寧波港鐵路有限公司 岑漢君
一種現象
企業產權轉移的過程中，我們經常能看到檔案隨資產移交的消息。然其實質，這些檔案在移交的同時則伴隨著一種企業檔案信息的有償轉讓。單位開始實行分房貨幣化制度、買了房的職工需提供購房審批表才能申請住房補貼，我們公司的一位職工去當地一家房地產管理部門復印一份審批表，一花就是三十幾元，該職工大概了解了一下費用內容，包括復印費、服務費、檔案利用保護費等，項目合理，效益可觀。我們十分贊嘆該單位的生財之道，同時又不得不關注一個曾經一度成為熱點的議題：檔案的有償服務。
主客觀原因
任何現象的出現都有其合理性，企業檔案管理出現商業化傾向也有其必然性。
主觀上，經濟利益至上正逐漸成為企業檔案管理的一個新共識。企業商業化管理的最大特點是一切活動以盈利為宗旨。目前，不管是企業領導層還是檔案部門正在逐漸達成一個共識：企業的一切活動都圍繞著盈利這一根本目的展開，也就是在這樣—種意識的引導下，企業檔案管理正逐步呈現商業化管理趨勢。
1、檔案信息商業化管理趨勢的出現和存在有其合理性。
目前，—些企業認為，在市場經濟條件下企業的一切活動都圍繞著盈利這一根本目的展開。為了盈利，企業必然遵守商業化管理規則，作為企業的一項附屬管理工作，企業的檔案工作則勢必自覺配合企業的各項經濟活動，在配合的同時也意味著在同步遵從企業的商業化管理規則，并因此得出結論，檔案信息商業化管理趨勢的出現和存在有其合理性。另外，有一個現象不容忽視：在新的市場經濟條件下，為了適應企業市場競爭的要求和檔案部門自身利益競爭的需要，企業檔案工作的管理理念正出現明顯的變化——更注重短期實效而非長遠的保存價值、更注重經濟效益而非傳統的管理目標、更注重本部門的利益回報(主要是本部門地位的鞏固和相應的物質回報)而不僅光作無償貢獻。
2、企業對檔案工作的重視程度和人力、物力投入應更多地與檔案部門提供的有效服務或創造的效益相掛鉤，而且企業檔案部門所作貢獻的量化效果越好得到的關注也越多、越快。
在企業積極投入市場經濟活動的同時，企業的檔案工作領域不可能存在真空。目前企業對檔案工作的投入普遍減少，這主要與檔案工作對企業的創利奉獻能力密切相關。企業以經濟建設為中心，企業活動的總原則是最大程度地獲取利潤，企業首先遵循的第一條原則就是用最少的報酬支出換取最大限度的利益回報，這一特點在市場經濟高度發達的今天尤為顯著。這一特點還充分左右著企業對各項工作的關注程度和物質、人力投入多少。這一特點還直接導致了一些企業在加強某些關鍵環節力量的同時削弱在大多數時候只出不進的檔案部門，并體現在企業領導層對不同種類檔案的不同重視程度上：在越來越關注科技檔案、會計檔案的同時，放松對其他種類檔案的管理。科技檔案、會計檔案由于受多種原因的影響，在同等條件下，對企業的整體貢獻正在增大，而同時文書檔案等其他檔案由于非直接與經濟效益掛鉤等因素，對企業的貢獻特別是經濟利益貢獻方面相對遜色。事實上，作為企業檔案的一部分，文書檔案更多的體現其社會價值、歷史價值，對企業的市場競爭的關聯并不密切。企業的領導層在完整估量各種檔案對企業的貢獻遠景后作出了符合企業利益的又—抉擇：把投入的天平傾向科技檔案和會計檔案?？傊?，企業希望其每一項工作包括檔案工作都能為盈利服務，最好能直接帶來盈利。
客觀上，關于企業檔案工作商業化管理的功利傾向的現實意義：
1、商業化管理不僅為檔案的發展提供了必需的資本支持，更為檔案部門贏得生存關注。
