中國人民大學檔案學院 李新利
我國企業檔案工作起步較晚，特別是目前我國的企業處于改革階段，企業檔案工作也面臨著重大挑戰。而美國是工業化發達的國家，其企業檔案工作有許多特點。本文試圖通過兩國企業檔案工作的比較，希望對我國企業檔案工作的發展和完善有所啟示。
由于中美兩國社會制度不同，經濟發展水平不同，因此企業檔案管理也就存在差異。
企業檔案管理體制
在我國，企業檔案工作實行集中統一管理，國家檔案行政管理部門對全國企業檔案工作實行宏觀調控，制定和完善企業檔案工作法規、制度和標準，各專業主管部門負責管理本行業的企業檔案工作，地方各級檔案行政管理部門負責管理本地區的企業檔案工作，結合本地區特點進行組織協調。這種管理體制使得企業檔案部門之間的聯系和交流主要是以行政性為主，體現出縱向管理的特征，其指導和領導色彩較濃，以行業為中心的企業檔案部門之間的聯系較為緊密，而跨行業的企業檔案管理部門之間的交流卻很少。
美國企業檔案管理體制屬于分散式管理，聯邦政府檔案機構對企業檔案工作沒有指導和監督的權力，全國企業檔案工作沒有統—的管理體系、管理要求和標準，企業檔案業務管理活動靈活性較大，企業檔案管理完全是企業自身的事情，只要在法律許可的范圍內，企業可以根據實際需要自主管理和處置自己的檔案，其他機構和個人無權干涉，但是這種隨意性也給企業檔案工作的持續穩定發展帶來一定困難，所以，在全美檔案工作者協會自發設立了企業檔案工作處，每年不定期召開企業檔案工作會議，交流經驗，相互促進，加強企業間檔案工作的聯系，因此，檔案工作者協會的紐帶作用就顯得尤為突出。
可以看出，中美兩國企業檔案工作管理體制各有利弊。我國企業檔案實行集中式管理，有利于檔案的規范管理，但由于受傳統計劃經濟體制的影響，檔案行政管理部門在履行其對企業檔案工作的指導和監督職責時，往往對企業檔案工作干預過多，使得企業檔案管理業務活動靈活性較小，受到的約束較大，發展放不開手腳；而且企業檔案部門之間的經驗交流也較少。隨著社會主義市場經濟體制和現代企業制度的建立，企業檔案部門之間的自發交流、多方位、多層次的交流會越來越多，我國應大膽借鑒美國經驗，吸取其積極的一面，為企業檔案部門之間的交流創造條件，如建立民間檔案交流協會，吸納企業檔案工作者加入，以定期開會等形式促進企業檔案工作者之間的交流。
企業檔案具體管理環節
1.收集：美國由于實行分散管理體制，企業檔案收集工作完全在于企業自身的重視。企業檔案機構一般是歷史檔案型，其職責除了負責管理企業檔案外，主要是研究企業發展史，這就使得企業檔案的收集工作主要著眼于通過多種渠道從社會上收集與企業發展相關的檔案資料，同時也導致企業文件管理和檔案管理的脫節，檔案部門只有保管檔案之職，沒有管理和監督文件歸檔之責，因此文件收集難是美國企業檔案工作面臨的較為棘手的問題。相比之下，我國企業文件管理和檔案管理之間的結合相對緊密，由于有統一的規章制度，企業檔案部門可以依照規定進行各種文件的收集工作，從制度上保證文件轉化為檔案的渠道暢通無阻，這是我國企業檔案工作的優勢，應當堅持；但是我國企業檔案部門在拓展收集渠道，從社會上征集與本企業歷史文化相關的檔案資料方面做得很不夠。
2.整理與鑒定：美國企業檔案的整理沒有統一的分類規則，各企業依據自己的實際情況設置相應的檔案分類類目，整理以充分尊重文件形成的自然狀態為前提，比較注重簡明實用，不強求外觀上的整齊劃一，檔案的具體整理工作大多臨時雇傭人員來進行。他們也十分注重檔案的鑒定，企業一般都編制自己的文件保管期限表，根據檔案價值的不同“區別對待”。對具有長期保存價值的文件十分重視，而對價值不大的文件仍放在文件箱中，不再進行整理。在我國，企業檔案的整理比較追求整齊劃一，在行業內編制統一的檔案分類方案，實行統一的分類代號，檔案工作大部分時間用于檔案的分類整理。企業檔案的鑒定主要依據企業檔案保期限表進行，企業依據國家通用保管期限表、專門保管期限表和專業保管期限表結合本單位實際情況制定本企業的檔案保管期限表，這種做法應當保持。美國企業在檔案整理方面的做法值得我們很好地借鑒。企業追求的是效益和效率，對信息服務的時效性要求越來越高，隨著企業信息化進程的加快，簡化文件歸檔整理要求，制訂比較實用的整理程序將是當務之急。
