河北大學(xué)管理學(xué)院 卞昭玲
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)，企業(yè)的生存環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益復(fù)雜與多變，企業(yè)中的每一個(gè)細(xì)胞都面臨著調(diào)整與再造，以尋求企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。作為企業(yè)有機(jī)組成部分的檔案信息工作，如何適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的需要，助企業(yè)永葆青春與活力，必然成為關(guān)心企業(yè)檔案工作的人們要思考的問(wèn)題。其中企業(yè)檔案工作是否可以采取外包的形式，即企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是否可以建立，正逐漸地引起人們的關(guān)注。
一、“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”是否有市場(chǎng)
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案管理都是采取內(nèi)部管理模式，作為企業(yè)尤其是大企業(yè)被營(yíng)造成“小社會(huì)”，具有麻雀雖小五臟俱全的特征。在現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與完善的過(guò)程中，企業(yè)在剝離非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)的過(guò)程中，是否可以考慮把檔案管理也從企業(yè)中分離出去，委托第三方管理?我認(rèn)為這不是不可能的。
首先，我要闡明的是，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”中介服務(wù)，并不是要強(qiáng)迫所有企業(yè)都采取一刀切的做法。企業(yè)是否實(shí)行檔案管理外包，要根據(jù)企業(yè)自身情況而定，尤其是對(duì)于檔案管理已經(jīng)達(dá)到快捷、高效與便利地滿足各項(xiàng)工作需要的企業(yè)，絕不主張其推倒原有基礎(chǔ)，重新嘗試新的模式。但是，如果企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理成本大大高于托管的交易成本，那么企業(yè)檔案管理采取什么樣的管理模式，不僅是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者及檔案工作者考慮的問(wèn)題，而且更是企業(yè)所有者??股東尤其是大股東要關(guān)心的問(wèn)題。在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)中搏擊，企業(yè)注重各項(xiàng)創(chuàng)新的同時(shí)，如何降低成本已經(jīng)納入有競(jìng)爭(zhēng)力企業(yè)的關(guān)注視野。
其次，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”，并不是對(duì)已有的檔案機(jī)構(gòu)全盤(pán)否定，而是根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況可以選擇的另一種管理體制和運(yùn)行機(jī)制。那么，企業(yè)是否有托管檔案的需求呢?回答是肯定的。在現(xiàn)實(shí)中，由于種種原因，一些單位已有托管檔案的需求，如律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)事務(wù)所、證券交易機(jī)構(gòu)等。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)是有需求就會(huì)有市場(chǎng)，有市場(chǎng)就會(huì)有供方。當(dāng)然，這在我國(guó)還無(wú)先例，但我認(rèn)為只要合理、合法，有市場(chǎng)前景，就會(huì)有其可行性。
再次，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”，資金從何而來(lái)?我認(rèn)為隨著我國(guó)風(fēng)險(xiǎn)投資基金等多種基金形式的建立與完善，資本追逐利潤(rùn)，如果該項(xiàng)目經(jīng)過(guò)嚴(yán)格論證，有投資潛力，融資將不會(huì)成為問(wèn)題。關(guān)鍵是建立后，如何讓企業(yè)認(rèn)識(shí)它、相信它、依賴它，這才是問(wèn)題的關(guān)鍵。
二、“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”能否生存
