James E．Forgety
主人邀請我談一談美國企業(yè)檔案館的發(fā)展情況以及企業(yè)文件管理的現(xiàn)狀。我想，最好的辦法是先介紹一下我們在管理企業(yè)文件方面的現(xiàn)狀以及我們是如何做的，然后再將它置于更加廣泛和準(zhǔn)確的國際大框架內(nèi)進(jìn)行討論。全世界每個地方的檔案工作者都需要從煩雜浩瀚的文件中確定，鑒定和遴選有永久保存價(jià)值的檔案，僅工作量本身就足以說明這項(xiàng)工作的復(fù)雜性。
幾年前，我應(yīng)邀參加了丹麥企業(yè)檔案館成立50周年的慶祝活動。丹麥企業(yè)檔案館是歐洲最大和最著名的企業(yè)檔案館。我給自己的發(fā)言起名為“漲潮和底線：企業(yè)的檔案和文件”，因?yàn)槲艺J(rèn)為，只有承認(rèn)并認(rèn)真地面對現(xiàn)實(shí)，我們才能看到企業(yè)檔案以及企業(yè)檔案研究的希望。“漲潮”指的是文件和文件格式的多樣性以壓倒之勢威脅著將要吞沒檔案工作者和他們的客戶，而他們將永遠(yuǎn)不可能成功地應(yīng)付這種局面。
我所指的“底線”是我們大家都面臨的現(xiàn)實(shí)——無論是否喜歡，無論是否承認(rèn)。這個地方是那樣艱苦，冷酷和死板，我們的熱情和計(jì)劃受到有限資源的制約。利用有限的資源來解決紙質(zhì)和電子格式多樣化給我們帶來的困惑對檔案工作者和他們的客戶而言是非常重要的。
明尼蘇達(dá)的經(jīng)驗(yàn)
為了便于大家討論，我先向大家介紹一下我的工作環(huán)境。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會和特拉華州的Hagley博物館和圖書館是美國館藏企業(yè)檔案最多的兩個機(jī)構(gòu)。我們協(xié)會收藏的檔案有3M公司，西北航空公司，International Multifoods，Honeywell，American Crystal Sugar和Great Northern以及Soo Line鐵路的檔案。僅鐵路檔案就有10萬多立方英尺，記錄了美國第三鐵路的開拓和工業(yè)發(fā)展歷史。
企業(yè)歷史是協(xié)會工作的重點(diǎn)，但并不是全部。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會有400個雇員,業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)遍及全州20個歷史地點(diǎn)，有一個教育辦公室和一個博物館。協(xié)會于1992年搬到了位于圣保羅價(jià)值8000萬美金的新總部。許多同行都非常羨慕我們的業(yè)務(wù)范圍廣和資金支持充足，但我非常清楚真正的底線在哪里。與其他商業(yè)或文化機(jī)構(gòu)一樣，我們必須面對資金不足和超出我們能力的服務(wù)要求等問題。而且我們也十分清楚，我們之所以能夠獲得資金支持與我們的工作業(yè)績有直接的關(guān)系。我們不能平庸，否則就要絞盡腦汁為工作和資金之間的矛盾發(fā)愁。
為了在漲潮和底線之間尋求平衡，我們與Hagley博物館和圖書館合作開展了“美國企業(yè)檔案”項(xiàng)目。該項(xiàng)目的目的是為了解決鑒定的各種問題和將企業(yè)檔案作為資源利用和開發(fā)等問題，因此項(xiàng)目重點(diǎn)放在了檔案的鑒定及其后果上面。“漲潮”對Hagley和我們協(xié)會而言都不是抽象的。擺在Hagley面前的是Seagram和雅芳公司的檔案，而擺在明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會面前的是3M和西北航空公司的檔案，以及全球性公司的文件，我們必須明確哪些需要保存，哪些應(yīng)該銷毀。這些決定不容易作出，但是事實(shí)上我們不可能什么都保存(可怕的想法)。我們不能假裝我們的決定誰都能接受；但不做決定則意味著我們的工作沒有意義而給讀者什么資料也留不下。
為了給這個艱難的工作提供指導(dǎo)和思想的源泉，該項(xiàng)目于去年請美國檔案工作者協(xié)會出版了一本書。書的名稱叫《美國企業(yè)檔案》，它收錄了14篇文章，濃縮了作者對一些問題的最新思考和實(shí)際建議。書中涉及的問題不僅僅是美國面臨的問題，它們其實(shí)是幾年前格拉斯格大學(xué)組織的研討會上已經(jīng)被廣泛地討論。我相信從這些討論中我們可以找到自己的出路。
企業(yè)檔案和美國的經(jīng)驗(yàn)
在美國，企業(yè)和檔案館之間的關(guān)系不是很輕松。絕大多數(shù)美國的企業(yè)沒有檔案館。根據(jù)美國檔案工作者協(xié)會企業(yè)檔案處最近出版的名錄，美國有258家企業(yè)有檔案館，列入名錄的企業(yè)檔案工作者有83人。雖然最近幾年這個數(shù)字已經(jīng)有了增長，而且經(jīng)濟(jì)的迅速增長也使許多大公司建立了檔案部門，但在最近10年中，由于企業(yè)的兼并，裁員和業(yè)務(wù)外包，許多檔案館也關(guān)閉了。許多咨詢和檔案服務(wù)公司，如Winthrop集團(tuán)，歷史工廠(History Factory)和歷史協(xié)會(History Associate)等在最近幾年不僅吸引了許多客戶也引來了不少批評，而只有Hagley博物館和圖書館以及明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會的企業(yè)檔案館藏在繼續(xù)不斷增長，并且也受到了表揚(yáng)和批評。
顯而易見，為企業(yè)管理檔案的服務(wù)公司之間的競爭也越來越激烈，其顯著特點(diǎn)是美國的企業(yè)檔案人員時(shí)常感到有被公司解雇的威脅。雖然從數(shù)字上看，這種威脅沒有想象的那么嚴(yán)重，但某些服務(wù)公司和檔案館的成功，如明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會和Hagley,無疑加重了一些企業(yè)檔案人員的擔(dān)心。卡倫(KarenBenedict) 在她著名的充滿爭議的文章中提出了這個問題的解決辦法，即讓企業(yè)“建立一個企業(yè)檔案館以滿足當(dāng)前的需求，并把舊檔案捐贈給某個檔案館作永久保存。”作者注意到，公司之外的人對企業(yè)檔案的利用需求非常廣泛，她補(bǔ)充說“或許我們應(yīng)該開始考慮采取合作的方式來平衡企業(yè)界的利益和社會利用檔案進(jìn)行研究之間的矛盾。”
事實(shí)上，福特汽車公司已經(jīng)采取了這種做法。人們可以通過獨(dú)立的亨利·福特博物館檔案館來利用公司的歷史檔案，而公司的業(yè)務(wù)檔案仍保存在公司里面。雖然我們還不清楚這種做法最終是否能夠成功，但它很有創(chuàng)意，而且目前是可行的。
漲 潮
在二十世紀(jì)下半葉，文件的格式迅速變得多樣化，出現(xiàn)了紙張，膠片，錄像帶，照片和電子格式等。信息洪水和它們生成和儲存格式的多樣性也使我們每個人都受到了影響。而檔案人員是受影響最大的專業(yè)團(tuán)體，盡管他們的確在認(rèn)識和接受挑戰(zhàn)時(shí)非常遲緩。他們不愿意應(yīng)付變化和挑戰(zhàn)的真正原因是因?yàn)閷Ω兑粋€移動目標(biāo)非常困難，而且還需要不把檔案館當(dāng)做技術(shù)和文獻(xiàn)漲潮時(shí)的看客——或有些人所說的受害者。但是，檔案工作者不應(yīng)該冷眼旁觀，眼看被洪水吞沒，他們不應(yīng)該成為受害者。
然而，有些批評家，如充滿爭議且能言善辯的大衛(wèi)·貝爾曼(David Bearman)先生認(rèn)為這種情況已經(jīng)出現(xiàn)了。檔案工作者沒有能夠認(rèn)識到自己所處的困境，則意味著他們有被淘汰的可能。美國某檔案教育項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人里查德·考克斯先生認(rèn)為檔案工作者只有不再留戀“過去那個只有紙，檔案柜和文件箱的美好時(shí)光”，才能應(yīng)付目前和未來的現(xiàn)實(shí)。
今天，大多數(shù)檔案人員，至少是那些想生存并且繁榮下去的檔案人員，認(rèn)識到了他們所面臨的巨大挑戰(zhàn)。但認(rèn)識到挑戰(zhàn)和有效地應(yīng)對挑戰(zhàn)是兩回事。當(dāng)然，認(rèn)識是關(guān)鍵，但只有有效的行動才能將認(rèn)識轉(zhuǎn)變成戰(zhàn)略并最終有所成就。
在GLASGOW召開的國際企業(yè)歷史大會的幾次晚餐上，專家們透徹地探討了歷史學(xué)家和其他用戶在解決文獻(xiàn)格式多樣化問題方面的困難。當(dāng)談到歷史研究和文獻(xiàn)管理問題時(shí)，鑒定這個敏感問題就被提了出來。人們還同時(shí)談到了明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會在某公司鑒定檔案的“明尼蘇達(dá)方法”。
“明尼蘇達(dá)方法”在當(dāng)晚的討論中幾乎沒有引起轟動，但其中一個歷史學(xué)家的反應(yīng)也許說明了許多檔案人員在觀察自己不同客戶的反饋時(shí)的矛盾心理。這位美國的企業(yè)歷史學(xué)家對于檔案人員事實(shí)上參與了檔案的鑒定——即決定保留什么，銷毀什么——感到震驚和憤怒。
我必須承認(rèn)，我同桌的檔案界同行當(dāng)晚對歷史學(xué)家們的談話感到很好玩，但除此之外，對于爭論本身，大多數(shù)企業(yè)檔案人員都有一種悲喜交加的復(fù)雜感情。不管怎么說，鑒定工作向來是檔案工作的一部分，并且文獻(xiàn)不斷漲潮的趨勢也迫使我們采取更嚴(yán)格的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這也使得它變得更加重要。我們肯定不能靠撞大運(yùn)來判斷未來的讀者可能需要某份文件。鑒定標(biāo)準(zhǔn)必須建立在可能的利用，利用的固定方式以及對保管這些資料所需資源的評價(jià)上。
底 線
漲潮在底線時(shí)所隱含的意義引起了檔案工作者極大的擔(dān)心。對于一種從來沒有靠生產(chǎn)力和商業(yè)價(jià)值來判斷其存在價(jià)值的行業(yè)，檔案工作者時(shí)常會感到不自在，有時(shí)甚至對于需要這么做(用生產(chǎn)力和商業(yè)價(jià)值來判斷其價(jià)值)感到不滿。然而，除了那些專注的鴕鳥般的檔案人員(自以為不正視危險(xiǎn)就可避免危險(xiǎn)的人)，所有人都很清楚我們越來越需要這么做。可口可樂公司檔案館館長菲利普·穆尼在談到企業(yè)檔案時(shí)指出，“只有當(dāng)一個檔案項(xiàng)目能夠與當(dāng)前的市場推廣項(xiàng)目在工作和資金方面密切配合時(shí)，它才能期待獲得適當(dāng)?shù)刂С帧！睘榱酥С炙挠^點(diǎn)，他說，“商品注冊……在可口可樂公司，每年靠從檔案中尋找意像而制成的產(chǎn)品可以產(chǎn)生超過700萬美元的利潤。”其他檔案館也存在這種潛力。
Intraprise的概念，即在單位內(nèi)部從一個部門向另外一個部門推銷產(chǎn)品和服務(wù)，正在大行其道。我們可以將這個概念應(yīng)用到檔案部門。“自由intraprise的理念準(zhǔn)許普通雇員在單位內(nèi)部開始一項(xiàng)“業(yè)務(wù)”或intraprise，只要他能夠找到客戶和資金。”加拿大皇家銀行已經(jīng)采用了這種方法而且很成功。在我供職的非盈利機(jī)構(gòu)，如明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會，這個概念也運(yùn)用得非常成功。我的部門利用任何機(jī)會向我們的部門辦公室，教育和展覽部以及高層管理提供產(chǎn)品和服務(wù)。我們把自己的館藏——大部分都是企業(yè)檔案——作為自己的資產(chǎn)，并利用它們給我們的工作帶來真正的回報(bào)。
外包的幽靈也常常在許多檔案館，尤其是企業(yè)檔案館上空徘徊。外包——一個相對較新并且有些不雅的詞——指的是每個職能部門都應(yīng)該向單位提供效益。與檔案人員相比，文件管理人員對外包的威脅應(yīng)對得要迅速得多。在談到文件管理人員的求生技巧時(shí)，一位作者寫道：“文件管理已經(jīng)被明確地界定為已經(jīng)并且將繼續(xù)被密切監(jiān)督的部門……”。她進(jìn)一步指出，許多“企業(yè)目前正按照某些標(biāo)準(zhǔn)來評價(jià)讓公司以外的人來管理文件是否會更經(jīng)濟(jì)。”
無論一個企業(yè)檔案館是否從屬于一個追求效益的聯(lián)合企業(yè)，將檔案服務(wù)與理解企業(yè)文化聯(lián)系起來都是非常重要的。這種理解可以部分解釋為要認(rèn)識到許多組織，包括企業(yè)，已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了皮特·德魯克所說的“以信息為基礎(chǔ)的組織”。他預(yù)測未來的企業(yè)在某些方面將類似于大學(xué)或醫(yī)院——即以知識為基礎(chǔ)，并主要由專家們組成。他們根據(jù)從同事、顧客和總部得到的反饋意見來指導(dǎo)和規(guī)范自己的行為。檔案傳播知識和信息，正如我們的文件管理同行們所指出的，“的確，現(xiàn)在是我們這些自稱為在信息行業(yè)工作的人，決定我們是繼續(xù)呆在紙張環(huán)境中無所作為呢，還是應(yīng)該真正參與信息的管理的時(shí)候了。”
為了更好地管理和傳播信息，檔案工作者必須既是信息的生成者，又是信息的管理者。這個角色對許多人來說都不容易。但是，如果企業(yè)檔案館以及他們所擁有的信息想在這個日益注重價(jià)值的社會取得實(shí)際的價(jià)值的話，我們就應(yīng)該搞清楚，檔案管理的真正底線價(jià)值。“這并不意味著每個公司都將在檔案或保護(hù)公司歷史方面投資，但是當(dāng)建立了這種聯(lián)系以后，我們向管理層推銷這種投資的機(jī)會就會大大地增加。當(dāng)然，我們不能只靠語言和承諾來支持這種聯(lián)系：檔案管理本身必須支持這種聯(lián)系。如果一個企業(yè)檔案館是根據(jù)公司職員和其他讀者的需求并充滿想象和關(guān)注而建立起來的話，它是能夠做到這一點(diǎn)的。
在美國，不僅檔案館關(guān)心底線問題，而且這種擔(dān)心也不僅僅存在于企業(yè)檔案館。蘇格蘭企業(yè)檔案中心的麥克·莫斯和萊斯利·里士曼在《美國企業(yè)檔案文件》一書中寫道，“歐洲國家一直都有各階級合作的傳統(tǒng)”，但與美國同行相比，他們的檔案工作人員所感受到的財(cái)政壓力也不輕。中央和地方政府一直是檔案館經(jīng)費(fèi)的最大來源，但在有些時(shí)候，政府的財(cái)政緊縮也非常嚴(yán)重。這種情況也迫使許多檔案館通過利用自己的館藏來尋找生財(cái)之路。”我認(rèn)為，這種財(cái)政壓力在未來只可能增加。
