城市區檔案數據整合與共享
作者：湖南省湘潭市檔案局研究室主任、市檔案學會秘書長王徐球；湖南湘潭市委黨校檔案館員劉偉紅來源：中國檔案資訊網
檔案的集中統一管理，是我國60多年來實行的檔案管理模式和制度，它的基本要求是：各機關產生的檔案分別集中到機關檔案室保存，10年之后，各機關檔案室將長期保存的檔案再移交綜合檔案館保管，專業、部門檔案館的檔案則要滿30年移交綜合檔案館，實際上，大多數綜合檔案館沒有接收專業、部門檔案館的檔案。這種管理模式并沒有實現完全意義上的檔案的有效集中管理，檔案長期分散在各單位﹑各專業部門檔案館，如果信息流通不暢，極易形成“信息孤島”，事實上，現在已經形成了許多“信息孤島”， 嚴重影響了檔案信息的交流和利用。因此，實行集約化管理，整合檔案數據，實現檔案信息共享，值得檔案界密切關注和研究。
一、分散管理和集中管理的利弊
分散管理模式，它的信息系統如下：
檔案形成者 局檔案利用者
分析以上的信息流程，我們不難發現：1.檔案的形成者既是檔案的管理者，又是利用者。2.檔案信息系統有多個信息流程，并且相互交叉重復。3.檔案資源分散，不能為社會提供系統全面的信息。顯然，這是一種低端的﹑效率不高的信息管理系統。
21世紀以來，不少檔案部門認識到了這種管理模式的弊端，對檔案資源整合進行了改革和探索，涌現出了區域內檔案大集中、“一站式”服務的安徽“和縣模式”；城建﹑房產﹑綜合檔案館“三館合一”的廣東“順德模式”；現行文件集中統一管理與利用的“深圳模式”等。這些模式的信息系統如下：
檔案形成者 檔案利用者
以上信息系統具有這樣幾個特點：1.檔案形成部門不再保存檔案，避免了館庫﹑設備的重復建設，節約了費用。2.檔案信息集中控制管理，減少了信息流的重復交錯，提高了信息服務的效率和質量。3.由于資源統一管理，有利于統一質量標準，統一管理系統，統一開發利用，實現專業化管理與服務。這些特點構成了檔案資源集約化管理的優勢。
二、城市區檔案數據整合與共享的對策
城市區范圍不大，辦公駐地比較集中，具備檔案數據資源集約化管理與共享的有利條件。筆者認為，實現城市區檔案數據整合與共享，必須做好以下幾項工作：
（一）建立檔案數據集中統一管理體制機制
1．組織領導。成立區數據資源集約化管理與服務領導小組，研究決定檔案數據整合工作中的重要問題。領導小組下設辦公室，與區檔案局合署辦公，負責召集相關部門的聯席會議，協調檔案數據整合工作。區文件中心履行檔案數據統一管理、保管與維護、開發與利用職責。
2．整合資源。區直各單位檔案室將已有的檔案整體移交區文件中心。以后產生的具有永久、30年保存價值的文件，即時向區文件中心報送兩套（一份紙質，一份電子版）。電子文件實行在線報送，應與紙質文件具有準確無誤的對應關系。區文件中心統一整理歸檔，各單位可留一份電子版作為備份。
（二）加強集中統一管理制度建設
明確檔案局、館與各單位收集、管理、移交和利用工作中的關系與職責，以及電子檔案移交、歸檔等工作流程，制定網絡管理辦法規范等。建立健全安全保密制度和措施，保證利用者遵守保密規定，在權限規定范圍內安全使用；強化檔案數據的安全管理，檔案信息的網絡開發與傳播，設定嚴格規范的審核流程與監督機制；電子文件的存儲、保管與利用、信息的網絡應用與物理隔絕，由專人負責，涉密文件目錄和原文數據，一律不準上網，嚴防電子文檔外泄。確保各類數據及時、齊全、完整收集、順利移交和有效管理、利用。
（三）建立標準統一的檔案信息管理系統
1．區信息化辦要把檔案信息化建設納入區電子政務建設的總體規劃，支持檔案部門依托電子政務網絡平臺，使用統一的“數字檔案管理系統”，集中統一管理傳統載體檔案和電子文件。
2．構建數據集中統一管理網絡框架。實現“六統一”，即統一資源管理、統一質量標準、統一管理系統、統一開發利用、統一技術服務、統一管理制度。區文件中心建設三個檔案基礎數據庫（目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫），依托區電子政務網絡及硬件設施的支持，將檔案管理軟件與電子政務OA辦公系統進行無縫連接，使電子政務OA辦公系統中電子公文及時歸檔，實現黨政各單位之間電子檔案管理互聯互通。加強檔案數字化和數字檔案室、數字檔案館建設。
3．區文件中心根據不同的服務對象和檔案的開放程度，建立局域網，面向檔案工作人員和查檔人員的內部檔案利用服務平臺；利用區政務網，建設電子文件歸檔和檔案信息共享平臺；利用互聯網，建設面向社會公眾的公共檔案信息服務平臺。各單位領導、工作人員和社會公眾，可通過不同的服務平臺，在用戶權限內實現檔案信息閱讀、檢索或打印等。同時，實行檔案利用申請、授權、查詢、取證全程服務，為廣大人民群眾提供方便、快捷、高效的檔案信息。