歷史唯物主義告訴我們，要用動(dòng)態(tài)的、變化的、發(fā)展的眼光看待一切事物。對(duì)待企業(yè)檔案工作中的有關(guān)問(wèn)題理應(yīng)如此。從總體上說(shuō)，脫胎于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的我國(guó)大多數(shù)國(guó)企建立起了企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，目前已發(fā)展成為四種管理模式，即分類管理模式，集中管理模式，控股集團(tuán)公司型管理模式與圖、情、檔一體化的管理模式。雖然這些模式各有它們的長(zhǎng)處，但亦有最大的不足就是各個(gè)企業(yè)都需要投資專門(mén)的硬件(如保管設(shè)施與管理設(shè)備等)和相應(yīng)的軟件(如各種工作人員及其教育、培訓(xùn)等)。尤其在電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對(duì)文件進(jìn)行適時(shí)遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這一切都需要企業(yè)投資。這必然與企業(yè)在提高產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)降低成本背道而馳，與企業(yè)的初衷相悖。在這種情況下，能否建立企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)被提到議事日程上來(lái)。
當(dāng)然，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建立絕不會(huì)是一帆風(fēng)順的。
首先要解決的就是觀念的轉(zhuǎn)變。長(zhǎng)期形成的、習(xí)慣了的認(rèn)識(shí)、行為一旦被質(zhì)疑和改變，必然會(huì)遇到各種壓力與阻力。但如果從全局利益尤其是長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，改革亦是必然的。企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是一個(gè)新生事物，在現(xiàn)實(shí)中，它能否變?yōu)閷?shí)際，以及生存空間有多大，必須解決好以下幾個(gè)問(wèn)題：
第一，關(guān)于企業(yè)秘密問(wèn)題。由于企業(yè)檔案是反映企業(yè)自身活動(dòng)的歷史記錄，“企業(yè)檔案作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化，內(nèi)含商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要資源，企業(yè)對(duì)她具有獨(dú)立的支配權(quán)，”①那么，是否只有保管在企業(yè)內(nèi)部的檔案就能確保不會(huì)造成失密、泄密與竊密現(xiàn)象的發(fā)生呢?檔案是在企業(yè)內(nèi)部管理，還是由檔案托管機(jī)構(gòu)管理，關(guān)鍵要考慮的應(yīng)是哪一種方案的成本較低，更有利于提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。至于保密的問(wèn)題，應(yīng)屬于法律與職業(yè)道德、職業(yè)規(guī)范的規(guī)制范疇，該由正式制度安排與非正式制度安排加以解決。
第二，說(shuō)到正式制度安排，首先應(yīng)了解什么是制度。康芒斯指出，制度的簡(jiǎn)單扼要的定義是集體行為控制個(gè)體行動(dòng)。由此可知，“正式制度安排是指國(guó)家法律、政策、組織規(guī)則等有明確規(guī)定的行為規(guī)則。”②與企業(yè)檔案工作有關(guān)的正式制度安排主要有：《檔案法》、《公司法》、《保密法》、《專利法》、《商標(biāo)法》、《民法》、《刑法》等法律與各級(jí)政府部門(mén)頒布的政策法規(guī)如《科技檔案工作條例》等，以及企業(yè)自己的通則規(guī)定等。隨著我國(guó)正式制度安排的建立與完善，在現(xiàn)實(shí)中，我們不是缺少法律條文與規(guī)定，而是如何依法治檔、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究、獎(jiǎng)懲分明。
第三，“非制度安排主要是指意識(shí)形態(tài)和習(xí)俗、習(xí)慣等不成文的、觀念性的行為準(zhǔn)則。”③我國(guó)加入WTO后，正在建立與完善現(xiàn)代企業(yè)制度的企業(yè)不僅要面對(duì)國(guó)內(nèi)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)，而且要與國(guó)外強(qiáng)手較量。據(jù)1983年殼牌石油公司的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，1970年名列《財(cái)富》雜志500強(qiáng)大企業(yè)排行榜的公司，有1／3已經(jīng)銷聲匿跡。依據(jù)殼牌石油公司的估計(jì)，大型企業(yè)平均壽命不及40年，在許多國(guó)家，40％的新建公司存活不到10年便中途夭折。在日本和歐洲，所有大大小小的公司的壽命平均只有12.5年。