北京市首都機(jī)場(chǎng)建設(shè)投資有限公司 張晶靜
文件管理流程是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的文件管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索(著錄和查詢(xún))、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)文件管理流程相比，電子文件管理流程正在發(fā)生一些值得關(guān)注的變化，很多為人們所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。
一、電子文件管理流程在時(shí)間上變化
1、提前。這是所有電子文件管理流程變化中最明顯也是最普遍的一種表現(xiàn)?？紤]到電子文件信息更改、易流逝，如果還像過(guò)去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類(lèi)、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來(lái)得及開(kāi)展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生。并且，還會(huì)造成重復(fù)勞動(dòng)，如形成者在對(duì)文件形成時(shí)已提取了主題詞，歸檔后還會(huì)有主題標(biāo)引的工作。此外，甚至可能導(dǎo)致額外勞動(dòng)。如為了彌補(bǔ)電子文件管理前期管理不善的后果而采取一些補(bǔ)救措施。耗費(fèi)不應(yīng)消耗的資源。因此，應(yīng)把需要和可能實(shí)現(xiàn)的管理功能盡早實(shí)現(xiàn)，如提前到電子文件形成階段。目前，比較普遍的提前的管理活動(dòng)包括：
(1)歸檔。紙質(zhì)文件的歸擋時(shí)間一般分為兩類(lèi)，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要運(yùn)用于科技文件。這種情況在電子環(huán)境中發(fā)生了變化，歸檔時(shí)間明顯提前。如首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)公司，其文書(shū)文件處理完畢后存入有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，只要工作時(shí)間允許，檔案人員可以隨時(shí)將之歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔之前需要增加一些管理性信息，如分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，而不必再等到第二年的上半年。筆者曾先后走訪過(guò)航天集團(tuán)50l所、信息產(chǎn)業(yè)部38所等單位，為了保證信息資產(chǎn)免遭流失，這些企業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)部門(mén)的所有圖紙最后都必須由檔案部門(mén)控制輸出，即實(shí)現(xiàn)“集中出圖”。而集中出圖的前提就是CAD電子文件的實(shí)時(shí)歸檔，即電子文件在形成后，即刻向檔案部門(mén)移交。設(shè)計(jì)人員完成設(shè)計(jì)任務(wù)后，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將CAD文件傳送到檔案部門(mén)，或采用送交磁盤(pán)的方法將CAD文件先行集中到檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)打印底圖送各主管人員簽署，簽署后的底圖，曬印成藍(lán)圖后分發(fā)給生產(chǎn)部門(mén)。實(shí)時(shí)歸檔除了避免了設(shè)計(jì)任務(wù)結(jié)束后設(shè)計(jì)人員將原來(lái)文件刪除的現(xiàn)象，保證了CAD電子文件的齊全和完整；還及時(shí)集中了設(shè)計(jì)成果，在此基礎(chǔ)上，通過(guò)組織數(shù)據(jù)庫(kù)、開(kāi)發(fā)檢索系統(tǒng)等措施，可以盡快實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)信息在企業(yè)內(nèi)的共享。
(2)鑒定。歸檔是鑒定結(jié)果的一項(xiàng)執(zhí)行活動(dòng)，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。最理想的情況是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段，便著手開(kāi)始辦保管期限表的指定工作，根據(jù)機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟；根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類(lèi)；結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(lèi)(名稱(chēng))、區(qū)分這些不同種類(lèi)(名稱(chēng))文件價(jià)值的依據(jù)、保管期限，開(kāi)發(fā)自動(dòng)鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)便將文件與保管期限表的條款對(duì)照判斷，然后文件才能進(jìn)入正常的處理流程；如果系統(tǒng)不能自動(dòng)判斷文件的保存價(jià)值，系統(tǒng)則及時(shí)提醒文件管理人員或檔案人員人工鑒定。目前完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定的事例較少見(jiàn)，但是已有不少單位通過(guò)制度規(guī)定文件形成人員具有鑒定的職責(zé)，屆時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒或要求其判斷電子文件的保管期限。
