔案館，而且從保管技術等方面也經常給予種種幫助。按法令規定，國家檔案館有權對這11個私人檔案館進行監督，但這種監督通常是通過私人檔案館向國家檔案館所作的年度報告來實施的，而日常的指導幫助則更多的是通過培訓來實現的。私人檔案館如不能履行自己應盡的義務，國家檔案館有權決定停止對其的經費支持。但事實上，這11個私人檔案館都非常珍惜他們所享受的高額經費待遇，在與國家檔案館的協作上保持著一種非常積極的聯系。
對那些沒有享受到國家財政幫助的私人檔案館所保存的具有學術研究意義的檔案，國家檔案機構有時花錢去購買一部分或拷貝一些復制品。此外，國家檔案機構常常通過大眾媒介、專業刊物或關心檔案的專業研究人員向公眾廣泛宣傳，強調向國家檔案機構捐獻或寄存某些私人檔案在歷史學研究及保護文化遺產方面的重要作用。私人檔案是被作為禮品贈送給國家檔案機構，而且贈送以后的私人檔案如同公共檔案文件一樣必須對外開放，除非檔案擁有者在贈送時有特殊的限制。鑒于國家檔案館在國家的地位及形象都比較高，私人檔案擁有者常常會為能把自己擁有的檔案存放在國家檔案館而感到自豪。對希望將私人檔案寄存在國家檔案機構的，寄存者必須事先同意所寄存的檔案允許或在若干年以后允許公眾利用，否則國家檔案機構將不接受對其檔案的寄存。
雖然法律、法令賦予國家檔案機構很多的權限，如1994年10月1日生效的芬蘭檔案法對私人檔案作了專門一章共5條的規定。這些規定除了進一步明確了私人檔案擁有者的權利與義務外，還明確了當私人檔案中具有重要研究意義和文獻或檔案明顯地處于將毀滅、丟失或被出賣、拍賣時，國家檔案機構有權指令將這些私人文獻或檔案立即向國家檔案館、省檔案館和其他被認為能安全保存檔案的保管地點移交，直到所說資料的購買、拷貝問題依法律解決。如果根據法律購買、拷貝的要求被正當地拒絕時，這部分檔案的信息在其保存階段內不得提供給任何未經授權的組織和團體。在與私人檔案館的關系上及對私人檔案的管理上，基本上是以協商為主。在國家檔案館專門有一個私人檔案部，在這個部里工作的檔案官員與私人檔案擁有者建立了良好的關系，這些都為協商解決問題奠定了堅實的基礎。國家檔案館并不鼓勵私人都將檔案存放到國家檔案館來，而注重將存放在國家檔案機構以外的具有學術研究意義的私人檔案進行登記，并出版這些私人文件登記目錄，這樣做一方面可以使公眾了解到這些私人檔案是受法律制約的，在轉移這些私人所有權時必須依法辦事；另一方面可以使公眾清楚地了解到在他們需要研究某類問題時，能去何處找到或利用這些私人檔案。
現在，美國國家檔案館收藏的私人檔案有200萬立方英尺，排架長度為520英里；英國的私人檔案有28萬立方英尺，西班牙國家行政總檔案館排架長為275公里；法國國家檔案館，其中巴黎館存有私人檔案100公里、楓丹白露館的私人檔案有150公里長；瑞士聯邦國家檔案館及其沃州檔案館則有私人檔案36公里長，全瑞士260個各類檔案館共保存有6千多個私人檔案全宗，其中聯邦檔案館保存了500個私人檔案全宗，并每年能收進約15-20個全宗的私人檔案。
(仁爾摘自《中國檔案》2004年第5期)
一
西方發達國家對本國私人檔案的保護與監督管理給予了高度重視，在各自的檔案法規中，都作了許多具體規定，一些國家把私人檔案的范圍限制在家族和個人檔案之內，也有些國家則把不屬于公共檔案范圍的其他所有檔案都劃歸私人檔案，私人檔案在西方國家全部檔案中所占的比重都是相當大的，這也是西方發達國家逐步加強對私人檔案管理的重要原因。
把私人檔案的管理納入法治軌道，是當今歐美各國檔案法規的重要內容之一。1968年，法國在法令中宣布，為了促進保管國家藝術遺產，必須將有關的私人檔案移交給國家檔案館或省檔案館保存。1979年的《法蘭西共和國檔案法》，全文共6章36條，其中第3章私人檔案有15條。以將近一半的篇幅對法國私人檔案的登記、鑒定、銷毀、轉讓、出售和輸往國外等都作了詳細的規定。法國國家檔案館每年得到政府的400萬法郎專項經費用于購買珍貴的私人檔案，該館陸續購買了1731-1789年皇家金庫和皇族開支的賬冊和路易十六王后瑪麗的往來書信，還收購了關于法國革命和帝國時代的重要檔案資料約2萬件，向英國購買了有關費朗索瓦一世和路易十五的珍貴檔案。目前，法國巴黎國家檔案館國家級的私人檔案有600個全宗。
