王金木
一、企業建立檔案內容數據庫的必要性
為了方便檔案利用者查閱檔案原文，實現館際檔案信息資源的交流與共享，提高檔案利用和編研工作的效率，不少綜合檔案館和文件利用中心已建立檔案內容數據庫，并取得很好的應用效果。企業也要重視和開展建立檔案內容數據庫的工作。
近年，隨著新的文書檔案整理規則在企業推廣應用，很多企業的文書檔案管理開始采用文件級管理，因而在企業建立檔案目錄數據庫過程中，增加了文件級文書檔案目錄數據庫的內容。文件級檔案目錄數據庫的建立可方便利用者直接查找到所需要的文件。但是建立文件級檔案目錄數據庫在方便利用者利用檔案方面還是有限的，因為文件級檔案目錄數據庫的功能只能解決檔案利用中的文件檢索問題，不能解決方便檔案利用的其他問題，例如，不能解決利用者不到檔案室就能夠查閱文件原文的問題。
隨著企業信息化管理的不斷深入，越來越多的企業建立了局域網，推行OA系統，實現無紙化辦公，檔案利用者可以在自己的辦公室里借助檔案管理部門在網絡上發布的檔案目錄，通過計算機十分方便地查找到所需要的檔案，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案目錄、檢索檔案費時費事的狀況。然而，檔案目錄上網也只能使檔案的檢索更方便、更快捷，利用者仍然必須到檔案室才能查閱到檔案原文，這不能不說仍然是一件遺憾的事。
利用者查找檔案目錄的最終目的是要通過查找檔案目錄的途徑實現查閱檔案原文的目的。如果企業檔案管理部門能夠想辦法通過自身不懈的努力，使檔案利用者借助計算機局域網不僅能夠查找到所需要的檔案目錄，而且能夠直接查閱到所需要的檔案原文，就可以彌補這一缺憾，就可以在方便利用者利用檔案方面做得更加徹底、更加完美。這個辦法就是要在企業建立檔案內容數據庫(俗稱原文數據庫)，并讓其上網。
建立企業檔案內容數據庫還可以為實現全文檢索創造條件，為檔案利用者提供更便捷的檔案檢索途徑；還可以實現最大限度的檔案信息資源的交流與共享，在較大范圍內充分發揮企業檔案信息資源的作用。建立企業檔案內容數據庫的另一個好處是，在建立企業檔案容數據庫的過程中，通過掃描的文件材料經OCR識別后，可以很方便地轉換為可編輯的Word文檔，這些文檔連同其他文字信息和影像信息給檔案利用者對檔案材料的選取或引用帶來極大的方便，能最大限度地滿足檔案利用者的需求。
如上所述，筆者認為，隨著檔案信息化建設步伐的快速推進，企業信息化管理工作的深入開展，為了進—步做好企業檔案的利用工作，提高企業檔案管理水平，企業有必要建立檔案內容數據庫。
二、建庫的方法
企業建立檔案內容數據庫通常是采用數據導入和原文掃描兩種方法。為提高建庫效率，在建庫時應遵循“能導則導，不能導則掃，先導后掃”的原則。例如，對實行文檔一體化管理的企業，以及實現辦公自動化、無紙化辦公的企業，在建立文件數據庫時，應當充分利用企業已有的檔案信息資源，將辦公系統中的文件內容直接導入到檔案管理系統中來，避免重復勞動。即使在必須采用原文掃描的方法才能建庫的情況下，也應該充分發揮檔案管理軟件批量掃描的功能，盡可能采用高速掃描儀進行掃描，因為這樣做可以大大提高掃描的質量和工作效率。
在建庫的過程中，還應盡量采用先易后難、因陋就簡的方法。盡管各個企業千差萬別，檔案的種類繁多，但縱觀企業檔案的種類，大致可分為三大部分：文字部分，其主體是企業形成的文件；圖形部分，其主體是企業形成的圖紙；影像部分，其主體是企業的榮譽檔案、音像檔案。在一般情況下，企業可按照檔案的不同種類，分別建立起文件數據庫，圖紙數據庫和音像數據庫，然后再通過檔案號或其他媒介與檔案目錄數據庫相連接，共同構建企業檔案信息化的網絡格局。在建庫的順序方面，應考慮檔案內容數據庫的利用率和難易程度，例如，對生產型的企業而言，通?？上瓤紤]建立文件數據庫，再建立音像數據庫，最后建立圖紙數據庫，因為建立圖紙數據庫的工作量較大，而且需要能實現光柵----矢量轉換的專門圖形處理軟件。此外，各個企業可根據自身的特點和規模的大小選擇建立各自的檔案內容數據庫，例如，對經營型的企業而言，可以不考慮建立圖紙數據庫；對小企業而言，可以不考慮單獨建立檔案內容數據庫，而考慮采用掛接的方法，把相關的檔案內容直接掛接到檔案目錄數據庫里相應的條目中去。
三、應該做好的幾項工作
為了進一步建好企業檔案內容數據庫，筆者認為還應該注意做好以下幾項工作：
