袁增強
編者按
6月8日，中國科學院檔案工作會議在北京舉行。會上，來自中科院生物物理研究所的袁增強博士結合自身經歷和所見所聞、針對檔案工作在科學研究領域的重要性作了生動闡釋，并針對檔案工作提出建議。本期特刊登其發言內容，希望對大家有所幫助和啟發。
科技檔案是機關、團體、單位或個人在科技活動中形成、積累并作為歷史記錄整理保存的科技信息載體。它產生于科學研究、生產技術、基本建設和資源利用等科研與生產活動之中。科技檔案中儲藏著科研成果、技術秘密、原始數據、工藝方法、經驗教訓，以及尖端技術、新興學科、重大技術項目成果等，反映了科研工作的研究領域與研究方向，是科學儲備的一種形式。科技檔案凝結了科研人員在實踐中創造的新成果、新經驗、新思維。檔案信息服務與科技檔案管理對科學技術發展的重要性日益突出，檔案工作成為科研工作不可或缺的重要組成部分。科技檔案在保存歷史的同時，又為科研工作提供著支撐服務。下面我從作為一名科研人員的角度談一下我對檔案工作的認識和建議。
一、對檔案工作的認識
科研檔案具有科研工作和科研人才接續功能
科研工作的連續性，是科研工作的重要特點。科技檔案的科技人才接續功能十分明顯。在科研項目和課題研究中，科研人員以及學生的流動性很大，為了保證實驗的連續性，實驗數據的留存就非常重要。實驗室要求每個工作人員都保存好每天的實驗記錄，在發生人員變動時，方便工作交接。有些課題的研究是一個長期連續的過程，有的甚至長達數十年，研究過程中形成的實驗數據轉化成檔案，為后續的研究提供了方便。科研人員吸收科技檔案中的信息，一方面可以避免重復勞動，提高工作起點；另一方面在連續開展同類型的研究工作時，可以加快研究進程。另外，科研人員在實驗室的日常工作中留下大量的科研數據，有些結果并不能發表，但是作為檔案被留存下來，可以為相關實驗提供參考。查閱這些檔案可以讓后續的科學研究少走彎路。這是科研檔案在工作和人才接續功能方面最簡單、最實用的特點。
我是在哈佛醫學院攻讀的博士后，哈佛醫學院及其所在的波士頓實際上被稱為“鐵打的營盤，流水的兵”，因為世界各地的博士都聚集在此獲得訓練，然后再去往世界各地工作。人員的流動性大，突顯出檔案管理對保持科研工作延續性的重要性。因此，每個研究生、博士后以及技術人員都被要求將每個實驗的過程全部記載下來，形成完整的實驗記錄，以我所在實驗室的博士后為例，4—5年就會形成10—15本實驗記錄，不僅為撰寫科研論文積累了堅實、經得起查考的素材，更重要的是為后人的研究提供了參考和借鑒。
科技檔案具有借鑒性，具有憑證功能
科技檔案在科研管理工作中起著很重要的作用，例如，科研計劃的制訂，必須建立在原有的工作進度與基礎上；技術職務晉升和申報獎勵等，都必須以檔案為依據。另外檔案還具有法律效力，可作為法律憑證保護研究所的名譽及經濟利益。這樣的案例在現實工作中不勝枚舉，下面我列舉2個身邊發生的案例。
在2011年7月20日《科學時報》的要聞上，馮麗妃等記者發表了文章《湖南農業大學教授李宗軍涉嫌抄襲事件調查》。報道中的李宗軍教授為生物物理所博士后（導師為徐建興研究員），其涉嫌抄襲的事件是否與生物物理所有關，這關系到研究所的學術聲譽。所領導立即要求查閱檔案來證明該事件是否為李宗軍在生物物理所攻讀博士后期間所為。為了解決這一問題，生物物理所一共查閱了李宗軍的3份檔案，分別是《博士后申請表》《博士后研究人員工作期滿登記表》《博士后工作報告》。從《博士后申請表》看，李宗軍是內蒙古草原興發公司博士后流動站與生物物理所聯合培養的博士后；從《博士后研究人員工作期滿登記表》看，李宗軍攻讀博士后期間在《生物物理學報》《微生物學通報》《食品科學》上發表了4篇論文，均與被舉報涉嫌抄襲的論文《大腸桿菌生長溫度、膜脂肪酸組成和壓力抗性之間的關系》無關；從《博士后工作報告》看，涉嫌抄襲的論文《大腸桿菌生長溫度、膜脂肪酸組成和壓力抗性之間的關系》雖然列在出站工作報告的“待發表”論文之內，但是出站工作報告本身內容并未包括該論文所涉及的內容。這3份檔案對平息該事件、維護研究所榮譽起到了關鍵作用。
