電子文件、電子檔案知識講座(六) 十五 電子檔案管理理論方法的創立
電子計算機的應用在我國迅猛地發展，政府機關和社會各行各業都在積極創造條件采用電子計算機提高工作效率，加速現代化進程。電子文件如何歸檔？歸檔后的電子檔案如何管理和開發利用？這些問題在我國還沒有得到解決。
電子檔案在世界范圍內也是歷時不長的新鮮事物，國際上對電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理非常重視。如加拿大人提出：檔案工作者不僅要保管檔案，而且要保管與檔案相關的信息。加拿大國家檔案館與財政部聯合開發政府機關辦公自動化方面的軟件及制定相關標準，在聯邦政府內強行推廣，其目的是方便電子檔案的統一管理。美國學者提出虛擬檔案的設想：認為在今后的十年內，社會所建立的幾乎所有機構的檔案，都將采用電子制作和傳遞。由于電子檔案的存放位置和對它使用幾乎毫無關系，無論放在哪兒都能同樣容易地被用戶利用。這樣一來，現在以保管為目的的實態檔案庫將成為虛擬檔案聯結點。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的方法來管理，而是控制有關檔案的信息及其利用方法來確保它的保存、處置和利用。美國國家檔案館采取非常謹慎的態度，他們把大量的電子檔案回到ASCⅡ代碼、存儲在工業磁帶上。法國人強調電子檔案處理要碰到一系列問題：如檔案的定義、檔案部門的職責、檔案生命周期的概念、檔案的評價和挑選、檔案的分類和著錄，以及檔案的保存。電子檔案的開發利用也要碰到一系列問題，如電子檔案傳播會發生法律障礙、經濟上的困難、信息超越國界等。澳大利亞采用分布式管理方針，不主張電子檔案集中保存，要求存放在各形成單位，但要受檔案館指導、監督。國際檔案理事會電子檔案委員會于1998年上半年制定出《電子檔案管理指南》，它只講述了技術發展的趨向，機構以及一些法律問題等，未描述電子文件及其歸檔后形成電子檔案的具體管理方法和技術。總之，國際上對電子檔案的管理認識不統一，也未形成一套管理理論、方法。
我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科，但它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好？這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案一個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。
十六 電子檔案光盤信息的組織結構
應用光盤作為載體，將電子文件（特別是CAD電子文件）。電子檔案存放到光盤上，建立電子檔案光盤庫，是解決企業檔案資料存放空間不足，提高檔案利用率和檔案管理水平的重要途徑之一。與紙質載體相比，光盤具有存儲量大、易于保管、便于檢索瀏覽等特點。
為了使各單位（特別是企事業單位）更好地建立以光盤為載體的電子檔案，為了充分利用電子檔案信息并使光盤成為易于交換檔案信息的載體，需要明確地規定光盤存諸檔案信息的組織結構，回答以下幾個問題：
1．每張光盤中應包括哪些文件？首先是電子檔案本身。這是我們建立電子檔案的主要內容，它又分圖形、圖象、文本等類型。其次是類目表，這是一種記錄檔案分類信息的文件，是檔案檢索的重要工具。通過類目表，我們可以迅速方便地檢索電子檔案具體內容。還有著錄文件，是說明電子文件各種屬性的文件。
2．各個文件之間的關系是什么？存放在一張光盤中的電子檔案之間都存在一定的關系。比如，它們都屬于某一個工程或屬于某一年的文件。在同一個工程中，它們又可能分屬于不同的類目等；這些關系，在類目表和著錄文件中都應該描述清楚，使這張光盤中的電子檔案形成一個有機的整體。應用光盤時，通過這種描述，可以方便地了解各電子檔案的所屬及其相互關系，也可以通過這種描述，查找電子檔案，了解其相關屬性。
3．文件格式如何規定？明確而又靈活地規定類目表和著錄文件的格式是存放著電子檔案的光盤適合保存、便于使用的關鍵。但這些格式一般要符合相應的國際標準和國家標準規定的格式。
明確地規定光盤存儲的檔案信息組織結構后，可以達到如下目的：(1)便于光盤存儲的檔案信息交換。企業之間。企業內部各部門之間在交換電子檔案時，可以按照這個規定制作和閱讀光盤。(2)便于光盤歸檔。企業各部門向檔案部門提交電子文件歸檔時，可以按照這個規定將電子文件存儲在光盤上，檔案部門可以按這個規定閱讀和檢查收到的光盤，并將其并到整個計算機檔案管理系統中，供整個企業甚至外企業聯網查詢瀏覽。企業在向上級主管部門上繳電子檔案時，也可以按照這個規定制作。(3)便于編制光盤信息管理系統。 CAD系統的開發單位可以根據這個規定，編寫CAD電子文件光盤的制作軟件、CAD電子文件的查詢軟件、CAD電子文件的閱讀和瀏覽軟件以及CAD電子文件光盤信息管理系統等。
十七 電子檔案管理人員的培養
電子文件歸檔，電子檔案保存及開發利用，都要靠管理人員。由于電子檔案的信息內容是數字化，文、檔處理需要一體化，電子檔案保存是技術化，開發利用形式又是多樣化，造成電子檔案的管理與紙質檔案的管理，有著截然不同的區別，形成了電子檔案管理的特殊性。
