(一九九一年五月八日)

第一章總則

　　第一條為了搞好審計文件材料的立卷歸檔工作，并使之制度化、規(guī)范化，根據(jù)審計署、國家檔案局《關(guān)于審計檔案管理工作的規(guī)定》，制定本程序。

　　第二條堅持誰審計誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作責任制。立卷歸檔工作應列入項目審計計劃，由審計組指定專人負責文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計、邊收集整理，審結(jié)卷成。

　　第三條認真貫徹審計監(jiān)督和行政管理兩類文件材料分開立卷的原則，準確劃分兩者的界限，以保證審計檔案的系統(tǒng)性和完整性。

　　第四條審計檔案卷質(zhì)量的基本要求是完整和精煉。

　　“完整”的要求是：

　　(一)每一年度執(zhí)行審計項目計劃所形成的審計文件材料，均應收集齊全。

　　(二)每一審計項目所形成的文件材料，均應收集齊全。

　　(三)每一案卷重要文件的各種稿本，均應收集齊全。

　　“精煉”的要求是，在立卷過程中嚴格按文件材料保存價值決定取舍，應做到：

　　(一)按職能分類，防止審計監(jiān)督和行政管理兩類文件混合立卷和不必要的重復性立卷。

　　(二)對審計證明材料，應以審計報告所列問題的需要為標準，區(qū)分經(jīng)過核實和未經(jīng)過核實、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍；與審計報告所列問題無關(guān)或未經(jīng)核實的材料，均不立卷。

　　(三)對各種審計文書的歷次修改稿，除有重要內(nèi)容的修改稿應立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。

第二章收集整理

　　第五條審計項目確定后，有關(guān)人員應立即制訂該項目文件材料的收集整理工作計劃，做好準備工作。

　　第六條按照邊審計、邊收集整理、審結(jié)卷成的要求，從確定審計項目開始，即應對每個審計程序上形成的文件材料，隨時加以收集，并存放于事先準備好的該審計項目文件夾(袋)中，以備整理、選用。

　　第七條凡記錄和反映審計機關(guān)在履行審計職能活動中直接形成的文件、電報、信函、憑證、筆錄的原件及其復制件，照片、音像磁帶，以及與審計事項有關(guān)的其它文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。具體是：

　　(一)上級機關(guān)對審計立項的指示、批示和下達的審計項目任務文件。

　　(二)審計通知書。

　　(三)審計報告(或復審意見)，審計機關(guān)審定審計報告(復審意見)的會議紀要或會議記錄摘要。

　　(四)審計報告所列問題的證明材料。

　　(五)被審計單位對審計報告的書面意見。

　　(六)有關(guān)審計處理的請示，審計事項的報告及上級機關(guān)的批復、批示。

　　(七)審計(含復審)結(jié)論和決定或?qū)徲嬕庖娡ㄖ獣?/p>

　　(八)被審計單位關(guān)于執(zhí)行審計結(jié)論和決定情況的報告。

　　(九)罰款、沒收款、扣繳款，停止撥款、貸款，凍結(jié)銀行存款，封存帳冊等文書及回執(zhí)。

　　(十)被審計單位對審計結(jié)論和決定的復審申請，對審計(含復審)結(jié)論和決定的申訴材料；有關(guān)人員對審計(含復審)結(jié)論和決定的申訴材料。

　　(十一)依法作出審計結(jié)論和決定的法規(guī)目錄或摘要，上級機關(guān)有關(guān)本項目問題處理的政策界限。

　　(十二)有關(guān)本審計項目的情況報告、通報。

　　(十三)審計調(diào)查報告及有關(guān)文件材料。

　　(十四)各種調(diào)查取證材料。

　　(十五)移交處理意見書。

　　(十六)群眾來信或來訪記錄。

　　(十七)項目審計計劃或?qū)徲嫹桨福嘘P(guān)本項目計劃安排方面的意見、請示、報告、批復和其它有關(guān)材料。

　　(十八)與本項目有關(guān)的其它材料。

　　第八條不歸檔文件材料的范圍：

　　(一)與本項目無關(guān)的文件材料。

　　(二)未用作審計報告所列問題依據(jù)的文件材料。

　　(三)未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。

　　(四)審計過程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。

　　(五)重份文件材料。

　　第九條在審計文件材料的整理工作中，應根據(jù)文件材料的保存價值及其相互之間的歷史聯(lián)系，并以審計報告所列問題的需要為標準，對需要立卷的文件材料，特別是證明材料，要進行嚴格的鑒別和挑選；對其中不必立卷歸檔但有參考價值的文件材料，可作為資料保存。

