山西侯馬平陽機械廠技術處 楊培鷹 王毓慧
《中國檔案》2002年第7期刊發的劉越南先生所撰寫的《電子文件管理流程的變化及其引發的思考》(以下簡稱為“劉文”)①是一篇十分有益于開拓企業檔案管理流程重組問題思路的文章，具有較強的實用性。根據我們所了解的情況，除了在“劉文”中所列舉的如航天集團501所、信息產業部14所、38所之外，與筆者所在單位有密切技術業務聯系的中船重工集團705所，也采取了類似“劉文”中所描述的企業檔案管理組織模式：把企業中包括底圖管理在內的技術文件管理如底圖入庫、曬印和分發、修改藍圖等文件管理業務和企業內如基建、產品、設備檔案等檔案管理業務都放在同一個業務室(組)內進行。
但是也應當看到，并非所有的企業都采用了“劉文”所描述的企業檔案組織模式的，也有的企業如筆者所在的山西平陽機械廠就采用了由兩個相互獨立的業務室(組)分別管理技術文件和企業檔案的組織模式：內總資料站(平常在習慣上稱其為“底圖室”)負責技術文件的內、外收發業務等文件管理業務，包括底圖的入庫管理、藍圖的分發、修改、回收等業務；而檔案室負責集中統一管理全廠除人事檔案以外的各類企業檔案，參與設備儀器開箱、基建工程竣工驗收、科研項目鑒定等活動(在此特別指出，這兩個業務室組都設置在工廠同一個內部職能機構內)。弄清楚企業文件管理和檔案管理組織模式的差別是十分有必要的，因為這將涉及文件價值和檔案價值的體現形式，對實施企業檔案管理流程重組具有相當重大的影響。
一、企業文件與檔案的組織形式
企業文件是企業管理和生產活動過程中人們用以交流、傳遞和控制信息流的載體和工具，比如企業中最為常見的“圖紙”，就是技術人員和管理人員用圖形、圖表、字、符號等表達出來的設計意圖或管理要求，通過圖紙的發放與修改向企業有關方面傳遞的相關信息。而企業檔案則是保存起來以備在有“不時之需”時“備查考的文件而已，通過利用檔案，人們可以追溯當時發生的事件或行為過程及結果，這就是檔案的存真求實的價值所在。與文件管理不同，企業檔案管理著眼于保持原貌或保持歸檔時的原始狀態。文件一旦歸檔其本質特征(其是否仍然具備現行效力姑且不論)就從傳遞和控制信息的工具轉化為保持、保存信息在歸檔時狀態的工具了，對于這一點是不能含糊的，而且文件與檔案之間這種本質特征的轉化，對于紙質文件和電子文件來說也應當是完全一致的。
企業檔案部門在設置涉檔業務室(組)時，不外乎采取兩種方式：一種即“劉文”中所說的那種把技術文件和檔案管理都放在同?個業務室(組)中（由于習慣上企業往往把圖紙稱為“資料”）、這種“文檔合一”的業務室(組)往往被稱之為“檔案資料室”之類，而且也正是由于這種“文檔合一”管理形式的實際存在，才會出現“劉文”中所描述的“電子文件在形成后……集中到檔案部門，由檔案部門打印底圖，送主管人員簽署，簽署后的底圖曬印成藍圖后分發給生產部門”現象；而且也只有在這種“文檔合一”的檔案室中，才會出現工作人員不僅承擔檔案管理業務，同時也承擔大量的技術文件收發、底圖和藍圖管理等文件管理業務的現象。正因為如此，筆者認為即使是要由檔案室來承辦一些文件管理業務，也絕不能因此而認為檔案資料室內的所有業務活動都屬于檔案業務活動，必須明確在其辦理底圖入庫、曬印、分發或修改藍圖等業務時，執行的是企業文件管理程序而絕非企業檔案管理程序，在文檔合?形式的檔案室中，應當時刻注意文件管理和檔案管理這兩條主線不能隨意地纏繞在一起去。
由此可見，“劉文”觸到了一個雖然一直存在，但長期以來都一直為大家所忽視的企業檔案組織模式對企業檔案業務功能的影響問題，而這一點則正好是順利地實現企業檔案流程重組的關節點之一。
