1.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案特點(diǎn)
1.1涉及面廣內(nèi)容豐富
開發(fā)建設(shè)一個項(xiàng)目從前期調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、營銷、銷售、物業(yè)管理等方面涉及多個領(lǐng)域和部門。有企業(yè)外部也有企業(yè)內(nèi)部：企業(yè)外部有發(fā)改、土地、規(guī)劃、住建、市政公用事業(yè)等多個政府管理部門和銀行等金融投資企業(yè)；企業(yè)內(nèi)部有各個部門和相應(yīng)的下屬企業(yè)、合作單位等。從內(nèi)容看，有記錄企業(yè)成長發(fā)展的企業(yè)管理、人事、財(cái)務(wù)、聲像等檔案；有企業(yè)主要業(yè)務(wù)檔案如：拆遷、投標(biāo)、開發(fā)項(xiàng)目工程檔案；房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、項(xiàng)目營銷檔案和物業(yè)管理檔案等。所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)形成的檔案具有涉及部門多、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。
1.2形成時間跨度大
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案以工程項(xiàng)目檔案為主。一個項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)，從調(diào)研、立項(xiàng)、決策等前期工作到設(shè)計(jì)、施工、竣工、銷售及交付入住，至少要經(jīng)過三至四年時間，分期開發(fā)的綜合項(xiàng)目時間需要更長。每個項(xiàng)目的檔案資料，在項(xiàng)目未竣工前都分散在各部門及參建單位。只有項(xiàng)目結(jié)束竣工驗(yàn)收后，各部門及參建單位才會將材料預(yù)整理后交給企業(yè)綜合部門。所以檔案形成時間跨度大、周期長是房地產(chǎn)檔案的另一個特點(diǎn)。
1.3專業(yè)性強(qiáng)機(jī)密度高
從事經(jīng)營活動部門形成的檔案主要包括征地拆遷、土地轉(zhuǎn)出讓、房產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)、房產(chǎn)營銷出售、出租、房地產(chǎn)抵押等內(nèi)容。作為經(jīng)營活動保障的法務(wù)部要產(chǎn)生大量談判、協(xié)調(diào)、籌劃等合同文本以及法律事務(wù)文件等，所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性，這也是檔案不能及時收集歸檔，分散在經(jīng)辦部門經(jīng)辦人中手中的主要原因。
二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案工作存在的問題
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理層對檔案工作的關(guān)注度不高
目前房企的關(guān)注點(diǎn)多集中在項(xiàng)目開發(fā)、房屋銷售和土地儲備上，注重經(jīng)濟(jì)效益、市場份額、消費(fèi)者認(rèn)可度等。一些部門管理人員對檔案工作了解不多，往往不夠支持和配合，存在檔案資料收集不齊全完整、歸檔不及時等問題。尤其是涉及到投資的前期調(diào)研、投資合同等是高度的商業(yè)秘密，往往一直由經(jīng)辦人員保管，致使企業(yè)檔案管理不集中統(tǒng)一，檔案資料不完整，影響開發(fā)利用。
2.傳統(tǒng)的管理手段方法與企業(yè)自身快速發(fā)展不協(xié)調(diào)
早期的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，主要是建房賣房。前期工作主要與政府機(jī)關(guān)打交道，這一階段產(chǎn)生的主要是文書檔案，后期產(chǎn)生的是工程、拆遷、銷售等檔案。雖然門類多，數(shù)量龐大，但是對一個業(yè)務(wù)熟悉的檔案人員憑自身的工作經(jīng)驗(yàn)還是可以把控和勝任的。現(xiàn)在房地產(chǎn)進(jìn)入了新常態(tài)，許多房開企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級。如我公司除在城市開發(fā)樓盤外，還布局小鎮(zhèn)建設(shè)，開拓美國西雅圖等海外市場，積極對外多元投資，包括互聯(lián)網(wǎng)+、生物醫(yī)藥、新能源及工業(yè)4.0等，全面開啟了多元發(fā)展的新藍(lán)圖。對這些工作產(chǎn)生的檔案如何全方位地納入公司的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理？目前還沒有很好的經(jīng)驗(yàn)可借鑒參考。
3.檔案的挖掘利用與企業(yè)品牌文化建設(shè)的需求不適應(yīng)