企業(yè)檔案館和他們的客戶
任何檔案館都必須有客戶才能成功。如果沒有人關(guān)心檔案人員保存了什么文件，或者沒人愿意去利用檔案的話，檔案人員就將失去工作，而檔案館也將無法生存。在檔案界，企業(yè)檔案工作者對尋找和服務(wù)不同客戶的重要性理解得最深刻。收集，保護(hù)和提供利用企業(yè)檔案的費(fèi)用非常龐大。如果沒有看重這些檔案的客戶，這些費(fèi)用將無從落實(shí)。在任何一個企業(yè)，保存和保管企業(yè)檔案的效益必須與它所帶來的真正和可能收益相平衡。提供資金通常是為了滿足需要，如果某項(xiàng)工作看似不重要的話，那么它就常常得不到支持。
尋找用戶并保證他們找到自己所需要的資料是檔案部門的一項(xiàng)主要工作。我們當(dāng)初開始實(shí)施“美國企業(yè)文件”項(xiàng)目時(shí)，就認(rèn)為我們需要超越這樣一個古老但不太正確的認(rèn)識，即企業(yè)歷史——一個被狹窄化的概念——是讀者利用企業(yè)檔案的主要動機(jī)。哈佛商學(xué)院的里納德和斯文德羅夫在最近的一篇文章中清楚地承認(rèn)，Hagley博物館和圖書館和明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會很早就認(rèn)識到：企業(yè)歷史，即使不是(讀者利用企業(yè)檔案的)次要動機(jī)，至少不再是主要動機(jī)。非傳統(tǒng)用戶才是主要客戶。里納德和斯文德羅夫說，“我們處在一個跨學(xué)科研究的時(shí)代。對岸的學(xué)者正在跨越傳統(tǒng)的界限……”他們還指出，在他們的用戶中，有些人“研究土耳其市場購物連拱廊的變遷，而那些研究簡·奧斯丁的學(xué)者則從檔案中尋找她的小說中暗指的人和事。”
在其他一些企業(yè)檔案館，從事戰(zhàn)略管理，企業(yè)通訊，管理心理學(xué)，行政和雇員賠償工作的人員已經(jīng)成為企業(yè)文件的主要用戶。他們給檔案館帶來了信譽(yù)，也帶來了從企業(yè)和基金會獲得資金支持的機(jī)會。對檔案館而言，更有用的檔案利用——雖然在一些檔案人員和歷史學(xué)家的眼里還是個問題——是檔案，特別是企業(yè)檔案的商業(yè)利用。最近一個有爭議的例子是歷史頻道有線電視網(wǎng)制作的企業(yè)歷史系列電視片。的確，有些人對歷史頻道的理念，即歷史是最好的產(chǎn)品，持批評態(tài)度，而有些人則持歡迎態(tài)度。歷史頻道在美國本土有二千五百萬注冊用戶，它的宣傳效果是檔案工作者在幾年前夢寐以求的。推廣檔案的商業(yè)利用，也說明檔案館非常需要永不停歇的尋找資源。
在明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會，我們的客戶中有當(dāng)?shù)睾偷貐^(qū)電視和廣播新聞和文獻(xiàn)片的制作人，如藝術(shù)和娛樂和歷史頻道有線網(wǎng)。他們制作的系列片如《人物志》和《美國的城堡》等。的確，對這些利用者的收費(fèi)已經(jīng)成為我們的一個重要收入來源——這是檔案工作者必須認(rèn)識到并且去挖掘的。
在企業(yè)界工作的檔案人員向來都知道，他們工作的價(jià)值直接依賴于他們對公司的價(jià)值。向公司內(nèi)部客戶提供服務(wù)的好壞對企業(yè)檔案館而言至關(guān)重要。通常，衡量服務(wù)好壞在很大程度上表現(xiàn)在檔案館或檔案館與其他部門合作舉辦的展覽，出版物和錄像制品中采用的照片，藝術(shù)品和文獻(xiàn)數(shù)量。
企業(yè)文獻(xiàn)管理的全球化
世界比以前更小了，而且注定要變得越來越小。我去丹麥旅行所花費(fèi)的時(shí)間雖然較多，但卻與在美國國內(nèi)旅行一樣方便。我看電視最多的時(shí)候是奧運(yùn)會期間。在這種時(shí)候，我們可以清楚地看到商業(yè)和體育的全球化——其實(shí)體育本身就是商業(yè)。我常常驚嘆于體育贊助商，如豐田公司和可口可樂公司的全球推廣活動，兩家公司的業(yè)務(wù)都已經(jīng)沒有了國際界限，同樣它們的檔案管理也是國際化的。我在管理3M，Honeywell和美國西北航空公司的檔案時(shí)，每天都面臨這種問題。3M公司的業(yè)務(wù)涉及83個國家，Honeywell涉及64個國家。美國西北航空公司在控股大陸航空公司之前就是美國在大平洋航線最大的公司。與大陸公司合并，并成功與KLM荷蘭皇家航空公司聯(lián)盟以后，美國西北航空公司已經(jīng)成為了一個真正的國際化公司。
全球化業(yè)務(wù)給檔案館帶來的影響也表現(xiàn)在其他方面。這些企業(yè)越來越重視國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的9000系列標(biāo)準(zhǔn)。目前與歐盟做生意時(shí)必須執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)。同樣，加拿大，墨西哥和美國之間簽署的北美自由貿(mào)易協(xié)議也要求對產(chǎn)品做大范圍的文獻(xiàn)記錄。跨國業(yè)務(wù)的發(fā)展并不只是美國才有的現(xiàn)象。它是一個國際現(xiàn)象而且對全球企業(yè)檔案工作者都產(chǎn)生了影響。去年夏天在Glasgow的發(fā)言中我講到，當(dāng)美國最大的食品公司被總部設(shè)在倫敦的一家聯(lián)合企業(yè)收購，當(dāng)位于英國中部的一家電器公司被美國中西部的一家公司收購時(shí)，我們可以清楚地感受到國際化經(jīng)濟(jì)對我們的影響。我想補(bǔ)充一點(diǎn)，實(shí)際上每個明尼蘇達(dá)人都非常熟悉Maersk——每天出現(xiàn)在大型卡車和火車車廂上的醒目標(biāo)志。在這樣一個世界，檔案館所面臨的問題是全球化的，因此需要我們合作以制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
事情的關(guān)鍵：在真實(shí)的世界做出決定
最終，所有的爭論和擔(dān)心都?xì)w結(jié)為一個簡單事實(shí)，即需要我們決定保存什么，銷毀什么。Charles Babbage計(jì)算機(jī)歷史研究所的布魯曼先生強(qiáng)烈反對在檔案工作中采用由來已久——但并不總是被承認(rèn)的——碰運(yùn)氣的方法。在談到電子數(shù)據(jù)對檔案的影響時(shí)，他說“如果我們把商務(wù)定義為交易和交流，那么交流技術(shù)正在發(fā)生的變革將很快通過事件證據(jù)讓機(jī)構(gòu)檔案館的發(fā)展落空。在這種變革中計(jì)算機(jī)是主犯。通過計(jì)算機(jī)，信息處理不僅改變了文件的定義，而且似乎正在改變業(yè)務(wù)交流和企業(yè)內(nèi)部交流的性質(zhì)。”他直接了當(dāng)?shù)仡A(yù)測“在櫥柜，地下室和墓穴中發(fā)現(xiàn)事件證據(jù)的日子不多了”，同時(shí)，他還注意到“歷史學(xué)家和檔案工作者都想文件數(shù)量不多，不管是否是最適合的文件，則意味著檔案人員不用做太多困難的抉擇，而歷史學(xué)家也不用面對太多的相互矛盾的一手資料。”
也許美國企業(yè)管理領(lǐng)袖皮特·德魯克的話最能概括我們的上述討論以及它們對企業(yè)檔案人員和他們的用戶的重要性。德魯克先生不僅重視企業(yè)而且重視企業(yè)的歷史，這對我們的工作是極大的支持。他注意到我們處在一個不安定的時(shí)代，企業(yè)未來的結(jié)構(gòu)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有確定，他明確地給企業(yè)檔案人員提出了一個我們無法忽視的建議。他寫道：“動蕩的時(shí)代是一個危險(xiǎn)的時(shí)代，但最大的危險(xiǎn)是拒絕承認(rèn)現(xiàn)實(shí)。”德魯克先生認(rèn)為，動蕩不一定是一個負(fù)面的因素，而是“對那些理解，接受和探索新事物的人而言是極好的機(jī)會。最重要的，它是一個產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)者的機(jī)會，”德魯克指出，“每個企業(yè)制定(檔案)決定的人非常有必要面對現(xiàn)實(shí)，并拒絕一成不變的昨天的誘惑。”檔案工作者，尤其是企業(yè)檔案工作者，就是這些決定的制訂者，他們的決定將影響未來的企業(yè)文獻(xiàn)管理和利用。但是，只有參與游戲才能施加影響——不要當(dāng)觀眾，也不要當(dāng)變革的犧牲品。只有聽從德魯克先生的建議，接受現(xiàn)實(shí)并積極應(yīng)對，檔案工組者才能成為游戲的參與者。商業(yè)——盡管有人歡喜有人憂——是我們這個世界的中心力量。成為這個力量的一部分，記錄它的歷史并為未來做準(zhǔn)備，這種機(jī)會值得我們?nèi)ピ囈辉嚒?br> 福特汽車公司的檔案館館長和全球信息管理員伊麗莎白·阿阿德金斯(Elizabeth Adkins)曾經(jīng)說，在有些時(shí)候，保護(hù)美國企業(yè)文件的挑戰(zhàn)似乎是無法戰(zhàn)勝的。對于美國企業(yè)界而言，設(shè)立一個企業(yè)檔案館不是通常的做法，而是個別案例。而美國檔案專業(yè)相對而言也是一個較新的行業(yè)，主要出現(xiàn)在20世紀(jì)。雖然企業(yè)在國家的發(fā)展和建設(shè)中舉足輕重，但許多檔案館都缺少資金和人員，無法收集和處理數(shù)量龐大的美國企業(yè)檔案。
然而，美國企業(yè)檔案工作也有幾個成功的例子，而且充滿了活力。通過60多年的學(xué)習(xí)，歷史學(xué)家和檔案人員已經(jīng)知道如何讓企業(yè)管理人員認(rèn)識到保護(hù)企業(yè)檔案的重要性，而且取得了不小的成績。雖然迫于經(jīng)濟(jì)的不穩(wěn)定性和壓力，以及為了追求最大利益討好股東，許多企業(yè)被迫關(guān)閉了自己的檔案館，但同時(shí)，也有企業(yè)新設(shè)立了檔案館，或者將檔案捐獻(xiàn)給公共檔案館保存。從這里，我們可以看出美國企業(yè)檔案工作的未來。
美國凡世通輪胎和橡膠公司檔案館成立于1943年，是美國最早實(shí)施專業(yè)化管理的企業(yè)檔案館。1937至1938年，凡世通家族聘請了俄亥俄州檔案館館長奧佛曼(William D．Overman)先生整理公司的創(chuàng)始人哈維·凡世通和他的兒子的文件。這件事說明他們非常重視保護(hù)自己企業(yè)的歷史。
1942，凡世通公司的產(chǎn)品主要用于支持美國的戰(zhàn)爭。小哈維·凡世通認(rèn)識到公司正在給美國作出重要貢獻(xiàn)，因此需要記錄并認(rèn)真地把資料保護(hù)下來，以作為軍隊(duì)的功績。同時(shí)，他還正在準(zhǔn)備于1950年慶祝公司成立50周年。
因此，1943年3月，公司聘請了奧佛曼來建立公司的檔案館。奧佛曼先生在1953年發(fā)表于《美國檔案工作者》雜志的文章中，介紹了凡世通先生希望通過建立檔案館給公司帶來一些實(shí)際的好處。
除了記錄公司的成長和發(fā)展歷程以外，小凡世通還希望檔案館整理一套準(zhǔn)確記錄公司所經(jīng)歷過的困難以及所采取的應(yīng)對策略的資料。他認(rèn)為，這套資料對他處理日常事務(wù)以及規(guī)劃公司的未來都非常有價(jià)值。
這種觀點(diǎn)有助于回應(yīng)行政人員們的擔(dān)心，即檔案只是回顧過去，的確，它也支持了那個顛撲不破的觀念，即一個公司如果要成功就必須向前看。
也許部分是由于檔案人員不懈的游說，企業(yè)檔案工作在美國開始扎下根來。上世紀(jì)40年代至50年代，美國許多著名的大公司都相繼建立了檔案館。然而，到了60年代，這個相對緩慢但穩(wěn)步前進(jìn)的企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了停滯，十年只建立了4個企業(yè)檔案館。
然而，爆發(fā)性成長的種子也是在60年代種下的。1964年，美國檔案工作者協(xié)會向402家公司散發(fā)了一份調(diào)查表，只有40個公司答復(fù)說他們正在設(shè)法保護(hù)自己的文件。5年之后，協(xié)會又向700家公司散發(fā)了調(diào)查表，這一次，有133家企業(yè)答復(fù)說他們已經(jīng)積累了一些文件，并把這些文件稱作檔案。雖然在這些企業(yè)中，只有十分之一的企業(yè)有專職的檔案人員，但他們努力保護(hù)自己歷史資料的做法預(yù)示著一個美好的未來。
70年代，美國企業(yè)檔案工作得到了迅猛發(fā)展。每一年至少有一個大企業(yè)建立檔案工作。迪斯尼公司檔案館館長大衛(wèi)·史密斯(David Smith)在發(fā)表于《美國檔案工作者》雜志1982年期的文章中分析了其中的原因：
懷舊的情緒使我們公司更加重視相對較古或“可收集的”東西。大量從歷史系畢業(yè)的學(xué)生無法在教育界找到工作，轉(zhuǎn)而游說企業(yè)老板，想在檔案方面謀求一職。美國兩百周年大慶活動也重新激發(fā)了人們對歷史的興趣。許多公司也面臨周年慶典，需要整理資料以便撰寫公司歷史。另外，公司吃官司的事情也越來越多，律師們也需要方便地查到資料。
雖然歷史系畢業(yè)生不可能像史密斯先生所說的那樣對美國企業(yè)檔案館的建立起到了深遠(yuǎn)的影響，但200周年大慶的確激發(fā)了人們對歷史的濃厚興趣。許多公司開始認(rèn)識到重視企業(yè)歷史將給公司帶來正面的公共關(guān)系形象。到了70年代，另外三個因素也促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
第一個因素是經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。雖然在70年代中期出現(xiàn)了通貨膨脹和短暫的衰退，在那個10年，經(jīng)濟(jì)的確取得了實(shí)實(shí)在在的增長。由于經(jīng)濟(jì)的增長，許多企業(yè)可以負(fù)擔(dān)得起那些在某些人眼里有用但并不絕對需要的事情。
第二，許多公司在企業(yè)文化方面也開始進(jìn)行調(diào)整，從像“家庭”似的，職員終身制的企業(yè)開始向更加松散的方向轉(zhuǎn)變。當(dāng)終身制職員退休后，公司集體的記憶開始瓦解，因而需要用系統(tǒng)的文件管理來替代以前的做法。
第三，也是最重要的一點(diǎn)，檔案人員和歷史學(xué)家為保護(hù)企業(yè)檔案提出了越來越充分的證據(jù)。一些企業(yè)檔案項(xiàng)目不斷取得成功，它們給企業(yè)管理帶來的好處也被整理出來并廣泛介紹。