　　第十條按照審計法規(guī)、審計取證、文書處理的有關(guān)規(guī)定，對確定立卷歸檔的文件材料，應檢查有關(guān)程序和簽批認定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應予補救。

第三章立卷組合

　　第十一條按職能分類。立卷時，先劃清審計監(jiān)督和行政管理活動所形成的兩種不同文件材料之間的界限，分別按各自的要求立卷。遇有兩類文件材料相互交叉或難以區(qū)分時，應根據(jù)完整、精煉的要求，認真分析、鑒別，酌情處理；必要時，個別文件可在審計和文書兩類案卷中同時立卷。

　　第十二條按項目立卷。對應立卷歸檔的文件材料，根據(jù)審計項目的不同情況和便于管理的需要，采用不同的方法立卷：

　　(一)以項目為單位進行立卷。一個審計項目的文件材料應立成一卷或數(shù)卷，一般不得把兩個或兩個以上項目的文件材料合并立成一卷。除利用外資審計項目外，跨年度結(jié)束的審計事項，放于審計結(jié)束的年度立卷。

　　(二)承包經(jīng)營責任審計和廠長(經(jīng)理)經(jīng)濟責任審計，按單位、人名和審計年度分別立卷。

　　(三)定期審計，按被審計單位和年度立卷。一個年度內(nèi)被審計單位的材料普遍較少時，可將這些單位的材料分別裝訂成薄卷，放在同一卷盒內(nèi)。

　　(四)行業(yè)審計，本機關(guān)直接審計形成的文件材料，與下級審計機關(guān)報送的有關(guān)審計情況報告和本機關(guān)的綜合材料，應分別立卷。

　　(五)專項資金審計，利用外資審計，按項目和年度立卷。

　　(六)審計調(diào)查按專題立卷，視材料的多少立成一卷或數(shù)卷，材料少時可將幾個專題材料合并立卷。

　　(七)復審文件材料由辦理復審的審計機關(guān)立卷。抄送給原審計機關(guān)的復審文件材料與原審計結(jié)論和決定在同一年度的，與其合并立卷；不在同一年度的，另行立卷。

　　(八)審計過程中，移送外單位處理的有關(guān)事項的文件材料。審計機關(guān)應根據(jù)有關(guān)規(guī)定，將原件或復印件隨該審計項目文件材料立卷。

　　第十三條按單元排列。卷內(nèi)文件的排列順序，一般采用單元排列法。即將需立卷歸檔的文件材料分為結(jié)論性文件材料、證明性材料和立項性文件材料三個單元，每個單元內(nèi)再根據(jù)不同情況和需要按不同順序排列。

　　第一單元結(jié)論性文件材料，逆審計程序結(jié)合重要程序排列；

　　(一)向上級機關(guān)報送的有關(guān)本項目的審計情況報告。

　　(二)審計(含復審)結(jié)論和決定或?qū)徲嬕庖娡ㄖ獣?/p>

　　(三)被審計單位執(zhí)行審計結(jié)論和決定情況的報告及罰款、沒收款、扣繳款回執(zhí)。

　　(四)有關(guān)審計處理的請示，審計事項的報告及上級機關(guān)的批復、批示。

　　(五)審計報告(含復審意見)及審計機關(guān)審定審計報告(復審意見)的會議紀要或會議記錄摘要。

　　(六)被審計單位對審計報告的書面意見。

　　(七)被審計單位對審計結(jié)論和決定的復審申請，對審計(含復審)結(jié)論和決定的申訴材料；有關(guān)人員對審計(含復審)結(jié)論和決定的申訴材料。

