科技發(fā)展下的檔案工作探討

科技的發(fā)展日新月異,科技的發(fā)展帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展、軍事發(fā)展、文化發(fā)展,從而帶動(dòng)了政治發(fā)展和社會(huì)發(fā)展。科技的發(fā)展帶動(dòng)一切,生活在現(xiàn)代當(dāng)中的國(guó)家和人民,越來(lái)越離不開(kāi)科技的發(fā)展。科技和文化是相輔相成、相互促進(jìn)的,科技的發(fā)展促進(jìn)文化的發(fā)展,同時(shí)也得益于文化的發(fā)展。檔案文化是人類文化的一部分,是人類社會(huì)文明和智慧的重要承載體。檔案作為國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄,具有原始性、系統(tǒng)性、全面性和權(quán)威性的特質(zhì),是其他史料所代替不了的。檔案的留史咨政的作用是獨(dú)一無(wú)二的,中華文明的傳播生生不息,檔案工作發(fā)揮了不可替代的重要作用。如果沒(méi)有歷代檔案千百年的綿延傳承,如果沒(méi)有檔案工作者辛勤研究,就沒(méi)有?史記??資治通鑒?等史學(xué)巨著的流傳于世。因此,檔案文化是人類文化資源的重要組成部分。檔案既是文化傳播的重要媒介,又是文化本身的物質(zhì)積淀。一個(gè)國(guó)家和民族的檔案文化整體水平往往是其社會(huì)文明程度的主要標(biāo)志之一。

黨的十七屆六中全會(huì)提出“要發(fā)揮文化和科技相互促進(jìn)的作用”,“要建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國(guó)”。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)說(shuō),檔案是文化的重要“母資源”,要建設(shè)文化強(qiáng)國(guó),必須相應(yīng)地建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó),才能與之相匹配,才能與黨和人民的需要相適應(yīng)。檔案文化的發(fā)展要與科技發(fā)展相適應(yīng),要緊跟科技發(fā)展的步伐,從而促進(jìn)科技的進(jìn)步,否則,檔案文化故步不前就會(huì)制約科技的發(fā)展。國(guó)家要強(qiáng)大,就要建設(shè)科技強(qiáng)國(guó),就要建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó),要建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó),檔案工作就必須要有科技性。換句話說(shuō),檔案事業(yè)是科學(xué)發(fā)展的鏡鑒,建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)就必須進(jìn)行檔案的科技性建設(shè)。

任何一項(xiàng)工作、任何一項(xiàng)事業(yè),要想發(fā)揚(yáng)光大,要想真正做強(qiáng),管理上必須要到位,從上到下,順理成章。在民眾對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和關(guān)注還沒(méi)有形成自覺(jué)的情況下,檔案工作的管理尤其重要。在科技發(fā)展迅猛的今天,檔案工作的管理更是必不可少,當(dāng)然,這里的管理不是隨便管理,而是指規(guī)范化的管理。作者在?如何有效地推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理?一文中,闡述了實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的必備條件:領(lǐng)導(dǎo),制度,人員。文中認(rèn)為,要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理,需要從領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員三方面下功夫。而作者在?建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)在新時(shí)期迫切需要解決的幾個(gè)問(wèn)題?一文中闡述了新時(shí)期建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)迫切需要解決的幾個(gè)問(wèn)題是:檔案的齊全性、高科技性和開(kāi)放性。下面,作者就從管理層和基層兩方面來(lái)探討在科技發(fā)展的沖擊下,檔案工作如何才能與科技發(fā)展相適應(yīng)。

１　管理層,包括領(lǐng)導(dǎo)和制度

１.１　檔案的領(lǐng)導(dǎo)方面

檔案工作要與當(dāng)前的科技發(fā)展相適應(yīng),管理工作必須規(guī)范化,首要的也是最關(guān)鍵的是上層建筑———領(lǐng)導(dǎo)要有重視檔案的意識(shí)。所謂的上層建筑———領(lǐng)導(dǎo),包括國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)、省市領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案館(室)領(lǐng)導(dǎo)等從上到下的所有領(lǐng)導(dǎo)。從領(lǐng)導(dǎo)方面來(lái)說(shuō),是指領(lǐng)導(dǎo)要參與檔案工作,對(duì)檔案工作進(jìn)行戰(zhàn)略部署,保證檔案工作的貫徹執(zhí)行。只有領(lǐng)導(dǎo)參與了,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視了,檔案管理的制度才能建立健全并貫徹執(zhí)行,檔案工作的開(kāi)展才會(huì)比較順利。

黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案是非常重視的。從１９５２年人民大學(xué)檔案學(xué)院誕生之日起,到現(xiàn)在檔案系、檔案學(xué)院的遍地開(kāi)花;從１９８７年?中華人民共和國(guó)檔案法?到１９９０年的?檔案法實(shí)施辦法?,從國(guó)家檔案局第９號(hào)令直到近日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的?關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)?,充分體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的高度重視和大力支持。對(duì)于各單位及檔案館室的領(lǐng)導(dǎo),對(duì)檔案工作的管理要做到以下幾個(gè)方面。

１. 單位領(lǐng)導(dǎo)或者主管和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參與上級(jí)部門組織召開(kāi)的檔案方面的宣傳會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),從而更加了解檔案工作,檔案意識(shí)就會(huì)進(jìn)一步提高,檔案工作才會(huì)逐步進(jìn)入良性發(fā)展軌道,在新形勢(shì)下,才會(huì)充分體會(huì)到檔案科技性的必要性,才會(huì)用科技手段來(lái)武裝檔案。

２. 督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案工作的制度和規(guī)范,明確目標(biāo);帶領(lǐng)檔案事業(yè)向深層次發(fā)展,如設(shè)立和開(kāi)展相應(yīng)的課題及經(jīng)費(fèi)支持,培養(yǎng)檔案工作人員的專業(yè)和外語(yǔ)能力,從而向檔案專家方面發(fā)展;督促和領(lǐng)導(dǎo)檔案事業(yè)的科技性,從而實(shí)現(xiàn)檔案的科技性防護(hù)、管理、和利用;督促相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作人員進(jìn)行文件的解讀和培訓(xùn)。

３. 督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門制定嚴(yán)格的檔案工作獎(jiǎng)懲制度,并在年度內(nèi)體現(xiàn)。督促和領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門把檔案工作納入目標(biāo)管理考核和部門、個(gè)人年終崗位責(zé)任制考核。

４. 督促和領(lǐng)導(dǎo)本單位收文、行文機(jī)構(gòu)向檔案室歸檔,賦予檔案工作人員指導(dǎo)行文和歸檔的權(quán)力,保證檔案工作的順利進(jìn)行。

１.２　檔案制度方面

檔案工作的管理,尤其是檔案科技性工作的管理,必須要建立健全檔案工作體制和制度,這是最重要的。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,相關(guān)部門要建立健全檔案工作各方面的體制和制度,使檔案工作有法可依,形成依法治檔的氛圍,在檔案的收集、歸檔、保管、利用、人員崗位職責(zé)、經(jīng)費(fèi)保障、檔案數(shù)字化電子化防護(hù)和管理等方面都有章可循。具體地說(shuō),有以下幾個(gè)方面。

１.２.１建立健全納入檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度、目標(biāo)管理制度、綜合計(jì)劃制度、部門和個(gè)人考核制度及獎(jiǎng)懲制度

１.２.２建立健全檔案管理方面的制度,使檔案管理的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行　比如:制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),使分類組卷達(dá)到最佳水平;制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn),以確保進(jìn)館(室)質(zhì)量;制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn);制定檔案電子化管理制度,使檔案數(shù)據(jù)入庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

１.２.３檔案管理工作導(dǎo)入質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)　檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的,檔案管理工作通過(guò)導(dǎo)入質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn),抓好文件材料形成過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)控制,對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理具有重要意義。

２　檔案基層方面

領(lǐng)導(dǎo)者所在的管理層,只是從大的方向上、決策上來(lái)策劃?rùn)n案事業(yè)的發(fā)展,從制度上來(lái)約束和促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,從課題和經(jīng)費(fèi)等方面來(lái)支持和保障檔案事業(yè)的發(fā)展。而具體的檔案工作,都是在檔案館(室)里完成的,換句話說(shuō),都是在基層完成的,所以必須從檔案的日常管理工作入手,實(shí)現(xiàn)檔案工作的科技性,實(shí)現(xiàn)檔案與科技的對(duì)接。下面從檔案的硬件和軟件兩方面來(lái)闡述科技發(fā)展下的檔案工作。