我們可以從Eli Lilly公司檔案館館長海倫·戴維森(Helen Davidson)發(fā)表于1969年ARMA Quarterly的文章中找到這樣的例子。以前關(guān)于企業(yè)檔案的文章都強(qiáng)調(diào)檔案管理對撰寫企業(yè)歷史的重要性。戴維森的文章介紹了Lilly檔案對公司管理的作用，如保護(hù)Lilly商標(biāo)，成功反擊政府對公司在醫(yī)藥行業(yè)實(shí)行價(jià)格壟斷地指控，以及給公司的出版物供稿等。
一年以后，戴維森的觀點(diǎn)得到了可口可樂公司檔案館館長庫爾茨(Wilbur George Kurtz,Jr.)的響應(yīng)。在1970年4月期的ARMA Quarterly題為“公司業(yè)務(wù)檔案”的文章中，庫爾茨認(rèn)為公司檔案對制定政策，向公司的深度報(bào)告提供信息以及向公司廣告和推廣活動提供背景資料等方面都起著至關(guān)重要的作用。他指出，檔案資料是市場推廣工具，它可以幫助公司挖掘歷史或開發(fā)產(chǎn)品。
庫爾茨和戴維森順應(yīng)了企業(yè)界的需求，在公司檔案人員中代表了一種新思維。他們非常希望用檔案資料幫助公司滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要；他們與那些只想用檔案撰寫論文的企業(yè)歷史學(xué)家完全不同。1969年，美國檔案工作者協(xié)會出版的《企業(yè)檔案館名錄》收錄了133個檔案館和13個專職檔案人員的地址，到了1980年，企業(yè)檔案館的數(shù)量增加到了200個，專職檔案人員60人。
在這個時(shí)期，許多公司將自己的文件交給了公共檔案館。早在第一個公司檔案館建立之前十年，許多大學(xué)和歷史協(xié)會已經(jīng)在收集企業(yè)檔案。1916年，當(dāng)Arthur CoLe獲得Slater公司文件的時(shí)候，哈佛大學(xué)就開始系統(tǒng)地收集企業(yè)檔案。一些大學(xué)也緊隨其后，盡管大多數(shù)大學(xué)在50年代才開始收集企業(yè)文件。
70年代企業(yè)檔案館取得的成功使檔案人員有了更多的通過保護(hù)和利用歷史資料為公司帶來實(shí)際好處，降低費(fèi)用的例子。1981年歷史學(xué)家和顧問大為·史密斯和企業(yè)顧問斯特德曼(Laurence E．Steadman)共同發(fā)表了一篇文章支持對企業(yè)檔案進(jìn)行保護(hù)。文章為企業(yè)檔案工作提供了有力的論據(jù)。
文章的題目是《企業(yè)歷史的現(xiàn)實(shí)價(jià)值》。文章引用了許多公司的例子來說明企業(yè)檔案對公司計(jì)劃，管理，發(fā)展，市場開發(fā)和法律事務(wù)方面的意義。值得一提的是，這篇文章不是發(fā)表在歷史或檔案刊物上，而是發(fā)表在《哈佛商業(yè)評論》(Harvard Bsiness Review)上。它使企業(yè)的管理人員直接看到了作者的觀點(diǎn)，而這些人的支持對開展新的檔案項(xiàng)目至關(guān)重要。
幾年前，福特公司的阿德金斯在加拿大檔案工作者協(xié)會的一次關(guān)于企業(yè)檔案鑒定的會議上作了一次發(fā)言。她談到了一些值得深刻研究的復(fù)雜問題——包括潛在利用價(jià)值是唯一最重要鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。她還談到了她的觀點(diǎn)，即在一個聯(lián)合企業(yè)，在鑒定文件的時(shí)候應(yīng)該更加重視它們的信息價(jià)值而不是證據(jù)價(jià)值。根據(jù)她在Kraft(卡夫)公司和福特公司的經(jīng)驗(yàn)，公司管理人員和雇員在利用檔案時(shí)主要是為了獲得一些信息，而不是查找關(guān)于過去如何開展業(yè)務(wù)的證據(jù)。
她還談到在卡夫公司擔(dān)任檔案館館長時(shí)遇到的問題——即如何處理關(guān)于公司出售晶牌方面的文件。雖然在商界財(cái)產(chǎn)出售是很常見的事情，但企業(yè)檔案人員對于如何處理這類檔案卻沒有統(tǒng)一的認(rèn)識。這些檔案是應(yīng)該保留在出售方手里呢，還是應(yīng)該移交給購買方呢?雙方都有充分的論據(jù)。一方面，一個企業(yè)的檔案應(yīng)該盡可能全面反應(yīng)母公司的業(yè)務(wù)。而另一方面，購買方有權(quán)利了解它所購買的品牌的完整歷史。
在卡夫時(shí)，她傾向于將檔案交給購買方，但對這種做法她也很矛盾。從實(shí)際角度來看，當(dāng)一個品牌被賣出去之后，卡夫公司就不再需要知道太多關(guān)于它的歷史。如果保留這些檔案，阿德金斯和她的同事們都感覺是在為購買方提供信息，而不是給自己的公司做事——這樣做就會分散他們完成本職工作的精力。而另一方面，每一次當(dāng)他們將關(guān)于那個品牌的檔案移交給新東家時(shí)，都發(fā)現(xiàn)對方?jīng)]有建立檔案工作。這使她意識到自己辛辛苦苦整理，著錄和保護(hù)的資料將面臨不可知的未來，新公司沒有能力來照管它們。
國際市場越來越激烈的競爭使美國的工業(yè)發(fā)生了許多變革，這種趨勢也影響了歐洲和亞洲的工業(yè)。的確，二戰(zhàn)以后日本經(jīng)濟(jì)的崛起在很大程度上促使了美國工業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生革命性的變化。美國的市場與其他任何國家的市場一樣，都對產(chǎn)品質(zhì)量，品種和價(jià)格很敏感。美國的產(chǎn)品不僅在本土很暢銷，在其他國家也取得了同樣的成功。這個事實(shí)使美國公司迅速地向全球擴(kuò)張。你只要去上海，廣州或雅加達(dá)看一看就知道了，為應(yīng)對這種局面，阿德金斯督促美國的企業(yè)檔案人員在適應(yīng)電子通訊，保護(hù)口述歷史和聲像資料方面要有創(chuàng)新精神。
檔案人員與跨國業(yè)務(wù)文件
檔案人員在解讀和記錄跨國業(yè)務(wù)文件時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)比幾年前更加嚴(yán)峻。雖然這些挑戰(zhàn)并沒有什么特殊之處，但它們給檔案人員不僅帶來了挑戰(zhàn)也造成了影響。它們的程序與任何未經(jīng)嘗試過的新軟件一樣讓人手足無措。稅法，市場限制以及對ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。這些事情既復(fù)雜又增加了檔案人員的工作量。鑒于一個跨國企業(yè)可以在多種國家利益的國家里做生意。各國按照并利用地方法律而采取的補(bǔ)助措施也是為了維護(hù)對地方經(jīng)濟(jì)的控制。例如1994年制定的挪威法律規(guī)定“企業(yè)文件屬于文化資源，因此屬于挪威國家檔案館的管轄范圍。”這個法律雖然超越了其他法律的范圍，但它與其他國家那些試圖保護(hù)國家利益的法律有相似之處。當(dāng)我們用文獻(xiàn)記錄國際公司的歷史時(shí)，這些法律很容易被理解，但很難實(shí)施，并且使檔案人員的日子更不好過。
國際企業(yè)的國際性質(zhì)和面臨的危機(jī)決定了它的檔案工作也具有同樣的問題。吞并的強(qiáng)烈要求在全球掀起了一股瘋狂的收購浪潮。美國電子通訊巨頭(MCI)已經(jīng)被英國電訊(British Telecom)收購，以形成一個具有全球競爭力的公司并占有更大市場份額。美國電子和煤氣設(shè)施公司也拋開了以前的地域和邏輯概念，收購了英國的公司。國家航空公司正在建立國際聯(lián)盟，這樣做將擠垮許多小航空公司。
諸如此類的變化對檔案人員而言有很大的影響。在我的工作中，我可以列舉許多例子來說明全球化對檔案管理的影響。雖然明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會在美國保存的公司檔案數(shù)量最多，但它同時(shí)還參與了許多公司建立和維護(hù)自己的檔案館的工作。幾年以前，我花了一年的時(shí)間幫助Pillsbury公司整理檔案。Pillsbury公司總部設(shè)在明尼蘇達(dá)，是該州和美國主要的經(jīng)營食品加工的公司。在我們的幫助下，該公司建立了自己的檔案館，聘用了一位專業(yè)的檔案人員，并完整地記錄了公司的歷史。對此我非常高興，它同我?guī)啄昵皫椭鶪eneral Mills，Inc．(另外一家設(shè)在明尼蘇達(dá)州的國際食品公司)建立檔案館的工作一樣成功。
80年代中期，國際上出現(xiàn)了購并狂潮，一個入侵者也踏入了Pillsbury公司的門檻。Grand Metropolitan公司(一家英國的食品和酒類巨頭)在1987年向Pillsbury開出了驚人的價(jià)錢，最終不顧當(dāng)?shù)厝嗣竦姆磳κ召徚嗽摴尽＞驮谑召徱院蟮淖畛鯉字苤畠?nèi)，Grand Met解雇了554名Pillsbury的員工，包括那名檔案人員，并關(guān)閉了檔案館。去年下半年，General Mills又從Grand Met手里收購了Pillsbury，并接收了它的檔案。
在我的工作中，美國西北航空公司和荷蘭皇家航空公司(KLM)的市場聯(lián)盟是令我高興的事情。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會保存著美國西北航空公司及其前身的所有檔案，我們非常愿意繼續(xù)記錄這個已經(jīng)成為美國第四的航空公司的歷史。
以上例子說明，管理跨國公司的檔案這項(xiàng)工作所面臨的挑戰(zhàn)是具體而真實(shí)的。雖然每個具體情況都有具體的問題，但它們對檔案工作的影響是顯而易見的。提前作計(jì)劃，照顧公司的需求并出色的作出反應(yīng)是干好工作所必須的。
不斷的變革使我們在美國公司的工作比20年前更困難，因此我們必須理解這種變革才能作出出色的反應(yīng)。這些變革同時(shí)也在影響著歐洲和亞洲的跨國公司。檔案人員在適應(yīng)工作和調(diào)整產(chǎn)品時(shí)應(yīng)該認(rèn)識到這些變革并用文獻(xiàn)記錄這些變革。
管理工作在公司職能中地位的上升，以及它對產(chǎn)品開發(fā)，營銷和其他決策活動的影響，對公司的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。艾爾弗雷德·錢德勒(Alfred Chandler)對此描述得最準(zhǔn)確；雖然進(jìn)一步分析“事實(shí)上，每個人都必須認(rèn)識到，雖然錢德勒所講的情況并不是美國獨(dú)有的，但我們必須承認(rèn)大公司所具有的前所未有的影響力推動歷史前進(jìn)的力量。”對檔案人員而言，用文獻(xiàn)記錄發(fā)生在管理，結(jié)構(gòu)和信息的產(chǎn)生渠道等方面的變化，就是對公司最好的理解和服務(wù)。
另外，我們還應(yīng)該理解公司的工作環(huán)境相比十幾，二十幾年前也發(fā)生了巨大的變化。工作的穩(wěn)定性在國際競爭的壓力和追求回報(bào)的做法面前大打折扣，公司和雇員的關(guān)系也發(fā)生了變化。“最直接的結(jié)果是出現(xiàn)了高度活躍的人才市場。這個市場不再強(qiáng)調(diào)對雇主的忠誠，而是更加強(qiáng)調(diào)有效交流，團(tuán)體精神，解決問題的能力，談判能力和解決沖突的能力等。”雖然檔案人員比其他雇員更不喜歡這種環(huán)境，但他們可以了解公司發(fā)生變化的程度，并讓自己的工作和產(chǎn)品滿足公司的需求，從而從中受益。有些產(chǎn)品可以直接與傳統(tǒng)的檔案工作聯(lián)系起來，讓公司認(rèn)識到一定的雇員忠誠度是需要的，并且可以利用公司的歷史讓雇員產(chǎn)生一種歸屬感。“為了在這種環(huán)境中更加具有競爭力，公司需要吸引高質(zhì)量的工人，制定一套可以讓他們充分發(fā)揮才干的工作制度，并鼓勵雇員盡量留在公司以享受公司的培訓(xùn)計(jì)劃”，并把它作為自己工作經(jīng)歷的一部分。檔案人員肯定能在這個世界找到自己的位子。
“機(jī)會與適應(yīng)”成為檔案人員的座右銘
檔案館從來都不是創(chuàng)新的前沿之地，而且檔案人員也從來沒有被推崇為適應(yīng)環(huán)境的模范。直至今天，我們還經(jīng)常痛苦地聽到檔案同行們責(zé)怪時(shí)間和環(huán)境的變化給檔案工作帶來的破壞。檔案人員一直不得不與變革抗?fàn)帯５谶^去的20年中，這一次的變革來勢太迅猛。電子交流和信息的出現(xiàn)改變了檔案人員與客戶的關(guān)系，也改變了他們與自己的主要產(chǎn)品的關(guān)系，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)將許多“wares”帶入了他們共同的詞典，如軟件，硬件和組件等。這些變化對所有檔案人員都產(chǎn)生了影響，但對企業(yè)檔案人員的影響最大，最直接。
現(xiàn)在很時(shí)髦把挑戰(zhàn)稱作“機(jī)遇”，并且把適應(yīng)無窮無盡的變化視為令人興奮的事情。因?yàn)樵诋?dāng)今這個信息生成和傳送的世界，它們提供的機(jī)會和要求的調(diào)整給檔案人員提供了前所未有的機(jī)會來控制他們最重要的產(chǎn)品——信息。當(dāng)檔案人員認(rèn)識到了他們應(yīng)該提供什么并且為誰服務(wù)，檔案人員就抓住了機(jī)遇。
電子交流的方式之一——電子郵件——可以作為一個例證。電子郵件已經(jīng)變得無處不在——它已經(jīng)成為人們在公務(wù)內(nèi)外交流的主要途徑。人們喜歡它，是因?yàn)樗芊奖悖梢怨?jié)約以前等電話，打印，發(fā)傳真，閱讀和等答復(fù)的時(shí)間。電子郵件很容易被存儲和銷毀，這也給檔案人員帶來了挑戰(zhàn)。電話和傳真機(jī)都沒有被淘汰，隨著電子文件的到來，它們又都有了新的角色。電子郵件很容易被生成和銷毀的特點(diǎn)是檔案人員遇到的最新的技術(shù)挑戰(zhàn)。電話不留記錄，傳真機(jī)生成的記錄在質(zhì)量上通常比原件要差，但電子郵件帶來的挑戰(zhàn)卻是完全不同的。電子郵件還加重了檔案人員在保護(hù)企業(yè)文獻(xiàn)時(shí)面臨的其他挑戰(zhàn)——從法律角度講害怕被識破的擔(dān)心。公司，工會和政府在看待公司的文件時(shí)都抱有懷疑的態(tài)度——而電子郵件又增加了人們的驚惶。“每天，上億的電子郵件信息在公司的網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，其中的許多信息都非常重要。”電子郵件信息一半像電話，一半像信件，使人們很難界定，而且給公司和檔案人員都帶來了許多管理上的困難。“讀者對于它具體代表什么缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識，這是電子郵件的問題之一。電子郵件信息事實(shí)上是一份相當(dāng)于書信或辦公室之間的書面?zhèn)渫泥]件?或者我們應(yīng)該把它們看作是隨手寫下的話?”這些問題在某種程度上反映了電子信息的總的狀況。它的數(shù)量是驚人的，媒介的壽命是短暫的，而同時(shí)它并不象人們想象的那樣容易被銷毀。“雖然有些人把電子郵件看作是用馬上消失的墨水書寫的信息，但電子信息所留下的蹤跡是可以重新回來糾纏你的輕率行為的。”
