電子文件、電子檔案知識(shí)講座(一)一 電子檔案的產(chǎn)生 近代科技發(fā)展史表明，每次重大科學(xué)的發(fā)現(xiàn)、技術(shù)的創(chuàng)新，都使人們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生飛躍；每次技術(shù)革命，都使人們改造自然的能力和推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的力量，提高到一個(gè)新水平。顯示生活的事例無可爭辯地證實(shí)科技是第一生產(chǎn)力和社會(huì)進(jìn)步的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力。
從1946年第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)誕生至現(xiàn)在，只有短短的50多年，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以空前的速度急劇發(fā)展，無論硬件還是軟件，都產(chǎn)生多次質(zhì)的飛躍。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)，電子計(jì)算機(jī)在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化以及人類生活各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也愈加普遍，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。
由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案當(dāng)然要有檔案保管部門保存。
電子檔案管理應(yīng)遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等管理原則。但它與紙質(zhì)等載體檔案確有很大區(qū)別，它的記錄形式是數(shù)字化系列。任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，它不能離開這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術(shù)和設(shè)備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。所以說，電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個(gè)意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。
檔案種類較多，分類也較復(fù)雜，但就記錄形式不外乎以文字、影像記錄和數(shù)字記錄兩大類型，而且這兩大類型還會(huì)因長期保存和開發(fā)利用的需要而相互轉(zhuǎn)換。我們只有認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的異同，才能做到對(duì)電子檔案管理提出正確的要求，既堅(jiān)持檔案管理基本原則，又不妨礙電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建自己的管理方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有如此，才能達(dá)到既強(qiáng)調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會(huì)放松對(duì)紙質(zhì)等載體檔案的管理，才有可能真正做到在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，我們既重視電子檔案，又能加強(qiáng)紙質(zhì)等載體檔案的管理，充分開發(fā)各類檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到全面發(fā)展。 二 電子文件的特性 電子文件某些特性與紙質(zhì)文件有很大區(qū)別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。綜合國內(nèi)外對(duì)此問題的研究，電子文件的主要特性可概括為：
1、電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們 在計(jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。
計(jì)算機(jī)錄入漢字的方法有多種，如鍵盤錄入法、掃描錄入法、語音錄入法、手寫錄入法等。用鍵盤錄入漢字、首先是在輸入時(shí)對(duì)漢字進(jìn)行計(jì)算機(jī)的外碼轉(zhuǎn)換。可以用漢語拼音、五筆字型等外碼錄入漢字。計(jì)算機(jī)接收了其個(gè)漢字外碼之后，接著就把外碼代表的漢字用計(jì)算機(jī)內(nèi)碼記錄下來。計(jì)算機(jī)內(nèi)碼是以16位二進(jìn)制的數(shù)字表示的，也就是兩個(gè)字節(jié)長。計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行文件信息的存儲(chǔ)、傳輸?shù)忍幚砭褪菍?duì)這些內(nèi)碼的處理。只有當(dāng)需要將文件輸出時(shí)，才將其漢字內(nèi)碼所對(duì)應(yīng)的字形點(diǎn)陣。也就是字模，以及眾多字模按格式組成文章在屏幕或打印機(jī)上輸出。
在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態(tài)就計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理來說，也都是二進(jìn)制的數(shù)字編碼而已，只是在輸入和輸出時(shí)，才有其各自的特殊形式。
電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或者從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理。只要技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號(hào)一樣。例如，在光盤被復(fù)制時(shí)，如采取較完善的技術(shù)措施，所出現(xiàn)的誤碼率能夠做到不超過10的負(fù)14次方，也就是說相當(dāng)于傳遞200000份《人民日?qǐng)?bào)》的文字信息量，才可能有一個(gè)漢字出錯(cuò)。所以可以做到復(fù)制后得到的電子文件與原來的電子文件無任何區(qū)別。
2、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對(duì)設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對(duì)其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。
電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的。其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。例如，其制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)的算法標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)化是極為重要的基礎(chǔ)工作，建立和熟悉電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系，是保證電子文件妥善歸檔的重要前提。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們對(duì)信息的處理標(biāo)準(zhǔn)化問題解決得好一些，但對(duì)記錄載體的交換問題仍然很多。尤其是在格式、字符集、壓縮方式等方面產(chǎn)生不兼容的問題。出于安全保密上的考慮還常常通過特殊的軟、硬件設(shè)備人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對(duì)于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題會(huì)更加嚴(yán)重。一般的計(jì)算機(jī)設(shè)備8年左右就會(huì)被更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時(shí)間。若干年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問題。設(shè)備老化和頻繁更新，給電子文件長久保存帶來的問題，遠(yuǎn)比文件載體本身的壽命長短更為嚴(yán)重。
