婁承浩
在我國企業(yè)處于大變革、大發(fā)展的形勢下，企業(yè)檔案工作面臨著前所未有的各種新情況、新問題，需要國家主管部門拿出意見來。國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計(jì)委頒發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)，是根據(jù)我國當(dāng)前企業(yè)變化了的情況，有針對性地提出加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，規(guī)范企業(yè)檔案管理，更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)的重要舉措，必將對新時(shí)期企業(yè)檔案工作的改革與發(fā)展產(chǎn)生重大的作用。
學(xué)習(xí)和貫徹《規(guī)定》，首先要強(qiáng)化一個(gè)意識，即新時(shí)期企業(yè)檔案工作只能加強(qiáng)，不能削弱。《規(guī)定》用簡潔明了的語言開門見山地表示，依據(jù)檔案法和有關(guān)法律、規(guī)范，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。國家三個(gè)主管部門從國家改革與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局出發(fā)，在當(dāng)前提出加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，這是把握全局，突出重點(diǎn)的舉措，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人指明了方向。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)自我對照一下，我的企業(yè)里這幾年檔案工作是加強(qiáng)了，還是削弱了；檔案人員的積極性是調(diào)動(dòng)了，還是挫傷了；歸檔率和檔案質(zhì)量是提高了，還是下降了；檔案保管條件是改善了，還是惡化了。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人加強(qiáng)企業(yè)檔案工作決不是抽象的一種表示，而是實(shí)實(shí)在在的行動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的職責(zé)是要從機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度和人財(cái)物方面保證檔案工作健康正常地發(fā)展。檔案機(jī)構(gòu)是開展檔案工作最基本的條件，沒有檔案機(jī)構(gòu)就無法正常健康地開展檔案工作。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置要與單位的工作相適應(yīng)，要與依法履行檔案部門的職責(zé)相適應(yīng)。由于各單位規(guī)模大小和生產(chǎn)經(jīng)營的范圍不一，不能硬性制訂檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，故《規(guī)定》只是規(guī)定企業(yè)應(yīng)遵守檔案法，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員等。一般來說，大中型企業(yè)形成的檔案文件材料多，企業(yè)的部門和所屬機(jī)構(gòu)(含異地、跨省、跨國的機(jī)構(gòu))多，檔案管理和檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)任務(wù)重，不設(shè)立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)一級機(jī)構(gòu)，是難以勝任的。小型企業(yè)檔案工作可由辦公室兼管，不設(shè)獨(dú)立的檔案部門。有了相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，還要建立納入企業(yè)管理的檔案管理制度，將國家檔案法律、法規(guī)的要求貫穿到規(guī)章制度中。絕大多數(shù)單位都有檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)在有些單位存在的問題：其一是檔案管理制度沒有貫徹國家檔案法律和法規(guī)的精神，或者說，離檔案法的要求還有距離，其二是檔案管理制度沒有納入企業(yè)管理之中，成為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)干部和全體職工必須遵守的制度。貫徹《規(guī)定》要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度，進(jìn)行必要的修訂。
企業(yè)加強(qiáng)檔案工作不只是檔案法律和法規(guī)的要求，從根本上說是企業(yè)管理的需要。現(xiàn)在有些企業(yè)在生產(chǎn)、科研和經(jīng)營活動(dòng)中只注重結(jié)果，不注意過程管理，是致命弱點(diǎn)。全面質(zhì)量管理、ISO達(dá)標(biāo)活動(dòng)強(qiáng)調(diào)的是過程控制和管理，每個(gè)環(huán)節(jié)、整個(gè)過程都得到有效的控制，其結(jié)果必然優(yōu)良。每個(gè)環(huán)節(jié)、整個(gè)過程中形成的文件材料即是生產(chǎn)經(jīng)營科研活動(dòng)中形成的檔案材料，它是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)，沒有企業(yè)檔案，企業(yè)不可能生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，不可能有合格的人事、財(cái)務(wù)管理制度，不可能是文明和科學(xué)的企業(yè)管理。衡量一個(gè)企業(yè)的管理水平，看它的檔案即能反映。伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和我國對外開放的擴(kuò)大，企業(yè)走出封閉狀態(tài)，經(jīng)濟(jì)往來、合作增加了，加強(qiáng)企業(yè)資產(chǎn)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、合同檔案的管理顯得更迫切了。