２.１　檔案的硬件方面,包括:庫(kù)房和設(shè)施

要在檔案辦公、庫(kù)房面積上有一定的規(guī)劃。庫(kù)房的建設(shè)要達(dá)到防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防潮、防干燥、防水等檔案保管的要求;庫(kù)房設(shè)施要齊全:密集架、除濕機(jī)、加濕器、中央空調(diào)等;確保檔案安全,防止檔案破損老化,延長(zhǎng)檔案壽命,破損的檔案及時(shí)得到修復(fù)、搶救。

檔案庫(kù)要向智能館庫(kù)發(fā)展,檔案室要向數(shù)字化檔案室發(fā)展,所以在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化加工方面的配套設(shè)施(掃描儀、照相機(jī))要齊全,要盡快收集電子文件,加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描或者照相等方式電子化,并封存原件,以數(shù)字化檔案代替原件提供利用,以保護(hù)檔案原件;電子文件及時(shí)進(jìn)行異質(zhì)、異地備份及縮微法等的設(shè)施工具要齊全,確保其長(zhǎng)久安全、可讀、存儲(chǔ)空間小、利用查詢方便。檔案的防護(hù)和安全保密方面也要使用科技發(fā)展產(chǎn)品:如指紋識(shí)別、遠(yuǎn)紅外監(jiān)控、電子高效除濕機(jī)等。

２.２　檔案的軟件方面,包括傳統(tǒng)檔案的齊全完整,實(shí)現(xiàn)檔案的科技性和開(kāi)放性

２.２.１檔案要齊全完整　檔案要想充分發(fā)揮留史資政的作用,必須齊全完整,只有齊全完整了,才能起到很好的支撐作用,檔案的利用才有意義。否則,想要什么樣的檔案沒(méi)有什么樣的檔案,找參考根本找不到,檔案的肩膀作用就不能充分體現(xiàn)。檔案的齊全完整,主要是從檔案的收集方面來(lái)說(shuō)的。那么怎樣才能收集齊全完整呢? 我們知道,在各行各業(yè)的工作過(guò)程中,文件材料會(huì)源源不斷地產(chǎn)生,只是這些文件材料是否最終會(huì)成為檔案,那是由文件材料的產(chǎn)生部門和檔案部門雙方?jīng)Q定的。離開(kāi)移交和接收的雙方,就不會(huì)產(chǎn)生檔案。要達(dá)到檔案的齊全完整,需要從以下兩方面努力。

檔案室(館)要多且全。“三百六十行,行行出狀元”,那么要是三百六十行,行行都出檔案室(館)的話,檔案的收集面就真可謂是全面了,當(dāng)然,要是能再發(fā)動(dòng)民間收集檔案的話會(huì)更全的。

文件材料的形成人員要有較強(qiáng)的歸檔意識(shí),積極主動(dòng)地進(jìn)行歸檔。文件形成部門要積極主動(dòng)地跟檔案部門進(jìn)行溝通、交流,達(dá)到立卷清晰完整。要是立檔單位的每位職工都有把自己的工作形成記錄而歸檔的話,那么就說(shuō)明歸檔意識(shí)已經(jīng)深入民心,全民參與檔案的風(fēng)氣就形成了。只有全民參與檔案建設(shè),才能保證檔案的齊全完整,才能為強(qiáng)國(guó)之路添磚加瓦,才能奠定強(qiáng)國(guó)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

２.２.２實(shí)現(xiàn)檔案的科技性　隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步,檔案也從簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡。當(dāng)前的時(shí)代是個(gè)紙質(zhì)文件與電子文件共存的時(shí)代,檔案要與科技發(fā)展相適應(yīng),需要盡快數(shù)字化、電子化。這不僅僅局限于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息技術(shù),還包括編輯出版發(fā)行等知識(shí)傳播技術(shù)。所以檔案的發(fā)展要與科技發(fā)展相適應(yīng),就要實(shí)現(xiàn)檔案資源的科技性、檔案?jìng)鞑サ目萍夹院蜋n案利用的科技性。