害怕被發(fā)現(xiàn)銷毀信息的恐懼一直都在糾纏著檔案人員和他們的客戶。雖然人們常說保存檔案的目的是讓人們了解信息中的事實(shí)，但實(shí)際上所有檔案館——無論是屬于公司，工會，聯(lián)邦和地方政府，還是宗教和教育機(jī)構(gòu)，如果它撥動了那顆還未爆炸但有可能致命的信息的時(shí)間炸彈的話，那么這個檔案館將無法生存下去。現(xiàn)實(shí)支配著檔案人員對信息(無論是哪種形式的信息)的控制和管理的理解，也決定了他們對信息分類的規(guī)則的理解。
雖然煩惱和希望伴隨著問題，計(jì)算機(jī)時(shí)代給檔案人員帶來了文獻(xiàn)管理的新機(jī)遇和探索的新工具。它使我們可以將公司的信息捕獲在不同的格式上，使讀者更容易檢索和利用，它還使我們能夠更廣泛地推銷檔案產(chǎn)品。公司的網(wǎng)絡(luò)使檔案人員在與公司的經(jīng)營保持聯(lián)系的同時(shí)，捕獲并將信息組織起來以備將來使用。萬維網(wǎng)技術(shù)也給我們提供了將公司信息向公司內(nèi)部和外部發(fā)布的機(jī)會，也使檔案館提供信息的作用得到應(yīng)有的尊重和宣傳。
國際時(shí)代的國際思維
大多數(shù)動物都喜歡熟悉的東西，不信任不熟悉和不同的東西；人類在這個方面與動物沒有什么區(qū)別。檔案人員一直被歸類為不愿意接受——更不愿意迎合——變化及其帶來的機(jī)會的人。其中的部分原因是因?yàn)闄n案人員的工作經(jīng)費(fèi)有限，如果一個人好不容易積累的資金只能夠用于經(jīng)常性事務(wù)時(shí)，很難讓他去應(yīng)付變化。但是在我們今天所生存和工作的世界里，沒有什么東西是不變的，只有變化是永恒的。
除了要面對堆積如山的紙質(zhì)文件以外，檔案人員還需要應(yīng)付電子信息。這個現(xiàn)實(shí)迫使許多檔案人員在電子文件方面?zhèn)}惶撤退。當(dāng)然，也有其他人——而且越來越多——正在研究電子文件帶來的老問題，如鑒定和利用。全球一體化在企業(yè)界也引起了類似的反應(yīng)。
隨著全球一體化的規(guī)模越來越大，檔案人員在面對為公司管理文件和服務(wù)的任務(wù)時(shí)似乎在有些時(shí)候也選擇了后退而不是前進(jìn)。許多人還盡可能地躲避國際挑戰(zhàn)。負(fù)責(zé)管理跨國公司文件的檔案人員應(yīng)該擺脫自己既有經(jīng)驗(yàn)的束縛，主動與其他國家的同行們進(jìn)行交流和探討。在當(dāng)今這個時(shí)代，即使地區(qū)級的公司都與國外有業(yè)務(wù)聯(lián)系，生活于這個時(shí)代的檔案人員不能忽視其中的含義。
想要擺脫——或至少減緩——國際交流和探討的趨勢并不是件容易的事。有些公司甚至心照不宣地鼓勵這種目光短淺的做法。“由跨國公司組成的全球經(jīng)濟(jì)必須屈服于由國家組成的世界。在這個由國家組成的全球系統(tǒng)中，由不同民族構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)在應(yīng)對共同策略時(shí)將充滿潛在的矛盾。”但是，在不遠(yuǎn)處，你將會看到短視思維造成的嚴(yán)重不良后果。
在這樣一個世界，檔案工作者之間必須開展合作。在國際公司工作的檔案人員所面臨的問題要求他們必須跨部門跨地域開展合作。如果這算是個挑戰(zhàn)的話，它也同時(shí)給檔案館和從事檔案工作的人提供了很好的機(jī)會。
國際時(shí)代的檔案館和企業(yè)
世界非常小，而且注定會變得越來越小。企業(yè)將仍然是這種變化的主要動力，而且將決定它的規(guī)模。公司管理人員的作為和反應(yīng)將影響全球和當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案人員能否使他們的工作和產(chǎn)品適應(yīng)新世界的現(xiàn)實(shí)和需要決定了他們能否生存。歷史不只是過去的編年史；檔案館也不能只是沾滿灰塵的庫房，儲存很少使用的信息。我們必須把歷史推向市場，不能只把歷史作為周年慶典中懷舊的東西，檔案館必須是提供對日常的管理和業(yè)務(wù)工作有用的信息的地方。檔案人員必須積極參與企業(yè)的工作并努力去了解并服務(wù)于它的需求。他們不能讓自己被隔離在企業(yè)主流之外，應(yīng)該把自己塑造成企業(yè)業(yè)務(wù)的全部參與者。每當(dāng)企業(yè)為了適應(yīng)競爭而進(jìn)行變革時(shí)，檔案人員總是試圖將頭埋在地溝里不被人看見，希望變革不要觸及自己。而這一招往往不奏效。不被觸及也就是不參與，而把自己視為局外人也面臨被公司視為無用之人的危險(xiǎn)。
我們不可能靠一次行動來解決全球化時(shí)代檔案工作如何為企業(yè)服務(wù)的問題。跨國企業(yè)的需要與純粹地方和國家企業(yè)的需求既相同又不同。在為兩種企業(yè)服務(wù)時(shí)，檔案人員都面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇，但跨國企業(yè)的檔案管理工作給檔案人員提供了極大的機(jī)遇。未來是屬于我們的，如果它的每個方向還不完全清楚的話，它對檔案的影響卻是清楚的。
下面我把話題轉(zhuǎn)到與我的工作關(guān)系比較密切的方面，即口述歷史。20多年前，我們很少看見檔案人員參與倡導(dǎo)口述歷史，而今天，它已經(jīng)成為了檔案工作的一部分。其中的原因我們不難發(fā)現(xiàn)。
企業(yè)文件(現(xiàn)在越來越多的是電子形式)中包含的信息比我們想象的要少得多。在今天這個生活頻率非常快的年代，這種情況更加突出。面對這個現(xiàn)實(shí)，為了增加企業(yè)檔案對企業(yè)本身和其他組織的價(jià)值，口述歷史在許多方面提供了解決問題的方法。
當(dāng)企業(yè)檔案與企業(yè)聯(lián)系起來的時(shí)候，它的真正的最基本的價(jià)值就被凸現(xiàn)出來。當(dāng)然，我們不能光靠口頭的保證來支持這種聯(lián)系，我們應(yīng)該用文獻(xiàn)來支持這種聯(lián)系。如果一個企業(yè)檔案館把企業(yè)上下的真正需求掛在心上的話，它是能做到這一點(diǎn)的。
現(xiàn)實(shí)中我們有很多實(shí)例。Lance Easley和Leif Soderberg曾經(jīng)注意到了本田公司創(chuàng)造性地利用公司記憶的做法。他們發(fā)現(xiàn)，“那些沒有建立有效機(jī)制來‘記住’過去成功和失敗案例的公司肯定會重蹈覆轍，其結(jié)果就是增加了公司的成本。他們的工作不僅對公司的管理很重要而且對那些為公司的管理服務(wù)的檔案工作者也很重要。他們注意到“在一家汽車配件供應(yīng)商里，40％以上的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)問題都在以前被解決過。由于工程師沒有去了解公司里其他人以前的設(shè)計(jì)作品，因此他們浪費(fèi)了30％的時(shí)間解決已經(jīng)被解決的問題。”他們還發(fā)現(xiàn)其他一些大公司也有類似的“設(shè)計(jì)健忘癥”。當(dāng)然，為了幫助工程師使用這些資料，我們應(yīng)該把信息組織起來，使它們?nèi)菀妆徽业剑以谛枰臅r(shí)候就能提供利用。這里應(yīng)該是檔案人員的切入點(diǎn)。
除此之外，今天的檔案人員還應(yīng)該反思傳統(tǒng)的鑒定方法是否能夠?yàn)樽x者保存他們所需要的檔案。以前被認(rèn)為是永久保存的那些檔案是否能夠應(yīng)付不斷變化的機(jī)構(gòu)和調(diào)整?它們是否能夠反映現(xiàn)在和將來都在變化的公司文化和決策過程?我認(rèn)為，如果沒有使用口述史這個工具的話，這些檔案還不足以做到這一點(diǎn)。
不管你信不信，許多在傳統(tǒng)上被認(rèn)為是永久的文件在鑒定和保管上變得越來越困難和昂貴，而且它們的讀者也越來越少。電子數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)的出現(xiàn)以及無紙辦公室的到來都沒有減少企業(yè)文件的數(shù)量。隨著信息的細(xì)節(jié)和范圍的增加，它們的鑒定，儲存和使用也開始變得更加復(fù)雜。無論檔案人員是否公司的職員，如果沒有來自公司內(nèi)部的指導(dǎo)，他們都不可能掌握不斷變化的管理結(jié)構(gòu)或技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。檔案人員沒有直接參與公司產(chǎn)品的生產(chǎn)也沒有直接向客戶提供服務(wù)，因此，他們需要公司內(nèi)部人員給他們提供信息和指導(dǎo)以使他們能夠?yàn)槠髽I(yè)服務(wù)。
口述史在企業(yè)檔案館的工作中不僅是必不可少的工具也是一個催化劑，而且它有兩個方面的重要作用。它的第一個作用是它能夠時(shí)實(shí)地捕獲公司的信息，發(fā)現(xiàn)某些文件的特殊意義或缺失的部分。口述史等于是提供了一份探察公司活動的地圖。由于該地圖是由熟悉情況的內(nèi)部人員繪制，因此它可以幫助我們根據(jù)實(shí)際情況來鑒定文件，而不是根據(jù)傳統(tǒng)意義上的假設(shè)的價(jià)值。
口述史的第二個作用表現(xiàn)在信息的生成方面。無論是哪一種格式的企業(yè)文件都不可能總是提供充分的信息，使我們了解公司的實(shí)際情況，尤其是關(guān)于某些動機(jī)和非正規(guī)活動的信息。諸如公司機(jī)構(gòu)組織圖之類的文件能夠幫助我們了解公司的運(yùn)轉(zhuǎn)和信息流程，但正如水遇到阻力就改變方向一樣，公司十有八九會沿著圖上未標(biāo)注的方向運(yùn)行。
這里的問題是用文獻(xiàn)記錄歷史本身。我們?nèi)绾斡梦墨I(xiàn)來記錄企業(yè)這類機(jī)構(gòu)的組織呢?誰是這些被收集資料的目標(biāo)客戶呢?我們收集文獻(xiàn)的目的是為了了解企業(yè)做了些什么，如何做，以及通過誰來做的嗎?如果是后者，那么我們應(yīng)該動態(tài)地定義企業(yè)的文獻(xiàn)收集工作，參考傳統(tǒng)做法的同時(shí)要以現(xiàn)實(shí)為指導(dǎo)。我們不應(yīng)該用傳統(tǒng)的觀點(diǎn)來確定文件的永久價(jià)值，而應(yīng)該根據(jù)它們對讀者的實(shí)際用途來確定。
技術(shù)革新和企業(yè)對環(huán)境變化的迅速調(diào)整迫使我們作出這樣的決定，盡管許多人已經(jīng)習(xí)慣于按傳統(tǒng)行事，習(xí)慣于安于現(xiàn)狀。“盡管人類慣于保持現(xiàn)狀，技術(shù)卻對情感依賴免疫。”
如果我們有必要從各個方面，包括從產(chǎn)品開發(fā)到對市場的適應(yīng)來了解信息生成和使用之間的關(guān)系，決策過程與企業(yè)文化之間的關(guān)系，那么我們就必須改變對企業(yè)文件永久價(jià)值的鑒定方式。維護(hù)企業(yè)檔案館的費(fèi)用應(yīng)該平攤在一個更加廣泛的讀者群上，因此鑒定時(shí)必須考慮這些新客戶的需求，這也就意味著我們必須與他們接觸，了解他們的工作和需求。
如果我們用新客戶來增加檔案的利用率，那么我們就必須根據(jù)他們的需求來鑒定企業(yè)的文件。在這個方面，口述史可以幫助我們了解企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，以及信息是如何生成，捕獲和使用的，決策是如何制定的。與此同時(shí)，口述史也將給我們提供以前無從獲得的文獻(xiàn)線索。
口述史的另外一個好處就是它所生成的信息能夠很快地以電子形式向讀者提供利用。比如，訪問時(shí)作的記錄可以以紙張的形式或電子形式提供利用，如果與圖像結(jié)合起來話將會更加吸引人。
在美國，許多企業(yè)檔案人員已經(jīng)慢慢接受了口述史這個工具。phillips Petroleum,Ford Motor Company和INA等公司都在利用口述史來記錄其國內(nèi)和國外企業(yè)的歷史。我所供職的單位利用口述史記錄很多事情，如農(nóng)事和醫(yī)藥工業(yè)的發(fā)展等。如果用文獻(xiàn)記錄歷史是檔案館的目標(biāo)，那么口述史在今天就是必不可少的工具。
在前面的發(fā)言中，我不僅多次提到檔案館，檔案人員，也提到了他們的客戶。如果想在這些概念中給各位留下一個最深刻的，那應(yīng)該是：檔案館必須考慮他們將要服務(wù)的客戶。為了贏得別人對你工作的支持，檔案人員必須了解檔案館用戶的需求，而且要對這些需求很敏感。在人們的印象中，檔案館總是在被動地接收舊文件，而不是積極地參與他們所服務(wù)的公司和機(jī)關(guān)的工作。如果檔案人員想要贏得別人對你工作的支持，獲得工作所需要的資金的話，這種狀況一定要改變。因此，檔案人員不能再把自己看成儲藏舊文件的文書，而應(yīng)該做點(diǎn)什么來促進(jìn)對自己館藏檔案的利用。
在任何環(huán)境，尤其是企業(yè)工作的檔案人員必須了解企業(yè)正在開展的工作，項(xiàng)目和發(fā)展方向。這樣就可以使我們看出它們可能產(chǎn)生的需求，并利用自己掌握的館藏來服務(wù)于這種需求。同時(shí)，我們還可以了解什么樣的文件將會被生成，并盡快的參與這些文件的鑒定和處置。
檔案人員必須先發(fā)制人——尋找機(jī)會來提供服務(wù)，并持續(xù)地參與企業(yè)的工作。美國最成功的企業(yè)檔案館，如可口可樂公司，福特汽車公司和卡夫食品公司的檔案人員都直接參與了自己公司的工作。同樣，由于明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會的檔案人員也直接參與了一些公司的活動，協(xié)會和這些公司的關(guān)系也變得更加密切。在3M公司去年的百年慶典活動，西北航空公司50年泛太平洋空中服務(wù)慶典以及其他一些公司的市場推廣活動中，檔案人員都直接參與了公司的主流活動，并提升了檔案館的價(jià)值，這對它們獲得支持非常重要。
其他地方也有類似的例子。蘇格蘭皇家銀行的檔案人員參與了為小學(xué)生編寫教材的工作，加拿大皇家銀行的檔案人員協(xié)助公司做會議和其他活動計(jì)劃。就長久而言，檔案館應(yīng)該成為自己母公司日常工作不可或缺的部門。檔案人員只有抓住每個機(jī)會，積極參與公司的工作，才能實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態(tài)》 翻譯：王紅敏）