電子檔案的管理人員，必須具備電子計算機應用及自然科學基礎知識：如高等數學、物理學、化學、電子學、微電子技術、電子計算機技術，電子計算機軟件技術、現代通信及電子計算機網絡技術、辦公自動化及電子計算機輔助設計技術、設備維護及標準化知識等。同時也要可掌握檔案管理基礎知識：如檔案學概論、檔案管理學、文書學、檔案保護技術學等；還要熟練地掌握英語。
電子文件歸檔及其電子檔案保存及開發利用，是一件新生事物。其管理人員檔案界沒有，社會上也沒有儲備。培養和造就一批電子檔案管理人員，是當務之急，必須引起檔案界、教育界及社會各界高度重視。要采取各種措施，加以解決。我們認為，可采取以下三種途徑培養電子檔案管理人員。
一是各高等院校的檔案專業，要把電子檔案管理人員的培養當作一件大事來抓。要按電子檔案管理人員必備知識和技能的要求，擬定教學大綱，組織教材編寫。要按“技術工程”的要求招收新生，進行系統的培訓，要盡快造就成批的電子檔案管理人員，以適應電子檔案管理迅猛發展的需要。
二是從社會上廣泛招集具有理工專業的大學本科學歷。懂電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程技術人員；由檔案系統的教育部門組織，進行一年左右的短期集中培訓，就檔案學概論、檔案管理學。文書學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等，進行系統教育，幫助他們提高檔案意識，掌握檔案管理的基本理論、管理環節、管理原則、方法及保護技術等，以適應對電子檔案管理的需要。
三是從檔案戰線抽調一批具有大學本科學歷，并具備檔案管理基礎知識，且對電子檔案有一定了解的檔案人員，由檔案系統的教育部門組織，進行一至二年的集中培訓，要求他們對自然科學的基礎學科、微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信及電子計算機網絡技術、電子計算機在檔案部門應用技術等進行系統培訓，以適應電子檔案管理的需要。
現在檔案系統的各種工程技術人員少，而且不夠穩定，這不利于檔案事業進一步發展，尤其不利于電子檔案的管理。這應該引起國家和檔案行政管理部門的高度重視，應考慮設置電子檔案管理及其他工程技術人員的相應專業技術職務，并制定相應的有利于吸引和穩定電子檔案管理及有關工程技術人員的措施。總之，要采取多途徑。多方法培養電子檔案管理人員，擴大檔案系統的工程技術隊伍。
電子計算機的應用在我國迅猛地發展，政府機關和社會各行各業都在積極創造條件采用電子計算機提高工作效率，加速現代化進程。電子文件如何歸檔？歸檔后的電子檔案如何管理和開發利用？這些問題在我國還沒有得到解決。
電子檔案在世界范圍內也是歷時不長的新鮮事物，國際上對電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理非常重視。如加拿大人提出：檔案工作者不僅要保管檔案，而且要保管與檔案相關的信息。加拿大國家檔案館與財政部聯合開發政府機關辦公自動化方面的軟件及制定相關標準，在聯邦政府內強行推廣，其目的是方便電子檔案的統一管理。美國學者提出虛擬檔案的設想：認為在今后的十年內，社會所建立的幾乎所有機構的檔案，都將采用電子制作和傳遞。由于電子檔案的存放位置和對它使用幾乎毫無關系，無論放在哪兒都能同樣容易地被用戶利用。這樣一來，現在以保管為目的的實態檔案庫將成為虛擬檔案聯結點。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的方法來管理，而是控制有關檔案的信息及其利用方法來確保它的保存、處置和利用。美國國家檔案館采取非常謹慎的態度，他們把大量的電子檔案回到ASCⅡ代碼、存儲在工業磁帶上。法國人強調電子檔案處理要碰到一系列問題：如檔案的定義、檔案部門的職責、檔案生命周期的概念、檔案的評價和挑選、檔案的分類和著錄，以及檔案的保存。電子檔案的開發利用也要碰到一系列問題，如電子檔案傳播會發生法律障礙、經濟上的困難、信息超越國界等。澳大利亞采用分布式管理方針，不主張電子檔案集中保存，要求存放在各形成單位，但要受檔案館指導、監督。國際檔案理事會電子檔案委員會于1998年上半年制定出《電子檔案管理指南》，它只講述了技術發展的趨向，機構以及一些法律問題等，未描述電子文件及其歸檔后形成電子檔案的具體管理方法和技術。總之，國際上對電子檔案的管理認識不統一，也未形成一套管理理論、方法。
我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科，但它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好？這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案一個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。