(3)著錄。為了保證著錄信息的準(zhǔn)確，減少重復(fù)勞動(dòng)，很多單位要求在文件形成之時(shí)由形成者完成一些著錄項(xiàng)目的編制工作，這一功能最好設(shè)計(jì)到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求。不完成此工作，無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)流程。比如北京市政設(shè)計(jì)院的電子文件管理系統(tǒng)中，從設(shè)計(jì)工作的開(kāi)始階段，設(shè)計(jì)人員必須完成由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的著錄單(記錄設(shè)計(jì)項(xiàng)目的名稱(chēng)、時(shí)間、來(lái)源、責(zé)任者、設(shè)計(jì)者等)，方可進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)的界面開(kāi)始工作。在機(jī)構(gòu)中，為了方便文件形成部門(mén)的著錄，保證這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，以便檔案部門(mén)將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案部門(mén)可以與文件形成部門(mén)合作，將需要著錄的項(xiàng)目編制成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給(或置于內(nèi)部網(wǎng)上)文件形成者，保證著錄信息的高質(zhì)量，同時(shí)也避免了檔案工作者在文件歸檔后的低效率勞動(dòng)。目前，有一種管理思路是利用元數(shù)據(jù)技術(shù)，將電子文件管理所要求的元數(shù)據(jù)嵌入文件管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)完成大部分的著錄工作，這種工作對(duì)用戶(hù)是透明的，不會(huì)造成文件形成者的反感。
2、延長(zhǎng)。一些原來(lái)只在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上完成的工作現(xiàn)在需要在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間段上完成，這個(gè)時(shí)間段有時(shí)甚至跨越電子文件的整個(gè)生命周期。最典型的是著錄，著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)生命周期，這種時(shí)間上的延長(zhǎng)與著錄內(nèi)容的變化息息相關(guān)。
二、電子文件管理流程在內(nèi)容上的變化
1、簡(jiǎn)化?？焖龠\(yùn)算和高密度存貯是計(jì)算機(jī)的長(zhǎng)處，利用這些長(zhǎng)處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少有關(guān)工作量，如實(shí)體整理。實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)館、室藏排列的有序化。在紙質(zhì)文件管理中，它是工作任務(wù)最為繁重的一部分，因?yàn)閷?shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢(xún)直接相關(guān)。而電子文件信息存貯的高密度導(dǎo)致了文件存貯空間的減少，實(shí)體整理僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的簡(jiǎn)單歸類(lèi)，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢(xún)無(wú)直接關(guān)系。
2、復(fù)雜。
(1)信息整理。信息整理是與實(shí)體整理相對(duì)的一個(gè)概念，指從文件內(nèi)容反映的主題概念等出發(fā)對(duì)文件的種類(lèi)加以區(qū)分，目的在于為用戶(hù)提供多個(gè)檢索途徑。紙質(zhì)環(huán)境中，信息整理的目的是解決實(shí)體單線(xiàn)排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)設(shè)備中，不存在所謂的文件“單線(xiàn)排列”，可以實(shí)現(xiàn)信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(jù)(從查詢(xún)方來(lái)講，就是檢索途徑)都可以不同。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和WWW技術(shù)的綜合應(yīng)用為電子文件信息的組織提供了很大的空間。
