孫瑾芝
儀器設備檔案指反映各種機械設備和儀器、儀表等運動變化過程的檔案，是在設備儀器的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的。隨著國家“科教興國”戰略的進一步實施，高等院校在國家的政治、經濟、文化等各個領域發揮著越來越大的作用。高等院校肩負著向國家輸送大量高層次人才以及承擔重大科研工作的艱巨任務，學校的教學、科研、醫療及行政管理工作均需要大量的儀器設備來輔助完成，以復旦大學為例，僅2003年通過資產管理處購置的大型儀器設備就有8500多臺，由此就產生大量的儀器設備檔案。隨著國家對高校投入的不斷增加，學校各項工作的進一步開展，各部門對儀器設備的需求也越來越大；隨著現代化進程的加快，設備的更新換代日益加快，所產生的設備檔案也隨之增加。
國家教委1994年發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中規定：設備檔案“歸檔的重點是儀器設備項目（特別是價值5萬元以上的）各個環節形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣” ?！霸O備檔案的管理必須堅持集中統一管理的原則”。按照這一規定，各高校儀器設備檔案管理普遍采用集中統一管理模式：亦就是將儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料集中統一保管在檔案部門，由檔案部門對其進行管理，具體工作方法為：設備管理部門的兼職檔案員在儀器設備開箱驗收后，將該儀器設備的申請表、訂購通知單、驗收報告、履歷書等文件材料（簡稱綜合類文件材料）收集齊全；由于儀器設備的使用部門在儀器設備調試過程中需頻繁地使用隨機文件，因此隨機文件不能立即歸檔，而是在設備正常運行兩個月之后，由兼職檔案員向各部門收集，并連同設備綜合類文件一起，整理裝訂后向檔案部門移交。檔案部門則檢查設備檔案的案卷質量，編制檔號，輸入案卷信息，入庫上架，檔案實體保存在檔案部門內。如果設備使用部門仍需利用儀器設備的隨機文件，需到檔案部門辦理借閱手續，利用檔案；儀器設備報廢后，檔案部門根據設備的報廢清單，編制銷毀清冊，銷毀檔案。
儀器設備檔案采用集中統一管理的模式，固然有其優點，但在具體的管理過程中，也發現諸多于工作不利的因素，對于檔案工作、儀器設備的管理等工作的進一步開展帶來諸多不便。筆者認為主要有以下問題：
一、儀器設備檔案歸檔起點太低
由于高校從事的研究工作均處于國內乃至國際先進水平，其所使用的大都是是高、精、尖的儀器設備，價值較高，因而“5萬元”起點太低。復旦大學2003年購置價值5萬元以上的設備就有5000多臺，隨著科學技術的飛速發展，儀器設備的更新速度越來越快。如果墨守成規，按照《規范》執行，將所有5萬元以上的設備檔案歸檔，往往會造成人力資源的浪費，檔案裝具的浪費以及庫房空間的浪費。
二、儀器設備檔案歸檔范圍太寬
《規范》中規定設備檔案歸檔范圍是5萬元以上所有類型的儀器設備。但是通用的定型的儀器設備，工具類的儀器如校食堂所購置的大型鍋爐，汽車隊購置的汽車，以及PC電腦產品，由于它們在社會上具有一定的普遍性，通用性，數量較多，更新較快，售后服務又好，其是否具有歸檔價值呢？答案當然是否定的。
三、儀器設備檔案管理利用不便
1.儀器設備隨機文件收集難
由于歸檔時間滯后，兼職檔案員是在設備使用兩個月后，向設備使用部門收集設備的隨機文件。而設備使用人員往往因檔案意識不強，不密切配合，認為設備是由他們購買的，設備的隨機文件也應屬于他們所有，隨機文件歸檔，難免給他們的工作帶來一些不必要的麻煩，這樣對兼職檔案員的收集工作增加了困難。
2.儀器設備隨機文件整理難
由于儀器設備的隨機文件少則四、五本，多達上百本，根據《規范》中的規定，每一份隨機文件成為檔案前都要經過整理，敲頁碼；如有釘子的要去釘，用線裝訂，編檔號的過程，無疑歸檔的工作量是大大地增加了。
3.儀器設備隨機文件管理難