市場經濟條件下，檔案工作自身發展需要關注利益回報。長期以來檔案工作的附屬性、依賴性、被動性等特性為市場經濟條件下企業檔案工作被輕易削弱埋下了伏筆，更為檔案工作的發展帶來了制約。歷經了失落與壓力之后，企業的檔案部門著手努力適應新的發展趨勢，并從最初的無奈選擇發展到部分企業的積極開發檔案工作市場化途徑，比如信息有償轉讓或共享等，特例是出售商業機密。但不管怎樣，白貓黑貓會抓老鼠就是好貓，企業檔案部門正在積極應對。
2、事實上，企業檔案部門完全擁有直接創造經濟利益的條件。
長期以來，在企業的經濟建設中也多數以低調出現，很少有成為企業經濟建設新生力量的欲望和理念，也很少有人去考慮檔案部門能不能去賺錢的問題。
(1)檔案部門完全可以改變只出不進的這種觀念。檔案部門在為企業內部管理和經濟建設提供有效憑證和參考時，這種服務完全可以作經常性的公開量化處理、以引起合理的有效的關注。過去，檔案系統總以清水衙門自居，以默默無聞為榮，甘心做個配角，但默默無聞對于適應市場經濟條件下的競爭機制是絕無益處的。舉個例子，一件產品從開發研究到投產、投放市場直至盈利，積聚了從科研部門、管理部門、生產部門、營銷部門的大量心血，也同樣少不了檔案部門的貢獻，特別是產品的更新換代，更少不了對源頭產品的檔案的有效利用，而為維護產品檔案的核心信息安全，檔案部門也承擔了相當大的壓力 而在慶功會上，有多少人會想起檔案部門，幾乎沒有。這有點尷尬、有點悲哀，但卻是一個不爭的事實。這就需要檔案部門首先自己站出來，要求在分攤產品成本時，把檔案部門在這方面的付出計入成本，在計算利潤時也同樣應有檔案部門一份，這樣一來多少可以打消一些員工心中檔案部門只出不進的傳統觀念。
(2)企業的檔案部門完全可以以合理的方式向外提供有償服務。我們的企業早已面向社會，企業的檔案部門也應以積極的態度和行動面向社會、走向社會。面對競爭和壓力，我們這些企業檔案人不得不思考一些檔案利用方面的問題：我們的利用工作究竟做得怎樣，該怎么做，我們能讓外界了解多少，我們如何讓外界了解我們。作為企業的一部分，我們的工作重心永遠首先是企業本身，但在完成為企業做好服務工作的同時，檔案部門還完全可以以適當的方式證明自身的另一種價值：我們的檔案可以在不影響企業利益的前提下為社會服務、為公眾服務，而且可以是有償服務；檔案工作的延伸服務為檔案部門的發展開辟了一個良好的新起點。檔案部門往往擁有一些相當不錯的設施和技術，如復制、修裱技術、圖文的繪制、曬制整理裝訂等，完全可以用于謀利。比如文中開頭提及的購房審批表的有償使用，比如社會各界需要的本企業可以公開的信息的有償服務或轉讓，這些不僅可以使檔案部門為企業謀得利益，更可以借以提高檔案部門的地位，并為檔案部門自身建設提供良好的經濟基礎?！吨袊鴻n案》2003年第3期《勇闖市場天地寬—首鋼設計院檔案處改為股份制公司》一文中所載首鋼設計院檔案處的成功改革就是很好的例證，改革不僅使新公司在一年內擁有了94萬元收入，且良好的經濟效益進一步促進了檔案管理工作的發展。一年來，該公司用經營所得資金投資39萬元改造檔案庫房、購置設備，大大提高了檔案現代化管理水平，使企業的檔案工作步入了良性循環。
幾個有待于理清的問題
社會在變，企業在變，為了很好地適應企業發展的需求，企業的檔案部門也在不斷的變革。企業檔案工作的商業化管理傾向的出現應該說是一個順應企業檔案工作發展歷史潮流的好現象，但恰如任何一種新生事物的出現必然伴隨著一些疑問和難點，企業檔案的商業化管理又有一個尚待完善的過程，也有一些需要理清的問題。
