張大偉、俞志洪

乍看標題，業內人士可能會納悶：要么檔案，要么非檔案，哪有“泛檔案”？其實顧名思義，“泛檔案”就是指被“泛化”了的檔案。真有此等“異類”？為什么要“泛化”？空說無憑，以例為證----

為了加強生產現場的監控，上海通用汽車有限公司采用流程卡管理體系，即在每一輛汽車的制造過程中附上一張紙質流程卡片，該卡由條形碼和文字記載每臺車的生產信息，由總裝車間生產作業員在完成每輛車的生產過程后及時填寫，然后每個班后通過掃描輸入到計算機系統中。該公司每年約產50萬輛車，每車一卡。由此該卡信息的形成有原始性好、即時性強、數據量大、用戶多等特點，歷來屬于公司質量部門管理。然而去年下半年，該公司領導提出了將該卡納入上海通用檔案管理系統（SGM-AMS）的要求，總經辦檔案室經過認真討論，欣然接受了這項任務。承擔該公司檔案管理系統研制任務的北京量子偉業公司同時研制了新的流程卡管理子系統。

為了探索上述做法的合理性，我們將該流程卡稱為“泛檔案”。原因是“兩難”：其一，將該卡納入檔案系統吧，可謂“名不正”，因為它不屬于傳統的歸檔范圍，歸檔有“亂搭車”之嫌。更何況其信息量巨大，弄不好會燒香趕走和尚----喧賓奪主。其二，不讓納入吧，又“言不順”，因為它是追蹤、監督、控制、查詢車輛生產過程，對生產流水線進行質量控制的有效工具，又是電子信息，具有很大的潛在利用價值。為了更好地貼近一線，服務生產，該公司檔案干部自我加壓選擇了同意。對于大家的事業心和開拓精神，筆者深表贊賞。同時，也希望檔案界密切關注一下“泛檔案”現象。為什么呢？

首先，“泛檔案”可能成為檔案家族的“新秀”。

“泛檔案”一般指具有檔案價值，但是還未被列入歸檔范圍的“編外”檔案。

眾所周知，證據價值是檔案的基本價值。然而并不是所有有證據價值的文件都能成為檔案，這要取決于文件材料證據價值的大小和作用時間的長短，例如我們一般將反映單位重要活動和保管期限在15年以上的文件材料列入歸檔范圍。然而什么是“重要活動”，就很值得爭議：流程卡見證每輛車的生產過程，一輛車的生產確實非常“微觀”，算不上“重要活動”，然而所有“微觀”加起來就是“宏觀”，它直接反映了汽車制造業最重要活動----“制造”。傳統歸檔范圍偏好于宏觀，如企業發展規劃、財務年度報表等。其實這種“宏觀”的信息往往帶有很強的人為痕跡，甚至被注入諸多水分，也可能不是真正的原始信息，因此并不受計算機技術的青睞。計算機偏好于對浩瀚的微觀信息進行分析加工，形成反映生產、工藝、質量、成本、人力等管理活動的規律性信息，進而提煉為知識類信息，它是輔助企業管理和決策必要依據。因此，微觀信息有可能成為現代企業的優質檔案資源。過去由于受保管空間的限制，檔案部門不能接納微觀信息，如財務檔案只能接納年報表和月報表，不能接納日報表。如今計算機有海量存儲的特點，為什么不能將歸檔范圍“泛化”得“微觀”一些呢？

再說保管期限。信息可分為三大類：一是沉淀信息，即相對穩定、作用時間長的信息，如企業規章制度、專利、文化、操作規程、生產工藝等信息；二是累積信息，即有較長時效、變化周期較長的信息，如人事、會議、審計、財務、市場研究等信息；三是即時信息，即變化迅速、作用時間短的信息。如生產、銷售、庫存、公關等信息。一般說來，沉淀信息和累積信息具有一定的時間跨度，反映了企業一段時期的發展變化歷史和規律，具有長遠的憑證價值，因此，我們將它列為歸檔范圍，保管期限至少15年。而即時信息因作用時間短，通常被排除在歸檔范圍之外。然而這有悖于檔案的基本定義。《檔案法》對檔案的定義是“對國家和社會有保存價值”的歷史紀錄，并限定保存期限。15年算歷史，5年甚至更短期限也可算歷史，因此，我們不要過于迷信和拘泥于傳統的歸檔范圍。事實上形成于計劃經濟時代的企業檔案歸檔范圍，過多地參照了政府機關的歸檔范圍，偏重于行政類公文，少有企業的特色，與企業的生產、經營、科研活動存在不同程度的脫節，造成企業檔案“收者沒用，用者沒收”的資源結構性尷尬，同時也是檔案利用率低，外界關注度低的主要原因。如果我們關注一下與社會、企業主要活動和中心工作密切相關的“泛檔案”，檔案工作也許會出現柳暗花明，海闊天空局面。