企業(yè)檔案是國家全部檔案的組成部分，無論是國有企業(yè)、集體企業(yè)和個(gè)體企業(yè)，檔案所有權(quán)有所不同，但都必須接受政府檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)，企業(yè)想怎么搞就怎么搞，藐視檔案行政管理部門這是錯(cuò)誤的。《規(guī)定》明確地寫上這一條款，是過去頒發(fā)文件中不曾看到的，這既強(qiáng)調(diào)了企業(yè)應(yīng)自覺接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，檔案行政管理部門也應(yīng)不畏艱難主動(dòng)擔(dān)當(dāng)起檔案監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。
當(dāng)前，信息技術(shù)革命正在影響和改變我們過去的傳統(tǒng)模式和流程，《規(guī)定》要求企業(yè)檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平；開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)；為政府有關(guān)部門、司法部門執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。檔案人員要努力學(xué)習(xí)、提高自己的知識水平和工作技能，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的需要。安逸現(xiàn)狀就會落后，消極等待、責(zé)怪領(lǐng)導(dǎo)都無濟(jì)于事。只有努力，才能開拓新局面；只有努力，才能掌握新知識。現(xiàn)在有些檔案人員做一天和尚撞一天鐘，擔(dān)心自己被下崗，心中無志向，行動(dòng)無激情。面臨激烈的競爭上崗機(jī)制，你不努力，擔(dān)心也無用，只有振奮精神，有所作為，才會有崗位。
有企業(yè)，就會有企業(yè)檔案工作，這是一條客觀的定律。我國檔案工作是黨政合一的體制，這次中央和各地機(jī)構(gòu)改革，檔案行政管理部門繼續(xù)是政府行政序列成員，列入黨委編制。因此，企業(yè)黨組織也要關(guān)心和支持企業(yè)檔案工作，監(jiān)督企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)人遵守檔案法，依法管理好企業(yè)檔案。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)定》建立檔案工作責(zé)任追究制度，對違反檔案法的行為人，依法處理，直至追究其法律責(zé)任。企業(yè)檔案人員是具有相應(yīng)檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力的專業(yè)人員，貢獻(xiàn)突出的檔案人員也是企業(yè)的寶貴人才，企業(yè)應(yīng)當(dāng)尊重檔案專業(yè)人員，傾聽他們的意見，對成績顯著，不斷創(chuàng)新的企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。我們也希望檔案行政管理部門做好《規(guī)定》宣講工作，督促和檢查企業(yè)貫徹《規(guī)定》，防止和杜絕少數(shù)企業(yè)走過場和我行我素的行為。
《規(guī)定》是一個(gè)體現(xiàn)“三個(gè)代表”、與時(shí)俱進(jìn)的法規(guī)，我們一定要學(xué)習(xí)好、貫徹好，努力開創(chuàng)企業(yè)檔案工作的新局面。
（郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2003年第1期）
在我國企業(yè)處于大變革、大發(fā)展的形勢下，企業(yè)檔案工作面臨著前所未有的各種新情況、新問題，需要國家主管部門拿出意見來。國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計(jì)委頒發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)，是根據(jù)我國當(dāng)前企業(yè)變化了的情況，有針對性地提出加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，規(guī)范企業(yè)檔案管理，更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)的重要舉措，必將對新時(shí)期企業(yè)檔案工作的改革與發(fā)展產(chǎn)生重大的作用。
學(xué)習(xí)和貫徹《規(guī)定》，首先要強(qiáng)化一個(gè)意識，即新時(shí)期企業(yè)檔案工作只能加強(qiáng)，不能削弱。《規(guī)定》用簡潔明了的語言開門見山地表示，依據(jù)檔案法和有關(guān)法律、規(guī)范，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。國家三個(gè)主管部門從國家改革與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局出發(fā)，在當(dāng)前提出加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，這是把握全局，突出重點(diǎn)的舉措，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人指明了方向。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)自我對照一下，我的企業(yè)里這幾年檔案工作是加強(qiáng)了，還是削弱了；檔案人員的積極性是調(diào)動(dòng)了，還是挫傷了；歸檔率和檔案質(zhì)量是提高了，還是下降了；檔案保管條件是改善了，還是惡化了。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人加強(qiáng)企業(yè)檔案工作決不是抽象的一種表示，而是實(shí)實(shí)在在的行動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的職責(zé)是要從機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度和人財(cái)物方面保證檔案工作健康正常地發(fā)展。檔案機(jī)構(gòu)是開展檔案工作最基本的條件，沒有檔案機(jī)構(gòu)就無法正常健康地開展檔案工作。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置要與單位的工作相適應(yīng)，要與依法履行檔案部門的職責(zé)相適應(yīng)。由于各單位規(guī)模大小和生產(chǎn)經(jīng)營的范圍不一，不能硬性制訂檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，故《規(guī)定》只是規(guī)定企業(yè)應(yīng)遵守檔案法，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員等。