3、電子文件載體的非直讀性。
電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可能看到。此外載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達(dá)600MB一4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。
4、電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。
文件的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存諸于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等部分各自在載體上的存諸位置。文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu)，例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖、標(biāo)號(hào)等。
紙質(zhì)文件的信息物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而且是直觀的。例如，排錯(cuò)了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結(jié)構(gòu)也同時(shí)破壞其邏輯結(jié)構(gòu)。電子文件的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)通常也需要專門的信息予以描述，當(dāng)然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來。正是由于這種原因，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系是很復(fù)雜的。在電子文件歸檔時(shí)，如何保持其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜關(guān)系，是保證電子文件不被破壞而必須注意的關(guān)鍵問題之一。
元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。例如文件上、下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)就是元數(shù)據(jù)。對(duì)于紙質(zhì)文件來說，元數(shù)據(jù)往往直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，如一份印好的文件，紙上的文字、圖形排列及格式等。電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，紙質(zhì)文陣由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理各種手續(xù)，則其生成和運(yùn)作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)于的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。
5、電子文件信息與載體的相分離性。
電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者淡漠了對(duì)電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置的關(guān)心。這個(gè)特征給電子文沖的保管帶來許多新的問題，處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。
文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。例如不同的載體往往適合存儲(chǔ)不同種類媒體的信息，就會(huì)造成同一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲(chǔ)時(shí)的載體分離現(xiàn)象。如果脫機(jī)保管，就可能造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。
從1946年第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)誕生至現(xiàn)在，只有短短的50多年，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以空前的速度急劇發(fā)展，無論硬件還是軟件，都產(chǎn)生多次質(zhì)的飛躍。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí)，電子計(jì)算機(jī)在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化以及人類生活各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也愈加普遍，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。
由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價(jià)值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案當(dāng)然要有檔案保管部門保存。
電子檔案管理應(yīng)遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等管理原則。但它與紙質(zhì)等載體檔案確有很大區(qū)別，它的記錄形式是數(shù)字化系列。任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，它不能離開這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術(shù)和設(shè)備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。所以說，電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個(gè)意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。
檔案種類較多，分類也較復(fù)雜，但就記錄形式不外乎以文字、影像記錄和數(shù)字記錄兩大類型，而且這兩大類型還會(huì)因長期保存和開發(fā)利用的需要而相互轉(zhuǎn)換。我們只有認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的異同，才能做到對(duì)電子檔案管理提出正確的要求，既堅(jiān)持檔案管理基本原則，又不妨礙電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建自己的管理方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有如此，才能達(dá)到既強(qiáng)調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會(huì)放松對(duì)紙質(zhì)等載體檔案的管理，才有可能真正做到在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，我們既重視電子檔案，又能加強(qiáng)紙質(zhì)等載體檔案的管理，充分開發(fā)各類檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到全面發(fā)展。 二 電子文件的特性 電子文件某些特性與紙質(zhì)文件有很大區(qū)別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。綜合國內(nèi)外對(duì)此問題的研究，電子文件的主要特性可概括為：
1、電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們 在計(jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。