首先，要活力還是要秩序的問題。商業化管理的一大特點是：盈利和價格相對自由定位，管理模式和理念的不斷更新換代乃至標新立異。這就是說企業檔案工作的商業化管理將與傳統檔案管理理念下的集中統一化、規范穩定化的價值觀念和管理制度產生矛盾，而共同的價值觀又是維系事業興旺發達的生命線。這就是說，在企業檔案商業化管理發展過程中，怎樣與現有有關檔案法規的合理銜接將十分重要。我們既要尊重歷史發展的需要，使企業的檔案管理充滿活力，給企業以更多的自主權，用時又要使企業的檔案管理遵循檔案專業發展的整體要求，努力使企業檔案工作在法律法規沒有禁止的范圍內進行，使企業檔案工作既有活力又有序變革。
其次，對于企業而言，還有一個該不該被稱之為懸念的東西：企業的檔案有沒有可能成為商品?企業檔案的有償服務或轉讓必須與屬于政府行為的檔案館的無償開放服務區別開來。企業的檔案是企業所有的，與政府檔案館擁有的性質不同，政府要為全體公民服務、為納稅人服務。企業的檔案部門首先為企業服務，包括為企業賺錢。同時這里還有一個很重要的問題：企業的檔案有沒有可能成為商品?如何成為商品?有沒有條件?我們的有償服務都未與檔案的直接交換相關聯，在這個問題上企業是不是可以成為第一個吃螃蟹的人。
第三，企業是否只承擔企業檔案利用價值部分的職責。企業檔案工作的重心自覺不自覺地發生了變化：越來越多地強化企業檔案的企業利用價值并淡化企業檔案的社會價值，這與企業檔案事業的長遠利益是否一致?企業檔案部門該如何承擔其應盡的社會職責?這些同樣是人們在企業檔案管理商業化發展趨勢中比較關注的一個問題。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
一種現象
企業產權轉移的過程中，我們經常能看到檔案隨資產移交的消息。然其實質，這些檔案在移交的同時則伴隨著一種企業檔案信息的有償轉讓。單位開始實行分房貨幣化制度、買了房的職工需提供購房審批表才能申請住房補貼，我們公司的一位職工去當地一家房地產管理部門復印一份審批表，一花就是三十幾元，該職工大概了解了一下費用內容，包括復印費、服務費、檔案利用保護費等，項目合理，效益可觀。我們十分贊嘆該單位的生財之道，同時又不得不關注一個曾經一度成為熱點的議題：檔案的有償服務。
主客觀原因
任何現象的出現都有其合理性，企業檔案管理出現商業化傾向也有其必然性。
主觀上，經濟利益至上正逐漸成為企業檔案管理的一個新共識。企業商業化管理的最大特點是一切活動以盈利為宗旨。目前，不管是企業領導層還是檔案部門正在逐漸達成一個共識：企業的一切活動都圍繞著盈利這一根本目的展開，也就是在這樣—種意識的引導下，企業檔案管理正逐步呈現商業化管理趨勢。
1、檔案信息商業化管理趨勢的出現和存在有其合理性。
目前，—些企業認為，在市場經濟條件下企業的一切活動都圍繞著盈利這一根本目的展開。為了盈利，企業必然遵守商業化管理規則，作為企業的一項附屬管理工作，企業的檔案工作則勢必自覺配合企業的各項經濟活動，在配合的同時也意味著在同步遵從企業的商業化管理規則，并因此得出結論，檔案信息商業化管理趨勢的出現和存在有其合理性。另外，有一個現象不容忽視：在新的市場經濟條件下，為了適應企業市場競爭的要求和檔案部門自身利益競爭的需要，企業檔案工作的管理理念正出現明顯的變化——更注重短期實效而非長遠的保存價值、更注重經濟效益而非傳統的管理目標、更注重本部門的利益回報(主要是本部門地位的鞏固和相應的物質回報)而不僅光作無償貢獻。
