設(shè)備檔案管理-設(shè)備檔案整理方法
對收集起來應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器文件材料進行分類、組卷、編目，使之有序化的過程，稱為設(shè)備儀器文件材料的整理。
（一）組卷
每一臺設(shè)備儀器文件材料按購置（自制設(shè)備的立項）申請、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、運行、維護等順序進行組卷和案卷排列。
（二）卷內(nèi)文件排列
原則上按文件材料形成時間的先后順序排列。有密切聯(lián)系的文件材料通常是：批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后；有譯文的外文資料，譯文在前、原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字材料在前，圖紙在后。
（三）編制卷內(nèi)文件頁號
卷內(nèi)文件材料中有圖表、文字的頁面編制頁號。每卷從“1”開始單獨編頁號。
頁號編寫位置：單面書寫的設(shè)備文件材料在其右下角編頁號；雙面書寫的設(shè)備文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編頁號。需要裝訂的圖紙頁號編制在折疊后的圖紙右下角標題欄外。
成套圖紙或印刷成冊的設(shè)備文件材料，自成一卷的，原目錄可以代替卷內(nèi)目錄（但需要另外打印一份用以編制設(shè)備檔案目錄）的，不必重新編寫頁號；與其它設(shè)備文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。
案卷封面、卷內(nèi)目錄（含原有圖紙目錄）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
（四）編制檔號
設(shè)備儀器檔案的檔號簡化為“分類號”加“案卷號”，中間用短橫線分隔。
編制機關(guān)設(shè)備儀器檔案檔號：
對于設(shè)備特別少的機關(guān)單位則不用設(shè)置一級屬類
編制企業(yè)設(shè)備儀器檔案檔號：
編制學(xué)校設(shè)備儀器檔案檔號：
學(xué)校設(shè)備儀器檔案的檔號要反映設(shè)備儀器購置的年度，同時采用雙位碼編號方式。
某學(xué)校2001年購置了兩臺設(shè)備儀器，甲設(shè)備儀器有3卷，乙設(shè)備儀器有2卷，若只設(shè)置到一級屬類，則檔號的編制方法為：
甲設(shè)備儀器： 2001-SB12-01
2001-SB12-02
2001-SB12-03
乙設(shè)備儀器： 2001-SB12-04
2001-SB12-05
（五）編制卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄是登錄案卷內(nèi)文件提名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。
（六）卷內(nèi)備考表的編制
備考表是卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
構(gòu)成要素：
1.互見號
2.說明
3.立卷人
4.立卷日期
5.檢查人
6.檢查日期
（七）案卷封面的編制
檔號、檔案館號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級（本卷設(shè)備文件材料沒有密級則不用填）。
構(gòu)成要素：
1.檔號
2.檔案館號
3.案卷題名
4.立卷單位
5.起止日期
6.保管期限
7.密級
（八）案卷裝訂
區(qū)分裝訂與不裝訂兩種情況
需裝訂的案卷排列順序依次為：
1.封面
2.卷內(nèi)目錄
3.文件材料
4.備考表
不裝訂的圖紙或書本式的成冊件以一盒為一個案卷。
（九）編制分類目錄
分類目錄是按類別編制的設(shè)備檔案案卷目錄。設(shè)備檔案分類目錄中“類別”填寫“設(shè)備檔案”，各欄目按照設(shè)備儀器檔案檔號的順序逐欄填寫。
（十）案卷裝盒和填寫盒脊項目
設(shè)備儀器檔案裝盒時，應(yīng)選擇厚度適宜的檔案盒，即文件材料少的就選較薄的檔案盒。按檔號順序?qū)⑷舾砂妇矸湃牒袃?nèi)，直至盒滿為止。一般只填寫設(shè)備儀器檔案盒的脊背項目。
以盒作為案卷封面、封底時，盒面與脊背項目均應(yīng)填寫。
（十一）檔案入庫上架
（十二）編制設(shè)備儀器檔案目錄
1. 完善檔案目錄
2. 編制檔案目錄夾標簽
3. 檔案目錄夾排架
檔案目錄的組成：目錄夾、分類目錄、卷內(nèi)目錄
檔案目錄的組成：目錄夾、分類目錄、卷內(nèi)目錄
編制檔案目錄夾標簽
1.全宗名稱
2.類別
3.全宗號
4.目錄號
檔案目錄夾上架
（十三）設(shè)備儀器圖紙的整理
1.底圖的整理：不宜折疊的底圖應(yīng)平放于底圖柜，以套為單位單獨保存和管理。底圖不能裝訂，也不能折疊；零號以上底圖可通過卷成筒狀等方式存放。
設(shè)備儀器底圖的整理
2.可折疊圖紙的的整理:不同幅面的可折疊圖紙（如工程圖）應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），橫向按手風(fēng)琴式折疊，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖標欄露在外面（《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）
通過折疊應(yīng)達到的效果
未折疊的圖紙
第一次折疊
第二次折疊
第三次折疊
第四次折疊
折疊完成后圖紙的大小應(yīng)與A4紙大小一致
折疊好的圖紙可不裝訂，但要按歸檔要求逐張編寫檔號
（十四）對特殊情況的處理
1.與某一設(shè)備儀器有關(guān)且存放在文書、照片等類的檔案，則要在“卷內(nèi)備考表”的“互見號”填寫另外存放檔案類的檔號和載體類型。同時在卷內(nèi)文件目錄的“備注”中注明。
“卷內(nèi)備考表”的“互見號”填寫
2.自制或外購設(shè)備儀器的申請未獲批準，而這些文件材料又有保存價值的，如技術(shù)數(shù)據(jù)等，可歸入本單位的文書檔案保存或歸入設(shè)備儀器檔案的綜合類保存。此類文件材料如何分類歸檔要在建立歸檔制度時明確，并在全宗指南和設(shè)備檔案立卷說明中說明。
3.超大規(guī)格的書本式成冊件，可折疊放入檔案盒，不可折疊的可按科技檔案盒脊項目內(nèi)容打印后貼于成冊件脊背上，并在成冊件最后空白頁面上貼上填寫好內(nèi)容的“卷內(nèi)備考表”。
4.對不裝訂的成冊件，每件文件材料的首頁右上角加蓋“檔號章”，并填寫相應(yīng)內(nèi)容。一冊的頁數(shù)多時可以一冊一盒（卷）；一冊的頁數(shù)少時可以多冊一盒（卷）；如果一卷既有文件材料又有幾份成冊件，采用一盒一卷方式時文件材料存放于成冊件之上。
5.與基建檔案難以分離的文件材料應(yīng)歸入基建類，如化工裝置工程、設(shè)備安裝工程等。
6.隨購置設(shè)備而來的電子文件（磁盤、光盤等）、照片、錄像的歸檔可作為該設(shè)備檔案一個案卷的一份文件填寫“卷內(nèi)目錄”；自制設(shè)備或設(shè)備管理過程中形成的電子文件（磁盤、光盤等）、照片、錄像的歸檔可參考聲像檔案整理有關(guān)要求整理歸檔。