(2)鑒定。為了同時(shí)保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的可能，鑒定工作需要完成這樣3項(xiàng)判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值、文件的技術(shù)狀況是否能夠保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，即鑒別、內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。其中，鑒別的任務(wù)是將電子文件從機(jī)構(gòu)信息流中挑選出來(lái)。機(jī)構(gòu)內(nèi)部可能存在多個(gè)信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中保存有多種數(shù)據(jù)信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人郵件。技術(shù)鑒定包括電子文件真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、可讀性檢測(cè)、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)狀況檢測(cè)。
(3)著錄。著錄是時(shí)間和內(nèi)容都發(fā)生顯著變化的管理活動(dòng)。由于電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)上不斷升級(jí)的情況下，不可能只通過(guò)靜態(tài)保存的方法來(lái)保管歸檔文件，需要對(duì)之不斷的復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護(hù)其真實(shí)性的方法之一就是對(duì)文件和文件管理活動(dòng)的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時(shí)還起到維護(hù)電子文件真實(shí)性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動(dòng)。著錄必然貫穿電子文件整個(gè)生命周期，不同的活動(dòng)形成不同的著錄項(xiàng)目，如在形成階段完成文件的生成系統(tǒng)、形成者、編制目的等項(xiàng)目著錄；歸檔階段，完成歸檔號(hào)、歸檔者等項(xiàng)目的著錄；在遷移活動(dòng)中，完成遷移者、遷移前后的平臺(tái)項(xiàng)目的著錄。
三、對(duì)電子文件管理流程變化的思考
上述變化剛剛發(fā)生時(shí)往往是個(gè)別單位應(yīng)情勢(shì)需要被迫采取的應(yīng)急措施，或是對(duì)研究人員理論設(shè)想的實(shí)驗(yàn)，變化發(fā)生的路線(xiàn)是自下而上的，即先在個(gè)別單位個(gè)別管理環(huán)節(jié)上產(chǎn)生變化，再向別的單位推廣，再考慮其管理環(huán)節(jié)。而當(dāng)新做法在較大范圍內(nèi)獲得成功后，電子文件管理流程的改變便轉(zhuǎn)向有意識(shí)、有計(jì)劃、主動(dòng)地進(jìn)行，變化的路線(xiàn)也逐步由自下而上轉(zhuǎn)向自上而下，即先對(duì)電子文件管理流程進(jìn)行全面的思考，從整體上去重新組織和設(shè)計(jì)文件管理流程，再依次對(duì)個(gè)別管理環(huán)節(jié)進(jìn)行改造。
“業(yè)務(wù)流程重組”理論首先于1993年由美國(guó)學(xué)者哈默和錢(qián)皮提出，他們認(rèn)為在顧客需求發(fā)生變化、競(jìng)爭(zhēng)加劇、企業(yè)面臨的變化本身也在變化的情況下，企業(yè)需要從根本上思考并徹底重組業(yè)務(wù)流程，以提高其整體效率。此后，該理論在全世界迅速傳播并產(chǎn)生廣泛影響。近年來(lái)隨著ERP軟件在我國(guó)的使用，多數(shù)企業(yè)發(fā)現(xiàn)應(yīng)用軟件的業(yè)務(wù)和管理基礎(chǔ)存在很大問(wèn)題，業(yè)務(wù)流程重組在媒體上出現(xiàn)的頻率很高。這些“重組”和“再造”的理念反映了信息社會(huì)外部環(huán)境不斷變化的條件下，管理領(lǐng)域改革的共同思路，也反映了多學(xué)科之間的相互碰撞、借鑒和滲透。在很大程度上，電子文件管理流程的改變確實(shí)是一種“重組”，因?yàn)椋?br>1、電子文件管理工作面臨兩個(gè)方面的重要變化，其一，電子文件具有傳統(tǒng)文件所具備的系統(tǒng)依賴(lài)性、信息易變性等技術(shù)特點(diǎn)，電子文件管理面臨真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性難以保障的難題。其二，電子文件管理工作從本質(zhì)上是一種信息管理工作，要充分利用信息技術(shù)，突破紙質(zhì)條件下信息傳輸、加工的不足，提高管理效率，是信息時(shí)代機(jī)構(gòu)發(fā)展的必要條件。
2、電子文件管理流程的改革，如同“業(yè)務(wù)流程重組”和“政府再造”一樣，要從機(jī)構(gòu)管理的整體進(jìn)行根本性考察，不能拘于某個(gè)細(xì)節(jié)或局部，要對(duì)全部電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合。這種“徹底的思考”和“重組”的基本特征。
3、電子文件管理流程的合理改革，必然包含著管理者主動(dòng)的思考與設(shè)計(jì)，而不能只是被動(dòng)的應(yīng)急。這種主動(dòng)的參與和著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的設(shè)計(jì)是“重組”的內(nèi)涵。
4、重組不僅發(fā)生在業(yè)務(wù)層，還發(fā)生在體制、組織結(jié)構(gòu)、管理理念等多個(gè)其他層面。這些層面之間具有復(fù)雜而緊密的聯(lián)系。歸于電子文件管理流程而言，產(chǎn)生相應(yīng)變化的單位內(nèi)部同樣也在管理職責(zé)、制度、理念等方面進(jìn)行著相應(yīng)的調(diào)整。
（牛角摘自《檔案學(xué)》2004年第1期）