2012年3月21日，生物物理所退休研究員侯某某起訴生物物理所，聲稱：由于研究所監管失誤，導致他本人的經濟利益受損，主張研究所賠償他的經濟損失。研究所查閱檔案后，向法院提交了可以采信的證據，其中包括2份檔案：《“心復”合作開發技術合同》和《生物物理所第四屆所辦公司董事會第9次會議紀要》。從《“心復”合作開發技術合同》看，合同明確了收益分配的原則及比例，其中第六條第一款規定：“研究開發階段，階段性成果由合作雙方共有，生物物理所占60%，合作方國廣實業發展公司占40%”；第七條“利益分配”中規定：“取得新藥證書后，試生產期間，合作雙方共建藥業公司，其中生物物理所占15%，合作方占85%”。從《生物物理所第四屆所辦公司董事會第9次會議紀要》看，該紀要的第二項專門記錄了“心復”項目，對合作風險、利益分配、違約賠償等問題作了深入討論并給出了具體辦法。由于有以上證據，北京市第二中級人民法院于2012年6月20日作出判決：駁回候某某的訴訟請求，案件受理費11000元由侯某某負擔。這2份檔案對維護研究所的經濟利益發揮了重要作用。
另外，檔案在保護個人知識產權方面也起到了至關重要的作用。例如韓國黃禹錫、日本小保方晴子的造假事件引起了科學界的轟動，這一方面反映了現代科學研究領域存在的急功近利現象；另一方面也反映了科技檔案保管的不完整性。以上兩位科研人員盡管答應撤稿，但他們仍然堅持結論的正確性。如果，僅僅是如果，他們實驗室的檔案保存完整，完全有機會翻案。
科技檔案具有保存歷史的功能
哈佛大學是美國的第一所大學，成立于英殖民地時代的1636年，比美國建國要早140年。在哈佛大學成立的前300年中，它雄踞美國高校首席，培養了眾多社會政治活動家、學者和專家，它積累的重要檔案都保存在大學的圖書館手稿部。直到1938年，哈佛大學董事會才決定成立檔案館，并規定檔案館的任務是在校長領導下收集保管自學校成立以來的、與學校成長有關的全部檔案史料。哈佛大學檔案館館藏檔案非常豐富，包括大學自成立以來的全部行政、教學和學術檔案。不僅重視保存學校師生的各種學術成果，包括已出版論著的手稿和底稿，還積極征集已退休或去世教授的個人文稿。其中建校的立法文件——1650年英王最終承認哈佛大學的批準書，以及一直使用到1846年的學校大門巨鎖和配套的銅鑰匙（約重1kg），被視為哈佛大學權力的象征。從1846年起，歷任校長卸任時都要轉交銅鑰匙以示權力交接，儀式完畢送回檔案館繼續保存。
說實話，我去哈佛檔案館的次數非常少，一是因為博士后的工作緊張，二是很多資料很容易在網上獲取。然而一樁小事讓我認識了哈佛大學檔案館的厲害。我有一個朋友，他的爺爺是李鴻章的文職官員，相當于現在的秘書長，在甲午海戰之前寫了一本關于如何進行海戰的著作，但是由于各種原因，在國內所有的檔案館都找不到這本著作。他寫了一封Email請求我的幫助，我抱著試試看的心態去了哈佛大學檔案館，工作人員花了一個上午，終于在檔案館的中國書籍館找到了這本書，由于時間已過去100多年，書的顏色已經變黃，工作人員建議使用縮微膠片的方法復制這本書，并幫我找到專業人員，做了整本書的縮微膠片，僅僅花費了121美元。我依然記得當我的朋友和他的家人收到郵寄的縮微膠片時，全家喜極而泣的感動。因此，我對哈佛大學檔案館館藏檔案的豐富度由衷佩服。
二、對檔案工作的建議
要重視檔案工作
我國的科研事業正處在上升期，科研檔案的保管是不允許有半點馬虎的，假如我們國家任何一個領域出現如韓國的黃禹錫、日本的小保方晴子那樣的造假事件，對我們國家的科研事業將會是一個沉重的打擊。西方國家的科研隊伍一方面羨慕我們的進步，另一方面他們一直對我們的科研持有懷疑態度。例如對我們的投稿，第一直覺是不相信的。因此我們在科研檔案管理方面的任務非常艱巨，如何建立系統、規范、經得起考驗的檔案是我們國家、我們中科院要高度重視的工作。
要研究檔案工作中的新問題
面對當今科學研究的大數據時代，檔案工作也面臨著新的考驗。科學技術日益發展，科研儀器也迅速更新換代，相當一部分儀器測試出來的數據一開始就是數字化形式的，比如，數值、圖片、錄像、文檔等。我們常見的B超、心電圖、CT造影等，都是先有電子數據，然后才被打印、沖洗出來形成紙質的檢查單、彩色膠片等。生命科學中使用的基因測序、熒光成像、電子顯微鏡、腦核磁共振儀等也是同樣的道理。這些電子數據的產生過程中涉及很多問題，比如，要不要歸檔、如何標引、如何存儲、如何檢索、如何長期保存以及如何長期可讀？若無法應對這些挑戰，將是中科院檔案事業非常大的損失，希望科研一線工作者與專業的檔案工作人員一起努力，把有價值的檔案留存下來。
要完善檔案工作制度、加強宣傳
建議研究所健全科研檔案管理，并進行規范引導、系統監督，制定相應的獎懲制度。檔案人員要深入基層，了解一線科研人員的實際需求，根據不同學科和領域制定不同的檔案管理標準規范，不僅要重視科學規范地管理檔案，更要重視檔案宣傳工作，讓科研人員了解科技檔案的重要性，增強對科研論文、專利等數據歸檔的主動性。
（摘自2014年6月16日《中國檔案報》）