主人邀請我談一談美國企業(yè)檔案館的發(fā)展情況以及企業(yè)文件管理的現(xiàn)狀。我想，最好的辦法是先介紹一下我們在管理企業(yè)文件方面的現(xiàn)狀以及我們是如何做的，然后再將它置于更加廣泛和準(zhǔn)確的國際大框架內(nèi)進(jìn)行討論。全世界每個地方的檔案工作者都需要從煩雜浩瀚的文件中確定，鑒定和遴選有永久保存價(jià)值的檔案，僅工作量本身就足以說明這項(xiàng)工作的復(fù)雜性。
幾年前，我應(yīng)邀參加了丹麥企業(yè)檔案館成立50周年的慶祝活動。丹麥企業(yè)檔案館是歐洲最大和最著名的企業(yè)檔案館。我給自己的發(fā)言起名為“漲潮和底線：企業(yè)的檔案和文件”，因?yàn)槲艺J(rèn)為，只有承認(rèn)并認(rèn)真地面對現(xiàn)實(shí)，我們才能看到企業(yè)檔案以及企業(yè)檔案研究的希望。“漲潮”指的是文件和文件格式的多樣性以壓倒之勢威脅著將要吞沒檔案工作者和他們的客戶，而他們將永遠(yuǎn)不可能成功地應(yīng)付這種局面。
我所指的“底線”是我們大家都面臨的現(xiàn)實(shí)——無論是否喜歡，無論是否承認(rèn)。這個地方是那樣艱苦，冷酷和死板，我們的熱情和計(jì)劃受到有限資源的制約。利用有限的資源來解決紙質(zhì)和電子格式多樣化給我們帶來的困惑對檔案工作者和他們的客戶而言是非常重要的。
明尼蘇達(dá)的經(jīng)驗(yàn)
為了便于大家討論，我先向大家介紹一下我的工作環(huán)境。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會和特拉華州的Hagley博物館和圖書館是美國館藏企業(yè)檔案最多的兩個機(jī)構(gòu)。我們協(xié)會收藏的檔案有3M公司，西北航空公司，International Multifoods，Honeywell，American Crystal Sugar和Great Northern以及Soo Line鐵路的檔案。僅鐵路檔案就有10萬多立方英尺，記錄了美國第三鐵路的開拓和工業(yè)發(fā)展歷史。
企業(yè)歷史是協(xié)會工作的重點(diǎn)，但并不是全部。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會有400個雇員,業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)遍及全州20個歷史地點(diǎn)，有一個教育辦公室和一個博物館。協(xié)會于1992年搬到了位于圣保羅價(jià)值8000萬美金的新總部。許多同行都非常羨慕我們的業(yè)務(wù)范圍廣和資金支持充足，但我非常清楚真正的底線在哪里。與其他商業(yè)或文化機(jī)構(gòu)一樣，我們必須面對資金不足和超出我們能力的服務(wù)要求等問題。而且我們也十分清楚，我們之所以能夠獲得資金支持與我們的工作業(yè)績有直接的關(guān)系。我們不能平庸，否則就要絞盡腦汁為工作和資金之間的矛盾發(fā)愁。
為了在漲潮和底線之間尋求平衡，我們與Hagley博物館和圖書館合作開展了“美國企業(yè)檔案”項(xiàng)目。該項(xiàng)目的目的是為了解決鑒定的各種問題和將企業(yè)檔案作為資源利用和開發(fā)等問題，因此項(xiàng)目重點(diǎn)放在了檔案的鑒定及其后果上面。“漲潮”對Hagley和我們協(xié)會而言都不是抽象的。擺在Hagley面前的是Seagram和雅芳公司的檔案，而擺在明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會面前的是3M和西北航空公司的檔案，以及全球性公司的文件，我們必須明確哪些需要保存，哪些應(yīng)該銷毀。這些決定不容易作出，但是事實(shí)上我們不可能什么都保存(可怕的想法)。我們不能假裝我們的決定誰都能接受；但不做決定則意味著我們的工作沒有意義而給讀者什么資料也留不下。
為了給這個艱難的工作提供指導(dǎo)和思想的源泉，該項(xiàng)目于去年請美國檔案工作者協(xié)會出版了一本書。書的名稱叫《美國企業(yè)檔案》，它收錄了14篇文章，濃縮了作者對一些問題的最新思考和實(shí)際建議。書中涉及的問題不僅僅是美國面臨的問題，它們其實(shí)是幾年前格拉斯格大學(xué)組織的研討會上已經(jīng)被廣泛地討論。我相信從這些討論中我們可以找到自己的出路。
企業(yè)檔案和美國的經(jīng)驗(yàn)
在美國，企業(yè)和檔案館之間的關(guān)系不是很輕松。絕大多數(shù)美國的企業(yè)沒有檔案館。根據(jù)美國檔案工作者協(xié)會企業(yè)檔案處最近出版的名錄，美國有258家企業(yè)有檔案館，列入名錄的企業(yè)檔案工作者有83人。雖然最近幾年這個數(shù)字已經(jīng)有了增長，而且經(jīng)濟(jì)的迅速增長也使許多大公司建立了檔案部門，但在最近10年中，由于企業(yè)的兼并，裁員和業(yè)務(wù)外包，許多檔案館也關(guān)閉了。許多咨詢和檔案服務(wù)公司，如Winthrop集團(tuán)，歷史工廠(History Factory)和歷史協(xié)會(History Associate)等在最近幾年不僅吸引了許多客戶也引來了不少批評，而只有Hagley博物館和圖書館以及明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會的企業(yè)檔案館藏在繼續(xù)不斷增長，并且也受到了表揚(yáng)和批評。
顯而易見，為企業(yè)管理檔案的服務(wù)公司之間的競爭也越來越激烈，其顯著特點(diǎn)是美國的企業(yè)檔案人員時(shí)常感到有被公司解雇的威脅。雖然從數(shù)字上看，這種威脅沒有想象的那么嚴(yán)重，但某些服務(wù)公司和檔案館的成功，如明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會和Hagley,無疑加重了一些企業(yè)檔案人員的擔(dān)心。卡倫(KarenBenedict) 在她著名的充滿爭議的文章中提出了這個問題的解決辦法，即讓企業(yè)“建立一個企業(yè)檔案館以滿足當(dāng)前的需求，并把舊檔案捐贈給某個檔案館作永久保存。”作者注意到，公司之外的人對企業(yè)檔案的利用需求非常廣泛，她補(bǔ)充說“或許我們應(yīng)該開始考慮采取合作的方式來平衡企業(yè)界的利益和社會利用檔案進(jìn)行研究之間的矛盾。”
事實(shí)上，福特汽車公司已經(jīng)采取了這種做法。人們可以通過獨(dú)立的亨利·福特博物館檔案館來利用公司的歷史檔案，而公司的業(yè)務(wù)檔案仍保存在公司里面。雖然我們還不清楚這種做法最終是否能夠成功，但它很有創(chuàng)意，而且目前是可行的。
漲 潮
在二十世紀(jì)下半葉，文件的格式迅速變得多樣化，出現(xiàn)了紙張，膠片，錄像帶，照片和電子格式等。信息洪水和它們生成和儲存格式的多樣性也使我們每個人都受到了影響。而檔案人員是受影響最大的專業(yè)團(tuán)體，盡管他們的確在認(rèn)識和接受挑戰(zhàn)時(shí)非常遲緩。他們不愿意應(yīng)付變化和挑戰(zhàn)的真正原因是因?yàn)閷Ω兑粋€移動目標(biāo)非常困難，而且還需要不把檔案館當(dāng)做技術(shù)和文獻(xiàn)漲潮時(shí)的看客——或有些人所說的受害者。但是，檔案工作者不應(yīng)該冷眼旁觀，眼看被洪水吞沒，他們不應(yīng)該成為受害者。
然而，有些批評家，如充滿爭議且能言善辯的大衛(wèi)·貝爾曼(David Bearman)先生認(rèn)為這種情況已經(jīng)出現(xiàn)了。檔案工作者沒有能夠認(rèn)識到自己所處的困境，則意味著他們有被淘汰的可能。美國某檔案教育項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人里查德·考克斯先生認(rèn)為檔案工作者只有不再留戀“過去那個只有紙，檔案柜和文件箱的美好時(shí)光”，才能應(yīng)付目前和未來的現(xiàn)實(shí)。
今天，大多數(shù)檔案人員，至少是那些想生存并且繁榮下去的檔案人員，認(rèn)識到了他們所面臨的巨大挑戰(zhàn)。但認(rèn)識到挑戰(zhàn)和有效地應(yīng)對挑戰(zhàn)是兩回事。當(dāng)然，認(rèn)識是關(guān)鍵，但只有有效的行動才能將認(rèn)識轉(zhuǎn)變成戰(zhàn)略并最終有所成就。
在GLASGOW召開的國際企業(yè)歷史大會的幾次晚餐上，專家們透徹地探討了歷史學(xué)家和其他用戶在解決文獻(xiàn)格式多樣化問題方面的困難。當(dāng)談到歷史研究和文獻(xiàn)管理問題時(shí)，鑒定這個敏感問題就被提了出來。人們還同時(shí)談到了明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會在某公司鑒定檔案的“明尼蘇達(dá)方法”。
“明尼蘇達(dá)方法”在當(dāng)晚的討論中幾乎沒有引起轟動，但其中一個歷史學(xué)家的反應(yīng)也許說明了許多檔案人員在觀察自己不同客戶的反饋時(shí)的矛盾心理。這位美國的企業(yè)歷史學(xué)家對于檔案人員事實(shí)上參與了檔案的鑒定——即決定保留什么，銷毀什么——感到震驚和憤怒。
我必須承認(rèn)，我同桌的檔案界同行當(dāng)晚對歷史學(xué)家們的談話感到很好玩，但除此之外，對于爭論本身，大多數(shù)企業(yè)檔案人員都有一種悲喜交加的復(fù)雜感情。不管怎么說，鑒定工作向來是檔案工作的一部分，并且文獻(xiàn)不斷漲潮的趨勢也迫使我們采取更嚴(yán)格的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這也使得它變得更加重要。我們肯定不能靠撞大運(yùn)來判斷未來的讀者可能需要某份文件。鑒定標(biāo)準(zhǔn)必須建立在可能的利用，利用的固定方式以及對保管這些資料所需資源的評價(jià)上。
底 線
漲潮在底線時(shí)所隱含的意義引起了檔案工作者極大的擔(dān)心。對于一種從來沒有靠生產(chǎn)力和商業(yè)價(jià)值來判斷其存在價(jià)值的行業(yè)，檔案工作者時(shí)常會感到不自在，有時(shí)甚至對于需要這么做(用生產(chǎn)力和商業(yè)價(jià)值來判斷其價(jià)值)感到不滿。然而，除了那些專注的鴕鳥般的檔案人員(自以為不正視危險(xiǎn)就可避免危險(xiǎn)的人)，所有人都很清楚我們越來越需要這么做。可口可樂公司檔案館館長菲利普·穆尼在談到企業(yè)檔案時(shí)指出，“只有當(dāng)一個檔案項(xiàng)目能夠與當(dāng)前的市場推廣項(xiàng)目在工作和資金方面密切配合時(shí)，它才能期待獲得適當(dāng)?shù)刂С帧！睘榱酥С炙挠^點(diǎn)，他說，“商品注冊……在可口可樂公司，每年靠從檔案中尋找意像而制成的產(chǎn)品可以產(chǎn)生超過700萬美元的利潤。”其他檔案館也存在這種潛力。
Intraprise的概念，即在單位內(nèi)部從一個部門向另外一個部門推銷產(chǎn)品和服務(wù)，正在大行其道。我們可以將這個概念應(yīng)用到檔案部門。“自由intraprise的理念準(zhǔn)許普通雇員在單位內(nèi)部開始一項(xiàng)“業(yè)務(wù)”或intraprise，只要他能夠找到客戶和資金。”加拿大皇家銀行已經(jīng)采用了這種方法而且很成功。在我供職的非盈利機(jī)構(gòu)，如明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會，這個概念也運(yùn)用得非常成功。我的部門利用任何機(jī)會向我們的部門辦公室，教育和展覽部以及高層管理提供產(chǎn)品和服務(wù)。我們把自己的館藏——大部分都是企業(yè)檔案——作為自己的資產(chǎn)，并利用它們給我們的工作帶來真正的回報(bào)。
外包的幽靈也常常在許多檔案館，尤其是企業(yè)檔案館上空徘徊。外包——一個相對較新并且有些不雅的詞——指的是每個職能部門都應(yīng)該向單位提供效益。與檔案人員相比，文件管理人員對外包的威脅應(yīng)對得要迅速得多。在談到文件管理人員的求生技巧時(shí)，一位作者寫道：“文件管理已經(jīng)被明確地界定為已經(jīng)并且將繼續(xù)被密切監(jiān)督的部門……”。她進(jìn)一步指出，許多“企業(yè)目前正按照某些標(biāo)準(zhǔn)來評價(jià)讓公司以外的人來管理文件是否會更經(jīng)濟(jì)。”
無論一個企業(yè)檔案館是否從屬于一個追求效益的聯(lián)合企業(yè)，將檔案服務(wù)與理解企業(yè)文化聯(lián)系起來都是非常重要的。這種理解可以部分解釋為要認(rèn)識到許多組織，包括企業(yè)，已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了皮特·德魯克所說的“以信息為基礎(chǔ)的組織”。他預(yù)測未來的企業(yè)在某些方面將類似于大學(xué)或醫(yī)院——即以知識為基礎(chǔ)，并主要由專家們組成。他們根據(jù)從同事、顧客和總部得到的反饋意見來指導(dǎo)和規(guī)范自己的行為。檔案傳播知識和信息，正如我們的文件管理同行們所指出的，“的確，現(xiàn)在是我們這些自稱為在信息行業(yè)工作的人，決定我們是繼續(xù)呆在紙張環(huán)境中無所作為呢，還是應(yīng)該真正參與信息的管理的時(shí)候了。”
為了更好地管理和傳播信息，檔案工作者必須既是信息的生成者，又是信息的管理者。這個角色對許多人來說都不容易。但是，如果企業(yè)檔案館以及他們所擁有的信息想在這個日益注重價(jià)值的社會取得實(shí)際的價(jià)值的話，我們就應(yīng)該搞清楚，檔案管理的真正底線價(jià)值。“這并不意味著每個公司都將在檔案或保護(hù)公司歷史方面投資，但是當(dāng)建立了這種聯(lián)系以后，我們向管理層推銷這種投資的機(jī)會就會大大地增加。當(dāng)然，我們不能只靠語言和承諾來支持這種聯(lián)系：檔案管理本身必須支持這種聯(lián)系。如果一個企業(yè)檔案館是根據(jù)公司職員和其他讀者的需求并充滿想象和關(guān)注而建立起來的話，它是能夠做到這一點(diǎn)的。
在美國，不僅檔案館關(guān)心底線問題，而且這種擔(dān)心也不僅僅存在于企業(yè)檔案館。蘇格蘭企業(yè)檔案中心的麥克·莫斯和萊斯利·里士曼在《美國企業(yè)檔案文件》一書中寫道，“歐洲國家一直都有各階級合作的傳統(tǒng)”，但與美國同行相比，他們的檔案工作人員所感受到的財(cái)政壓力也不輕。中央和地方政府一直是檔案館經(jīng)費(fèi)的最大來源，但在有些時(shí)候，政府的財(cái)政緊縮也非常嚴(yán)重。這種情況也迫使許多檔案館通過利用自己的館藏來尋找生財(cái)之路。”我認(rèn)為，這種財(cái)政壓力在未來只可能增加。