企業檔案業務室(組)的另一種設置形式，即筆者在上文中所提到的把技術文件管理和檔案管理分別由兩個相互獨立的業務室(組)來承擔的形式：由資料室負責底圖入庫、曬印、分發與修改藍圖等技術文件管理業務；由檔案室負責全廠檔案的歸檔、整理、保管、利用等檔案管理業務。這樣，處于同一個企業職能部門內的資料室和檔案室，在開展具體業務活動時就職能分明，在必要時還可以在業務上相互協調與配合。我們認為這種文檔分置的檔案業務室(組)設置方式是比較理想的。這種方式從整體上看比較利于企業檔案管理活動的開展。
二、ERP對企業檔案管理流程重組的影響
“業務流程重組(BTR)是‘ERP’(企業資源計劃)”中的主要內容之一，熟悉ERP的人都知道，一旦涉及“業務流程重組”就意味著必須對現有的管理流程實行根本上的變革，如果引述ERP中的表達，則是“以作業流程為中心，打破傳統的金字塔形組織結構，組織結構向平板形發展，即所謂的扁平化結構管理。……業務流程重組強調以業務流程為改造對象，以關心客戶滿意度為目標，對企業現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，并利用先進信息技術，實現管理組織結構平面化，最終實現企業經營在成本、質量、服務和速度等方面‘戲劇性’的改善”②。“根本性”、“徹底性”、“戲劇性”、“流程”是業務流程重組的四個核心內容，這就是說，在實現企業檔案管理流程重組之后，我們所看到的很可能是一個被徹底地“整容”后再造出來的，與我們所熟悉的傳統企業檔案管理模式面日完全不同的全新結構，不僅會出現在“劉文”中所指出的“歸檔時間提前”、“鑒定工作提前”、“著錄標引與文件形成同步”等一系列變化，還會在企業檔案組織模式、管理內容與管理形式等方面出現一系列極為顯著、深刻的變化。
那么，能否在現有企業檔案管理模式下實施企業檔案管理流程重組呢?
由于企業信息化的最終目標是通過在企業中全面采用先進的信息技術，實現企業的設計、制造裝備、生產過程、管理過程的數字化，實現客戶、企業和供應商之間的信息集成，實現人、技術、經營目標和管理方法的集成。企業在實施ERP的過程中，把企業的全部管理過程劃分為供應鏈管理、生產管理、財務管理這樣三條主線，企業的全部活動都要圍繞著這三條主線進行分工和協調，這樣一來我們所熟悉的傳統企業檔案結構如產品、設備、管理、會計等檔案門類，將會被重新分化、組合，企業傳統的文件(包括技術文件)和檔案管理流程將隨之產生根本性的、徹底性乃至戲劇性的變化，“皮之不存，毛將焉附”，企業檔案管理流程也只能重新予以設計，才能保證與企業信息化過程相吻合。
從哲學角度來看，企業檔案管理流程重組與保證企業檔案的本質特征是企業檔案管理在新的環境中形式與內容的辯證關系，不論人們選擇什么樣的企業檔案管理流程重組模式，再造后的企業檔案管理必須達到形式與內容的統一，有利于尊重和保持檔案作為信息保存工具的本質特征的體現。
具體說來，可以根據具體情況選擇“文件管理后延式”或者是“檔案管理前伸式”來實施企業檔案管理流程重組。
“文件管理后延式”：顧名思義，就是把企業文件管理階段有意識地向“后”延伸，把檔案管理流程作為企業文件管理的后續階段予以一并設計，并且由企業文件管理部門來承擔起企業檔案的管理職能。這種模式應當比較適合于本文中所提到的“文檔合一”組織模式的企業檔案業務部門。這種模式也是有一定的理論依據的，如在許多的檔案管理學教科書中都曾指出：文件是檔案的“前身”，而且按照“文件與檔案管理一體化”理論，是可以把企業中的文件管理和檔案管理有機地結合在一起的，只要確實保證它們的結合不是貌合神離就行。
