電子文件、電子檔案知識講座(三)六．電子文件的收集與積累
1、電子文件收集積累的重要性。
電子文件是由二進制數字編碼組成的，二進制數字編碼的變換會導致電子文件內容的改變。電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。電子文件收集積累應貫穿于公文處理和科技工作的整個過程，而且還必須了解和掌握電子文件的形成規律和形成過程。收集積累是一項經常性的按有關規定和標準進行的工作。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性。同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
2、電子文件的收集積累范圍，按照國家有關規定執行。
但需要注意的是，電子文件的特性和表現的功能不同于紙質文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質文件。例如對于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應對其進行收集。對于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應及時收集積累，并與其相應的紙質文件建立標識關系。尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中，制成硬拷貝或制成縮微品，以免系統發生意外情況時文件丟失。
對不同信息類型的電子文件，由于其技術特性不同，存儲載體和記錄信息的標準、壓縮算法也不同，應分別采取措施保證其完整性。
與紙質文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開其生成的技術設備條件、相關軟件和元數據，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內容。
3、電子文件的收集積累方法。
電子文件的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等。
用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
電子文件的收集積累應由形成部門集中管理，不得由個人分散保管。
對于網絡系統，應建立積累數據庫，或在電子文件數據庫中將對應在收集積累范圍的電子文件注明積累標識。
七 電子文件的整理與歸檔
1.電子文件的整理。它是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實性。但隨著技術的發展，不斷解決這一格式轉換問題，并保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。二是組織建立數據庫。主要工作內容：首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎。
與紙質文件相比較，電子文件在數據庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子文件的科學整理、構成有序的虛擬狀態，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數據庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無論在任何條件環境下，都要拷貝一套保存，并對這套的軟、硬件環境作說明。有些必須以紙質文件存在時，可輸出紙質文件保存。
2.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙質文件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
(1)確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。
(2)明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行歸檔（稱階段歸檔），可視其具體情況而定。因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。
(3)歸檔份數。一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高安全性和可行性。
(4)對電子文件歸檔的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。要做到這一點，首先遵從歸檔各階段的規定、標準，如積累、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟、硬件環境；第三是歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。
(5)歸檔方法。一是將最終版本的應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光介質上。二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件，進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。但采用壓縮工具的過程必須統一、規范。三是備份系統歸檔，一般在局域網或其他網絡環境下采用。將確定要歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質上。四是一致性的測試。
八 電子文件的鑒定工作
電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統，確定檔案屬性的工作。電子文件的鑒定內容，主要體現在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產品定型技術狀態或經過事務處理并有結果的電子文件，是否是組成完整的系統的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據國家關于檔案保管期限表確定其保管期限。
電子文件歸檔的鑒定，主要是在歸檔前，電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件內容進行鑒定。鑒別電子文件的價值，同時對其記錄的載體進行檢查、檢測，對所需的軟硬件環境作出說明，并根據電子文件的內容價值劃分保管期限，提出在保管期限內配套的技術環境要求。在電子檔案管理過程中也有鑒定問題，其主要任務是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯系。相輔相成的。歸檔時的鑒定是基礎，電子檔案管理過程中的鑒定是前一階段鑒定的繼續和補充。為了使電子文件。
電子檔案鑒定工作有所遵循，國家檔案局應制定有關電子文件、電子檔案鑒定工作的法規和標準，例如電子文件、電子檔案保管期限表。各部門也應制定電子文件、電子檔案保管期限的規定，為電子文件歸檔及電子文件、電子檔案的鑒定工作提供依據。歸檔的電子文件鑒定，要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實性。電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。若電子計算機網絡上有記錄系統，可與記錄系統所記載的形成、修改、批準時間等方面對照來鑒別原始性、真實性。如載體傳遞，要用有無登記、記錄等管理制度來確認原始性、真實性。二是鑒定和檢測要相結合。電子文件是電子文件的內容、電子文件內容的記錄載體和對電子文件內容顯示的電子計算機軟、硬件平臺的組合。有了這個組合，我們才知道電子文件的內容是什么。電子文件的記錄載體若有病毒、損壞，就不可能知道電子文件的內容；軟件與硬件平臺不一致，載體所載電子文件內容是什么也不可能知道；記錄載體不能被電子計算機軟、硬件平臺確認，也不會知道電子文件的內容。這些，只有通過檢測才能夠確認。所以，鑒定和檢查、檢測是聯系在一起的。歸檔說明中說明的電子文件生存的軟、硬件平臺環境能否準確讀出歸檔的電子文件內容，存儲載體和軟、硬件平臺技術條件的一致性，均應進行檢查。因為這是保證電子文件內容在保管期限內存在、顯示的首要技術條件。