企業(yè)檔案館和他們的客戶
任何檔案館都必須有客戶才能成功。如果沒有人關(guān)心檔案人員保存了什么文件，或者沒人愿意去利用檔案的話，檔案人員就將失去工作，而檔案館也將無法生存。在檔案界，企業(yè)檔案工作者對尋找和服務(wù)不同客戶的重要性理解得最深刻。收集，保護(hù)和提供利用企業(yè)檔案的費(fèi)用非常龐大。如果沒有看重這些檔案的客戶，這些費(fèi)用將無從落實(shí)。在任何一個企業(yè)，保存和保管企業(yè)檔案的效益必須與它所帶來的真正和可能收益相平衡。提供資金通常是為了滿足需要，如果某項(xiàng)工作看似不重要的話，那么它就常常得不到支持。
尋找用戶并保證他們找到自己所需要的資料是檔案部門的一項(xiàng)主要工作。我們當(dāng)初開始實(shí)施“美國企業(yè)文件”項(xiàng)目時(shí)，就認(rèn)為我們需要超越這樣一個古老但不太正確的認(rèn)識，即企業(yè)歷史——一個被狹窄化的概念——是讀者利用企業(yè)檔案的主要動機(jī)。哈佛商學(xué)院的里納德和斯文德羅夫在最近的一篇文章中清楚地承認(rèn)，Hagley博物館和圖書館和明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會很早就認(rèn)識到：企業(yè)歷史，即使不是(讀者利用企業(yè)檔案的)次要動機(jī)，至少不再是主要動機(jī)。非傳統(tǒng)用戶才是主要客戶。里納德和斯文德羅夫說，“我們處在一個跨學(xué)科研究的時(shí)代。對岸的學(xué)者正在跨越傳統(tǒng)的界限……”他們還指出，在他們的用戶中，有些人“研究土耳其市場購物連拱廊的變遷，而那些研究簡·奧斯丁的學(xué)者則從檔案中尋找她的小說中暗指的人和事。”
在其他一些企業(yè)檔案館，從事戰(zhàn)略管理，企業(yè)通訊，管理心理學(xué)，行政和雇員賠償工作的人員已經(jīng)成為企業(yè)文件的主要用戶。他們給檔案館帶來了信譽(yù)，也帶來了從企業(yè)和基金會獲得資金支持的機(jī)會。對檔案館而言，更有用的檔案利用——雖然在一些檔案人員和歷史學(xué)家的眼里還是個問題——是檔案，特別是企業(yè)檔案的商業(yè)利用。最近一個有爭議的例子是歷史頻道有線電視網(wǎng)制作的企業(yè)歷史系列電視片。的確，有些人對歷史頻道的理念，即歷史是最好的產(chǎn)品，持批評態(tài)度，而有些人則持歡迎態(tài)度。歷史頻道在美國本土有二千五百萬注冊用戶，它的宣傳效果是檔案工作者在幾年前夢寐以求的。推廣檔案的商業(yè)利用，也說明檔案館非常需要永不停歇的尋找資源。
在明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會，我們的客戶中有當(dāng)?shù)睾偷貐^(qū)電視和廣播新聞和文獻(xiàn)片的制作人，如藝術(shù)和娛樂和歷史頻道有線網(wǎng)。他們制作的系列片如《人物志》和《美國的城堡》等。的確，對這些利用者的收費(fèi)已經(jīng)成為我們的一個重要收入來源——這是檔案工作者必須認(rèn)識到并且去挖掘的。
在企業(yè)界工作的檔案人員向來都知道，他們工作的價(jià)值直接依賴于他們對公司的價(jià)值。向公司內(nèi)部客戶提供服務(wù)的好壞對企業(yè)檔案館而言至關(guān)重要。通常，衡量服務(wù)好壞在很大程度上表現(xiàn)在檔案館或檔案館與其他部門合作舉辦的展覽，出版物和錄像制品中采用的照片，藝術(shù)品和文獻(xiàn)數(shù)量。
企業(yè)文獻(xiàn)管理的全球化
世界比以前更小了，而且注定要變得越來越小。我去丹麥旅行所花費(fèi)的時(shí)間雖然較多，但卻與在美國國內(nèi)旅行一樣方便。我看電視最多的時(shí)候是奧運(yùn)會期間。在這種時(shí)候，我們可以清楚地看到商業(yè)和體育的全球化——其實(shí)體育本身就是商業(yè)。我常常驚嘆于體育贊助商，如豐田公司和可口可樂公司的全球推廣活動，兩家公司的業(yè)務(wù)都已經(jīng)沒有了國際界限，同樣它們的檔案管理也是國際化的。我在管理3M，Honeywell和美國西北航空公司的檔案時(shí)，每天都面臨這種問題。3M公司的業(yè)務(wù)涉及83個國家，Honeywell涉及64個國家。美國西北航空公司在控股大陸航空公司之前就是美國在大平洋航線最大的公司。與大陸公司合并，并成功與KLM荷蘭皇家航空公司聯(lián)盟以后，美國西北航空公司已經(jīng)成為了一個真正的國際化公司。
全球化業(yè)務(wù)給檔案館帶來的影響也表現(xiàn)在其他方面。這些企業(yè)越來越重視國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的9000系列標(biāo)準(zhǔn)。目前與歐盟做生意時(shí)必須執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)。同樣，加拿大，墨西哥和美國之間簽署的北美自由貿(mào)易協(xié)議也要求對產(chǎn)品做大范圍的文獻(xiàn)記錄。跨國業(yè)務(wù)的發(fā)展并不只是美國才有的現(xiàn)象。它是一個國際現(xiàn)象而且對全球企業(yè)檔案工作者都產(chǎn)生了影響。去年夏天在Glasgow的發(fā)言中我講到，當(dāng)美國最大的食品公司被總部設(shè)在倫敦的一家聯(lián)合企業(yè)收購，當(dāng)位于英國中部的一家電器公司被美國中西部的一家公司收購時(shí)，我們可以清楚地感受到國際化經(jīng)濟(jì)對我們的影響。我想補(bǔ)充一點(diǎn)，實(shí)際上每個明尼蘇達(dá)人都非常熟悉Maersk——每天出現(xiàn)在大型卡車和火車車廂上的醒目標(biāo)志。在這樣一個世界，檔案館所面臨的問題是全球化的，因此需要我們合作以制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
事情的關(guān)鍵：在真實(shí)的世界做出決定
最終，所有的爭論和擔(dān)心都?xì)w結(jié)為一個簡單事實(shí)，即需要我們決定保存什么，銷毀什么。Charles Babbage計(jì)算機(jī)歷史研究所的布魯曼先生強(qiáng)烈反對在檔案工作中采用由來已久——但并不總是被承認(rèn)的——碰運(yùn)氣的方法。在談到電子數(shù)據(jù)對檔案的影響時(shí)，他說“如果我們把商務(wù)定義為交易和交流，那么交流技術(shù)正在發(fā)生的變革將很快通過事件證據(jù)讓機(jī)構(gòu)檔案館的發(fā)展落空。在這種變革中計(jì)算機(jī)是主犯。通過計(jì)算機(jī)，信息處理不僅改變了文件的定義，而且似乎正在改變業(yè)務(wù)交流和企業(yè)內(nèi)部交流的性質(zhì)。”他直接了當(dāng)?shù)仡A(yù)測“在櫥柜，地下室和墓穴中發(fā)現(xiàn)事件證據(jù)的日子不多了”，同時(shí)，他還注意到“歷史學(xué)家和檔案工作者都想文件數(shù)量不多，不管是否是最適合的文件，則意味著檔案人員不用做太多困難的抉擇，而歷史學(xué)家也不用面對太多的相互矛盾的一手資料。”
也許美國企業(yè)管理領(lǐng)袖皮特·德魯克的話最能概括我們的上述討論以及它們對企業(yè)檔案人員和他們的用戶的重要性。德魯克先生不僅重視企業(yè)而且重視企業(yè)的歷史，這對我們的工作是極大的支持。他注意到我們處在一個不安定的時(shí)代，企業(yè)未來的結(jié)構(gòu)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有確定，他明確地給企業(yè)檔案人員提出了一個我們無法忽視的建議。他寫道：“動蕩的時(shí)代是一個危險(xiǎn)的時(shí)代，但最大的危險(xiǎn)是拒絕承認(rèn)現(xiàn)實(shí)。”德魯克先生認(rèn)為，動蕩不一定是一個負(fù)面的因素，而是“對那些理解，接受和探索新事物的人而言是極好的機(jī)會。最重要的，它是一個產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)者的機(jī)會，”德魯克指出，“每個企業(yè)制定(檔案)決定的人非常有必要面對現(xiàn)實(shí)，并拒絕一成不變的昨天的誘惑。”檔案工作者，尤其是企業(yè)檔案工作者，就是這些決定的制訂者，他們的決定將影響未來的企業(yè)文獻(xiàn)管理和利用。但是，只有參與游戲才能施加影響——不要當(dāng)觀眾，也不要當(dāng)變革的犧牲品。只有聽從德魯克先生的建議，接受現(xiàn)實(shí)并積極應(yīng)對，檔案工組者才能成為游戲的參與者。商業(yè)——盡管有人歡喜有人憂——是我們這個世界的中心力量。成為這個力量的一部分，記錄它的歷史并為未來做準(zhǔn)備，這種機(jī)會值得我們?nèi)ピ囈辉嚒?br> 福特汽車公司的檔案館館長和全球信息管理員伊麗莎白·阿阿德金斯(Elizabeth Adkins)曾經(jīng)說，在有些時(shí)候，保護(hù)美國企業(yè)文件的挑戰(zhàn)似乎是無法戰(zhàn)勝的。對于美國企業(yè)界而言，設(shè)立一個企業(yè)檔案館不是通常的做法，而是個別案例。而美國檔案專業(yè)相對而言也是一個較新的行業(yè)，主要出現(xiàn)在20世紀(jì)。雖然企業(yè)在國家的發(fā)展和建設(shè)中舉足輕重，但許多檔案館都缺少資金和人員，無法收集和處理數(shù)量龐大的美國企業(yè)檔案。
然而，美國企業(yè)檔案工作也有幾個成功的例子，而且充滿了活力。通過60多年的學(xué)習(xí)，歷史學(xué)家和檔案人員已經(jīng)知道如何讓企業(yè)管理人員認(rèn)識到保護(hù)企業(yè)檔案的重要性，而且取得了不小的成績。雖然迫于經(jīng)濟(jì)的不穩(wěn)定性和壓力，以及為了追求最大利益討好股東，許多企業(yè)被迫關(guān)閉了自己的檔案館，但同時(shí)，也有企業(yè)新設(shè)立了檔案館，或者將檔案捐獻(xiàn)給公共檔案館保存。從這里，我們可以看出美國企業(yè)檔案工作的未來。
美國凡世通輪胎和橡膠公司檔案館成立于1943年，是美國最早實(shí)施專業(yè)化管理的企業(yè)檔案館。1937至1938年，凡世通家族聘請了俄亥俄州檔案館館長奧佛曼(William D．Overman)先生整理公司的創(chuàng)始人哈維·凡世通和他的兒子的文件。這件事說明他們非常重視保護(hù)自己企業(yè)的歷史。
1942，凡世通公司的產(chǎn)品主要用于支持美國的戰(zhàn)爭。小哈維·凡世通認(rèn)識到公司正在給美國作出重要貢獻(xiàn)，因此需要記錄并認(rèn)真地把資料保護(hù)下來，以作為軍隊(duì)的功績。同時(shí)，他還正在準(zhǔn)備于1950年慶祝公司成立50周年。
因此，1943年3月，公司聘請了奧佛曼來建立公司的檔案館。奧佛曼先生在1953年發(fā)表于《美國檔案工作者》雜志的文章中，介紹了凡世通先生希望通過建立檔案館給公司帶來一些實(shí)際的好處。
除了記錄公司的成長和發(fā)展歷程以外，小凡世通還希望檔案館整理一套準(zhǔn)確記錄公司所經(jīng)歷過的困難以及所采取的應(yīng)對策略的資料。他認(rèn)為，這套資料對他處理日常事務(wù)以及規(guī)劃公司的未來都非常有價(jià)值。
這種觀點(diǎn)有助于回應(yīng)行政人員們的擔(dān)心，即檔案只是回顧過去，的確，它也支持了那個顛撲不破的觀念，即一個公司如果要成功就必須向前看。
也許部分是由于檔案人員不懈的游說，企業(yè)檔案工作在美國開始扎下根來。上世紀(jì)40年代至50年代，美國許多著名的大公司都相繼建立了檔案館。然而，到了60年代，這個相對緩慢但穩(wěn)步前進(jìn)的企業(yè)檔案工作出現(xiàn)了停滯，十年只建立了4個企業(yè)檔案館。
然而，爆發(fā)性成長的種子也是在60年代種下的。1964年，美國檔案工作者協(xié)會向402家公司散發(fā)了一份調(diào)查表，只有40個公司答復(fù)說他們正在設(shè)法保護(hù)自己的文件。5年之后，協(xié)會又向700家公司散發(fā)了調(diào)查表，這一次，有133家企業(yè)答復(fù)說他們已經(jīng)積累了一些文件，并把這些文件稱作檔案。雖然在這些企業(yè)中，只有十分之一的企業(yè)有專職的檔案人員，但他們努力保護(hù)自己歷史資料的做法預(yù)示著一個美好的未來。
70年代，美國企業(yè)檔案工作得到了迅猛發(fā)展。每一年至少有一個大企業(yè)建立檔案工作。迪斯尼公司檔案館館長大衛(wèi)·史密斯(David Smith)在發(fā)表于《美國檔案工作者》雜志1982年期的文章中分析了其中的原因：
懷舊的情緒使我們公司更加重視相對較古或“可收集的”東西。大量從歷史系畢業(yè)的學(xué)生無法在教育界找到工作，轉(zhuǎn)而游說企業(yè)老板，想在檔案方面謀求一職。美國兩百周年大慶活動也重新激發(fā)了人們對歷史的興趣。許多公司也面臨周年慶典，需要整理資料以便撰寫公司歷史。另外，公司吃官司的事情也越來越多，律師們也需要方便地查到資料。
雖然歷史系畢業(yè)生不可能像史密斯先生所說的那樣對美國企業(yè)檔案館的建立起到了深遠(yuǎn)的影響，但200周年大慶的確激發(fā)了人們對歷史的濃厚興趣。許多公司開始認(rèn)識到重視企業(yè)歷史將給公司帶來正面的公共關(guān)系形象。到了70年代，另外三個因素也促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
第一個因素是經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。雖然在70年代中期出現(xiàn)了通貨膨脹和短暫的衰退，在那個10年，經(jīng)濟(jì)的確取得了實(shí)實(shí)在在的增長。由于經(jīng)濟(jì)的增長，許多企業(yè)可以負(fù)擔(dān)得起那些在某些人眼里有用但并不絕對需要的事情。
第二，許多公司在企業(yè)文化方面也開始進(jìn)行調(diào)整，從像“家庭”似的，職員終身制的企業(yè)開始向更加松散的方向轉(zhuǎn)變。當(dāng)終身制職員退休后，公司集體的記憶開始瓦解，因而需要用系統(tǒng)的文件管理來替代以前的做法。
第三，也是最重要的一點(diǎn)，檔案人員和歷史學(xué)家為保護(hù)企業(yè)檔案提出了越來越充分的證據(jù)。一些企業(yè)檔案項(xiàng)目不斷取得成功，它們給企業(yè)管理帶來的好處也被整理出來并廣泛介紹。