法國和意大利這兩個國家均是以國家的名義，即以檔案立法的形式規定國家檔案管理機構對具有重要歷史價值和涉及公共利益的私人檔案的強行登記權、鑒定銷毀權、出售批準權、出口批準權、優先購買權和轉讓否決權等。其中意大利的檔案法規帶有更明顯的強制性。例如：要求私人檔案占用者必須按照國家頒布的檔案規章來管理檔案，否則就讓檔案鑒定部門的人員進館負責檔案的整理與編目；要求私人檔案占用者向學者提供開放利用；要求所有私人的重要歷史檔案都必須進行登記，并接受有關部門的鑒定；要求私人檔案的所有者在有關部門批準之前，不得擅自出賣、轉讓或出口檔案；最后，對違反法令各項有關規定的私人檔案所有人，除了不同程度地處以罰款外，對于情節嚴重者則直接由政府命令撤消其檔案館，將其檔案文件轉交給國家檔案館保存。相比較，法國檔案法規中的有關條款，盡管基本內容大致相同，但在措詞上要委婉、溫和些，在對私人檔案所有者違反國家規定后的處置上，也主要是以高額的罰款為主。
在英國和德國，其特征是國家在檔案法規中并不規定私人檔案所有者的義務和國家的監督權利，而只是設立相應的機構，對全國私人檔案的收藏情況進行調查和登記。其中德國在檔案法規中明確宣布，私人檔案的所有權受到國家的保護，任何人無權強迫私人檔案占有者對其檔案采取某種行動。德國力圖在國家檔案機構與私人檔案機構之間建立一種合作關系，德國檔案館建立了一套私人檔案索引卡片，通過這套索引來了解全國私人檔案的收藏情況。英國專門設立了國家檔案記錄局，負責對英國公共檔案館收藏范圍以外的地方檔案和私人檔案進行登記，并將私人收藏的檔案編制成索引卡片。這兩個國家實行的是分散式管理原則，不允許對對于國家和私人具有特別重要的意義的私人檔案進行隨意拆散或毀壞。
西方發達國家各國國家檔案機構所收藏的私人檔案，除了以遺贈、捐贈和購買(收購或征購)方式得來的以外，大部分都是私人根據雙方簽訂的長期合同寄存在國家檔案機構中的。私人檔案收集中的保護可分為：檔案實體所有權、檔案著作權。(1)寄存，又稱代管：檔案實體所有權和檔案著作權均屬于私人檔案所有者，且寄存檔案的物權和著作權都是可以繼承的。(2)捐贈：檔案實體所有權屬于接受捐贈的檔案館，但檔案著作權的歸屬則沒有明確規定。在這個問題上，檔案館可以靈活處理。不管捐贈人是否放棄檔案著作財產權和檔案著作人身權除署名權的其他權利，檔案館都應與捐贈人就檔案著作權問題訂立書面協定，避免日后可能產生糾紛。(3)購買：可以規定檔案實體所有權歸國家檔案館，還可以明確規定賣斷著作權，并最好在賣斷著作權合同書的附加條款中明確規定，檔案著作權只保留檔案著作人身權中的署名權、發表權、修改權、保護作品完整權等，其余的權利都歸檔案館，至少要加上賣斷著作權(著作財產權)條款。當然，著作權作為一種權力，受到時間、地域和權利自身特點的限制，私人檔案著作權的保護也有其相對性。
二
為丁加強對分布于全國各地檔案工作的統一管理，意大利檔案總局在全國10個檔案區的18個國家檔案館設立檔案總局的派出機構—檔案監督處，負責本轄區的檔案工作監督和培訓，對機關檔案館和公共機構檔案館及被宣布具有重要歷史意義的私人檔案實行監督。同時，在總局設置監督處，負責協調上述全國18個中心的檔案監督處的活動。每一地區監督處的工作人員按照《檔案法》的規定和檔案總局的要求檢查、監督、指導所在地的檔案工作。事實上，所有檔案館，包括私人檔案館都處于它的監督之下，這樣總局的方針、政策能夠迅速得到貫徹執行，同時下面的問題也能夠及時得到反饋和解決，實現了國家檔案總局對全國檔案工作的統一監控。
在1963年重新修訂的檔案法令----《意大利共和國關于國家檔案管理機構和管理人員的法令》中，對國家檔案管理作了全面的規定，其中對那些宣布具有歷史價值的私人檔案同樣要加以規范和保護。《檔案法》對私人重要歷史價值的檔案管理作了如下規定：