因此，在經(jīng)濟(jì)全球化、網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，我國(guó)企業(yè)的生存環(huán)境必將發(fā)生巨變，企業(yè)從有事找政府走向成長(zhǎng)靠市場(chǎng)。如何保持企業(yè) 可持續(xù)的、健康的發(fā)展，必然是企業(yè)關(guān)注的永恒主題。一方面，我們要繼承和保持企業(yè)優(yōu)良的經(jīng)營(yíng)管理傳統(tǒng)，另一方面，我們也應(yīng)向其他民族、其他國(guó)家的企業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，打造企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)管理理念。在現(xiàn)實(shí)中，尤其是應(yīng)重視建立與完善職業(yè)忠誠(chéng)制度與誠(chéng)信記錄制度。
隨著企業(yè)壽命的縮短，企業(yè)職工“終身一嫁”的觀念必將被打破,對(duì)職業(yè)的忠誠(chéng)將會(huì)超過(guò)對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，以制度來(lái)規(guī)制人們的職業(yè)行為,用檔案來(lái)記錄人們的職業(yè)品行。據(jù)資料介紹，有的國(guó)家企業(yè)在員工招聘時(shí)，應(yīng)聘者在填寫(xiě)表格過(guò)程中，必需寫(xiě)明此前的三個(gè)職業(yè)及有關(guān)的信息(包括公司名稱、領(lǐng)導(dǎo)人及其聯(lián)系電話等)，從而使為一時(shí)之利、為一己之快的蠅頭小人永遠(yuǎn)無(wú)法再在職業(yè)隊(duì)伍中生存，使其無(wú)立錐之地。在這方面我國(guó)也出現(xiàn)了可喜的變化，如果我國(guó)能夠建立起一套完備的職業(yè)操守制度與信用制度，企業(yè)檔案管理地址的選擇，就可以更注重成本問(wèn)題。
不可否認(rèn)，如果我們還立足于傳統(tǒng)檔案管理，以紙質(zhì)材料為載體，談?wù)摻⑵髽I(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)一定是不現(xiàn)實(shí)的。而電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的空間概念已不成制約因素，在電子高速公路上，電子文件前端控制及全程管理將成為現(xiàn)實(shí)。不難比較，電子文件管理系統(tǒng)的建立、管理、維護(hù)與安全保障，由一個(gè)企業(yè)負(fù)擔(dān)還是由若干個(gè)企業(yè)共同承擔(dān)，哪一個(gè)更經(jīng)濟(jì)、更合算呢?
至于企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象，我認(rèn)為，應(yīng)按行業(yè)分類模式較好。但初期，這可能是很難的，最好選擇相近、相似行業(yè)為服務(wù)對(duì)象。一個(gè)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的用戶群從來(lái)不可能面向科技生產(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域中的各行各業(yè)。
有了服務(wù)對(duì)象，檔案托管機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員必須要深入企業(yè)調(diào)查研究，并應(yīng)經(jīng)常地與用戶進(jìn)行溝通與交流，了解被服務(wù)方的具體情況。換句話說(shuō)，不熟悉用戶的工作與需求，不管她是企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門(mén)，還是企業(yè)外部的檔案托管機(jī)構(gòu)，都不可能有針對(duì)性地、及時(shí)地做好檔案的提供利用工作。而且在一定意義上講，后者所面臨的形勢(shì)將更加嚴(yán)峻。
創(chuàng)新是現(xiàn)代企業(yè)的本質(zhì)特征，而企業(yè)是創(chuàng)新的主體，企業(yè)創(chuàng)新有三股推動(dòng)力量即：競(jìng)爭(zhēng)、科技進(jìn)步與市場(chǎng)需求變化。由于企業(yè)化的檔案托管機(jī)構(gòu)直接面對(duì)市場(chǎng)，為生存求發(fā)展，每一個(gè)員工的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新潛力都會(huì)被激活，并轉(zhuǎn)變成企業(yè)的創(chuàng)新行為。企業(yè)不僅注重技術(shù)創(chuàng)新，更會(huì)重視制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、市場(chǎng)創(chuàng)新，從而形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。到那時(shí)，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)能否生存的疑問(wèn)，將不攻自破。當(dāng)然，為此，我們還要不斷地努力!