檔案資源的科技性建設(shè),除了檔案資源“三庫(kù)”———目錄庫(kù)、全文庫(kù)、專題庫(kù)的建設(shè),還要以科技手段加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度,收集整合相關(guān)社會(huì)信息資源、知識(shí)資源和思想資源。紙質(zhì)檔案由于紙張的變黃、發(fā)脆、霉?fàn)€,字跡的退變色等自然損壞,以及保管環(huán)境的影響,都無(wú)時(shí)無(wú)刻不在危害著檔案的壽命。所以,開(kāi)展好技術(shù)保障尤為重要,信息技術(shù)的發(fā)展所產(chǎn)生的電子檔案,具有紙質(zhì)檔案難以比擬的優(yōu)越性,是現(xiàn)代信息社會(huì)的優(yōu)質(zhì)戰(zhàn)略資源。所以檔案資源的科技性建設(shè),除了接收電子檔案以外,要盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,檔案工作人員可以通過(guò)掃描、照相或者外包的方式來(lái)進(jìn)行數(shù)字化加工處理與整合,真正形成可利用有價(jià)值的電子信息資源。檔案資源的科技性建設(shè),是每個(gè)檔案館、檔案室都需要做的基礎(chǔ)性工作。

檔案資源實(shí)現(xiàn)了科技性,必須充分利用現(xiàn)代新技術(shù)手段進(jìn)行傳播(宣傳)。這是因?yàn)樵谑澜缧驴萍纪苿?dòng)下,科技發(fā)展從來(lái)沒(méi)有像今天這樣深刻地影響著社會(huì)生活的方方面面,從來(lái)沒(méi)有像今天這樣深刻地影響著人們的思想觀念和生活方式。檔案文化傳播只有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算等技術(shù)和與電視、廣播各種宣傳媒體的有機(jī)結(jié)合,大力傳播檔案文化成果,才能使檔案文化在國(guó)家文化建設(shè)中發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值。各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè),以專網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)宣傳檔案文化,豐富檔案網(wǎng)上傳播內(nèi)容,以滿足民眾多樣化、個(gè)性化的文化需求。要充分發(fā)掘檔案信息資源,編研出版具有較高文化價(jià)值的檔案文化精品力作,舉辦各種專題性展覽,以推進(jìn)檔案文化繁榮發(fā)展。增強(qiáng)檔案文化傳播能力,必須在傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上,大力創(chuàng)新現(xiàn)代傳播模式,科技手段方能發(fā)揮出檔案文化傳播的獨(dú)特作用。

檔案的科技資源充足了,科技傳播(宣傳)手段具備了,檔案資源就可以實(shí)現(xiàn)以科技手段利用了。檔案工作者要樹立“人本主義”思想,強(qiáng)化用戶需求導(dǎo)向意識(shí),弘揚(yáng)和落實(shí)“以人為本”的現(xiàn)代管理理念,建設(shè)好覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索方便、利用快捷的方便人民群眾的檔案利用體系。要以信息技術(shù)拓寬檔案利用服務(wù)方式,使檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、共享化。傳統(tǒng)的利用方法相對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,利用者通過(guò)“關(guān)鍵字”就能很便捷地找到所需的利用信息。“檔案利用要授人以漁”,就是要給利用者更有效的利用工具,尤其是在檔案數(shù)字化全面開(kāi)展以及電子文件的大量產(chǎn)生的今天,檔案工作必須運(yùn)用現(xiàn)代前沿技術(shù)大力推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展,檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù),就是檔案信息化發(fā)展的又一新亮點(diǎn)。楊冬權(quán)局長(zhǎng)要求: “各地檔案部門要以服務(wù)民生為重點(diǎn),加快探索和推進(jìn)區(qū)域內(nèi)檔案信息遠(yuǎn)程共享工程,首先在國(guó)家檔案館之間實(shí)現(xiàn)民生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)共建共享,利用者所需檔案信息只要保存其中某個(gè)檔案館內(nèi),即可在首訪的檔案館查閱并可異地開(kāi)具檔案證明,無(wú)須往返奔波。”作為檔案部門,要搭建好檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),以數(shù)字檔案目錄和全文數(shù)據(jù)為資源,通過(guò)館際間分層次共享,以滿足利用者對(duì)檔案信息異地查閱及索取檔案證明的需求。