我們可以從Eli Lilly公司檔案館館長海倫·戴維森(Helen Davidson)發(fā)表于1969年ARMA Quarterly的文章中找到這樣的例子。以前關(guān)于企業(yè)檔案的文章都強(qiáng)調(diào)檔案管理對撰寫企業(yè)歷史的重要性。戴維森的文章介紹了Lilly檔案對公司管理的作用，如保護(hù)Lilly商標(biāo)，成功反擊政府對公司在醫(yī)藥行業(yè)實(shí)行價(jià)格壟斷地指控，以及給公司的出版物供稿等。
一年以后，戴維森的觀點(diǎn)得到了可口可樂公司檔案館館長庫爾茨(Wilbur George Kurtz,Jr.)的響應(yīng)。在1970年4月期的ARMA Quarterly題為“公司業(yè)務(wù)檔案”的文章中，庫爾茨認(rèn)為公司檔案對制定政策，向公司的深度報(bào)告提供信息以及向公司廣告和推廣活動提供背景資料等方面都起著至關(guān)重要的作用。他指出，檔案資料是市場推廣工具，它可以幫助公司挖掘歷史或開發(fā)產(chǎn)品。
庫爾茨和戴維森順應(yīng)了企業(yè)界的需求，在公司檔案人員中代表了一種新思維。他們非常希望用檔案資料幫助公司滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要；他們與那些只想用檔案撰寫論文的企業(yè)歷史學(xué)家完全不同。1969年，美國檔案工作者協(xié)會出版的《企業(yè)檔案館名錄》收錄了133個檔案館和13個專職檔案人員的地址，到了1980年，企業(yè)檔案館的數(shù)量增加到了200個，專職檔案人員60人。
在這個時(shí)期，許多公司將自己的文件交給了公共檔案館。早在第一個公司檔案館建立之前十年，許多大學(xué)和歷史協(xié)會已經(jīng)在收集企業(yè)檔案。1916年，當(dāng)Arthur CoLe獲得Slater公司文件的時(shí)候，哈佛大學(xué)就開始系統(tǒng)地收集企業(yè)檔案。一些大學(xué)也緊隨其后，盡管大多數(shù)大學(xué)在50年代才開始收集企業(yè)文件。
70年代企業(yè)檔案館取得的成功使檔案人員有了更多的通過保護(hù)和利用歷史資料為公司帶來實(shí)際好處，降低費(fèi)用的例子。1981年歷史學(xué)家和顧問大為·史密斯和企業(yè)顧問斯特德曼(Laurence E．Steadman)共同發(fā)表了一篇文章支持對企業(yè)檔案進(jìn)行保護(hù)。文章為企業(yè)檔案工作提供了有力的論據(jù)。
文章的題目是《企業(yè)歷史的現(xiàn)實(shí)價(jià)值》。文章引用了許多公司的例子來說明企業(yè)檔案對公司計(jì)劃，管理，發(fā)展，市場開發(fā)和法律事務(wù)方面的意義。值得一提的是，這篇文章不是發(fā)表在歷史或檔案刊物上，而是發(fā)表在《哈佛商業(yè)評論》(Harvard Bsiness Review)上。它使企業(yè)的管理人員直接看到了作者的觀點(diǎn)，而這些人的支持對開展新的檔案項(xiàng)目至關(guān)重要。
幾年前，福特公司的阿德金斯在加拿大檔案工作者協(xié)會的一次關(guān)于企業(yè)檔案鑒定的會議上作了一次發(fā)言。她談到了一些值得深刻研究的復(fù)雜問題——包括潛在利用價(jià)值是唯一最重要鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。她還談到了她的觀點(diǎn)，即在一個聯(lián)合企業(yè)，在鑒定文件的時(shí)候應(yīng)該更加重視它們的信息價(jià)值而不是證據(jù)價(jià)值。根據(jù)她在Kraft(卡夫)公司和福特公司的經(jīng)驗(yàn)，公司管理人員和雇員在利用檔案時(shí)主要是為了獲得一些信息，而不是查找關(guān)于過去如何開展業(yè)務(wù)的證據(jù)。
她還談到在卡夫公司擔(dān)任檔案館館長時(shí)遇到的問題——即如何處理關(guān)于公司出售晶牌方面的文件。雖然在商界財(cái)產(chǎn)出售是很常見的事情，但企業(yè)檔案人員對于如何處理這類檔案卻沒有統(tǒng)一的認(rèn)識。這些檔案是應(yīng)該保留在出售方手里呢，還是應(yīng)該移交給購買方呢?雙方都有充分的論據(jù)。一方面，一個企業(yè)的檔案應(yīng)該盡可能全面反應(yīng)母公司的業(yè)務(wù)。而另一方面，購買方有權(quán)利了解它所購買的品牌的完整歷史。
在卡夫時(shí)，她傾向于將檔案交給購買方，但對這種做法她也很矛盾。從實(shí)際角度來看，當(dāng)一個品牌被賣出去之后，卡夫公司就不再需要知道太多關(guān)于它的歷史。如果保留這些檔案，阿德金斯和她的同事們都感覺是在為購買方提供信息，而不是給自己的公司做事——這樣做就會分散他們完成本職工作的精力。而另一方面，每一次當(dāng)他們將關(guān)于那個品牌的檔案移交給新東家時(shí)，都發(fā)現(xiàn)對方?jīng)]有建立檔案工作。這使她意識到自己辛辛苦苦整理，著錄和保護(hù)的資料將面臨不可知的未來，新公司沒有能力來照管它們。
國際市場越來越激烈的競爭使美國的工業(yè)發(fā)生了許多變革，這種趨勢也影響了歐洲和亞洲的工業(yè)。的確，二戰(zhàn)以后日本經(jīng)濟(jì)的崛起在很大程度上促使了美國工業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生革命性的變化。美國的市場與其他任何國家的市場一樣，都對產(chǎn)品質(zhì)量，品種和價(jià)格很敏感。美國的產(chǎn)品不僅在本土很暢銷，在其他國家也取得了同樣的成功。這個事實(shí)使美國公司迅速地向全球擴(kuò)張。你只要去上海，廣州或雅加達(dá)看一看就知道了，為應(yīng)對這種局面，阿德金斯督促美國的企業(yè)檔案人員在適應(yīng)電子通訊，保護(hù)口述歷史和聲像資料方面要有創(chuàng)新精神。
檔案人員與跨國業(yè)務(wù)文件
檔案人員在解讀和記錄跨國業(yè)務(wù)文件時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)比幾年前更加嚴(yán)峻。雖然這些挑戰(zhàn)并沒有什么特殊之處，但它們給檔案人員不僅帶來了挑戰(zhàn)也造成了影響。它們的程序與任何未經(jīng)嘗試過的新軟件一樣讓人手足無措。稅法，市場限制以及對ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。這些事情既復(fù)雜又增加了檔案人員的工作量。鑒于一個跨國企業(yè)可以在多種國家利益的國家里做生意。各國按照并利用地方法律而采取的補(bǔ)助措施也是為了維護(hù)對地方經(jīng)濟(jì)的控制。例如1994年制定的挪威法律規(guī)定“企業(yè)文件屬于文化資源，因此屬于挪威國家檔案館的管轄范圍。”這個法律雖然超越了其他法律的范圍，但它與其他國家那些試圖保護(hù)國家利益的法律有相似之處。當(dāng)我們用文獻(xiàn)記錄國際公司的歷史時(shí)，這些法律很容易被理解，但很難實(shí)施，并且使檔案人員的日子更不好過。
國際企業(yè)的國際性質(zhì)和面臨的危機(jī)決定了它的檔案工作也具有同樣的問題。吞并的強(qiáng)烈要求在全球掀起了一股瘋狂的收購浪潮。美國電子通訊巨頭(MCI)已經(jīng)被英國電訊(British Telecom)收購，以形成一個具有全球競爭力的公司并占有更大市場份額。美國電子和煤氣設(shè)施公司也拋開了以前的地域和邏輯概念，收購了英國的公司。國家航空公司正在建立國際聯(lián)盟，這樣做將擠垮許多小航空公司。
諸如此類的變化對檔案人員而言有很大的影響。在我的工作中，我可以列舉許多例子來說明全球化對檔案管理的影響。雖然明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會在美國保存的公司檔案數(shù)量最多，但它同時(shí)還參與了許多公司建立和維護(hù)自己的檔案館的工作。幾年以前，我花了一年的時(shí)間幫助Pillsbury公司整理檔案。Pillsbury公司總部設(shè)在明尼蘇達(dá)，是該州和美國主要的經(jīng)營食品加工的公司。在我們的幫助下，該公司建立了自己的檔案館，聘用了一位專業(yè)的檔案人員，并完整地記錄了公司的歷史。對此我非常高興，它同我?guī)啄昵皫椭鶪eneral Mills，Inc．(另外一家設(shè)在明尼蘇達(dá)州的國際食品公司)建立檔案館的工作一樣成功。
80年代中期，國際上出現(xiàn)了購并狂潮，一個入侵者也踏入了Pillsbury公司的門檻。Grand Metropolitan公司(一家英國的食品和酒類巨頭)在1987年向Pillsbury開出了驚人的價(jià)錢，最終不顧當(dāng)?shù)厝嗣竦姆磳κ召徚嗽摴尽＞驮谑召徱院蟮淖畛鯉字苤畠?nèi)，Grand Met解雇了554名Pillsbury的員工，包括那名檔案人員，并關(guān)閉了檔案館。去年下半年，General Mills又從Grand Met手里收購了Pillsbury，并接收了它的檔案。
在我的工作中，美國西北航空公司和荷蘭皇家航空公司(KLM)的市場聯(lián)盟是令我高興的事情。明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會保存著美國西北航空公司及其前身的所有檔案，我們非常愿意繼續(xù)記錄這個已經(jīng)成為美國第四的航空公司的歷史。
以上例子說明，管理跨國公司的檔案這項(xiàng)工作所面臨的挑戰(zhàn)是具體而真實(shí)的。雖然每個具體情況都有具體的問題，但它們對檔案工作的影響是顯而易見的。提前作計(jì)劃，照顧公司的需求并出色的作出反應(yīng)是干好工作所必須的。
不斷的變革使我們在美國公司的工作比20年前更困難，因此我們必須理解這種變革才能作出出色的反應(yīng)。這些變革同時(shí)也在影響著歐洲和亞洲的跨國公司。檔案人員在適應(yīng)工作和調(diào)整產(chǎn)品時(shí)應(yīng)該認(rèn)識到這些變革并用文獻(xiàn)記錄這些變革。
管理工作在公司職能中地位的上升，以及它對產(chǎn)品開發(fā)，營銷和其他決策活動的影響，對公司的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。艾爾弗雷德·錢德勒(Alfred Chandler)對此描述得最準(zhǔn)確；雖然進(jìn)一步分析“事實(shí)上，每個人都必須認(rèn)識到，雖然錢德勒所講的情況并不是美國獨(dú)有的，但我們必須承認(rèn)大公司所具有的前所未有的影響力推動歷史前進(jìn)的力量。”對檔案人員而言，用文獻(xiàn)記錄發(fā)生在管理，結(jié)構(gòu)和信息的產(chǎn)生渠道等方面的變化，就是對公司最好的理解和服務(wù)。
另外，我們還應(yīng)該理解公司的工作環(huán)境相比十幾，二十幾年前也發(fā)生了巨大的變化。工作的穩(wěn)定性在國際競爭的壓力和追求回報(bào)的做法面前大打折扣，公司和雇員的關(guān)系也發(fā)生了變化。“最直接的結(jié)果是出現(xiàn)了高度活躍的人才市場。這個市場不再強(qiáng)調(diào)對雇主的忠誠，而是更加強(qiáng)調(diào)有效交流，團(tuán)體精神，解決問題的能力，談判能力和解決沖突的能力等。”雖然檔案人員比其他雇員更不喜歡這種環(huán)境，但他們可以了解公司發(fā)生變化的程度，并讓自己的工作和產(chǎn)品滿足公司的需求，從而從中受益。有些產(chǎn)品可以直接與傳統(tǒng)的檔案工作聯(lián)系起來，讓公司認(rèn)識到一定的雇員忠誠度是需要的，并且可以利用公司的歷史讓雇員產(chǎn)生一種歸屬感。“為了在這種環(huán)境中更加具有競爭力，公司需要吸引高質(zhì)量的工人，制定一套可以讓他們充分發(fā)揮才干的工作制度，并鼓勵雇員盡量留在公司以享受公司的培訓(xùn)計(jì)劃”，并把它作為自己工作經(jīng)歷的一部分。檔案人員肯定能在這個世界找到自己的位子。
“機(jī)會與適應(yīng)”成為檔案人員的座右銘
檔案館從來都不是創(chuàng)新的前沿之地，而且檔案人員也從來沒有被推崇為適應(yīng)環(huán)境的模范。直至今天，我們還經(jīng)常痛苦地聽到檔案同行們責(zé)怪時(shí)間和環(huán)境的變化給檔案工作帶來的破壞。檔案人員一直不得不與變革抗?fàn)帯５谶^去的20年中，這一次的變革來勢太迅猛。電子交流和信息的出現(xiàn)改變了檔案人員與客戶的關(guān)系，也改變了他們與自己的主要產(chǎn)品的關(guān)系，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)將許多“wares”帶入了他們共同的詞典，如軟件，硬件和組件等。這些變化對所有檔案人員都產(chǎn)生了影響，但對企業(yè)檔案人員的影響最大，最直接。
現(xiàn)在很時(shí)髦把挑戰(zhàn)稱作“機(jī)遇”，并且把適應(yīng)無窮無盡的變化視為令人興奮的事情。因?yàn)樵诋?dāng)今這個信息生成和傳送的世界，它們提供的機(jī)會和要求的調(diào)整給檔案人員提供了前所未有的機(jī)會來控制他們最重要的產(chǎn)品——信息。當(dāng)檔案人員認(rèn)識到了他們應(yīng)該提供什么并且為誰服務(wù)，檔案人員就抓住了機(jī)遇。
電子交流的方式之一——電子郵件——可以作為一個例證。電子郵件已經(jīng)變得無處不在——它已經(jīng)成為人們在公務(wù)內(nèi)外交流的主要途徑。人們喜歡它，是因?yàn)樗芊奖悖梢怨?jié)約以前等電話，打印，發(fā)傳真，閱讀和等答復(fù)的時(shí)間。電子郵件很容易被存儲和銷毀，這也給檔案人員帶來了挑戰(zhàn)。電話和傳真機(jī)都沒有被淘汰，隨著電子文件的到來，它們又都有了新的角色。電子郵件很容易被生成和銷毀的特點(diǎn)是檔案人員遇到的最新的技術(shù)挑戰(zhàn)。電話不留記錄，傳真機(jī)生成的記錄在質(zhì)量上通常比原件要差，但電子郵件帶來的挑戰(zhàn)卻是完全不同的。電子郵件還加重了檔案人員在保護(hù)企業(yè)文獻(xiàn)時(shí)面臨的其他挑戰(zhàn)——從法律角度講害怕被識破的擔(dān)心。公司，工會和政府在看待公司的文件時(shí)都抱有懷疑的態(tài)度——而電子郵件又增加了人們的驚惶。“每天，上億的電子郵件信息在公司的網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，其中的許多信息都非常重要。”電子郵件信息一半像電話，一半像信件，使人們很難界定，而且給公司和檔案人員都帶來了許多管理上的困難。“讀者對于它具體代表什么缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識，這是電子郵件的問題之一。電子郵件信息事實(shí)上是一份相當(dāng)于書信或辦公室之間的書面?zhèn)渫泥]件?或者我們應(yīng)該把它們看作是隨手寫下的話?”這些問題在某種程度上反映了電子信息的總的狀況。它的數(shù)量是驚人的，媒介的壽命是短暫的，而同時(shí)它并不象人們想象的那樣容易被銷毀。“雖然有些人把電子郵件看作是用馬上消失的墨水書寫的信息，但電子信息所留下的蹤跡是可以重新回來糾纏你的輕率行為的。”