注釋：
①王力艱，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)究竟能走多遠(yuǎn)，《檔案學(xué)通訊》，2002，(3)
②③張卓元主編，《政治經(jīng)濟(jì)學(xué)大辭典》，北京：中國(guó)經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，1998
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2002年第11期）
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)，企業(yè)的生存環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益復(fù)雜與多變，企業(yè)中的每一個(gè)細(xì)胞都面臨著調(diào)整與再造，以尋求企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。作為企業(yè)有機(jī)組成部分的檔案信息工作，如何適應(yīng)當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的需要，助企業(yè)永葆青春與活力，必然成為關(guān)心企業(yè)檔案工作的人們要思考的問(wèn)題。其中企業(yè)檔案工作是否可以采取外包的形式，即企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是否可以建立，正逐漸地引起人們的關(guān)注。
一、“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”是否有市場(chǎng)
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案管理都是采取內(nèi)部管理模式，作為企業(yè)尤其是大企業(yè)被營(yíng)造成“小社會(huì)”，具有麻雀雖小五臟俱全的特征。在現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與完善的過(guò)程中，企業(yè)在剝離非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)的過(guò)程中，是否可以考慮把檔案管理也從企業(yè)中分離出去，委托第三方管理?我認(rèn)為這不是不可能的。
首先，我要闡明的是，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”中介服務(wù)，并不是要強(qiáng)迫所有企業(yè)都采取一刀切的做法。企業(yè)是否實(shí)行檔案管理外包，要根據(jù)企業(yè)自身情況而定，尤其是對(duì)于檔案管理已經(jīng)達(dá)到快捷、高效與便利地滿足各項(xiàng)工作需要的企業(yè)，絕不主張其推倒原有基礎(chǔ)，重新嘗試新的模式。但是，如果企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理成本大大高于托管的交易成本，那么企業(yè)檔案管理采取什么樣的管理模式，不僅是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者及檔案工作者考慮的問(wèn)題，而且更是企業(yè)所有者??股東尤其是大股東要關(guān)心的問(wèn)題。在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)中搏擊，企業(yè)注重各項(xiàng)創(chuàng)新的同時(shí)，如何降低成本已經(jīng)納入有競(jìng)爭(zhēng)力企業(yè)的關(guān)注視野。
其次，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”，并不是對(duì)已有的檔案機(jī)構(gòu)全盤(pán)否定，而是根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況可以選擇的另一種管理體制和運(yùn)行機(jī)制。那么，企業(yè)是否有托管檔案的需求呢?回答是肯定的。在現(xiàn)實(shí)中，由于種種原因，一些單位已有托管檔案的需求，如律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)事務(wù)所、證券交易機(jī)構(gòu)等。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)是有需求就會(huì)有市場(chǎng)，有市場(chǎng)就會(huì)有供方。當(dāng)然，這在我國(guó)還無(wú)先例，但我認(rèn)為只要合理、合法，有市場(chǎng)前景，就會(huì)有其可行性。
再次，建立“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”，資金從何而來(lái)?我認(rèn)為隨著我國(guó)風(fēng)險(xiǎn)投資基金等多種基金形式的建立與完善，資本追逐利潤(rùn)，如果該項(xiàng)目經(jīng)過(guò)嚴(yán)格論證，有投資潛力，融資將不會(huì)成為問(wèn)題。關(guān)鍵是建立后，如何讓企業(yè)認(rèn)識(shí)它、相信它、依賴它，這才是問(wèn)題的關(guān)鍵。
二、“企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)”能否生存