一般來說，大中型企業(yè)形成的檔案文件材料多，企業(yè)的部門和所屬機(jī)構(gòu)(含異地、跨省、跨國的機(jī)構(gòu))多，檔案管理和檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)任務(wù)重，不設(shè)立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)一級機(jī)構(gòu)，是難以勝任的。小型企業(yè)檔案工作可由辦公室兼管，不設(shè)獨(dú)立的檔案部門。有了相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，還要建立納入企業(yè)管理的檔案管理制度，將國家檔案法律、法規(guī)的要求貫穿到規(guī)章制度中。絕大多數(shù)單位都有檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)在有些單位存在的問題：其一是檔案管理制度沒有貫徹國家檔案法律和法規(guī)的精神，或者說，離檔案法的要求還有距離，其二是檔案管理制度沒有納入企業(yè)管理之中，成為企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)干部和全體職工必須遵守的制度。貫徹《規(guī)定》要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度，進(jìn)行必要的修訂。
企業(yè)加強(qiáng)檔案工作不只是檔案法律和法規(guī)的要求，從根本上說是企業(yè)管理的需要。現(xiàn)在有些企業(yè)在生產(chǎn)、科研和經(jīng)營活動(dòng)中只注重結(jié)果，不注意過程管理，是致命弱點(diǎn)。全面質(zhì)量管理、ISO達(dá)標(biāo)活動(dòng)強(qiáng)調(diào)的是過程控制和管理，每個(gè)環(huán)節(jié)、整個(gè)過程都得到有效的控制，其結(jié)果必然優(yōu)良。每個(gè)環(huán)節(jié)、整個(gè)過程中形成的文件材料即是生產(chǎn)經(jīng)營科研活動(dòng)中形成的檔案材料，它是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)，沒有企業(yè)檔案，企業(yè)不可能生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，不可能有合格的人事、財(cái)務(wù)管理制度，不可能是文明和科學(xué)的企業(yè)管理。衡量一個(gè)企業(yè)的管理水平，看它的檔案即能反映。伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和我國對外開放的擴(kuò)大，企業(yè)走出封閉狀態(tài)，經(jīng)濟(jì)往來、合作增加了，加強(qiáng)企業(yè)資產(chǎn)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案、合同檔案的管理顯得更迫切了。
企業(yè)檔案是國家全部檔案的組成部分，無論是國有企業(yè)、集體企業(yè)和個(gè)體企業(yè)，檔案所有權(quán)有所不同，但都必須接受政府檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)，企業(yè)想怎么搞就怎么搞，藐視檔案行政管理部門這是錯(cuò)誤的。《規(guī)定》明確地寫上這一條款，是過去頒發(fā)文件中不曾看到的，這既強(qiáng)調(diào)了企業(yè)應(yīng)自覺接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，檔案行政管理部門也應(yīng)不畏艱難主動(dòng)擔(dān)當(dāng)起檔案監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。
當(dāng)前，信息技術(shù)革命正在影響和改變我們過去的傳統(tǒng)模式和流程，《規(guī)定》要求企業(yè)檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平；開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)；為政府有關(guān)部門、司法部門執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。檔案人員要努力學(xué)習(xí)、提高自己的知識水平和工作技能，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的需要。安逸現(xiàn)狀就會落后，消極等待、責(zé)怪領(lǐng)導(dǎo)都無濟(jì)于事。只有努力，才能開拓新局面；只有努力，才能掌握新知識。現(xiàn)在有些檔案人員做一天和尚撞一天鐘，擔(dān)心自己被下崗，心中無志向，行動(dòng)無激情。面臨激烈的競爭上崗機(jī)制，你不努力，擔(dān)心也無用，只有振奮精神，有所作為，才會有崗位。
有企業(yè)，就會有企業(yè)檔案工作，這是一條客觀的定律。我國檔案工作是黨政合一的體制，這次中央和各地機(jī)構(gòu)改革，檔案行政管理部門繼續(xù)是政府行政序列成員，列入黨委編制。因此，企業(yè)黨組織也要關(guān)心和支持企業(yè)檔案工作，監(jiān)督企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)人遵守檔案法，依法管理好企業(yè)檔案。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)定》建立檔案工作責(zé)任追究制度，對違反檔案法的行為人，依法處理，直至追究其法律責(zé)任。企業(yè)檔案人員是具有相應(yīng)檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力的專業(yè)人員，貢獻(xiàn)突出的檔案人員也是企業(yè)的寶貴人才，企業(yè)應(yīng)當(dāng)尊重檔案專業(yè)人員，傾聽他們的意見，對成績顯著，不斷創(chuàng)新的企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。我們也希望檔案行政管理部門做好《規(guī)定》宣講工作，督促和檢查企業(yè)貫徹《規(guī)定》，防止和杜絕少數(shù)企業(yè)走過場和我行我素的行為。
《規(guī)定》是一個(gè)體現(xiàn)“三個(gè)代表”、與時(shí)俱進(jìn)的法規(guī)，我們一定要學(xué)習(xí)好、貫徹好，努力開創(chuàng)企業(yè)檔案工作的新局面。
（郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2003年第1期）