3．提供利用：美國經濟發達，因而企業檔案管理現代化程度較高，計算機技術在檔案部門應用很廣，檔案利用基本上實現了自動化檢索。我國現代化起步較晚，計算機技術僅僅在一部分企業得到應用。隨著經濟的發展，企業檔案管理現代化程度正在逐步提高。在對外提供利用方面二者有著相同之處，都奉行謹慎對外原則。美國尤其強調這一點，以免發生有損企業競爭力的事件，特別是對新聞界。另外，二者都比較注重利用檔案維護企業權益、樹立企業形象、擴大企業影響。隨著我國市場經濟體制的建立．企業在保護自身利益和信息披露方面，將有更嚴格的要求。近年來，我國企業機密泄漏事件時有發生，因此企業檔案工作要不斷完善相關制度，加強對企業自身利益的保護。
企業檔案的歸宿和最終流向
這里所說的企業檔案的歸宿和流向主要是指企業停頓破產后沒有被重組、兼并、購買改造、拍賣而滯存的檔案的流向問題。
在我國，企業停頓破產后檔案的處置基本上是根據1997年制訂的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》規定的原則進行的。企業破產后，屬產權范疇的檔案隨檔案所有者的變更而轉移，暫無去處的檔案要移交給企業上級主管部門或地方綜合檔案館保管。盡管《暫行辦法》已經出臺，仍有一些行業主管部門不知道這一規定或者有些檔案行政管理部門沒有積極主動地接收檔案，加上企業自身的檔案管理混亂等，造成了破產企業檔案的大量流失。另外，這一辦法僅僅是針對國有企業而言的，非國有企業停頓后檔案的處置和流向基本上還處于空白狀態，許多企業檔案由于未能得到妥善處置而流失嚴重。因此，企業檔案的歸宿和流向已成為一個較為嚴重和亟待解決的問題。
在美國，企業停頓破產以后，其檔案一般由公共性保存機構(如大學和歷史學會)保管。由大學和歷史學會主動收集保管企業檔案的傳統由來已久，“事實上，在美國第一個企業檔案館建立之前，大學和歷史學會已經收集了十多年的企業文件。1916年，哈佛大學率先系統收集企業文件，不久，其他大學也效仿了這種做法。”在經濟不景氣或者企業檔案館由于節省開支的需要不得不停辦檔案館的情況下，企業“并沒有消極地將企業的文件束之高閣或者全部銷毀，而是明智地將之轉送給公共性的保存機構，如高等院校圖書館或歷史學會。”
在國有企業檔案的歸宿和流向問題上，我國檔案行政管理部門積極介入并制訂相關的管理辦法是我們的優勢，而對非國有企業檔案歸宿和流向的處置，美國的做法值得我們借鑒。把企業停頓后“無家可歸”的檔案通過一定的方式轉送給公共保存機構，既能使企業檔案得到妥善保管，又有利于企業檔案的開發利用。當然，雙方要簽訂嚴密的協議，以免引起不必要的糾紛。
企業檔案的寄存
在我國，企業把自己的檔案交給檔案中介機構(“寄存中心”、“檔案事務所”，名稱不一)代為保管的現象是近年來才出現的，可以說，企業檔案保管逐步社會化是市場經濟發展到一定階段的必然產物。深圳市檔案寄存中心的建立首開了我國企業檔案寄存服務的先河，其建立的初衷就是為不愿或無力建立檔案室自已管理檔案的企業提供一個有效的檔案保管途徑，目前已取得一定成效。
在美國，企業檔案寄存服務已十分普遍。商業性文件中心就是由私人創辦的以贏利為目的的寄存機構，配備有現代化的文件存貯設施，專門為企業提供檔案寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好保管條件，可以說，美國商業性文件中心的運作是完全市場化的，它的發展已經比較成熟和完善。
與美國相比，我國企業檔案寄存服務還處于初級階段，它既不是行政意義上的寄存機構，也非完全意義上的商業性寄存機構。同時，檔案寄存服務還處于探索時期，難免會有這樣那樣的不足，我們要積極借鑒美國的經驗，使檔案寄存服務逐步規范化、市場化。
參考文獻：
[1] Susan C．Box． Business archives in the United
States Marketing in a changing environment.Janus．1997
[2]肖永英《美國企業檔案館的發展：在競爭中求生存》，北京檔案1999(8)．
[3]宮曉東主編，《企業檔案管理學》，高等教育出版社1999年第一版
[4]沈麗華，張永慧《美國企業檔案工作巡禮》，《檔案學通訊》1994(2)．
[5]張永慧，尚真《赴美考察企業檔案工作的啟示與思考》，《檔案學通訊》2000(2)
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期）