害怕被發(fā)現(xiàn)銷毀信息的恐懼一直都在糾纏著檔案人員和他們的客戶。雖然人們常說保存檔案的目的是讓人們了解信息中的事實(shí)，但實(shí)際上所有檔案館——無論是屬于公司，工會，聯(lián)邦和地方政府，還是宗教和教育機(jī)構(gòu)，如果它撥動了那顆還未爆炸但有可能致命的信息的時(shí)間炸彈的話，那么這個檔案館將無法生存下去。現(xiàn)實(shí)支配著檔案人員對信息(無論是哪種形式的信息)的控制和管理的理解，也決定了他們對信息分類的規(guī)則的理解。
雖然煩惱和希望伴隨著問題，計(jì)算機(jī)時(shí)代給檔案人員帶來了文獻(xiàn)管理的新機(jī)遇和探索的新工具。它使我們可以將公司的信息捕獲在不同的格式上，使讀者更容易檢索和利用，它還使我們能夠更廣泛地推銷檔案產(chǎn)品。公司的網(wǎng)絡(luò)使檔案人員在與公司的經(jīng)營保持聯(lián)系的同時(shí)，捕獲并將信息組織起來以備將來使用。萬維網(wǎng)技術(shù)也給我們提供了將公司信息向公司內(nèi)部和外部發(fā)布的機(jī)會，也使檔案館提供信息的作用得到應(yīng)有的尊重和宣傳。
國際時(shí)代的國際思維
大多數(shù)動物都喜歡熟悉的東西，不信任不熟悉和不同的東西；人類在這個方面與動物沒有什么區(qū)別。檔案人員一直被歸類為不愿意接受——更不愿意迎合——變化及其帶來的機(jī)會的人。其中的部分原因是因?yàn)闄n案人員的工作經(jīng)費(fèi)有限，如果一個人好不容易積累的資金只能夠用于經(jīng)常性事務(wù)時(shí)，很難讓他去應(yīng)付變化。但是在我們今天所生存和工作的世界里，沒有什么東西是不變的，只有變化是永恒的。
除了要面對堆積如山的紙質(zhì)文件以外，檔案人員還需要應(yīng)付電子信息。這個現(xiàn)實(shí)迫使許多檔案人員在電子文件方面?zhèn)}惶撤退。當(dāng)然，也有其他人——而且越來越多——正在研究電子文件帶來的老問題，如鑒定和利用。全球一體化在企業(yè)界也引起了類似的反應(yīng)。
隨著全球一體化的規(guī)模越來越大，檔案人員在面對為公司管理文件和服務(wù)的任務(wù)時(shí)似乎在有些時(shí)候也選擇了后退而不是前進(jìn)。許多人還盡可能地躲避國際挑戰(zhàn)。負(fù)責(zé)管理跨國公司文件的檔案人員應(yīng)該擺脫自己既有經(jīng)驗(yàn)的束縛，主動與其他國家的同行們進(jìn)行交流和探討。在當(dāng)今這個時(shí)代，即使地區(qū)級的公司都與國外有業(yè)務(wù)聯(lián)系，生活于這個時(shí)代的檔案人員不能忽視其中的含義。
想要擺脫——或至少減緩——國際交流和探討的趨勢并不是件容易的事。有些公司甚至心照不宣地鼓勵這種目光短淺的做法。“由跨國公司組成的全球經(jīng)濟(jì)必須屈服于由國家組成的世界。在這個由國家組成的全球系統(tǒng)中，由不同民族構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)在應(yīng)對共同策略時(shí)將充滿潛在的矛盾。”但是，在不遠(yuǎn)處，你將會看到短視思維造成的嚴(yán)重不良后果。
在這樣一個世界，檔案工作者之間必須開展合作。在國際公司工作的檔案人員所面臨的問題要求他們必須跨部門跨地域開展合作。如果這算是個挑戰(zhàn)的話，它也同時(shí)給檔案館和從事檔案工作的人提供了很好的機(jī)會。
國際時(shí)代的檔案館和企業(yè)
世界非常小，而且注定會變得越來越小。企業(yè)將仍然是這種變化的主要動力，而且將決定它的規(guī)模。公司管理人員的作為和反應(yīng)將影響全球和當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案人員能否使他們的工作和產(chǎn)品適應(yīng)新世界的現(xiàn)實(shí)和需要決定了他們能否生存。歷史不只是過去的編年史；檔案館也不能只是沾滿灰塵的庫房，儲存很少使用的信息。我們必須把歷史推向市場，不能只把歷史作為周年慶典中懷舊的東西，檔案館必須是提供對日常的管理和業(yè)務(wù)工作有用的信息的地方。檔案人員必須積極參與企業(yè)的工作并努力去了解并服務(wù)于它的需求。他們不能讓自己被隔離在企業(yè)主流之外，應(yīng)該把自己塑造成企業(yè)業(yè)務(wù)的全部參與者。每當(dāng)企業(yè)為了適應(yīng)競爭而進(jìn)行變革時(shí)，檔案人員總是試圖將頭埋在地溝里不被人看見，希望變革不要觸及自己。而這一招往往不奏效。不被觸及也就是不參與，而把自己視為局外人也面臨被公司視為無用之人的危險(xiǎn)。
我們不可能靠一次行動來解決全球化時(shí)代檔案工作如何為企業(yè)服務(wù)的問題。跨國企業(yè)的需要與純粹地方和國家企業(yè)的需求既相同又不同。在為兩種企業(yè)服務(wù)時(shí)，檔案人員都面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇，但跨國企業(yè)的檔案管理工作給檔案人員提供了極大的機(jī)遇。未來是屬于我們的，如果它的每個方向還不完全清楚的話，它對檔案的影響卻是清楚的。
下面我把話題轉(zhuǎn)到與我的工作關(guān)系比較密切的方面，即口述歷史。20多年前，我們很少看見檔案人員參與倡導(dǎo)口述歷史，而今天，它已經(jīng)成為了檔案工作的一部分。其中的原因我們不難發(fā)現(xiàn)。
企業(yè)文件(現(xiàn)在越來越多的是電子形式)中包含的信息比我們想象的要少得多。在今天這個生活頻率非常快的年代，這種情況更加突出。面對這個現(xiàn)實(shí)，為了增加企業(yè)檔案對企業(yè)本身和其他組織的價(jià)值，口述歷史在許多方面提供了解決問題的方法。
當(dāng)企業(yè)檔案與企業(yè)聯(lián)系起來的時(shí)候，它的真正的最基本的價(jià)值就被凸現(xiàn)出來。當(dāng)然，我們不能光靠口頭的保證來支持這種聯(lián)系，我們應(yīng)該用文獻(xiàn)來支持這種聯(lián)系。如果一個企業(yè)檔案館把企業(yè)上下的真正需求掛在心上的話，它是能做到這一點(diǎn)的。
現(xiàn)實(shí)中我們有很多實(shí)例。Lance Easley和Leif Soderberg曾經(jīng)注意到了本田公司創(chuàng)造性地利用公司記憶的做法。他們發(fā)現(xiàn)，“那些沒有建立有效機(jī)制來‘記住’過去成功和失敗案例的公司肯定會重蹈覆轍，其結(jié)果就是增加了公司的成本。他們的工作不僅對公司的管理很重要而且對那些為公司的管理服務(wù)的檔案工作者也很重要。他們注意到“在一家汽車配件供應(yīng)商里，40％以上的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)問題都在以前被解決過。由于工程師沒有去了解公司里其他人以前的設(shè)計(jì)作品，因此他們浪費(fèi)了30％的時(shí)間解決已經(jīng)被解決的問題。”他們還發(fā)現(xiàn)其他一些大公司也有類似的“設(shè)計(jì)健忘癥”。當(dāng)然，為了幫助工程師使用這些資料，我們應(yīng)該把信息組織起來，使它們?nèi)菀妆徽业剑以谛枰臅r(shí)候就能提供利用。這里應(yīng)該是檔案人員的切入點(diǎn)。
除此之外，今天的檔案人員還應(yīng)該反思傳統(tǒng)的鑒定方法是否能夠?yàn)樽x者保存他們所需要的檔案。以前被認(rèn)為是永久保存的那些檔案是否能夠應(yīng)付不斷變化的機(jī)構(gòu)和調(diào)整?它們是否能夠反映現(xiàn)在和將來都在變化的公司文化和決策過程?我認(rèn)為，如果沒有使用口述史這個工具的話，這些檔案還不足以做到這一點(diǎn)。
不管你信不信，許多在傳統(tǒng)上被認(rèn)為是永久的文件在鑒定和保管上變得越來越困難和昂貴，而且它們的讀者也越來越少。電子數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)的出現(xiàn)以及無紙辦公室的到來都沒有減少企業(yè)文件的數(shù)量。隨著信息的細(xì)節(jié)和范圍的增加，它們的鑒定，儲存和使用也開始變得更加復(fù)雜。無論檔案人員是否公司的職員，如果沒有來自公司內(nèi)部的指導(dǎo)，他們都不可能掌握不斷變化的管理結(jié)構(gòu)或技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。檔案人員沒有直接參與公司產(chǎn)品的生產(chǎn)也沒有直接向客戶提供服務(wù)，因此，他們需要公司內(nèi)部人員給他們提供信息和指導(dǎo)以使他們能夠?yàn)槠髽I(yè)服務(wù)。
口述史在企業(yè)檔案館的工作中不僅是必不可少的工具也是一個催化劑，而且它有兩個方面的重要作用。它的第一個作用是它能夠時(shí)實(shí)地捕獲公司的信息，發(fā)現(xiàn)某些文件的特殊意義或缺失的部分。口述史等于是提供了一份探察公司活動的地圖。由于該地圖是由熟悉情況的內(nèi)部人員繪制，因此它可以幫助我們根據(jù)實(shí)際情況來鑒定文件，而不是根據(jù)傳統(tǒng)意義上的假設(shè)的價(jià)值。
口述史的第二個作用表現(xiàn)在信息的生成方面。無論是哪一種格式的企業(yè)文件都不可能總是提供充分的信息，使我們了解公司的實(shí)際情況，尤其是關(guān)于某些動機(jī)和非正規(guī)活動的信息。諸如公司機(jī)構(gòu)組織圖之類的文件能夠幫助我們了解公司的運(yùn)轉(zhuǎn)和信息流程，但正如水遇到阻力就改變方向一樣，公司十有八九會沿著圖上未標(biāo)注的方向運(yùn)行。
這里的問題是用文獻(xiàn)記錄歷史本身。我們?nèi)绾斡梦墨I(xiàn)來記錄企業(yè)這類機(jī)構(gòu)的組織呢?誰是這些被收集資料的目標(biāo)客戶呢?我們收集文獻(xiàn)的目的是為了了解企業(yè)做了些什么，如何做，以及通過誰來做的嗎?如果是后者，那么我們應(yīng)該動態(tài)地定義企業(yè)的文獻(xiàn)收集工作，參考傳統(tǒng)做法的同時(shí)要以現(xiàn)實(shí)為指導(dǎo)。我們不應(yīng)該用傳統(tǒng)的觀點(diǎn)來確定文件的永久價(jià)值，而應(yīng)該根據(jù)它們對讀者的實(shí)際用途來確定。
技術(shù)革新和企業(yè)對環(huán)境變化的迅速調(diào)整迫使我們作出這樣的決定，盡管許多人已經(jīng)習(xí)慣于按傳統(tǒng)行事，習(xí)慣于安于現(xiàn)狀。“盡管人類慣于保持現(xiàn)狀，技術(shù)卻對情感依賴免疫。”
如果我們有必要從各個方面，包括從產(chǎn)品開發(fā)到對市場的適應(yīng)來了解信息生成和使用之間的關(guān)系，決策過程與企業(yè)文化之間的關(guān)系，那么我們就必須改變對企業(yè)文件永久價(jià)值的鑒定方式。維護(hù)企業(yè)檔案館的費(fèi)用應(yīng)該平攤在一個更加廣泛的讀者群上，因此鑒定時(shí)必須考慮這些新客戶的需求，這也就意味著我們必須與他們接觸，了解他們的工作和需求。
如果我們用新客戶來增加檔案的利用率，那么我們就必須根據(jù)他們的需求來鑒定企業(yè)的文件。在這個方面，口述史可以幫助我們了解企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，以及信息是如何生成，捕獲和使用的，決策是如何制定的。與此同時(shí)，口述史也將給我們提供以前無從獲得的文獻(xiàn)線索。
口述史的另外一個好處就是它所生成的信息能夠很快地以電子形式向讀者提供利用。比如，訪問時(shí)作的記錄可以以紙張的形式或電子形式提供利用，如果與圖像結(jié)合起來話將會更加吸引人。
在美國，許多企業(yè)檔案人員已經(jīng)慢慢接受了口述史這個工具。phillips Petroleum,Ford Motor Company和INA等公司都在利用口述史來記錄其國內(nèi)和國外企業(yè)的歷史。我所供職的單位利用口述史記錄很多事情，如農(nóng)事和醫(yī)藥工業(yè)的發(fā)展等。如果用文獻(xiàn)記錄歷史是檔案館的目標(biāo)，那么口述史在今天就是必不可少的工具。
在前面的發(fā)言中，我不僅多次提到檔案館，檔案人員，也提到了他們的客戶。如果想在這些概念中給各位留下一個最深刻的，那應(yīng)該是：檔案館必須考慮他們將要服務(wù)的客戶。為了贏得別人對你工作的支持，檔案人員必須了解檔案館用戶的需求，而且要對這些需求很敏感。在人們的印象中，檔案館總是在被動地接收舊文件，而不是積極地參與他們所服務(wù)的公司和機(jī)關(guān)的工作。如果檔案人員想要贏得別人對你工作的支持，獲得工作所需要的資金的話，這種狀況一定要改變。因此，檔案人員不能再把自己看成儲藏舊文件的文書，而應(yīng)該做點(diǎn)什么來促進(jìn)對自己館藏檔案的利用。
在任何環(huán)境，尤其是企業(yè)工作的檔案人員必須了解企業(yè)正在開展的工作，項(xiàng)目和發(fā)展方向。這樣就可以使我們看出它們可能產(chǎn)生的需求，并利用自己掌握的館藏來服務(wù)于這種需求。同時(shí)，我們還可以了解什么樣的文件將會被生成，并盡快的參與這些文件的鑒定和處置。
檔案人員必須先發(fā)制人——尋找機(jī)會來提供服務(wù)，并持續(xù)地參與企業(yè)的工作。美國最成功的企業(yè)檔案館，如可口可樂公司，福特汽車公司和卡夫食品公司的檔案人員都直接參與了自己公司的工作。同樣，由于明尼蘇達(dá)歷史協(xié)會的檔案人員也直接參與了一些公司的活動，協(xié)會和這些公司的關(guān)系也變得更加密切。在3M公司去年的百年慶典活動，西北航空公司50年泛太平洋空中服務(wù)慶典以及其他一些公司的市場推廣活動中，檔案人員都直接參與了公司的主流活動，并提升了檔案館的價(jià)值，這對它們獲得支持非常重要。
其他地方也有類似的例子。蘇格蘭皇家銀行的檔案人員參與了為小學(xué)生編寫教材的工作，加拿大皇家銀行的檔案人員協(xié)助公司做會議和其他活動計(jì)劃。就長久而言，檔案館應(yīng)該成為自己母公司日常工作不可或缺的部門。檔案人員只有抓住每個機(jī)會，積極參與公司的工作，才能實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態(tài)》 翻譯：王紅敏）