計(jì)算機(jī)錄入漢字的方法有多種，如鍵盤錄入法、掃描錄入法、語音錄入法、手寫錄入法等。用鍵盤錄入漢字、首先是在輸入時(shí)對(duì)漢字進(jìn)行計(jì)算機(jī)的外碼轉(zhuǎn)換。可以用漢語拼音、五筆字型等外碼錄入漢字。計(jì)算機(jī)接收了其個(gè)漢字外碼之后，接著就把外碼代表的漢字用計(jì)算機(jī)內(nèi)碼記錄下來。計(jì)算機(jī)內(nèi)碼是以16位二進(jìn)制的數(shù)字表示的，也就是兩個(gè)字節(jié)長。計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行文件信息的存儲(chǔ)、傳輸?shù)忍幚砭褪菍?duì)這些內(nèi)碼的處理。只有當(dāng)需要將文件輸出時(shí)，才將其漢字內(nèi)碼所對(duì)應(yīng)的字形點(diǎn)陣。也就是字模，以及眾多字模按格式組成文章在屏幕或打印機(jī)上輸出。
在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態(tài)就計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理來說，也都是二進(jìn)制的數(shù)字編碼而已，只是在輸入和輸出時(shí)，才有其各自的特殊形式。
電子文件從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或者從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)，實(shí)質(zhì)上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理。只要技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號(hào)一樣。例如，在光盤被復(fù)制時(shí)，如采取較完善的技術(shù)措施，所出現(xiàn)的誤碼率能夠做到不超過10的負(fù)14次方，也就是說相當(dāng)于傳遞200000份《人民日?qǐng)?bào)》的文字信息量，才可能有一個(gè)漢字出錯(cuò)。所以可以做到復(fù)制后得到的電子文件與原來的電子文件無任何區(qū)別。
2、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對(duì)設(shè)備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對(duì)其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。
電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的。其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。例如，其制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)的算法標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)化是極為重要的基礎(chǔ)工作，建立和熟悉電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系，是保證電子文件妥善歸檔的重要前提。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們對(duì)信息的處理標(biāo)準(zhǔn)化問題解決得好一些，但對(duì)記錄載體的交換問題仍然很多。尤其是在格式、字符集、壓縮方式等方面產(chǎn)生不兼容的問題。出于安全保密上的考慮還常常通過特殊的軟、硬件設(shè)備人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對(duì)于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題會(huì)更加嚴(yán)重。一般的計(jì)算機(jī)設(shè)備8年左右就會(huì)被更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時(shí)間。若干年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問題。設(shè)備老化和頻繁更新，給電子文件長久保存帶來的問題，遠(yuǎn)比文件載體本身的壽命長短更為嚴(yán)重。
3、電子文件載體的非直讀性。
電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可能看到。此外載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達(dá)600MB一4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。
4、電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。
文件的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存諸于載體上的位置及分布情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等部分各自在載體上的存諸位置。文件的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu)，例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序、插圖、標(biāo)號(hào)等。
紙質(zhì)文件的信息物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而且是直觀的。例如，排錯(cuò)了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結(jié)構(gòu)也同時(shí)破壞其邏輯結(jié)構(gòu)。電子文件的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)通常也需要專門的信息予以描述，當(dāng)然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來。正是由于這種原因，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系是很復(fù)雜的。在電子文件歸檔時(shí)，如何保持其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜關(guān)系，是保證電子文件不被破壞而必須注意的關(guān)鍵問題之一。
元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。例如文件上、下文的關(guān)系和結(jié)構(gòu)就是元數(shù)據(jù)。對(duì)于紙質(zhì)文件來說，元數(shù)據(jù)往往直接體現(xiàn)在其形態(tài)上，如一份印好的文件，紙上的文字、圖形排列及格式等。電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，紙質(zhì)文陣由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理各種手續(xù)，則其生成和運(yùn)作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)于的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。
5、電子文件信息與載體的相分離性。
電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者淡漠了對(duì)電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置的關(guān)心。這個(gè)特征給電子文沖的保管帶來許多新的問題，處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。
文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。例如不同的載體往往適合存儲(chǔ)不同種類媒體的信息，就會(huì)造成同一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲(chǔ)時(shí)的載體分離現(xiàn)象。如果脫機(jī)保管，就可能造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。