設備檔案在實體保存在檔案館內，檔案部門工作人員要對設備檔案進行檔案信息錄入、編目、入庫、上架、檔案保護及提供利用等工作。由于設備的使用部門為了本部門的工作方便，為了設備的使用方便，要么將隨機文件復印1套自己備用，導致資源浪費；要么長期借用，導致大量隨機文件長期保存在各個部門手中。在庫房中，借用在外的設備檔案的空盒占據了大量的排架長度，對新產生的檔案的入庫工作帶來一定的影響。在檔案利用的日常管理中，檔案人員必須定期對外借的檔案做好催還工作，給檔案部門的檔案管理工作造成極大的不便。
4.儀器設備隨機文件補充難
儀器設備檔案包括儀器購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料，一般情況下，檔案館保存的設備檔案只有儀器的購置、驗收、安裝、使用的材料；而儀器的維修、改造、事故處理及報廢過程中形成的材料，檔案部門基本上是空白的。一方面儀器設備的使用單位沒有將儀器維修等情況的材料歸檔的意識，另一方面全校歷年來那么多的儀器，檔案部門也無法確切知道每臺儀器的使用、維修情況，從而導致儀器設備維修、改造、事故處理等方面材料的無法及時補充，設備檔案缺乏完整性。
5.儀器設備隨機文件銷毀難
有些儀器設備或報廢、或以舊換新，由于各個設備的使用期限不一致，就全校而言，設備更新換代數量較多，速度較快，檔案部門無法隨著設備的報廢及時將設備檔案進行銷毀；即使設備檔案銷毀了，設備檔案中也還存在大量的空號，以上種種均給檔案部門的檔案管理帶來一定的難度。
綜合以上所述，集中統一管理儀器設備檔案對我們檔案工作的順利開展帶來了一定的難度，另外我們在豐富館藏檔案的同時，首先要考慮優化館藏。不能囫圇吞棗，不是所有的文件材料都屬于檔案，進館的檔案要保證利用價值高，確實有保存價值的材料才能進館保存。因此，有必要對儀器設備檔案的管理采取一些變革。
一、突出重點，提高歸檔起點
各學校應根據實際情況對歸檔的儀器設備進行系統劃分，提高歸檔起點，將《規范》中“價值5萬元以上”上升到適當高度。從目前情況看，國家科委統管的23種大型精密儀器價值一般在20萬元以上，因此，宜將20萬元作為歸檔的起點。20萬元以下儀器由于其數量多、更新快的特點，所以保存價值不大，不必要歸檔。而后需要再對20萬元以上的儀器進行劃分，區分一般儀器與精密儀器，去除通用性強的定型產品，工具類產品。歸結下來，儀器設備檔案的歸檔范圍是價值20萬元以上，除工具類設備以外的高、精、尖精密儀器。
二、隨機文件管理與設備管理相結合
儀器設備的購置、安裝等工作過程中形成的綜合類文件材料由檔案部門集中統一管理，設備的隨機文件由各設備的使用部門自行編號、保管。檔案部門及設備管理部門在每年檢查設備的同時檢查隨機文件保存情況的一種管理方法。
為了加強對精密儀器設備文件材料的管理，檔案部門應參與開箱驗收工作，價值40萬以上的設備必須由設備管理部門與檔案部門共同開箱驗收。使設備管理部門兼職檔案員在開箱驗收的同時將設備的購置等工作中形成的綜合類文件材料收集齊全，經整理裝訂后移交檔案館，集中統一保管，保證設備檔案完整、及時、準確歸檔。
由于集中統一管理模式中存在的不少弊病，我們認為儀器設備的隨機文件已經不適于集中統一管理，它適合于與儀器設備同時保管在儀器的使用部門中，便于該部門在使用儀器設備的同時利用隨機文件，便于該部門將設備在使用、維修、改造過程中形成的文件材料，隨時補充、共同保存。設備在開箱驗收后，設備的隨機文件由該部門根據項目自行編號，并編制設備隨機文件的目錄索引，一式三份，一份自存，另兩份分別交設備管理部門及檔案部門保存。在此過程中，由于設備的隨機文件不歸檔，也省略了敲頁碼、整理裝訂等一系列歸檔的步驟，提高了工作效率。部門能在設備銷毀同時，及時將設備的隨機文件銷毀，編制銷毀清冊留存檔案館保存。在設備管理部門每年檢查設備保存情況時，檢查設備的隨機文件。這樣設備的隨機文件雖分散在各部門自行保存，但仍能做到常檢查、常管理，保證文件不散失，同時又便于各部門工作的順利開展。
高校的發展為檔案工作提供了動力，提出了更新、更高的要求。高校檔案工作只有緊跟時代的步伐，抓住機遇，適應改革的需要，探索出一套適合高校檔案管理的新方法、新思路，才能求得自身的生存與發展。