“檔案管理前伸式”：不僅文件管理階段可以向“后”延續，檔案管理階段同樣也可以有條件地向“前”伸展，進入到文件管理階段中，采用諸如“劉文”中所述“著錄、標引與文件形成同步”、“歸檔時間提前”、“鑒定工作提前”等方法，使檔案管理活動提前介入到企業信息流管理的各個環節中去，也可以實現文件管理與檔案管理有機結合的目的，依我們看來，這種模式應當比較適合于“文檔分置”式的企業檔案組織模式采用。
我們認為實施企業檔案管理流程重組并不僅僅是一個單純的技術問題或業務問題，而應當站在我國入世以后，我國企業必須全面提高參與國際市場競爭的競爭力的角度來看待這個問題。應當理解進行企業檔案管理流程重組是為了適應在新經濟環境中，企業為實現對信息流的完全而有效控制采取的必然措施，只有這樣企業才能充分適應現代市場特點，及時滿足客戶需求，并且在企業遭遇到市場突發事件如供應鏈受阻、反傾銷調查、企業工業產權受侵害等時，能夠為企業決策提供及時、準確、全面的信息保障支持。換句話說就是在新的經濟社會環境條件下，企業需要一個更加有效的企業檔案管理組織。
注釋：
①劉越南，“電子文件管理流程的變化及其引發的
思考”，《中國檔案》2002，(7)。
②羅鴻，《ERP原理?設計?實施》，北京：電子工業
出版社，2003。
③吳寶康，《檔案學理論與歷史初探》，成都：四川
科技出版社，1986。
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第11期）
《中國檔案》2002年第7期刊發的劉越南先生所撰寫的《電子文件管理流程的變化及其引發的思考》(以下簡稱為“劉文”)①是一篇十分有益于開拓企業檔案管理流程重組問題思路的文章，具有較強的實用性。根據我們所了解的情況，除了在“劉文”中所列舉的如航天集團501所、信息產業部14所、38所之外，與筆者所在單位有密切技術業務聯系的中船重工集團705所，也采取了類似“劉文”中所描述的企業檔案管理組織模式：把企業中包括底圖管理在內的技術文件管理如底圖入庫、曬印和分發、修改藍圖等文件管理業務和企業內如基建、產品、設備檔案等檔案管理業務都放在同一個業務室(組)內進行。
但是也應當看到，并非所有的企業都采用了“劉文”所描述的企業檔案組織模式的，也有的企業如筆者所在的山西平陽機械廠就采用了由兩個相互獨立的業務室(組)分別管理技術文件和企業檔案的組織模式：內總資料站(平常在習慣上稱其為“底圖室”)負責技術文件的內、外收發業務等文件管理業務，包括底圖的入庫管理、藍圖的分發、修改、回收等業務；而檔案室負責集中統一管理全廠除人事檔案以外的各類企業檔案，參與設備儀器開箱、基建工程竣工驗收、科研項目鑒定等活動(在此特別指出，這兩個業務室組都設置在工廠同一個內部職能機構內)。弄清楚企業文件管理和檔案管理組織模式的差別是十分有必要的，因為這將涉及文件價值和檔案價值的體現形式，對實施企業檔案管理流程重組具有相當重大的影響。
一、企業文件與檔案的組織形式
企業文件是企業管理和生產活動過程中人們用以交流、傳遞和控制信息流的載體和工具，比如企業中最為常見的“圖紙”，就是技術人員和管理人員用圖形、圖表、字、符號等表達出來的設計意圖或管理要求，通過圖紙的發放與修改向企業有關方面傳遞的相關信息。而企業檔案則是保存起來以備在有“不時之需”時“備查考的文件而已，通過利用檔案，人們可以追溯當時發生的事件或行為過程及結果，這就是檔案的存真求實的價值所在。與文件管理不同，企業檔案管理著眼于保持原貌或保持歸檔時的原始狀態。文件一旦歸檔其本質特征(其是否仍然具備現行效力姑且不論)就從傳遞和控制信息的工具轉化為保持、保存信息在歸檔時狀態的工具了，對于這一點是不能含糊的，而且文件與檔案之間這種本質特征的轉化，對于紙質文件和電子文件來說也應當是完全一致的。