其次，“泛檔案”中蘊藏著巨大的情報利用價值。

“泛檔案”又指不具備完整的檔案價值或非完整意義上的檔案。

眾所周知，檔案按照其價值實現的性質可劃分為“情報價值”（又稱“參考價值”）和“證據價值”（又稱“歷史憑證價值”）。雖然證據價值是檔案的基本價值，也是檔案區別于其他文獻的主要特征，情報價值非檔案所特有。但是，由于情報價值也是檔案價值，因此僅有情報價值的文件材料雖然不具有完整的檔案價值，也可以名正言順地列入檔案收集的范圍。

我國檔案工作歷來重視檔案證據價值，而忽視或淡化其情報價值。其實對于現代社會來說，情報價值往往具有更強的知識性、傳遞性、時效性和廣泛性，更受到管理者，特別是決策者的青睞。如將車輛生產流程卡中的信息匯總、歸納為經驗或知識，可能會對企業制定規劃、科學研究、經營管理、科學決策等工作產生頻繁的利用價值。收集和開發檔案的情報價值對檔案工作裨益匪淺：其一，有利于將檔案中的歷史情報和現實情報結合，拓展檔案的作用范圍；其二，有利于增強檔案干部的情報意識，將檔案工作與社會、企業的發展更好地結合起來，使檔案管理從靜態轉向動態、從滯后轉向超前、從后臺轉向前臺，進而從默默無聞轉向有聲有色。

值得一提的是，現階段人類對電子文件的真實性、完整性、有效性的控制還面臨諸多棘手的難題，電子文件還難以獨立承擔起“社會記憶”的歷史使命，難以成為完整意義上的檔案。由此，歸檔電子文件一般只有參考價值，充其量也只能算著“泛檔案”。然而，鑒于電子文件具有存儲密集、攜帶方便；制作簡便、處理靈活；檢索快捷、傳播迅速；多元集成、生動直觀等白紙黑字難以具備的優勢。借助這優勢，我們可以從根本上克服紙質檔案制作難、整理難、查詢難、傳遞難的問題，使檔案管理和利用手段發生質的飛躍。因此，關注這一領域的“泛檔案”對于改善檔案資源的數量和質量，擴大檔案的共享利用，提升檔案工作的社會地位都有不可估量的深遠意義。

其實，從理論和實踐上將檔案的概念泛化是一個很大的命題，因為它是時代發展的需要。隨著現代社會活動范圍的拓展和信息技術的騰飛，檔案與非檔案之間的界限必將越來越模糊，“泛檔案”就在這片模糊區域內。然而值得關注的是，它是社會信息的“大戶”，也是一塊肥沃的處女地，等待著我們去開墾，去覆蓋，去駕馭，因此，它是檔案信息資源建設的新興增長點，也是我們檔案事業發展的機遇和挑戰所在。

現代社會各專業學科相互交融和交叉的趨勢越來越明顯，許多有競爭力的行業和專業人士都在選擇角色反串，如歌手當演員，演員當主持人，主持人參加舞林大會……，又如圖書館在收集老照片、傳媒界在收集口述檔案，以“實話實說”著名的節目主持人崔永元從“說實話”改行為“收實話”，他收集的數字化口述檔案據說已經達幾百個G，其對象涉及老演員、老戰士、老外交家、老音樂家、老畫家等各界人士。時至今日，我們檔案工作者為什么就不能越雷池，搞一點“主業延伸”？事實上我們已經邁步了，如向社會開放政府現行文件原本不是檔案工作的職責，如今各級檔案館都承擔了，并且已經取得很好的社會效果。現在的問題是如何再結合各行業和機關的特點，將歸檔范圍再延伸一些，使我們在種好自家“三畝四分田”的同時將檔案收藏的目光投向更廣闊的新興領域，使檔案“收、管、用”的范圍也來一番與時俱進。

話還要說回來，探索“泛檔案”不能搞成亂歸檔，檔案工作畢竟是一項嚴肅的執法行為，大膽探索還需以科學論證和謹慎選擇為基礎。要選擇具有潛在價值的優質資源納入“泛檔案”還需要練就一副鑒別的火眼金睛。同時，管理“泛檔案”，還須與完善制度職責、配制人員設備、建立激勵機制等保障措施結合起來，否則也難以做到長效管理，當然這是需要檔案部門和分管檔案工作的領導考慮的問題，本文不再贅述。