我國企業檔案工作起步較晚，特別是目前我國的企業處于改革階段，企業檔案工作也面臨著重大挑戰。而美國是工業化發達的國家，其企業檔案工作有許多特點。本文試圖通過兩國企業檔案工作的比較，希望對我國企業檔案工作的發展和完善有所啟示。
由于中美兩國社會制度不同，經濟發展水平不同，因此企業檔案管理也就存在差異。
企業檔案管理體制
在我國，企業檔案工作實行集中統一管理，國家檔案行政管理部門對全國企業檔案工作實行宏觀調控，制定和完善企業檔案工作法規、制度和標準，各專業主管部門負責管理本行業的企業檔案工作，地方各級檔案行政管理部門負責管理本地區的企業檔案工作，結合本地區特點進行組織協調。這種管理體制使得企業檔案部門之間的聯系和交流主要是以行政性為主，體現出縱向管理的特征，其指導和領導色彩較濃，以行業為中心的企業檔案部門之間的聯系較為緊密，而跨行業的企業檔案管理部門之間的交流卻很少。
美國企業檔案管理體制屬于分散式管理，聯邦政府檔案機構對企業檔案工作沒有指導和監督的權力，全國企業檔案工作沒有統—的管理體系、管理要求和標準，企業檔案業務管理活動靈活性較大，企業檔案管理完全是企業自身的事情，只要在法律許可的范圍內，企業可以根據實際需要自主管理和處置自己的檔案，其他機構和個人無權干涉，但是這種隨意性也給企業檔案工作的持續穩定發展帶來一定困難，所以，在全美檔案工作者協會自發設立了企業檔案工作處，每年不定期召開企業檔案工作會議，交流經驗，相互促進，加強企業間檔案工作的聯系，因此，檔案工作者協會的紐帶作用就顯得尤為突出。
可以看出，中美兩國企業檔案工作管理體制各有利弊。我國企業檔案實行集中式管理，有利于檔案的規范管理，但由于受傳統計劃經濟體制的影響，檔案行政管理部門在履行其對企業檔案工作的指導和監督職責時，往往對企業檔案工作干預過多，使得企業檔案管理業務活動靈活性較小，受到的約束較大，發展放不開手腳；而且企業檔案部門之間的經驗交流也較少。隨著社會主義市場經濟體制和現代企業制度的建立，企業檔案部門之間的自發交流、多方位、多層次的交流會越來越多，我國應大膽借鑒美國經驗，吸取其積極的一面，為企業檔案部門之間的交流創造條件，如建立民間檔案交流協會，吸納企業檔案工作者加入，以定期開會等形式促進企業檔案工作者之間的交流。
企業檔案具體管理環節
1.收集：美國由于實行分散管理體制，企業檔案收集工作完全在于企業自身的重視。企業檔案機構一般是歷史檔案型，其職責除了負責管理企業檔案外，主要是研究企業發展史，這就使得企業檔案的收集工作主要著眼于通過多種渠道從社會上收集與企業發展相關的檔案資料，同時也導致企業文件管理和檔案管理的脫節，檔案部門只有保管檔案之職，沒有管理和監督文件歸檔之責，因此文件收集難是美國企業檔案工作面臨的較為棘手的問題。相比之下，我國企業文件管理和檔案管理之間的結合相對緊密，由于有統一的規章制度，企業檔案部門可以依照規定進行各種文件的收集工作，從制度上保證文件轉化為檔案的渠道暢通無阻，這是我國企業檔案工作的優勢，應當堅持；但是我國企業檔案部門在拓展收集渠道，從社會上征集與本企業歷史文化相關的檔案資料方面做得很不夠。
2.整理與鑒定：美國企業檔案的整理沒有統一的分類規則，各企業依據自己的實際情況設置相應的檔案分類類目，整理以充分尊重文件形成的自然狀態為前提，比較注重簡明實用，不強求外觀上的整齊劃一，檔案的具體整理工作大多臨時雇傭人員來進行。他們也十分注重檔案的鑒定，企業一般都編制自己的文件保管期限表，根據檔案價值的不同“區別對待”。對具有長期保存價值的文件十分重視，而對價值不大的文件仍放在文件箱中，不再進行整理。在我國，企業檔案的整理比較追求整齊劃一，在行業內編制統一的檔案分類方案，實行統一的分類代號，檔案工作大部分時間用于檔案的分類整理。企業檔案的鑒定主要依據企業檔案保期限表進行，企業依據國家通用保管期限表、專門保管期限表和專業保管期限表結合本單位實際情況制定本企業的檔案保管期限表，這種做法應當保持。美國企業在檔案整理方面的做法值得我們很好地借鑒。企業追求的是效益和效率，對信息服務的時效性要求越來越高，隨著企業信息化進程的加快，簡化文件歸檔整理要求，制訂比較實用的整理程序將是當務之急。