2、企業對檔案工作的重視程度和人力、物力投入應更多地與檔案部門提供的有效服務或創造的效益相掛鉤，而且企業檔案部門所作貢獻的量化效果越好得到的關注也越多、越快。
在企業積極投入市場經濟活動的同時，企業的檔案工作領域不可能存在真空。目前企業對檔案工作的投入普遍減少，這主要與檔案工作對企業的創利奉獻能力密切相關。企業以經濟建設為中心，企業活動的總原則是最大程度地獲取利潤，企業首先遵循的第一條原則就是用最少的報酬支出換取最大限度的利益回報，這一特點在市場經濟高度發達的今天尤為顯著。這一特點還充分左右著企業對各項工作的關注程度和物質、人力投入多少。這一特點還直接導致了一些企業在加強某些關鍵環節力量的同時削弱在大多數時候只出不進的檔案部門，并體現在企業領導層對不同種類檔案的不同重視程度上：在越來越關注科技檔案、會計檔案的同時，放松對其他種類檔案的管理。科技檔案、會計檔案由于受多種原因的影響，在同等條件下，對企業的整體貢獻正在增大，而同時文書檔案等其他檔案由于非直接與經濟效益掛鉤等因素，對企業的貢獻特別是經濟利益貢獻方面相對遜色。事實上，作為企業檔案的一部分，文書檔案更多的體現其社會價值、歷史價值，對企業的市場競爭的關聯并不密切。企業的領導層在完整估量各種檔案對企業的貢獻遠景后作出了符合企業利益的又—抉擇：把投入的天平傾向科技檔案和會計檔案?？傊?，企業希望其每一項工作包括檔案工作都能為盈利服務，最好能直接帶來盈利。
客觀上，關于企業檔案工作商業化管理的功利傾向的現實意義：
1、商業化管理不僅為檔案的發展提供了必需的資本支持，更為檔案部門贏得生存關注。
市場經濟條件下，檔案工作自身發展需要關注利益回報。長期以來檔案工作的附屬性、依賴性、被動性等特性為市場經濟條件下企業檔案工作被輕易削弱埋下了伏筆，更為檔案工作的發展帶來了制約。歷經了失落與壓力之后，企業的檔案部門著手努力適應新的發展趨勢，并從最初的無奈選擇發展到部分企業的積極開發檔案工作市場化途徑，比如信息有償轉讓或共享等，特例是出售商業機密。但不管怎樣，白貓黑貓會抓老鼠就是好貓，企業檔案部門正在積極應對。
2、事實上，企業檔案部門完全擁有直接創造經濟利益的條件。
長期以來，在企業的經濟建設中也多數以低調出現，很少有成為企業經濟建設新生力量的欲望和理念，也很少有人去考慮檔案部門能不能去賺錢的問題。
(1)檔案部門完全可以改變只出不進的這種觀念。檔案部門在為企業內部管理和經濟建設提供有效憑證和參考時，這種服務完全可以作經常性的公開量化處理、以引起合理的有效的關注。過去，檔案系統總以清水衙門自居，以默默無聞為榮，甘心做個配角，但默默無聞對于適應市場經濟條件下的競爭機制是絕無益處的。舉個例子，一件產品從開發研究到投產、投放市場直至盈利，積聚了從科研部門、管理部門、生產部門、營銷部門的大量心血，也同樣少不了檔案部門的貢獻，特別是產品的更新換代，更少不了對源頭產品的檔案的有效利用，而為維護產品檔案的核心信息安全，檔案部門也承擔了相當大的壓力 而在慶功會上，有多少人會想起檔案部門，幾乎沒有。這有點尷尬、有點悲哀，但卻是一個不爭的事實。這就需要檔案部門首先自己站出來，要求在分攤產品成本時，把檔案部門在這方面的付出計入成本，在計算利潤時也同樣應有檔案部門一份，這樣一來多少可以打消一些員工心中檔案部門只出不進的傳統觀念。