1．做好文件材料入庫前的鑒別工作。在建立檔案內容數據庫之前，最好應對檔案進行鑒定，剔除不應歸檔的內容。同時，與綜合檔案館和文件利用中心建立檔案內容數據庫的情況相類似，企業在建立檔案內容數據庫的過程中，即使是應當歸檔的文件材料也絕不可能一次性都進入檔案內容數據庫。究竟應該讓哪些文件材料先入庫呢?這就有一個文件材料入庫前的鑒別問題。盡管這個問題的重要性不能與檔案進館前和檔案銷毀前的鑒定工作相提并論，但對建立檔案內容數據庫而言，這是一個必須首先要解決的問題。
如前所述，企業建立檔案內容數據庫的主要目的是方便利用者利用檔案，但由于企業檔案管理的某些特殊性，在考慮文件材料入庫時至少要妥善處理好兩個關系。首先是要處理好方便利用與建庫成本的關系，優先考慮讓利用頻率較高、保存價值較大的文件材料先入庫。例如，以文書檔案為例，應讓永久保存的文書檔案先入庫，再考慮長期保存的文書檔案的入庫問題，短期保存的文書檔案再次之；對于保管期限將至、臨近失去保存價值的文書檔案就可以不考慮入庫，以節省建庫成本。其次是要處理好方便利用與保密的關系，以維護企業的合法權益。例如，被企業確定為內部事項以及密級的文件材料，或設專柜保管的文件材料，如企業高層會議記錄，現行的印模原件，企業的核心技術、專有技術的檔案，會計檔案等均不宜入庫。
2．做好科學化、規范化的建庫工作。建立企業檔案內容數據庫是—項專業性、技術性很強的工作，建庫過程中會遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發的文件或標準中找到相應的解決辦法。實踐證明，這些辦法都是非?？茖W的、規范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的建庫經驗，能夠幫助企業建立科學的、規范的、實用的檔案內容數據庫。如果企業各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪費人力、物力、財力和時間，也不利于企業檔案內容數據庫的管理、交流和信息共享。
因此，企業在建立檔案內容數據庫時，一定要嚴格遵守上級檔案行政管理部門有關建立檔案內容數據庫的各種規定。例如，《電子文件歸檔與管理規范(GB／T18894—2002)》規定，文字型電子文件以XTL、RTF、TXT為通用格式，掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式，音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式以及有關電子文件稿本代碼的規定，電子文件類別代碼的規定等等，凡此種種，企業在建立檔案內容數據庫時都應該嚴格遵照執行，努力建立起科學的、規范的企業檔案內容數據庫。
3．做好檔案利用權限的管理工作。大家知道，由于企業檔案的特殊性，在檔案利用方面，除了依照《檔案法》應該向社會開放檔案外，其余的檔案在—定的時間內都有一定的利用范圍。我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在—定的時間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便；而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便，而且要加以阻止。由于檔案目錄數據庫的主要功能是方便檔案利用者“查找檔案”，而檔案內容數據庫的主要功能則是方便檔案利用者“查閱檔案”，二者的功能有很大的差異，因而在建立企業檔案內容數據庫時，要十分注意做好檔案利用權限的管理工作。
檔案利用權限管理工作的重點是做好檔案利用權限的設置工作。設置檔案利用權限實際上是在特定的時間內對可利用某些檔案的人員進行限定的一種方法。通常，計算機檔案管理軟件都有檔案利用權限設置的功能，檔案管理系統的管理員務必要按照檔案管理部門給定的檔案利用權限的各種規定，對每一份檔案及時設置檔案利用權限，確保企業檔案安全、有效地利用，使企業檔案更好地為企業的生產建設和經營管理服務。
總之，隨著檔案信息化建設步伐的不斷推進。企業檔案工作的深入開展，為了更好地做好企業檔案的利用工作，進一步提高企業檔案管理水平,企業很有必要建立檔案內容數據庫。當前，企業建立檔案內容數據庫有很多有利條件，企業檔案管理部門應抓住機遇，克服畏難情緒，努力工作，同時爭取企業領導的支持，積極創造條件建立企業檔案內容數據庫。企業在建立檔案內容數據庫的過程中應堅持科學、規范、實用、可靠的原則，力求減少失誤，避免返工，提高建庫效率。
(壹心摘自《中國檔案》2004年第9期)