企業檔案部門在設置涉檔業務室(組)時，不外乎采取兩種方式：一種即“劉文”中所說的那種把技術文件和檔案管理都放在同?個業務室(組)中（由于習慣上企業往往把圖紙稱為“資料”）、這種“文檔合一”的業務室(組)往往被稱之為“檔案資料室”之類，而且也正是由于這種“文檔合一”管理形式的實際存在，才會出現“劉文”中所描述的“電子文件在形成后……集中到檔案部門，由檔案部門打印底圖，送主管人員簽署，簽署后的底圖曬印成藍圖后分發給生產部門”現象；而且也只有在這種“文檔合一”的檔案室中，才會出現工作人員不僅承擔檔案管理業務，同時也承擔大量的技術文件收發、底圖和藍圖管理等文件管理業務的現象。正因為如此，筆者認為即使是要由檔案室來承辦一些文件管理業務，也絕不能因此而認為檔案資料室內的所有業務活動都屬于檔案業務活動，必須明確在其辦理底圖入庫、曬印、分發或修改藍圖等業務時，執行的是企業文件管理程序而絕非企業檔案管理程序，在文檔合?形式的檔案室中，應當時刻注意文件管理和檔案管理這兩條主線不能隨意地纏繞在一起去。
由此可見，“劉文”觸到了一個雖然一直存在，但長期以來都一直為大家所忽視的企業檔案組織模式對企業檔案業務功能的影響問題，而這一點則正好是順利地實現企業檔案流程重組的關節點之一。
企業檔案業務室(組)的另一種設置形式，即筆者在上文中所提到的把技術文件管理和檔案管理分別由兩個相互獨立的業務室(組)來承擔的形式：由資料室負責底圖入庫、曬印、分發與修改藍圖等技術文件管理業務；由檔案室負責全廠檔案的歸檔、整理、保管、利用等檔案管理業務。這樣，處于同一個企業職能部門內的資料室和檔案室，在開展具體業務活動時就職能分明，在必要時還可以在業務上相互協調與配合。我們認為這種文檔分置的檔案業務室(組)設置方式是比較理想的。這種方式從整體上看比較利于企業檔案管理活動的開展。
二、ERP對企業檔案管理流程重組的影響
“業務流程重組(BTR)是‘ERP’(企業資源計劃)”中的主要內容之一，熟悉ERP的人都知道，一旦涉及“業務流程重組”就意味著必須對現有的管理流程實行根本上的變革，如果引述ERP中的表達，則是“以作業流程為中心，打破傳統的金字塔形組織結構，組織結構向平板形發展，即所謂的扁平化結構管理。……業務流程重組強調以業務流程為改造對象，以關心客戶滿意度為目標，對企業現有的業務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，并利用先進信息技術，實現管理組織結構平面化，最終實現企業經營在成本、質量、服務和速度等方面‘戲劇性’的改善”②。“根本性”、“徹底性”、“戲劇性”、“流程”是業務流程重組的四個核心內容，這就是說，在實現企業檔案管理流程重組之后，我們所看到的很可能是一個被徹底地“整容”后再造出來的，與我們所熟悉的傳統企業檔案管理模式面日完全不同的全新結構，不僅會出現在“劉文”中所指出的“歸檔時間提前”、“鑒定工作提前”、“著錄標引與文件形成同步”等一系列變化，還會在企業檔案組織模式、管理內容與管理形式等方面出現一系列極為顯著、深刻的變化。
那么，能否在現有企業檔案管理模式下實施企業檔案管理流程重組呢?