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有它自身的發(fā)展規(guī)律，往往有三個階段：創(chuàng)業(yè)伊始、站穩(wěn)腳跟；品牌醞釀、提升品質(zhì)；做強(qiáng)做大、多元發(fā)展等階段。如我公司創(chuàng)建之初，開發(fā)產(chǎn)品立足于百姓安居樂業(yè)的基本需求，考慮最多的是建造接地氣的房子。第二階段，企業(yè)更注重標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，提升品質(zhì)，注重品牌形象的塑造。第三階段在加強(qiáng)主業(yè)，布局全國的同時，注重多元發(fā)展。當(dāng)企業(yè)躍過了第一階段發(fā)展到第二第三階段，就需要不斷提高社會的認(rèn)可度、行業(yè)的影響力、業(yè)主的美譽(yù)度。通過挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏的人文歷史，開發(fā)利用其中蘊(yùn)含的文化價值，可以展示企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，塑造社會信賴的房地產(chǎn)品牌。但是目前大部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案人員只能是在日常的基礎(chǔ)工作上進(jìn)行重復(fù)性的勞動，在檔案的開發(fā)利用展示企業(yè)文化方面作為甚少。
三、新時期加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的對策及措施
1.提高檔案意識，實(shí)現(xiàn)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步
以我公司為例，從1992開始的10年，是“走小步，不停步，年年有進(jìn)步”。2001-2010年，公司發(fā)展是“走小步，不停步，抓住機(jī)會邁大步”。2010-至今，集團(tuán)公司是“走穩(wěn)步，不停步，抓住機(jī)會就跑步”。在做強(qiáng)做優(yōu)主業(yè)的同時，開始商業(yè)代建，開拓新盈利模式，成立普特投資，駛向資本市場。集?F未來的工作重點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了變化，公司高層領(lǐng)導(dǎo)要求我們檔案管理模式和理念及時更新調(diào)整，以適應(yīng)公司發(fā)展的節(jié)奏和需要。
2.理順管理體制，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的條件
為了適應(yīng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)展的新常態(tài)需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就必須站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用長遠(yuǎn)的目光，采用科學(xué)、有效的管理體制手段，依法開展企業(yè)檔案工作。要把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，單位的工作日程。要對管理企業(yè)資產(chǎn)一樣對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使之能適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要。增加檔案人員的配備，加大檔案管理的資金投入力度、改善檔案的保管條件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的保護(hù)環(huán)境，保證企業(yè)檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。
3.主動延伸服務(wù)，發(fā)揮檔案在品牌形象塑造中的作用
企業(yè)檔案與經(jīng)營管理的最佳結(jié)合點(diǎn)，在于“利用”檔案。因此要做好檔案利用服務(wù)工作。一要完善基礎(chǔ)管理，用一流的管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；二要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，做到企業(yè)各項(xiàng)工作開展到哪里，檔案工作延伸到哪里。日前，我公司在對產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的嘗試和實(shí)踐中，檔案工作充當(dāng)了一個重要的使者：在新盤“濱江信達(dá)壹品”中開啟一項(xiàng)新工作，為每套房子設(shè)立個性檔案，從設(shè)計(jì)、施工、內(nèi)部裝修到交付，每個環(huán)節(jié)都拍照記錄在冊。這既是檔案工作，也是營銷工作或者公司品牌建設(shè)工作。從公司產(chǎn)品質(zhì)量管理方面來看它是標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的內(nèi)容，有了這些檔案，以后的樓盤開發(fā)便可以復(fù)制；從公司美譽(yù)度建設(shè)方面看是對業(yè)主口碑和滿意度的堅(jiān)決維護(hù)。因此檔案工作為公司品牌形象塑造起到了積極主動服務(wù)的作用。