歷史唯物主義告訴我們，要用動(dòng)態(tài)的、變化的、發(fā)展的眼光看待一切事物。對(duì)待企業(yè)檔案工作中的有關(guān)問(wèn)題理應(yīng)如此。從總體上說(shuō)，脫胎于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的我國(guó)大多數(shù)國(guó)企建立起了企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，目前已發(fā)展成為四種管理模式，即分類管理模式，集中管理模式，控股集團(tuán)公司型管理模式與圖、情、檔一體化的管理模式。雖然這些模式各有它們的長(zhǎng)處，但亦有最大的不足就是各個(gè)企業(yè)都需要投資專門(mén)的硬件(如保管設(shè)施與管理設(shè)備等)和相應(yīng)的軟件(如各種工作人員及其教育、培訓(xùn)等)。尤其在電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對(duì)文件進(jìn)行適時(shí)遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這一切都需要企業(yè)投資。這必然與企業(yè)在提高產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)降低成本背道而馳，與企業(yè)的初衷相悖。在這種情況下，能否建立企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)被提到議事日程上來(lái)。
當(dāng)然，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的建立絕不會(huì)是一帆風(fēng)順的。
首先要解決的就是觀念的轉(zhuǎn)變。長(zhǎng)期形成的、習(xí)慣了的認(rèn)識(shí)、行為一旦被質(zhì)疑和改變，必然會(huì)遇到各種壓力與阻力。但如果從全局利益尤其是長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，改革亦是必然的。企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)是一個(gè)新生事物，在現(xiàn)實(shí)中，它能否變?yōu)閷?shí)際，以及生存空間有多大，必須解決好以下幾個(gè)問(wèn)題：
第一，關(guān)于企業(yè)秘密問(wèn)題。由于企業(yè)檔案是反映企業(yè)自身活動(dòng)的歷史記錄，“企業(yè)檔案作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化，內(nèi)含商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要資源，企業(yè)對(duì)她具有獨(dú)立的支配權(quán)，”①那么，是否只有保管在企業(yè)內(nèi)部的檔案就能確保不會(huì)造成失密、泄密與竊密現(xiàn)象的發(fā)生呢?檔案是在企業(yè)內(nèi)部管理，還是由檔案托管機(jī)構(gòu)管理，關(guān)鍵要考慮的應(yīng)是哪一種方案的成本較低，更有利于提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。至于保密的問(wèn)題，應(yīng)屬于法律與職業(yè)道德、職業(yè)規(guī)范的規(guī)制范疇，該由正式制度安排與非正式制度安排加以解決。
第二，說(shuō)到正式制度安排，首先應(yīng)了解什么是制度。康芒斯指出，制度的簡(jiǎn)單扼要的定義是集體行為控制個(gè)體行動(dòng)。由此可知，“正式制度安排是指國(guó)家法律、政策、組織規(guī)則等有明確規(guī)定的行為規(guī)則。”②與企業(yè)檔案工作有關(guān)的正式制度安排主要有：《檔案法》、《公司法》、《保密法》、《專利法》、《商標(biāo)法》、《民法》、《刑法》等法律與各級(jí)政府部門(mén)頒布的政策法規(guī)如《科技檔案工作條例》等，以及企業(yè)自己的通則規(guī)定等。隨著我國(guó)正式制度安排的建立與完善，在現(xiàn)實(shí)中，我們不是缺少法律條文與規(guī)定，而是如何依法治檔、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究、獎(jiǎng)懲分明。
第三，“非制度安排主要是指意識(shí)形態(tài)和習(xí)俗、習(xí)慣等不成文的、觀念性的行為準(zhǔn)則。”③我國(guó)加入WTO后，正在建立與完善現(xiàn)代企業(yè)制度的企業(yè)不僅要面對(duì)國(guó)內(nèi)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)，而且要與國(guó)外強(qiáng)手較量。據(jù)1983年殼牌石油公司的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，1970年名列《財(cái)富》雜志500強(qiáng)大企業(yè)排行榜的公司，有1／3已經(jīng)銷聲匿跡。依據(jù)殼牌石油公司的估計(jì)，大型企業(yè)平均壽命不及40年，在許多國(guó)家，40％的新建公司存活不到10年便中途夭折。在日本和歐洲，所有大大小小的公司的壽命平均只有12.5年。因此，在經(jīng)濟(jì)全球化、網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，我國(guó)企業(yè)的生存環(huán)境必將發(fā)生巨變，企業(yè)從有事找政府走向成長(zhǎng)靠市場(chǎng)。如何保持企業(yè) 可持續(xù)的、健康的發(fā)展，必然是企業(yè)關(guān)注的永恒主題。一方面，我們要繼承和保持企業(yè)優(yōu)良的經(jīng)營(yíng)管理傳統(tǒng)，另一方面，我們也應(yīng)向其他民族、其他國(guó)家的企業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，打造企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)管理理念。在現(xiàn)實(shí)中，尤其是應(yīng)重視建立與完善職業(yè)忠誠(chéng)制度與誠(chéng)信記錄制度。