3．提供利用：美國經濟發達，因而企業檔案管理現代化程度較高，計算機技術在檔案部門應用很廣，檔案利用基本上實現了自動化檢索。我國現代化起步較晚，計算機技術僅僅在一部分企業得到應用。隨著經濟的發展，企業檔案管理現代化程度正在逐步提高。在對外提供利用方面二者有著相同之處，都奉行謹慎對外原則。美國尤其強調這一點，以免發生有損企業競爭力的事件，特別是對新聞界。另外，二者都比較注重利用檔案維護企業權益、樹立企業形象、擴大企業影響。隨著我國市場經濟體制的建立．企業在保護自身利益和信息披露方面，將有更嚴格的要求。近年來，我國企業機密泄漏事件時有發生，因此企業檔案工作要不斷完善相關制度，加強對企業自身利益的保護。
企業檔案的歸宿和最終流向
這里所說的企業檔案的歸宿和流向主要是指企業停頓破產后沒有被重組、兼并、購買改造、拍賣而滯存的檔案的流向問題。
在我國，企業停頓破產后檔案的處置基本上是根據1997年制訂的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》規定的原則進行的。企業破產后，屬產權范疇的檔案隨檔案所有者的變更而轉移，暫無去處的檔案要移交給企業上級主管部門或地方綜合檔案館保管。盡管《暫行辦法》已經出臺，仍有一些行業主管部門不知道這一規定或者有些檔案行政管理部門沒有積極主動地接收檔案，加上企業自身的檔案管理混亂等，造成了破產企業檔案的大量流失。另外，這一辦法僅僅是針對國有企業而言的，非國有企業停頓后檔案的處置和流向基本上還處于空白狀態，許多企業檔案由于未能得到妥善處置而流失嚴重。因此，企業檔案的歸宿和流向已成為一個較為嚴重和亟待解決的問題。
在美國，企業停頓破產以后，其檔案一般由公共性保存機構(如大學和歷史學會)保管。由大學和歷史學會主動收集保管企業檔案的傳統由來已久，“事實上，在美國第一個企業檔案館建立之前，大學和歷史學會已經收集了十多年的企業文件。1916年，哈佛大學率先系統收集企業文件，不久，其他大學也效仿了這種做法。”在經濟不景氣或者企業檔案館由于節省開支的需要不得不停辦檔案館的情況下，企業“并沒有消極地將企業的文件束之高閣或者全部銷毀，而是明智地將之轉送給公共性的保存機構，如高等院校圖書館或歷史學會。”
在國有企業檔案的歸宿和流向問題上，我國檔案行政管理部門積極介入并制訂相關的管理辦法是我們的優勢，而對非國有企業檔案歸宿和流向的處置，美國的做法值得我們借鑒。把企業停頓后“無家可歸”的檔案通過一定的方式轉送給公共保存機構，既能使企業檔案得到妥善保管，又有利于企業檔案的開發利用。當然，雙方要簽訂嚴密的協議，以免引起不必要的糾紛。
企業檔案的寄存
在我國，企業把自己的檔案交給檔案中介機構(“寄存中心”、“檔案事務所”，名稱不一)代為保管的現象是近年來才出現的，可以說，企業檔案保管逐步社會化是市場經濟發展到一定階段的必然產物。深圳市檔案寄存中心的建立首開了我國企業檔案寄存服務的先河，其建立的初衷就是為不愿或無力建立檔案室自已管理檔案的企業提供一個有效的檔案保管途徑，目前已取得一定成效。
在美國，企業檔案寄存服務已十分普遍。商業性文件中心就是由私人創辦的以贏利為目的的寄存機構，配備有現代化的文件存貯設施，專門為企業提供檔案寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好保管條件，可以說，美國商業性文件中心的運作是完全市場化的，它的發展已經比較成熟和完善。
與美國相比，我國企業檔案寄存服務還處于初級階段，它既不是行政意義上的寄存機構，也非完全意義上的商業性寄存機構。同時，檔案寄存服務還處于探索時期，難免會有這樣那樣的不足，我們要積極借鑒美國的經驗，使檔案寄存服務逐步規范化、市場化。
參考文獻：
[1] Susan C．Box． Business archives in the United
States Marketing in a changing environment.Janus．1997
[2]肖永英《美國企業檔案館的發展：在競爭中求生存》，北京檔案1999(8)．
[3]宮曉東主編，《企業檔案管理學》，高等教育出版社1999年第一版
[4]沈麗華，張永慧《美國企業檔案工作巡禮》，《檔案學通訊》1994(2)．
[5]張永慧，尚真《赴美考察企業檔案工作的啟示與思考》，《檔案學通訊》2000(2)
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期）