一、企業建立檔案內容數據庫的必要性
為了方便檔案利用者查閱檔案原文，實現館際檔案信息資源的交流與共享，提高檔案利用和編研工作的效率，不少綜合檔案館和文件利用中心已建立檔案內容數據庫，并取得很好的應用效果。企業也要重視和開展建立檔案內容數據庫的工作。
近年，隨著新的文書檔案整理規則在企業推廣應用，很多企業的文書檔案管理開始采用文件級管理，因而在企業建立檔案目錄數據庫過程中，增加了文件級文書檔案目錄數據庫的內容。文件級檔案目錄數據庫的建立可方便利用者直接查找到所需要的文件。但是建立文件級檔案目錄數據庫在方便利用者利用檔案方面還是有限的，因為文件級檔案目錄數據庫的功能只能解決檔案利用中的文件檢索問題，不能解決方便檔案利用的其他問題，例如，不能解決利用者不到檔案室就能夠查閱文件原文的問題。
隨著企業信息化管理的不斷深入，越來越多的企業建立了局域網，推行OA系統，實現無紙化辦公，檔案利用者可以在自己的辦公室里借助檔案管理部門在網絡上發布的檔案目錄，通過計算機十分方便地查找到所需要的檔案，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案目錄、檢索檔案費時費事的狀況。然而，檔案目錄上網也只能使檔案的檢索更方便、更快捷，利用者仍然必須到檔案室才能查閱到檔案原文，這不能不說仍然是一件遺憾的事。
利用者查找檔案目錄的最終目的是要通過查找檔案目錄的途徑實現查閱檔案原文的目的。如果企業檔案管理部門能夠想辦法通過自身不懈的努力，使檔案利用者借助計算機局域網不僅能夠查找到所需要的檔案目錄，而且能夠直接查閱到所需要的檔案原文，就可以彌補這一缺憾，就可以在方便利用者利用檔案方面做得更加徹底、更加完美。這個辦法就是要在企業建立檔案內容數據庫(俗稱原文數據庫)，并讓其上網。
建立企業檔案內容數據庫還可以為實現全文檢索創造條件，為檔案利用者提供更便捷的檔案檢索途徑；還可以實現最大限度的檔案信息資源的交流與共享，在較大范圍內充分發揮企業檔案信息資源的作用。建立企業檔案內容數據庫的另一個好處是，在建立企業檔案容數據庫的過程中，通過掃描的文件材料經OCR識別后，可以很方便地轉換為可編輯的Word文檔，這些文檔連同其他文字信息和影像信息給檔案利用者對檔案材料的選取或引用帶來極大的方便，能最大限度地滿足檔案利用者的需求。
如上所述，筆者認為，隨著檔案信息化建設步伐的快速推進，企業信息化管理工作的深入開展，為了進—步做好企業檔案的利用工作，提高企業檔案管理水平，企業有必要建立檔案內容數據庫。
二、建庫的方法
企業建立檔案內容數據庫通常是采用數據導入和原文掃描兩種方法。為提高建庫效率，在建庫時應遵循“能導則導，不能導則掃，先導后掃”的原則。例如，對實行文檔一體化管理的企業，以及實現辦公自動化、無紙化辦公的企業，在建立文件數據庫時，應當充分利用企業已有的檔案信息資源，將辦公系統中的文件內容直接導入到檔案管理系統中來，避免重復勞動。即使在必須采用原文掃描的方法才能建庫的情況下，也應該充分發揮檔案管理軟件批量掃描的功能，盡可能采用高速掃描儀進行掃描，因為這樣做可以大大提高掃描的質量和工作效率。
在建庫的過程中，還應盡量采用先易后難、因陋就簡的方法。盡管各個企業千差萬別，檔案的種類繁多，但縱觀企業檔案的種類，大致可分為三大部分：文字部分，其主體是企業形成的文件；圖形部分，其主體是企業形成的圖紙；影像部分，其主體是企業的榮譽檔案、音像檔案。在一般情況下，企業可按照檔案的不同種類，分別建立起文件數據庫，圖紙數據庫和音像數據庫，然后再通過檔案號或其他媒介與檔案目錄數據庫相連接，共同構建企業檔案信息化的網絡格局。在建庫的順序方面，應考慮檔案內容數據庫的利用率和難易程度，例如，對生產型的企業而言，通?？上瓤紤]建立文件數據庫，再建立音像數據庫，最后建立圖紙數據庫，因為建立圖紙數據庫的工作量較大，而且需要能實現光柵----矢量轉換的專門圖形處理軟件。此外，各個企業可根據自身的特點和規模的大小選擇建立各自的檔案內容數據庫，例如，對經營型的企業而言，可以不考慮建立圖紙數據庫；對小企業而言，可以不考慮單獨建立檔案內容數據庫，而考慮采用掛接的方法，把相關的檔案內容直接掛接到檔案目錄數據庫里相應的條目中去。
三、應該做好的幾項工作
為了進一步建好企業檔案內容數據庫，筆者認為還應該注意做好以下幾項工作：