十六 電子檔案光盤信息的組織結構
應用光盤作為載體，將電子文件（特別是CAD電子文件）。電子檔案存放到光盤上，建立電子檔案光盤庫，是解決企業檔案資料存放空間不足，提高檔案利用率和檔案管理水平的重要途徑之一。與紙質載體相比，光盤具有存儲量大、易于保管、便于檢索瀏覽等特點。
為了使各單位（特別是企事業單位）更好地建立以光盤為載體的電子檔案，為了充分利用電子檔案信息并使光盤成為易于交換檔案信息的載體，需要明確地規定光盤存諸檔案信息的組織結構，回答以下幾個問題：
1．每張光盤中應包括哪些文件？首先是電子檔案本身。這是我們建立電子檔案的主要內容，它又分圖形、圖象、文本等類型。其次是類目表，這是一種記錄檔案分類信息的文件，是檔案檢索的重要工具。通過類目表，我們可以迅速方便地檢索電子檔案具體內容。還有著錄文件，是說明電子文件各種屬性的文件。
2．各個文件之間的關系是什么？存放在一張光盤中的電子檔案之間都存在一定的關系。比如，它們都屬于某一個工程或屬于某一年的文件。在同一個工程中，它們又可能分屬于不同的類目等；這些關系，在類目表和著錄文件中都應該描述清楚，使這張光盤中的電子檔案形成一個有機的整體。應用光盤時，通過這種描述，可以方便地了解各電子檔案的所屬及其相互關系，也可以通過這種描述，查找電子檔案，了解其相關屬性。
3．文件格式如何規定？明確而又靈活地規定類目表和著錄文件的格式是存放著電子檔案的光盤適合保存、便于使用的關鍵。但這些格式一般要符合相應的國際標準和國家標準規定的格式。
明確地規定光盤存儲的檔案信息組織結構后，可以達到如下目的：(1)便于光盤存儲的檔案信息交換。企業之間。企業內部各部門之間在交換電子檔案時，可以按照這個規定制作和閱讀光盤。(2)便于光盤歸檔。企業各部門向檔案部門提交電子文件歸檔時，可以按照這個規定將電子文件存儲在光盤上，檔案部門可以按這個規定閱讀和檢查收到的光盤，并將其并到整個計算機檔案管理系統中，供整個企業甚至外企業聯網查詢瀏覽。企業在向上級主管部門上繳電子檔案時，也可以按照這個規定制作。(3)便于編制光盤信息管理系統。 CAD系統的開發單位可以根據這個規定，編寫CAD電子文件光盤的制作軟件、CAD電子文件的查詢軟件、CAD電子文件的閱讀和瀏覽軟件以及CAD電子文件光盤信息管理系統等。
十七 電子檔案管理人員的培養
電子文件歸檔，電子檔案保存及開發利用，都要靠管理人員。由于電子檔案的信息內容是數字化，文、檔處理需要一體化，電子檔案保存是技術化，開發利用形式又是多樣化，造成電子檔案的管理與紙質檔案的管理，有著截然不同的區別，形成了電子檔案管理的特殊性。
電子檔案的管理人員，必須具備電子計算機應用及自然科學基礎知識：如高等數學、物理學、化學、電子學、微電子技術、電子計算機技術，電子計算機軟件技術、現代通信及電子計算機網絡技術、辦公自動化及電子計算機輔助設計技術、設備維護及標準化知識等。同時也要可掌握檔案管理基礎知識：如檔案學概論、檔案管理學、文書學、檔案保護技術學等；還要熟練地掌握英語。
電子文件歸檔及其電子檔案保存及開發利用，是一件新生事物。其管理人員檔案界沒有，社會上也沒有儲備。培養和造就一批電子檔案管理人員，是當務之急，必須引起檔案界、教育界及社會各界高度重視。要采取各種措施，加以解決。我們認為，可采取以下三種途徑培養電子檔案管理人員。
一是各高等院校的檔案專業，要把電子檔案管理人員的培養當作一件大事來抓。要按電子檔案管理人員必備知識和技能的要求，擬定教學大綱，組織教材編寫。要按“技術工程”的要求招收新生，進行系統的培訓，要盡快造就成批的電子檔案管理人員，以適應電子檔案管理迅猛發展的需要。
二是從社會上廣泛招集具有理工專業的大學本科學歷。懂電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程技術人員；由檔案系統的教育部門組織，進行一年左右的短期集中培訓，就檔案學概論、檔案管理學。文書學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等，進行系統教育，幫助他們提高檔案意識，掌握檔案管理的基本理論、管理環節、管理原則、方法及保護技術等，以適應對電子檔案管理的需要。
三是從檔案戰線抽調一批具有大學本科學歷，并具備檔案管理基礎知識，且對電子檔案有一定了解的檔案人員，由檔案系統的教育部門組織，進行一至二年的集中培訓，要求他們對自然科學的基礎學科、微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信及電子計算機網絡技術、電子計算機在檔案部門應用技術等進行系統培訓，以適應電子檔案管理的需要。
現在檔案系統的各種工程技術人員少，而且不夠穩定，這不利于檔案事業進一步發展，尤其不利于電子檔案的管理。這應該引起國家和檔案行政管理部門的高度重視，應考慮設置電子檔案管理及其他工程技術人員的相應專業技術職務，并制定相應的有利于吸引和穩定電子檔案管理及有關工程技術人員的措施。總之，要采取多途徑。多方法培養電子檔案管理人員，擴大檔案系統的工程技術隊伍。