　　(八)停止撥款、貸款，凍結(jié)銀行存款，封存帳冊的文書及回執(zhí)。

　　(九)有關(guān)本項目的通報。

　　(十)移送處理意見書。

　　第二單元證明性材料，按其所證明的審計報告所列問題的次序排列：

　　(十一)審計證實問題匯總記錄(證實審計報告所列問題的匯總文字或表格)。

　　(十二)審計證實問題分項記錄(證實審計報告所列問題之一的原始憑證、審計工作記錄及調(diào)查證明性材料)。

　　(十三)依法作出審計結(jié)論和決定的法規(guī)目錄或摘要、上級機關(guān)有關(guān)本項目問題處理的政策界限。

　　第三單元立項性文件材料，按文件產(chǎn)生的先后順序排列：

　　(十四)上級機關(guān)對項目審計任務的指示和部署意見。

　　(十五)群眾來信或來訪的記錄。

　　(十六)本項目的審計計劃或?qū)徲嫹桨浮?/p>

　　(十七)審計通知書。

　　第十四條卷內(nèi)文件的排列，一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，修改在后。

第四章立卷編目

　　第十五條以卷為單位，對卷內(nèi)文件材料逐頁在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯數(shù)字順序編寫頁號。

　　第十六條卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件材料的排列順序和內(nèi)容編寫：

　　第一欄，順序號：以文件材料排列先后順序逐件填寫。

　　第二欄，字號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。

　　第三欄，責任者：填寫對文件材料的署名者，即對文件材料負有責任的團體和個人。未署名的，應判定責任者。

　　第四欄，題名：即文件標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加“［］”。

　　第五欄，日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“　”號。

　　第六欄，頁號：填寫文件所在起止頁號。

　　第十七條案卷封面(見附圖)的印制與填寫：

　　(一)“全宗名稱”，印制或填寫立檔單位全稱或通用簡稱。

　　(二)“審計案卷題名”，即審計項目名稱，按照介詞“對”字、被審計單位名稱、審計事項的時間范圍和審計事項名稱的順序填寫。

　　(三)“審計時間”，填寫從制發(fā)審計通知書至下達審計結(jié)論和決定或?qū)徲嬕庖娡ㄖ獣钠鹬箷r間。

　　(四)“審計組負責人”，填寫審計組負責人姓名。

　　(五)“本項目共卷(第卷)，填本審計項目形成的案卷總數(shù)，本卷是其中第幾卷。

　　(六)“年月至年月”，填寫本卷文件材料形成的起止時間。

　　(七)“本卷共件頁”，填寫本卷文件材料的總件數(shù)和總頁數(shù)。

　　(八)“保管期限”，根據(jù)審計檔案保管期限表的規(guī)定劃注。

　　(九)“歸檔號”，填寫文書處理號。

　　(十)案卷封面采用長×寬為300mm×220mm規(guī)格，250克牛皮紙。

　　第十八條備考表的填寫；

　　(一)卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標注時間。

　　(二)立卷人：由立卷者簽名，并注明日期。

　　(三)檢查人：由審計組或?qū)徲嫎I(yè)務處室負責人簽名，并填寫檢查日期。

　　(四)立卷時間：填寫完成立卷的日期。

第五章案卷裝訂

　　第十九條案卷的裝訂應注意以下事項：

　　(一)拆除文件上的金屬物。

　　(二)破損和褪色的文件材料，應進行修補或復制。

　　(三)文件材料裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標準的十六開紙上。

　　(四)文件材料字跡難以辯認的，應附抄件并加以說明。

　　(五)文件材料是外文的，應附有中譯本。

　　(六)卷內(nèi)文件材料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件材料內(nèi)容的階段性分卷裝訂。

　　(七)裝訂時文件的右邊和下邊要取齊。

　　(八)裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁、不壓字。不損壞文件，不妨礙閱讀。

　　第二十條錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案，應逐件登記單位、時間、內(nèi)容、數(shù)量、制作者。

　　第二十一條證物能附卷保存的，應裝入卷內(nèi)或物品袋內(nèi)，袋上寫明名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷保存的，另行包裝封面，注明年度、內(nèi)容、檔號、審計項目標題等，連同案卷一并歸檔。有些證物不宜保存者，應拍成照片存檔。

第六章歸檔

　　第二十二條對立好的案卷，應有審計組負責人和檔案人員逐卷檢查，不符合要求的應予補救或返工。

　　第二十三條對立好的案卷由檔案部門與立卷部門共同研究，按有關(guān)規(guī)定劃注保管期限。

　　第二十四條案卷立好并經(jīng)驗收后，應按規(guī)定時間向機關(guān)檔案室移交。

　　第二十五條審計文件材料立卷工作完成后，未列入卷內(nèi)但有參考價值的材料，可由經(jīng)辦單位保存?zhèn)洳椋淮_實不需要保存的文件材料，應登記造冊，經(jīng)批準后銷毀。