電子文件、電子檔案知識講座(四)
九 電子文件使用的載體及歸檔載體的推薦1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計算機技術的發展，信息數字化記錄技術也在不斷地發展。目前，信息數字化記錄載本育磁性、光學性和磁光性等類型。
磁性記錄應包括磁記錄器和磁記錄介質。其寫入原理和過程是：從磁記錄器的磁頭縫隙里向外發散一個磁場， 它的強度和方向隨著記錄磁頭線圈里的電流而相應變化。這電流本身是受一個電子系統控制，這個電子系統將信息的＝進制數碼轉換成記錄磁頭里電流的正反方向。泄露的磁進入到磁記錄介質中，使介質磁化，在記錄介質上產生標志信息的二進制數碼的飽和磁體，磁頭從記有信息二進制數碼的介質上讀出信息的過程是寫入的逆過程。磁帶是最早出現的磁記錄介質，在本世紀40年代前，磁帶已作為錄音介質出現，記錄模擬信號。盡管信息數字化記錄技術發展迅速，作為記錄介質的電子計算機磁帶仍大量用于數字存儲技術中。磁帶因寬度和形狀不同而有很多種類，其相應的磁帶機也有很多種類。磁帶作為電子計算機外存。其存取速度慢，工作效率低，不能滿足快速運行的的需要，因此，出現了硬磁盤存儲技術。硬盤迅速成為大中小型電子計算機的主要外存。隨著硬磁盤的微小型化，在微機中也得到廣泛應用，成為微機的主要外部存儲設備。硬盤因尺寸和磁層的不同，而有很多種類。磁帶價格便宜，但由于采用串行的記錄方式，數據存儲時間長，不能滿足電子計算機對外存設備高速存取的要求。硬磁盤可隨機存儲，加之高速旋轉，所以數據存儲很快，傳輸率高，但硬磁盤價格昂貴，一般不能脫機存儲，所以作為大量存儲數據的介質，非廣大用戶所能接受。軟磁盤就是在上述兩種介質的基礎上吸取各自的優點而迅速發展起來的一種新型記錄介質。按尺寸、記錄面和記錄密度分，軟硬盤也有很多種類。
光盤存儲技術，是新發明的最重要的數字存儲技術。它的寫入和讀出的基本原理是：把激光聚集成小于1um的微小光點。能量高度集中，使存儲介質上被照射點產生物理。化學變化，從而進行物理標記。用這種方法來進行數字記錄，例如凹坑記錄，其物理標記就是記錄薄膜上被熔蝕的小孔。再用微小的激光點在介質上掃描，根據反射光的變化就可讀出記錄的數據。光盤可分為只讀式、一次寫多次讀、可擦寫等三種類型。
2、電子文件歸檔應選擇記錄載體。電子文件的存儲及歸檔應使用記錄載體。盡管從理論上講，數字信息不隨著時間而衰減，但載體的選擇仍是一個重要問題，選擇不當會造成信息很快丟失，甚至造成維護、轉換的極大困難。
選擇載體的依據是：（1）盡量選擇有國際和國家標準的載體；（2）有發展前途的，其使用的軟硬件應有多個供應渠道；（3）載體內在性能穩定。耐久性得到公認；（4）能較方便地進行保護；（5）載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；（6）能較容易地檢測出載體的質變現象，以便能在載體變化之前將文件復制到新的載體上。
要根據實際情況選用載休。無論是辦公自動化（OA）過程中還是輔助設計（CAD）中產生的電子文件，以及網絡傳輸的電子文件，在其存儲和下載時都是保存在載體上。在歸檔前的一段時期可存在軟盤、磁帶上，或存在大容量的可擦除光盤上，這樣做比較經濟。電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應選擇標準化程度高、性能穩定、有發展前途、價格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。對于大量的CAD設計產品，可用一次寫式光盤，對于OA產生的電子檔案也可選用只讀式和一次寫入式光盤或磁帶。軟盤不能作為長期保存的電子檔案的載體。對于永久保存的特別珍貴的電子檔案，則應轉到紙或縮微膠片上，因為電子檔案載體不穩定性及相應的軟硬件設備生命周期短是眾所周知的。
十 電子檔案的保存與維護
電子檔案的特性不同于紙質檔案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存，維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。
第一，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
第二，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編徘上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。
因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。
第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。可采用以下三種方法：一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的永久保存方法。
第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。
第五，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于四年。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。
對電子檔案的有效保存與維護，是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應 充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
十一 電子檔案的利用與管理
電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的管理措施才能夠實現。
1、電子檔案提供利用的方法。對檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。
（1）提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。
（2）通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
（3）直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢的一種方法。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少，這是可以解決的問題。
2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
（1）使用權限的審核。電子檔案利用所涉及到的人員有：檔案載體的保管人員；數據系統的管理人員；利用者及維護操作人員等。由于他們各自工作性質和責任的不同，因而對其進行使用權限審核是十分必要的。審核應由利用的決策者執行。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使用未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。
（2）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除經過編輯公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時間、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應作信息內容的消除處理。
（3）利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，而且同紙質檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應特別注意以下幾點：
一是采用的利用方式，應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行；三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換；四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；五是利用的系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。
對電子檔案的利用與利用管理，是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，就能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求。