1．做好文件材料入庫前的鑒別工作。在建立檔案內容數據庫之前，最好應對檔案進行鑒定，剔除不應歸檔的內容。同時，與綜合檔案館和文件利用中心建立檔案內容數據庫的情況相類似，企業在建立檔案內容數據庫的過程中，即使是應當歸檔的文件材料也絕不可能一次性都進入檔案內容數據庫。究竟應該讓哪些文件材料先入庫呢?這就有一個文件材料入庫前的鑒別問題。盡管這個問題的重要性不能與檔案進館前和檔案銷毀前的鑒定工作相提并論，但對建立檔案內容數據庫而言，這是一個必須首先要解決的問題。
如前所述，企業建立檔案內容數據庫的主要目的是方便利用者利用檔案，但由于企業檔案管理的某些特殊性，在考慮文件材料入庫時至少要妥善處理好兩個關系。首先是要處理好方便利用與建庫成本的關系，優先考慮讓利用頻率較高、保存價值較大的文件材料先入庫。例如，以文書檔案為例，應讓永久保存的文書檔案先入庫，再考慮長期保存的文書檔案的入庫問題，短期保存的文書檔案再次之；對于保管期限將至、臨近失去保存價值的文書檔案就可以不考慮入庫，以節省建庫成本。其次是要處理好方便利用與保密的關系，以維護企業的合法權益。例如，被企業確定為內部事項以及密級的文件材料，或設專柜保管的文件材料，如企業高層會議記錄，現行的印模原件，企業的核心技術、專有技術的檔案，會計檔案等均不宜入庫。
2．做好科學化、規范化的建庫工作。建立企業檔案內容數據庫是—項專業性、技術性很強的工作，建庫過程中會遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級檔案部門下發的文件或標準中找到相應的解決辦法。實踐證明，這些辦法都是非?？茖W的、規范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的建庫經驗，能夠幫助企業建立科學的、規范的、實用的檔案內容數據庫。如果企業各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪費人力、物力、財力和時間，也不利于企業檔案內容數據庫的管理、交流和信息共享。
因此，企業在建立檔案內容數據庫時，一定要嚴格遵守上級檔案行政管理部門有關建立檔案內容數據庫的各種規定。例如，《電子文件歸檔與管理規范(GB／T18894—2002)》規定，文字型電子文件以XTL、RTF、TXT為通用格式，掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式，音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式以及有關電子文件稿本代碼的規定，電子文件類別代碼的規定等等，凡此種種，企業在建立檔案內容數據庫時都應該嚴格遵照執行，努力建立起科學的、規范的企業檔案內容數據庫。
3．做好檔案利用權限的管理工作。大家知道，由于企業檔案的特殊性，在檔案利用方面，除了依照《檔案法》應該向社會開放檔案外，其余的檔案在—定的時間內都有一定的利用范圍。我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在—定的時間內為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便；而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便，而且要加以阻止。由于檔案目錄數據庫的主要功能是方便檔案利用者“查找檔案”，而檔案內容數據庫的主要功能則是方便檔案利用者“查閱檔案”，二者的功能有很大的差異，因而在建立企業檔案內容數據庫時，要十分注意做好檔案利用權限的管理工作。
檔案利用權限管理工作的重點是做好檔案利用權限的設置工作。設置檔案利用權限實際上是在特定的時間內對可利用某些檔案的人員進行限定的一種方法。通常，計算機檔案管理軟件都有檔案利用權限設置的功能，檔案管理系統的管理員務必要按照檔案管理部門給定的檔案利用權限的各種規定，對每一份檔案及時設置檔案利用權限，確保企業檔案安全、有效地利用，使企業檔案更好地為企業的生產建設和經營管理服務。
總之，隨著檔案信息化建設步伐的不斷推進。企業檔案工作的深入開展，為了更好地做好企業檔案的利用工作，進一步提高企業檔案管理水平,企業很有必要建立檔案內容數據庫。當前，企業建立檔案內容數據庫有很多有利條件，企業檔案管理部門應抓住機遇，克服畏難情緒，努力工作，同時爭取企業領導的支持，積極創造條件建立企業檔案內容數據庫。企業在建立檔案內容數據庫的過程中應堅持科學、規范、實用、可靠的原則，力求減少失誤，避免返工，提高建庫效率。
(壹心摘自《中國檔案》2004年第9期)
