何文麗
1997年國務院決定在全國建立城市居民最低生活保障制度，由民政部負責組織實施。據統計，2003年各級財政支出低保資金151億元全國城市低保對象總人數已達2246．8萬人。與此同時，各級民政部門還就進一步完善低保制度、規范低保管理、推動社會救助體系的建設等方面進行了積極的努力和探索。低保檔案作為低保工作的產物和低保工作持續發展基礎，在實踐中日益顯現出其重要的作用。
低保檔案是伴隨著低保制度的建立和實施而產生和形成的。廣義上講它是建立和實施低保制度過程中形成的各種有價值的文件材料的總稱。狹義上，主要指街道辦事處、鎮人民政府在接受低保申請、進行調查、公示、審批、復核低保待遇過程中形成的，具有保存價值的各種不同形式和載體的低保專業文件材料。本文重點探討狹義上的低保檔案的管理。
低保檔案的形成及特點
1．低保待遇申請審批的程序決定了低保檔案的多層面性。低保的審批實行分層負責制，實際工作中首先由居委會接受當事人提出的申請并提出初審意見，然后報街道、鎮政府民政部門審核，提出復審意見，最后報縣級民政局做出審批決定。由此可見，對一個低保戶的審批過程中形成的檔案材料，涉及到居委會、街道(鎮)、縣級民政部門三個層面。
2．低保工作的管理方式決定了低保檔案的動態性。低保工作在管理方式上具有較強的動態性，主要表現在：因家庭經濟情況變化，低保對象的構成不斷變化；為加強監督管理，低保審批機構定期對低保戶情況進行復查；根據經濟發展情況，普調低保標準；隨著社會發展，低保覆蓋面不斷擴大等方面。以上幾種情況發生時，都會產生相應的文件材料，因此低保文件材料就具有了動態性。
3．現階段低保工作管理的特點決定了低保檔案的雙軌制。低保工作開始主要以手工管理為主。2002年民政部研制并推廣了“低保管理系統”，并分民政部、省級民政廳(局)、地(市)級民政局、區縣級民政局、街道辦事處、居委會六個層次的建設。數據庫服務器和在線分析等程序服務器分布在部、省及中心城市，并通過網絡提供給各級民政部門工作人員使用；基層業務管理系統分布在市以下各級民政部門，直接為基層提供服務。目前，基層民政工作人員，已經在單機或者局域網上完成低保對象的申請、審批、復查等管理工作；各級民政救濟部門的工作人員通過低保數據庫隨時掌握低保對象的情況及資金的來源和發放情況，完成各級各類報告生成和管理。這樣低保工作不僅產生了紙質文件，同時也產生了相應的電子數據，從而形成了低保檔案在產生時就是紙質、電子雙軌并存的事實。
低保檔案的管理原則
1．分級分類管理。分級就是指低保檔案由縣級民政部門、街道(鎮)、居委會三級進行管理。縣級應歸檔的文件材料為：低保對象家庭備案表，低保待遇申請審批表，低保金發放花名冊(臺賬)，低保統計月(季)報表，低保戶停止低保待遇通知書，群眾舉報、來訪登記冊，定期檢查、臨時抽查登記冊，低保工作文件、表、冊，低保相關資料等；街道(鎮)應歸檔的文件材料為：低保對象家庭備案表，低保待遇申請審批表，低保金發放花名冊(臺賬)，低保金續領匯總登記冊，群眾舉報、來訪登記冊，定期檢查、臨時抽查登記冊，低保工作文件資料等；居委會應歸檔的文件材料為：低保待遇申請審批表，低保金月發放表，公示內容，低保金續領登記冊，群眾舉報、來訪登記冊，動態管理記錄冊(入戶調查及走訪登記冊)，低保民主評議記錄冊，低保對象參加公益活動記錄冊，低保公示情況反饋冊，低保工作制度冊。各級低保管理機構應以本級形成的材料為主，低保戶個人材料應放在街道這一級管理，主要包括申請書、戶口及身份證復印件、收入證明、工作單位證明、醫院證明、婚姻證明、殘疾證明、判決書、裁決書等。
2．一戶一檔動態管理。就是指低保專業檔案材料應在低保待遇被批準后，應以戶為單位建檔，并根據低保戶實際變更情況和低保金的增減情況，對檔案及時做變更處理，實行動態管理。
3．雙軌制原則。就是指紙質、電子檔案同時歸檔，實行雙軌制管理。電子文件的整理歸檔按《電子文件歸檔與管理規范》的要求進行，紙質檔案中的文書檔案、會計檔案類分別按有關規定管理。
低保專業檔案管理的一般方法
1．歸檔。各低保承辦機構應建立健全歸檔制度，指定人員負責文件材料的歸檔工作，做到隨辦隨歸，開口管理。街道(鎮)級低保專業檔案的具體歸檔范圍包括：個人申請書、申請人及家庭成員收入證明、城市低保對象申報(審批)表、街道(鄉鎮)調查材料、社區居委會調查材料、居民戶口簿復印件、居民身份證復印件，以及城市低保管理機構要求提供的其他相關材料，復核材料等。
2．整理。低保專業檔案應以戶為單位進行整理，每戶檔案按歸檔范圍將文件收集齊全，按申請審批過程中材料形成的先后或材料的重要程度順序排列并編頁號，填寫文件目錄和備考表，然后放在一個袋或夾(盒)內，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新材料，增加新材料時應在目錄中有所反映。
低保檔案應以年度為單位，按三無人員、無法脫貧的老弱病殘人員和有勞動能力或希望脫貧的家庭分為三類，各類再按審批、復審的時間順序進行排列、編號。
3．檔案的保管期限。因低保專業檔案實行動態管理，一個低保戶存在期間，其檔案材料就要不斷利用并不斷形成新材料，所以低保檔案的保管期限應在該低保戶停保后確定，一般再保存5年為宜。
4．利用。低保檔案主要供管理機關、有關單位和上級機關使用，不對外開放。未經縣級以上城市低保管理機構同意，不得對外公布有關低保業務統計資料。低保專業檔案一般僅限內部查閱，不得外借。低保對象要求查閱數據時，須憑個人身份證和低保證，并經部門分管領導同意，只能查閱本人相關資料，不得查閱他人檔案。
5．移交。為工作利用方便，低保專業檔案應在業務部門保存，停保后的低保檔案應確定保管期限，交機關綜合檔案室保存5年，因為屬于短期保存，不需向當地同級國家檔案館移交。
低保文書檔案、會計檔案的移交須從其規定。
(東辰摘自《中國檔案》2004年11期)