1．私人重要歷史價值檔案的確立。私人重要歷史價值檔案的確立是由檔案監督處處長負責，并以行政通告的方式向社會公布，同時闡明不管以何種名義為私人占有或持有的檔案或單份文件，凡是具有重要歷史價值的檔案都包括在內，私人如不同意檔案監督處長采取的措施，可在60天的期限內向內務部長提出申訴，內務部長則在聽取檔案最高理事會常務委員會的意見后作出裁決。
2．對私人重要檔案的鑒定。不管以何種名義成為檔案的所有者、占有者或持有者，其中包括近70年以前的文件，有義務在法令生效之日起3年內，如在生效后獲得者，則應在獲得之日起90天內，通知有關的檔案監督處長和省長，進行登記，由檔案監督處長對具有重要歷史價值的檔案或單份文件進行正式鑒定，未經有關檔案監督處長的認可，私人均不得對文件進行處置。監督處長可以將私人建議處置的文件存放于國家檔案館，并且強調檔案應作為有機整體予以保存，不得分散。
3．關于檔案的寄存。私人檔案的持有者可以采取自愿的原則，要求將文件和檔案寄存在有關的國家檔案館內，同時私人也可以收回寄存的檔案和文件。
4．關于轉讓與出售私人檔案的相關規定。如私人檔案持有人欲轉讓其檔案必須事先通報，在通報有關檔案監督處長之前不得以有償或無償的名義轉讓檔案和文件的所有權和占有權。同樣，凡以遺產和遺贈的名義獲得檔案和文件者以及參與有關事情的公證人也應在事情發生的30天內通知檔案監督處長，否則，上述轉讓將視為無效。文件經營者和文件出售公司欲出售檔案，須將擬出出售的文件清單報告給有關的檔案監督處長，同時，管理出售動產的官員如發現在出售的物品中存有文件，也應報告。自報告之日起3個月內，檔案監督處長一面通知報告人在其職權范圍內應采取的措施，一面向地區行政領導匯報。當檔案監督處長對此沒有反映，可視為批準出售、公賣時，國家在3個月內可行使優先購買權。實行私人檔案出口審批制度，未經批準，不得將檔案和文件運出共和國國土。
5．關于檔案的整理和編目。保存檔案和文件，對它們進行整理并編目或同意有關檔案監督處長負責整理和編目。編目后的副本應送交負責償付費用的檔案監督處長。
6．關于私人檔案的利用。法律規定允許學者查閱檔案文件，但查閱的要求須向有關檔案監督處長提出，當被認為是非保密性的方可查閱，如需復制照片也需在監督處長的監督下制作，費用由學者承擔。
7．關于檔案和文件遺失或破損規定。檔案文件如有遺失或遭破損或移交它處的情況發生，則應在事情發生后30天內報告有關檔案監督處長，對損壞的文件進行修復，但不允許私自處置。
8．關于違反對私人重要歷史檔案的管理法律規定的處理。被公認為具有重要歷史價值的檔案和文件的所有者、擁有者、占有者，如全部或部分未履行所規定的義務，檔案監督處長應給予他們一個相應的期限，以便他們履行義務或同意監督處長本人處理有關事項。如在規定的期限內仍不履行，且情況嚴重，國家可以明令撤消該檔案館，將其檔案和文件存放于有關國家檔案館。
意大利《檔案法》對私人檔案的規范管理，這與意大利具有悠久的歷史有著密切的關系。在意大利，非國家檔案館的數量很多，如大學博物館、公證人檔案館、宗教檔案館等都是非國家的檔案機構，但并不是所有的私人檔案國家都要進行監督與保護，只有國家檔案局宣布某些檔案具有歷史意義，才能對它們進行控制。
收集和保管來自個人、家族或非公共機構的具有學術研究意義的檔案，是芬蘭國家檔案機構十分重視的一項實際工作。芬蘭政府及有關部門先后頒布了幾部涉及私人檔案館和私人檔案的法律與法令，如芬蘭法律規定，國家檔案機構有權對具有學術研究意義的私人檔案和文件進行登記；有權將一部分涉及公共利益的私人檔案(如森林協會、癌癥協會等)接收進館；有權對具有學術研究意義的私人檔案出境行使否決權；當私人檔案中具有重要研究意義的檔案明顯地處于將毀壞、丟失或出賣、拍賣時，國家檔案機構有權按市場價格優先購買(在資金允許范圍內)或制作它們的拷貝。
目前，在芬蘭有許多私人檔案館，這些檔案館是在國家檔案機構不可能關注、保管更多的私人檔案的情況下，由一些非公共機構、團體、協會、組織和個人，為更好地保管自己形成的具有保存價值的文件、檔案、資料而建立起來的。
