陳少松
知識檔案是指翔實地記載著企業在生產、經營、管理活動中形成大量有知識和有保存價值的事實、數據、成功和失敗的經驗、技術成果和科學理論。它既有感性知識，又有理性知識。知識檔案是一種知識（智力）產品，是通過知識生產轉化而來的，這些知識是經過長期積累而薈萃起來的，所以，知識檔案成為歷史和知識的寶庫。
企業知識檔案是一種獨特的資源，因為知識是無限的，所以它是寶貴的。如果得到分享和傳播，知識就能增加，財富才能創造。建立企業知識檔案有哪些主要好處？
第一，實現知識共享。通過知識共享、運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，也是企業為實現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。同時，將知識檔案轉換到計算機里，并利用計算機的聯網（企業局域網），便于員工獲得所需的知識資源。
第二，激勵員工參與。激勵員工參與知識共享，在設立或明確知識檔案歸口管理部門和建立知識檔案管理制度下，把員工所擁有的個人經驗、方法、訣竅、洞察力、靈感等，通過演講、交流、研討、總結、報告、備忘錄、簡報和利用紙張、錄音帶等載體形式記錄并保存下來。真正發揮企業知識檔案的實際作用。
第三，推動終身學習。現代企業發展逐漸從依靠資本積累轉向依賴于知識積累和更新。對學習的方式也提出了新的要求，即從學校學習將轉化為終身學習，以適應知識的不斷更新。利用企業知識檔案資源進行開發和享用，經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。
第四，防止知識流失。員工是企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其知識和經驗存儲在人的大腦里，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。建立企業知識檔案就是要防止知識的流失，降低這種風險和成本。
第五，發揮服務導向。建立企業營銷服務知識或資料庫，在服務人員遇到任何問題時，只要上網一查，所有的必要信息和相關作業流程、作業方法等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
第六，利用外部知識。在發揮企業知識檔案作用的同時，開發、利用和衡量企業外部的知識資源，借鑒他人的成果，利用他人的知識信息和資源。這就需要企業密切與供應商、合伙人、聯盟、顧客和競爭者或競爭對手及其他機構（簡稱客戶）的關系，因此，在實際交往活動中，有更多的學習和獲取知識的機會，通過挖掘客戶的知識庫，為我所用，更好地充實企業知識檔案和發揮知識的價值作用。
第七，開發知識產權。知識產權是知識檔案中非常重要的檔案，知識產權作為無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。企業在自身利用專利技術、注冊商標、版權等的同時，通過履行一定的手續，轉讓和許可他人使用，或特許加盟經營，并獲得實在經濟利益，產生有形的價值。。
第八，增強競爭能力。現代企業競爭是知識競爭。通過從知識檔案和各種網絡上的資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，這是更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。同時，不斷來提升企業文化的內涵。
知識檔案是含金量很高的資源。在大多數企業中散存著豐富的知識檔案文件，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發，又不利于共享和利用。而企業知識檔案管理的目的是為了提升企業競爭能力，以利于進一步共享和利用好具有保存價值的知識資源。企業知識檔案的管理首要工作是進行知識分類，企業知識檔案主要分類有，按知識內涵可分為：核心類知識和一般類知識；按檔案類型可分為：文書類知識、專門類知識和特種類知識；按知識形態可分為：顯性知識和隱性知識；按企業層次可分為：個人知識、團隊知識、部門知識、組織知識、組織間知識；按知識生成可分為：購置設備類知識、知識生產類知識、學習實踐類知識和制度建設類知識；按競爭層次可分為：內容類知識、方法類知識和標準類知識。
建立知識檔案，促進知識創新。建立企業知識檔案其實并不是很困難、很復雜，它是在企業其它檔案管理的基礎上，進行專項分類和實體管理，其管理模式與企業文書檔案、專門檔案和特種檔案管理差不多。只要做到“收得齊、分得清、用得上”，才能在知識創新力、知識共享力、知識應用力過程中發揮積極的作用。