由于企業信息化的最終目標是通過在企業中全面采用先進的信息技術，實現企業的設計、制造裝備、生產過程、管理過程的數字化，實現客戶、企業和供應商之間的信息集成，實現人、技術、經營目標和管理方法的集成。企業在實施ERP的過程中，把企業的全部管理過程劃分為供應鏈管理、生產管理、財務管理這樣三條主線，企業的全部活動都要圍繞著這三條主線進行分工和協調，這樣一來我們所熟悉的傳統企業檔案結構如產品、設備、管理、會計等檔案門類，將會被重新分化、組合，企業傳統的文件(包括技術文件)和檔案管理流程將隨之產生根本性的、徹底性乃至戲劇性的變化，“皮之不存，毛將焉附”，企業檔案管理流程也只能重新予以設計，才能保證與企業信息化過程相吻合。
從哲學角度來看，企業檔案管理流程重組與保證企業檔案的本質特征是企業檔案管理在新的環境中形式與內容的辯證關系，不論人們選擇什么樣的企業檔案管理流程重組模式，再造后的企業檔案管理必須達到形式與內容的統一，有利于尊重和保持檔案作為信息保存工具的本質特征的體現。
具體說來，可以根據具體情況選擇“文件管理后延式”或者是“檔案管理前伸式”來實施企業檔案管理流程重組。
“文件管理后延式”：顧名思義，就是把企業文件管理階段有意識地向“后”延伸，把檔案管理流程作為企業文件管理的后續階段予以一并設計，并且由企業文件管理部門來承擔起企業檔案的管理職能。這種模式應當比較適合于本文中所提到的“文檔合一”組織模式的企業檔案業務部門。這種模式也是有一定的理論依據的，如在許多的檔案管理學教科書中都曾指出：文件是檔案的“前身”，而且按照“文件與檔案管理一體化”理論，是可以把企業中的文件管理和檔案管理有機地結合在一起的，只要確實保證它們的結合不是貌合神離就行。
“檔案管理前伸式”：不僅文件管理階段可以向“后”延續，檔案管理階段同樣也可以有條件地向“前”伸展，進入到文件管理階段中，采用諸如“劉文”中所述“著錄、標引與文件形成同步”、“歸檔時間提前”、“鑒定工作提前”等方法，使檔案管理活動提前介入到企業信息流管理的各個環節中去，也可以實現文件管理與檔案管理有機結合的目的，依我們看來，這種模式應當比較適合于“文檔分置”式的企業檔案組織模式采用。
我們認為實施企業檔案管理流程重組并不僅僅是一個單純的技術問題或業務問題，而應當站在我國入世以后，我國企業必須全面提高參與國際市場競爭的競爭力的角度來看待這個問題。應當理解進行企業檔案管理流程重組是為了適應在新經濟環境中，企業為實現對信息流的完全而有效控制采取的必然措施，只有這樣企業才能充分適應現代市場特點，及時滿足客戶需求，并且在企業遭遇到市場突發事件如供應鏈受阻、反傾銷調查、企業工業產權受侵害等時，能夠為企業決策提供及時、準確、全面的信息保障支持。換句話說就是在新的經濟社會環境條件下，企業需要一個更加有效的企業檔案管理組織。
注釋：
①劉越南，“電子文件管理流程的變化及其引發的
思考”，《中國檔案》2002，(7)。
②羅鴻，《ERP原理?設計?實施》，北京：電子工業
出版社，2003。
③吳寶康，《檔案學理論與歷史初探》，成都：四川
科技出版社，1986。
（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第11期）