1974年和1977年，芬蘭政府頒布了專門的法令，規定國家檔案館有義務在財政上支持部分私人檔案館。為此，國家檔案館在眾多的私人檔案館中選擇了11個符合以下條件的私人檔案館作為支持對象：該私人檔案館所保管的檔案必須是具有國家級學術研究意義；該私人檔案館內必須配有一個正規的檔案學者；該私人檔案館必須有一個利用中心并能對公眾開放服務。
被選為從財政上支持的11個私人檔案館是：芬蘭5個政黨檔案館、1個體育檔案館，1個中央企業檔案中心，2個工會檔案館，2個作家文學檔案館。其中規模最大的是中央企業檔案中心，最具特色的是集檔案、圖書、博物于一身的體育檔案館，而最享受特殊待遇的是兩個作家文學檔案館。國家財政每年單獨撥給國家檔案館1．5億芬蘭馬克的專項經費，用于支持這11個私人檔案館。國家檔案館給兩個作家文學檔案館所需經費的100％，而給其余9個私人檔案館80％的經費。
國家檔案館不僅在財政上支持這些私人檔案館，而且從保管技術等方面也經常給予種種幫助。按法令規定，國家檔案館有權對這11個私人檔案館進行監督，但這種監督通常是通過私人檔案館向國家檔案館所作的年度報告來實施的，而日常的指導幫助則更多的是通過培訓來實現的。私人檔案館如不能履行自己應盡的義務，國家檔案館有權決定停止對其的經費支持。但事實上，這11個私人檔案館都非常珍惜他們所享受的高額經費待遇，在與國家檔案館的協作上保持著一種非常積極的聯系。
對那些沒有享受到國家財政幫助的私人檔案館所保存的具有學術研究意義的檔案，國家檔案機構有時花錢去購買一部分或拷貝一些復制品。此外，國家檔案機構常常通過大眾媒介、專業刊物或關心檔案的專業研究人員向公眾廣泛宣傳，強調向國家檔案機構捐獻或寄存某些私人檔案在歷史學研究及保護文化遺產方面的重要作用。私人檔案是被作為禮品贈送給國家檔案機構，而且贈送以后的私人檔案如同公共檔案文件一樣必須對外開放，除非檔案擁有者在贈送時有特殊的限制。鑒于國家檔案館在國家的地位及形象都比較高，私人檔案擁有者常常會為能把自己擁有的檔案存放在國家檔案館而感到自豪。對希望將私人檔案寄存在國家檔案機構的，寄存者必須事先同意所寄存的檔案允許或在若干年以后允許公眾利用，否則國家檔案機構將不接受對其檔案的寄存。
雖然法律、法令賦予國家檔案機構很多的權限，如1994年10月1日生效的芬蘭檔案法對私人檔案作了專門一章共5條的規定。這些規定除了進一步明確了私人檔案擁有者的權利與義務外，還明確了當私人檔案中具有重要研究意義和文獻或檔案明顯地處于將毀滅、丟失或被出賣、拍賣時，國家檔案機構有權指令將這些私人文獻或檔案立即向國家檔案館、省檔案館和其他被認為能安全保存檔案的保管地點移交，直到所說資料的購買、拷貝問題依法律解決。如果根據法律購買、拷貝的要求被正當地拒絕時，這部分檔案的信息在其保存階段內不得提供給任何未經授權的組織和團體。在與私人檔案館的關系上及對私人檔案的管理上，基本上是以協商為主。在國家檔案館專門有一個私人檔案部，在這個部里工作的檔案官員與私人檔案擁有者建立了良好的關系，這些都為協商解決問題奠定了堅實的基礎。國家檔案館并不鼓勵私人都將檔案存放到國家檔案館來，而注重將存放在國家檔案機構以外的具有學術研究意義的私人檔案進行登記，并出版這些私人文件登記目錄，這樣做一方面可以使公眾了解到這些私人檔案是受法律制約的，在轉移這些私人所有權時必須依法辦事；另一方面可以使公眾清楚地了解到在他們需要研究某類問題時，能去何處找到或利用這些私人檔案。
現在，美國國家檔案館收藏的私人檔案有200萬立方英尺，排架長度為520英里；英國的私人檔案有28萬立方英尺，西班牙國家行政總檔案館排架長為275公里；法國國家檔案館，其中巴黎館存有私人檔案100公里、楓丹白露館的私人檔案有150公里長；瑞士聯邦國家檔案館及其沃州檔案館則有私人檔案36公里長，全瑞士260個各類檔案館共保存有6千多個私人檔案全宗，其中聯邦檔案館保存了500個私人檔案全宗，并每年能收進約15-20個全宗的私人檔案。
(仁爾摘自《中國檔案》2004年第5期)