1.1涉及面廣內(nèi)容豐富
開發(fā)建設(shè)一個項(xiàng)目從前期調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、營銷、銷售、物業(yè)管理等方面涉及多個領(lǐng)域和部門。有企業(yè)外部也有企業(yè)內(nèi)部：企業(yè)外部有發(fā)改、土地、規(guī)劃、住建、市政公用事業(yè)等多個政府管理部門和銀行等金融投資企業(yè)；企業(yè)內(nèi)部有各個部門和相應(yīng)的下屬企業(yè)、合作單位等。從內(nèi)容看，有記錄企業(yè)成長發(fā)展的企業(yè)管理、人事、財(cái)務(wù)、聲像等檔案；有企業(yè)主要業(yè)務(wù)檔案如：拆遷、投標(biāo)、開發(fā)項(xiàng)目工程檔案；房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、項(xiàng)目營銷檔案和物業(yè)管理檔案等。所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)形成的檔案具有涉及部門多、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。
1.2形成時間跨度大
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案以工程項(xiàng)目檔案為主。一個項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)，從調(diào)研、立項(xiàng)、決策等前期工作到設(shè)計(jì)、施工、竣工、銷售及交付入住，至少要經(jīng)過三至四年時間，分期開發(fā)的綜合項(xiàng)目時間需要更長。每個項(xiàng)目的檔案資料，在項(xiàng)目未竣工前都分散在各部門及參建單位。只有項(xiàng)目結(jié)束竣工驗(yàn)收后，各部門及參建單位才會將材料預(yù)整理后交給企業(yè)綜合部門。所以檔案形成時間跨度大、周期長是房地產(chǎn)檔案的另一個特點(diǎn)。
1.3專業(yè)性強(qiáng)機(jī)密度高
從事經(jīng)營活動部門形成的檔案主要包括征地拆遷、土地轉(zhuǎn)出讓、房產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)、房產(chǎn)營銷出售、出租、房地產(chǎn)抵押等內(nèi)容。作為經(jīng)營活動保障的法務(wù)部要產(chǎn)生大量談判、協(xié)調(diào)、籌劃等合同文本以及法律事務(wù)文件等，所以房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性和機(jī)密性，這也是檔案不能及時收集歸檔，分散在經(jīng)辦部門經(jīng)辦人中手中的主要原因。
二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案工作存在的問題
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理層對檔案工作的關(guān)注度不高
目前房企的關(guān)注點(diǎn)多集中在項(xiàng)目開發(fā)、房屋銷售和土地儲備上，注重經(jīng)濟(jì)效益、市場份額、消費(fèi)者認(rèn)可度等。一些部門管理人員對檔案工作了解不多，往往不夠支持和配合，存在檔案資料收集不齊全完整、歸檔不及時等問題。尤其是涉及到投資的前期調(diào)研、投資合同等是高度的商業(yè)秘密，往往一直由經(jīng)辦人員保管，致使企業(yè)檔案管理不集中統(tǒng)一，檔案資料不完整，影響開發(fā)利用。
2.傳統(tǒng)的管理手段方法與企業(yè)自身快速發(fā)展不協(xié)調(diào)
早期的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，主要是建房賣房。前期工作主要與政府機(jī)關(guān)打交道，這一階段產(chǎn)生的主要是文書檔案，后期產(chǎn)生的是工程、拆遷、銷售等檔案。雖然門類多，數(shù)量龐大，但是對一個業(yè)務(wù)熟悉的檔案人員憑自身的工作經(jīng)驗(yàn)還是可以把控和勝任的。現(xiàn)在房地產(chǎn)進(jìn)入了新常態(tài)，許多房開企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級。如我公司除在城市開發(fā)樓盤外，還布局小鎮(zhèn)建設(shè)，開拓美國西雅圖等海外市場，積極對外多元投資，包括互聯(lián)網(wǎng)+、生物醫(yī)藥、新能源及工業(yè)4.0等，全面開啟了多元發(fā)展的新藍(lán)圖。對這些工作產(chǎn)生的檔案如何全方位地納入公司的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理？目前還沒有很好的經(jīng)驗(yàn)可借鑒參考。
3.檔案的挖掘利用與企業(yè)品牌文化建設(shè)的需求不適應(yīng)