２.３　實(shí)現(xiàn)檔案的開(kāi)放性

俗話說(shuō)“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”,檔案工作要上一個(gè)新臺(tái)階,要與國(guó)際接軌,就必須走出國(guó)門、邁向世界。在科技發(fā)展的今天,檔案的開(kāi)放更是迫在眉睫。任何一個(gè)學(xué)科,要想走得更快更好,與兄弟單位互通有無(wú)可以達(dá)到事半功倍的效果。而檔案工作,離不開(kāi)檔案工作者,現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法,都要由人去掌握和運(yùn)用,人是最積極最活躍的因素。但現(xiàn)實(shí)情況是檔案專家匱乏,精通外語(yǔ)的檔案專家更稀缺,所以在新形勢(shì)下,培養(yǎng)精通外語(yǔ)的檔案專業(yè)人才也是迫切需要解決的問(wèn)題。因此,要做成開(kāi)放性檔案,除了檔案要逐步鑒定開(kāi)放以外,必須加強(qiáng)檔案工作人員的管理,加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。

檔案要開(kāi)放,首先要加快檔案的開(kāi)放鑒定步伐。檔案鑒定小組要定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,使可以開(kāi)放的檔案都向公眾開(kāi)放,提供利用。同時(shí)加快電子網(wǎng)絡(luò)建設(shè),把已開(kāi)放檔案數(shù)字化,開(kāi)展網(wǎng)上利用,方便利用者就近利用檔案,實(shí)現(xiàn)檔案資源廣泛共享,增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力。檔案要開(kāi)放,還要加強(qiáng)檔案工作人員的管理、加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。要用各種形式對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,包括舉辦培訓(xùn)班或出國(guó)深造等,辦好檔案專業(yè)教育,為檔案工作培養(yǎng)能勝任實(shí)際工作的高素質(zhì)的專業(yè)人才。 (１)檔案工作人員要“穩(wěn)”。

檔案工作人員必須具有較高的政治素質(zhì),要有埋頭苦干、無(wú)私奉獻(xiàn)的高尚的道德情操,這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄,無(wú)論什么情況,檔案工作人員都必須忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌,必須忠誠(chéng)可靠、意志堅(jiān)定、嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。 (２)檔案工作人員要“變”。檔案工作人員要積極參加教育培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平。在新形勢(shì)下,檔案管理人員要有緊迫感和危機(jī)感,要不甘落伍于時(shí)代的要求,主動(dòng)地參加繼續(xù)教育,更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。檔案管理人員只有掌握廣博的專業(yè)知識(shí),開(kāi)拓視野,提高綜合素質(zhì),才能高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地做好檔案管理工作。(３)檔案工作人員要“通”。各檔案部門要選具有多方面專業(yè)背景的復(fù)合型人才。同一個(gè)單位的檔案工作者,要形成立體知識(shí)結(jié)構(gòu),改變同等知識(shí)水平構(gòu)成的平面結(jié)構(gòu)。一個(gè)檔案館(室)工作人員要具有高級(jí)、中級(jí)和初級(jí)等不同層次知識(shí)的人才。第一層是精通專業(yè)技術(shù)、熟悉方針政策的研究人才;第二層是需要足夠的通曉管理技術(shù)的管理人才;第三層是需要大量懂得專業(yè)技術(shù)、能夠進(jìn)行熟練操作的技術(shù)人員,從而形成立體知識(shí)結(jié)構(gòu),出現(xiàn)最佳的知識(shí)組合。對(duì)于立檔單位比較大的(如檔案館)來(lái)說(shuō),檔案工作人員比較多,這種層次分類就比較容易;對(duì)立檔單位較小的(如檔案室)來(lái)說(shuō),檔案工作人員比較少,有可能就會(huì)集研究、管理、技術(shù)于一人,對(duì)檔案工作人員的要求就會(huì)更高。(４)檔案工作人員要“控”。

檔案工作人員要履行?檔案法?賦予的權(quán)力,理直氣壯地對(duì)檔案的前期控制工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。檔案工作人員要經(jīng)常參與單位的行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),參與工程竣工、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)活動(dòng),參與科研課題及成果評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng),有針對(duì)性地加強(qiáng)單位內(nèi)部科室文件材料的收集積累工作,從而保證歸檔文件材料齊全完整有效,對(duì)達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件材料不予接收立卷歸檔;要加強(qiáng)檔案工作的宣傳,提高大家的歸檔意識(shí),形成自覺(jué)歸檔的良好氛圍。