隨著企業(yè)壽命的縮短，企業(yè)職工“終身一嫁”的觀念必將被打破,對(duì)職業(yè)的忠誠(chéng)將會(huì)超過(guò)對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，以制度來(lái)規(guī)制人們的職業(yè)行為,用檔案來(lái)記錄人們的職業(yè)品行。據(jù)資料介紹，有的國(guó)家企業(yè)在員工招聘時(shí)，應(yīng)聘者在填寫(xiě)表格過(guò)程中，必需寫(xiě)明此前的三個(gè)職業(yè)及有關(guān)的信息(包括公司名稱、領(lǐng)導(dǎo)人及其聯(lián)系電話等)，從而使為一時(shí)之利、為一己之快的蠅頭小人永遠(yuǎn)無(wú)法再在職業(yè)隊(duì)伍中生存，使其無(wú)立錐之地。在這方面我國(guó)也出現(xiàn)了可喜的變化，如果我國(guó)能夠建立起一套完備的職業(yè)操守制度與信用制度，企業(yè)檔案管理地址的選擇，就可以更注重成本問(wèn)題。
不可否認(rèn)，如果我們還立足于傳統(tǒng)檔案管理，以紙質(zhì)材料為載體，談?wù)摻⑵髽I(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)一定是不現(xiàn)實(shí)的。而電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的空間概念已不成制約因素，在電子高速公路上，電子文件前端控制及全程管理將成為現(xiàn)實(shí)。不難比較，電子文件管理系統(tǒng)的建立、管理、維護(hù)與安全保障，由一個(gè)企業(yè)負(fù)擔(dān)還是由若干個(gè)企業(yè)共同承擔(dān)，哪一個(gè)更經(jīng)濟(jì)、更合算呢?
至于企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象，我認(rèn)為，應(yīng)按行業(yè)分類模式較好。但初期，這可能是很難的，最好選擇相近、相似行業(yè)為服務(wù)對(duì)象。一個(gè)企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)的用戶群從來(lái)不可能面向科技生產(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域中的各行各業(yè)。
有了服務(wù)對(duì)象，檔案托管機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員必須要深入企業(yè)調(diào)查研究，并應(yīng)經(jīng)常地與用戶進(jìn)行溝通與交流，了解被服務(wù)方的具體情況。換句話說(shuō)，不熟悉用戶的工作與需求，不管她是企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門(mén)，還是企業(yè)外部的檔案托管機(jī)構(gòu)，都不可能有針對(duì)性地、及時(shí)地做好檔案的提供利用工作。而且在一定意義上講，后者所面臨的形勢(shì)將更加嚴(yán)峻。
創(chuàng)新是現(xiàn)代企業(yè)的本質(zhì)特征，而企業(yè)是創(chuàng)新的主體，企業(yè)創(chuàng)新有三股推動(dòng)力量即：競(jìng)爭(zhēng)、科技進(jìn)步與市場(chǎng)需求變化。由于企業(yè)化的檔案托管機(jī)構(gòu)直接面對(duì)市場(chǎng)，為生存求發(fā)展，每一個(gè)員工的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新潛力都會(huì)被激活，并轉(zhuǎn)變成企業(yè)的創(chuàng)新行為。企業(yè)不僅注重技術(shù)創(chuàng)新，更會(huì)重視制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、市場(chǎng)創(chuàng)新，從而形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。到那時(shí)，企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)能否生存的疑問(wèn)，將不攻自破。當(dāng)然，為此，我們還要不斷地努力!
注釋：
①王力艱，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)究竟能走多遠(yuǎn)，《檔案學(xué)通訊》，2002，(3)
②③張卓元主編，《政治經(jīng)濟(jì)學(xué)大辭典》，北京：中國(guó)經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，1998
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2002年第11期）