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有它自身的發(fā)展規(guī)律，往往有三個階段：創(chuàng)業(yè)伊始、站穩(wěn)腳跟；品牌醞釀、提升品質(zhì)；做強(qiáng)做大、多元發(fā)展等階段。如我公司創(chuàng)建之初，開發(fā)產(chǎn)品立足于百姓安居樂業(yè)的基本需求，考慮最多的是建造接地氣的房子。第二階段，企業(yè)更注重標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，提升品質(zhì)，注重品牌形象的塑造。第三階段在加強(qiáng)主業(yè)，布局全國的同時，注重多元發(fā)展。當(dāng)企業(yè)躍過了第一階段發(fā)展到第二第三階段，就需要不斷提高社會的認(rèn)可度、行業(yè)的影響力、業(yè)主的美譽(yù)度。通過挖掘企業(yè)檔案中蘊(yùn)藏的人文歷史，開發(fā)利用其中蘊(yùn)含的文化價值，可以展示企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，塑造社會信賴的房地產(chǎn)品牌。但是目前大部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案人員只能是在日常的基礎(chǔ)工作上進(jìn)行重復(fù)性的勞動，在檔案的開發(fā)利用展示企業(yè)文化方面作為甚少。
三、新時期加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的對策及措施
1.提高檔案意識，實(shí)現(xiàn)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步
以我公司為例，從1992開始的10年，是“走小步，不停步，年年有進(jìn)步”。2001-2010年，公司發(fā)展是“走小步，不停步，抓住機(jī)會邁大步”。2010-至今，集團(tuán)公司是“走穩(wěn)步，不停步，抓住機(jī)會就跑步”。在做強(qiáng)做優(yōu)主業(yè)的同時，開始商業(yè)代建，開拓新盈利模式，成立普特投資，駛向資本市場。集?F未來的工作重點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了變化，公司高層領(lǐng)導(dǎo)要求我們檔案管理模式和理念及時更新調(diào)整，以適應(yīng)公司發(fā)展的節(jié)奏和需要。
2.理順管理體制，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的條件
為了適應(yīng)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)展的新常態(tài)需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就必須站在企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用長遠(yuǎn)的目光，采用科學(xué)、有效的管理體制手段，依法開展企業(yè)檔案工作。要把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，單位的工作日程。要對管理企業(yè)資產(chǎn)一樣對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使之能適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要。增加檔案人員的配備，加大檔案管理的資金投入力度、改善檔案的保管條件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的保護(hù)環(huán)境，保證企業(yè)檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。
3.主動延伸服務(wù)，發(fā)揮檔案在品牌形象塑造中的作用
企業(yè)檔案與經(jīng)營管理的最佳結(jié)合點(diǎn)，在于“利用”檔案。因此要做好檔案利用服務(wù)工作。一要完善基礎(chǔ)管理，用一流的管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；二要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，做到企業(yè)各項(xiàng)工作開展到哪里，檔案工作延伸到哪里。日前，我公司在對產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的嘗試和實(shí)踐中，檔案工作充當(dāng)了一個重要的使者：在新盤“濱江信達(dá)壹品”中開啟一項(xiàng)新工作，為每套房子設(shè)立個性檔案，從設(shè)計(jì)、施工、內(nèi)部裝修到交付，每個環(huán)節(jié)都拍照記錄在冊。這既是檔案工作，也是營銷工作或者公司品牌建設(shè)工作。從公司產(chǎn)品質(zhì)量管理方面來看它是標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的內(nèi)容，有了這些檔案，以后的樓盤開發(fā)便可以復(fù)制；從公司美譽(yù)度建設(shè)方面看是對業(yè)主口碑和滿意度的堅(jiān)決維護(hù)。因此檔案工作為公司品牌形象塑造起到了積極主動服務(wù)的作用。