1、電子文件收集積累的重要性。
電子文件是由二進制數字編碼組成的，二進制數字編碼的變換會導致電子文件內容的改變。電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。電子文件收集積累應貫穿于公文處理和科技工作的整個過程，而且還必須了解和掌握電子文件的形成規律和形成過程。收集積累是一項經常性的按有關規定和標準進行的工作。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性。同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
2、電子文件的收集積累范圍，按照國家有關規定執行。
但需要注意的是，電子文件的特性和表現的功能不同于紙質文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質文件。例如對于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應對其進行收集。對于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應及時收集積累，并與其相應的紙質文件建立標識關系。尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中，制成硬拷貝或制成縮微品，以免系統發生意外情況時文件丟失。
對不同信息類型的電子文件，由于其技術特性不同，存儲載體和記錄信息的標準、壓縮算法也不同，應分別采取措施保證其完整性。
與紙質文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開其生成的技術設備條件、相關軟件和元數據，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內容。
3、電子文件的收集積累方法。
電子文件的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等。
用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
電子文件的收集積累應由形成部門集中管理，不得由個人分散保管。
對于網絡系統，應建立積累數據庫，或在電子文件數據庫中將對應在收集積累范圍的電子文件注明積累標識。
七 電子文件的整理與歸檔
1.電子文件的整理。它是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實性。但隨著技術的發展，不斷解決這一格式轉換問題，并保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。二是組織建立數據庫。主要工作內容：首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎。
與紙質文件相比較，電子文件在數據庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子文件的科學整理、構成有序的虛擬狀態，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數據庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無論在任何條件環境下，都要拷貝一套保存，并對這套的軟、硬件環境作說明。有些必須以紙質文件存在時，可輸出紙質文件保存。
2.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙質文件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
(1)確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。
(2)明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行歸檔（稱階段歸檔），可視其具體情況而定。因涉及到電子文件的技術環境條件，存貯介質的質量、壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。
(3)歸檔份數。一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高安全性和可行性。
(4)對電子文件歸檔的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。要做到這一點，首先遵從歸檔各階段的規定、標準，如積累、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟、硬件環境；第三是歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。
(5)歸檔方法。一是將最終版本的應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光介質上。二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件，進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。但采用壓縮工具的過程必須統一、規范。三是備份系統歸檔，一般在局域網或其他網絡環境下采用。將確定要歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質上。四是一致性的測試。
八 電子文件的鑒定工作
電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統，確定檔案屬性的工作。電子文件的鑒定內容，主要體現在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產品定型技術狀態或經過事務處理并有結果的電子文件，是否是組成完整的系統的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據國家關于檔案保管期限表確定其保管期限。
電子文件歸檔的鑒定，主要是在歸檔前，電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件內容進行鑒定。鑒別電子文件的價值，同時對其記錄的載體進行檢查、檢測，對所需的軟硬件環境作出說明，并根據電子文件的內容價值劃分保管期限，提出在保管期限內配套的技術環境要求。在電子檔案管理過程中也有鑒定問題，其主要任務是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯系。相輔相成的。歸檔時的鑒定是基礎，電子檔案管理過程中的鑒定是前一階段鑒定的繼續和補充。為了使電子文件。
電子檔案鑒定工作有所遵循，國家檔案局應制定有關電子文件、電子檔案鑒定工作的法規和標準，例如電子文件、電子檔案保管期限表。各部門也應制定電子文件、電子檔案保管期限的規定，為電子文件歸檔及電子文件、電子檔案的鑒定工作提供依據。歸檔的電子文件鑒定，要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實性。電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。若電子計算機網絡上有記錄系統，可與記錄系統所記載的形成、修改、批準時間等方面對照來鑒別原始性、真實性。如載體傳遞，要用有無登記、記錄等管理制度來確認原始性、真實性。二是鑒定和檢測要相結合。電子文件是電子文件的內容、電子文件內容的記錄載體和對電子文件內容顯示的電子計算機軟、硬件平臺的組合。有了這個組合，我們才知道電子文件的內容是什么。電子文件的記錄載體若有病毒、損壞，就不可能知道電子文件的內容；軟件與硬件平臺不一致，載體所載電子文件內容是什么也不可能知道；記錄載體不能被電子計算機軟、硬件平臺確認，也不會知道電子文件的內容。這些，只有通過檢測才能夠確認。所以，鑒定和檢查、檢測是聯系在一起的。歸檔說明中說明的電子文件生存的軟、硬件平臺環境能否準確讀出歸檔的電子文件內容，存儲載體和軟、硬件平臺技術條件的一致性，均應進行檢查。因為這是保證電子文件內容在保管期限內存在、顯示的首要技術條件。