儀器設備檔案指反映各種機械設備和儀器、儀表等運動變化過程的檔案，是在設備儀器的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的。隨著國家“科教興國”戰略的進一步實施，高等院校在國家的政治、經濟、文化等各個領域發揮著越來越大的作用。高等院校肩負著向國家輸送大量高層次人才以及承擔重大科研工作的艱巨任務，學校的教學、科研、醫療及行政管理工作均需要大量的儀器設備來輔助完成，以復旦大學為例，僅2003年通過資產管理處購置的大型儀器設備就有8500多臺，由此就產生大量的儀器設備檔案。隨著國家對高校投入的不斷增加，學校各項工作的進一步開展，各部門對儀器設備的需求也越來越大；隨著現代化進程的加快，設備的更新換代日益加快，所產生的設備檔案也隨之增加。
國家教委1994年發布的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中規定：設備檔案“歸檔的重點是儀器設備項目（特別是價值5萬元以上的）各個環節形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣” ?！霸O備檔案的管理必須堅持集中統一管理的原則”。按照這一規定，各高校儀器設備檔案管理普遍采用集中統一管理模式：亦就是將儀器設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料集中統一保管在檔案部門，由檔案部門對其進行管理，具體工作方法為：設備管理部門的兼職檔案員在儀器設備開箱驗收后，將該儀器設備的申請表、訂購通知單、驗收報告、履歷書等文件材料（簡稱綜合類文件材料）收集齊全；由于儀器設備的使用部門在儀器設備調試過程中需頻繁地使用隨機文件，因此隨機文件不能立即歸檔，而是在設備正常運行兩個月之后，由兼職檔案員向各部門收集，并連同設備綜合類文件一起，整理裝訂后向檔案部門移交。檔案部門則檢查設備檔案的案卷質量，編制檔號，輸入案卷信息，入庫上架，檔案實體保存在檔案部門內。如果設備使用部門仍需利用儀器設備的隨機文件，需到檔案部門辦理借閱手續，利用檔案；儀器設備報廢后，檔案部門根據設備的報廢清單，編制銷毀清冊，銷毀檔案。
儀器設備檔案采用集中統一管理的模式，固然有其優點，但在具體的管理過程中，也發現諸多于工作不利的因素，對于檔案工作、儀器設備的管理等工作的進一步開展帶來諸多不便。筆者認為主要有以下問題：
一、儀器設備檔案歸檔起點太低
由于高校從事的研究工作均處于國內乃至國際先進水平，其所使用的大都是是高、精、尖的儀器設備，價值較高，因而“5萬元”起點太低。復旦大學2003年購置價值5萬元以上的設備就有5000多臺，隨著科學技術的飛速發展，儀器設備的更新速度越來越快。如果墨守成規，按照《規范》執行，將所有5萬元以上的設備檔案歸檔，往往會造成人力資源的浪費，檔案裝具的浪費以及庫房空間的浪費。
二、儀器設備檔案歸檔范圍太寬
《規范》中規定設備檔案歸檔范圍是5萬元以上所有類型的儀器設備。但是通用的定型的儀器設備，工具類的儀器如校食堂所購置的大型鍋爐，汽車隊購置的汽車，以及PC電腦產品，由于它們在社會上具有一定的普遍性，通用性，數量較多，更新較快，售后服務又好，其是否具有歸檔價值呢？答案當然是否定的。
三、儀器設備檔案管理利用不便
1.儀器設備隨機文件收集難
由于歸檔時間滯后，兼職檔案員是在設備使用兩個月后，向設備使用部門收集設備的隨機文件。而設備使用人員往往因檔案意識不強，不密切配合，認為設備是由他們購買的，設備的隨機文件也應屬于他們所有，隨機文件歸檔，難免給他們的工作帶來一些不必要的麻煩，這樣對兼職檔案員的收集工作增加了困難。
2.儀器設備隨機文件整理難
由于儀器設備的隨機文件少則四、五本，多達上百本，根據《規范》中的規定，每一份隨機文件成為檔案前都要經過整理，敲頁碼；如有釘子的要去釘，用線裝訂，編檔號的過程，無疑歸檔的工作量是大大地增加了。
3.儀器設備隨機文件管理難