檔案要開(kāi)放,必須要重視檔案科研。加強(qiáng)檔案科研機(jī)構(gòu)建設(shè),加大對(duì)科研課題的指導(dǎo)、選擇力度,加大投入,集中科研人員,組織對(duì)一些關(guān)鍵性、實(shí)用性技術(shù)進(jìn)行科研攻關(guān),爭(zhēng)取出一些在國(guó)內(nèi)科技界和國(guó)際檔案界有影響、真正破解檔案工作中普遍性難題、對(duì)檔案工作水平有實(shí)質(zhì)性提升的重大科研成果。加大科研成果的轉(zhuǎn)化,使檔案科技成果變成生產(chǎn)力。重點(diǎn)培養(yǎng)和支持有潛力的檔案專家。

檔案要開(kāi)放,必須搞好檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作。檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘工作,要嚴(yán)格把關(guān),注重水平和實(shí)績(jī),精心評(píng)選,杜絕弄虛作假和濫評(píng)濫聘,使職稱評(píng)聘真正成為引導(dǎo)人們潛心科研、努力工作的手段。這對(duì)檔案工作人員來(lái)說(shuō),是一種促進(jìn)和激勵(lì)作用。

檔案要開(kāi)放,需要加大檔案國(guó)際交流與合作。要繼續(xù)堅(jiān)持并進(jìn)一步擴(kuò)大選送懂外語(yǔ)的專業(yè)人員到國(guó)外培訓(xùn);更多地與國(guó)外檔案部門開(kāi)展各方面的交流活動(dòng),按規(guī)定組織檔案工作者到國(guó)外考察、學(xué)習(xí)和交流,邀請(qǐng)更多的外國(guó)專家到我國(guó)來(lái)講學(xué)、培訓(xùn)和交流,更積極地參加國(guó)際檔案界的各種活動(dòng),承擔(dān)并高質(zhì)量地完成他們的項(xiàng)目;更多地邀請(qǐng)國(guó)際檔案組織的官員和專家來(lái)華開(kāi)會(huì)、訪問(wèn)和指導(dǎo),從而擴(kuò)大我國(guó)在國(guó)際檔案界的影響力和話語(yǔ)權(quán),提高我國(guó)在國(guó)際檔案界的地位,充分發(fā)揮我國(guó)在國(guó)際檔案界的作用。

“落后就要挨打”,大到一個(gè)國(guó)家,小到一個(gè)單位、一個(gè)人,任何薄弱環(huán)節(jié)都會(huì)成為自己的致命約束,所以國(guó)家要強(qiáng)大,就要多條腿走路、多管齊下、百家爭(zhēng)鳴。任何國(guó)家要想以絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)屹立于世界強(qiáng)國(guó)之林,必須要執(zhí)行科技興國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略,把科技作為一種手段來(lái)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、軍事發(fā)展、政治發(fā)展和文化發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)文化大發(fā)展大繁榮,必須要加強(qiáng)科技在檔案文化建設(shè)中的支撐引領(lǐng)作用,這是當(dāng)前檔案要與科技發(fā)展相適應(yīng)的重要任務(wù)。

在科技發(fā)展下的今天,檔案要發(fā)揮與科技相輔相成的作用,必須要引起管理層的重視,在領(lǐng)導(dǎo)參與和支持的前提下,建立健全規(guī)范的檔案管理制度,在基層的檔案館(室)中,保證檔案的配套設(shè)施先進(jìn),保證檔案齊全完整,實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、電子化;實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鞑サ男畔⒒?/span>、媒體化;實(shí)現(xiàn)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化、共享化,逐步鑒定開(kāi)放檔案,加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的管理和建設(shè)。在檔案工作基本保障的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)檔案的科研成果高、檔案科技成果的國(guó)際影響力強(qiáng),有一批能與國(guó)際接軌的國(guó)際化檔案專家。只有沖出國(guó)門,走向世界,才能真正實(shí)現(xiàn)國(guó)際化的檔案科技對(duì)接。