(2)企業的檔案部門完全可以以合理的方式向外提供有償服務。我們的企業早已面向社會，企業的檔案部門也應以積極的態度和行動面向社會、走向社會。面對競爭和壓力，我們這些企業檔案人不得不思考一些檔案利用方面的問題：我們的利用工作究竟做得怎樣，該怎么做，我們能讓外界了解多少，我們如何讓外界了解我們。作為企業的一部分，我們的工作重心永遠首先是企業本身，但在完成為企業做好服務工作的同時，檔案部門還完全可以以適當的方式證明自身的另一種價值：我們的檔案可以在不影響企業利益的前提下為社會服務、為公眾服務，而且可以是有償服務；檔案工作的延伸服務為檔案部門的發展開辟了一個良好的新起點。檔案部門往往擁有一些相當不錯的設施和技術，如復制、修裱技術、圖文的繪制、曬制整理裝訂等，完全可以用于謀利。比如文中開頭提及的購房審批表的有償使用，比如社會各界需要的本企業可以公開的信息的有償服務或轉讓，這些不僅可以使檔案部門為企業謀得利益，更可以借以提高檔案部門的地位，并為檔案部門自身建設提供良好的經濟基礎?！吨袊鴻n案》2003年第3期《勇闖市場天地寬—首鋼設計院檔案處改為股份制公司》一文中所載首鋼設計院檔案處的成功改革就是很好的例證，改革不僅使新公司在一年內擁有了94萬元收入，且良好的經濟效益進一步促進了檔案管理工作的發展。一年來，該公司用經營所得資金投資39萬元改造檔案庫房、購置設備，大大提高了檔案現代化管理水平，使企業的檔案工作步入了良性循環。
幾個有待于理清的問題
社會在變，企業在變，為了很好地適應企業發展的需求，企業的檔案部門也在不斷的變革。企業檔案工作的商業化管理傾向的出現應該說是一個順應企業檔案工作發展歷史潮流的好現象，但恰如任何一種新生事物的出現必然伴隨著一些疑問和難點，企業檔案的商業化管理又有一個尚待完善的過程，也有一些需要理清的問題。
首先，要活力還是要秩序的問題。商業化管理的一大特點是：盈利和價格相對自由定位，管理模式和理念的不斷更新換代乃至標新立異。這就是說企業檔案工作的商業化管理將與傳統檔案管理理念下的集中統一化、規范穩定化的價值觀念和管理制度產生矛盾，而共同的價值觀又是維系事業興旺發達的生命線。這就是說，在企業檔案商業化管理發展過程中，怎樣與現有有關檔案法規的合理銜接將十分重要。我們既要尊重歷史發展的需要，使企業的檔案管理充滿活力，給企業以更多的自主權，用時又要使企業的檔案管理遵循檔案專業發展的整體要求，努力使企業檔案工作在法律法規沒有禁止的范圍內進行，使企業檔案工作既有活力又有序變革。
其次，對于企業而言，還有一個該不該被稱之為懸念的東西：企業的檔案有沒有可能成為商品?企業檔案的有償服務或轉讓必須與屬于政府行為的檔案館的無償開放服務區別開來。企業的檔案是企業所有的，與政府檔案館擁有的性質不同，政府要為全體公民服務、為納稅人服務。企業的檔案部門首先為企業服務，包括為企業賺錢。同時這里還有一個很重要的問題：企業的檔案有沒有可能成為商品?如何成為商品?有沒有條件?我們的有償服務都未與檔案的直接交換相關聯，在這個問題上企業是不是可以成為第一個吃螃蟹的人。
第三，企業是否只承擔企業檔案利用價值部分的職責。企業檔案工作的重心自覺不自覺地發生了變化：越來越多地強化企業檔案的企業利用價值并淡化企業檔案的社會價值，這與企業檔案事業的長遠利益是否一致?企業檔案部門該如何承擔其應盡的社會職責?這些同樣是人們在企業檔案管理商業化發展趨勢中比較關注的一個問題。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第12期）