設備檔案在實體保存在檔案館內，檔案部門工作人員要對設備檔案進行檔案信息錄入、編目、入庫、上架、檔案保護及提供利用等工作。由于設備的使用部門為了本部門的工作方便，為了設備的使用方便，要么將隨機文件復印1套自己備用，導致資源浪費；要么長期借用，導致大量隨機文件長期保存在各個部門手中。在庫房中，借用在外的設備檔案的空盒占據了大量的排架長度，對新產生的檔案的入庫工作帶來一定的影響。在檔案利用的日常管理中，檔案人員必須定期對外借的檔案做好催還工作，給檔案部門的檔案管理工作造成極大的不便。
4.儀器設備隨機文件補充難
儀器設備檔案包括儀器購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料，一般情況下，檔案館保存的設備檔案只有儀器的購置、驗收、安裝、使用的材料；而儀器的維修、改造、事故處理及報廢過程中形成的材料，檔案部門基本上是空白的。一方面儀器設備的使用單位沒有將儀器維修等情況的材料歸檔的意識，另一方面全校歷年來那么多的儀器，檔案部門也無法確切知道每臺儀器的使用、維修情況，從而導致儀器設備維修、改造、事故處理等方面材料的無法及時補充，設備檔案缺乏完整性。
5.儀器設備隨機文件銷毀難
有些儀器設備或報廢、或以舊換新，由于各個設備的使用期限不一致，就全校而言，設備更新換代數量較多，速度較快，檔案部門無法隨著設備的報廢及時將設備檔案進行銷毀；即使設備檔案銷毀了，設備檔案中也還存在大量的空號，以上種種均給檔案部門的檔案管理帶來一定的難度。
綜合以上所述，集中統一管理儀器設備檔案對我們檔案工作的順利開展帶來了一定的難度，另外我們在豐富館藏檔案的同時，首先要考慮優化館藏。不能囫圇吞棗，不是所有的文件材料都屬于檔案，進館的檔案要保證利用價值高，確實有保存價值的材料才能進館保存。因此，有必要對儀器設備檔案的管理采取一些變革。
一、突出重點，提高歸檔起點
各學校應根據實際情況對歸檔的儀器設備進行系統劃分，提高歸檔起點，將《規范》中“價值5萬元以上”上升到適當高度。從目前情況看，國家科委統管的23種大型精密儀器價值一般在20萬元以上，因此，宜將20萬元作為歸檔的起點。20萬元以下儀器由于其數量多、更新快的特點，所以保存價值不大，不必要歸檔。而后需要再對20萬元以上的儀器進行劃分，區分一般儀器與精密儀器，去除通用性強的定型產品，工具類產品。歸結下來，儀器設備檔案的歸檔范圍是價值20萬元以上，除工具類設備以外的高、精、尖精密儀器。
二、隨機文件管理與設備管理相結合
儀器設備的購置、安裝等工作過程中形成的綜合類文件材料由檔案部門集中統一管理，設備的隨機文件由各設備的使用部門自行編號、保管。檔案部門及設備管理部門在每年檢查設備的同時檢查隨機文件保存情況的一種管理方法。
為了加強對精密儀器設備文件材料的管理，檔案部門應參與開箱驗收工作，價值40萬以上的設備必須由設備管理部門與檔案部門共同開箱驗收。使設備管理部門兼職檔案員在開箱驗收的同時將設備的購置等工作中形成的綜合類文件材料收集齊全，經整理裝訂后移交檔案館，集中統一保管，保證設備檔案完整、及時、準確歸檔。
由于集中統一管理模式中存在的不少弊病，我們認為儀器設備的隨機文件已經不適于集中統一管理，它適合于與儀器設備同時保管在儀器的使用部門中，便于該部門在使用儀器設備的同時利用隨機文件，便于該部門將設備在使用、維修、改造過程中形成的文件材料，隨時補充、共同保存。設備在開箱驗收后，設備的隨機文件由該部門根據項目自行編號，并編制設備隨機文件的目錄索引，一式三份，一份自存，另兩份分別交設備管理部門及檔案部門保存。在此過程中，由于設備的隨機文件不歸檔，也省略了敲頁碼、整理裝訂等一系列歸檔的步驟，提高了工作效率。部門能在設備銷毀同時，及時將設備的隨機文件銷毀，編制銷毀清冊留存檔案館保存。在設備管理部門每年檢查設備保存情況時，檢查設備的隨機文件。這樣設備的隨機文件雖分散在各部門自行保存，但仍能做到常檢查、常管理，保證文件不散失，同時又便于各部門工作的順利開展。
高校的發展為檔案工作提供了動力，提出了更新、更高的要求。高校檔案工作只有緊跟時代的步伐，抓住機遇，適應改革的需要，探索出一套適合高校檔案管理的新方法、新思路，才能求得自身的生存與發展。