文件管理流程是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的文件管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索(著錄和查詢(xún))、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)文件管理流程相比，電子文件管理流程正在發(fā)生一些值得關(guān)注的變化，很多為人們所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。
一、電子文件管理流程在時(shí)間上變化
1、提前。這是所有電子文件管理流程變化中最明顯也是最普遍的一種表現(xiàn)?？紤]到電子文件信息更改、易流逝，如果還像過(guò)去一樣，按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類(lèi)、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結(jié)果很可能是很多工作還未來(lái)得及開(kāi)展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導(dǎo)致文件流失、失真等現(xiàn)象的發(fā)生。并且，還會(huì)造成重復(fù)勞動(dòng)，如形成者在對(duì)文件形成時(shí)已提取了主題詞，歸檔后還會(huì)有主題標(biāo)引的工作。此外，甚至可能導(dǎo)致額外勞動(dòng)。如為了彌補(bǔ)電子文件管理前期管理不善的后果而采取一些補(bǔ)救措施。耗費(fèi)不應(yīng)消耗的資源。因此，應(yīng)把需要和可能實(shí)現(xiàn)的管理功能盡早實(shí)現(xiàn)，如提前到電子文件形成階段。目前，比較普遍的提前的管理活動(dòng)包括：
(1)歸檔。紙質(zhì)文件的歸擋時(shí)間一般分為兩類(lèi)，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要運(yùn)用于科技文件。這種情況在電子環(huán)境中發(fā)生了變化，歸檔時(shí)間明顯提前。如首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)公司，其文書(shū)文件處理完畢后存入有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，只要工作時(shí)間允許，檔案人員可以隨時(shí)將之歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔之前需要增加一些管理性信息，如分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，而不必再等到第二年的上半年。筆者曾先后走訪過(guò)航天集團(tuán)50l所、信息產(chǎn)業(yè)部38所等單位，為了保證信息資產(chǎn)免遭流失，這些企業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)部門(mén)的所有圖紙最后都必須由檔案部門(mén)控制輸出，即實(shí)現(xiàn)“集中出圖”。而集中出圖的前提就是CAD電子文件的實(shí)時(shí)歸檔，即電子文件在形成后，即刻向檔案部門(mén)移交。設(shè)計(jì)人員完成設(shè)計(jì)任務(wù)后，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將CAD文件傳送到檔案部門(mén)，或采用送交磁盤(pán)的方法將CAD文件先行集中到檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)打印底圖送各主管人員簽署，簽署后的底圖，曬印成藍(lán)圖后分發(fā)給生產(chǎn)部門(mén)。實(shí)時(shí)歸檔除了避免了設(shè)計(jì)任務(wù)結(jié)束后設(shè)計(jì)人員將原來(lái)文件刪除的現(xiàn)象，保證了CAD電子文件的齊全和完整；還及時(shí)集中了設(shè)計(jì)成果，在此基礎(chǔ)上，通過(guò)組織數(shù)據(jù)庫(kù)、開(kāi)發(fā)檢索系統(tǒng)等措施，可以盡快實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)信息在企業(yè)內(nèi)的共享。
(2)鑒定。歸檔是鑒定結(jié)果的一項(xiàng)執(zhí)行活動(dòng)，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。最理想的情況是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段，便著手開(kāi)始辦保管期限表的指定工作，根據(jù)機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟；根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類(lèi)；結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(lèi)(名稱(chēng))、區(qū)分這些不同種類(lèi)(名稱(chēng))文件價(jià)值的依據(jù)、保管期限，開(kāi)發(fā)自動(dòng)鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)便將文件與保管期限表的條款對(duì)照判斷，然后文件才能進(jìn)入正常的處理流程；如果系統(tǒng)不能自動(dòng)判斷文件的保存價(jià)值，系統(tǒng)則及時(shí)提醒文件管理人員或檔案人員人工鑒定。目前完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定的事例較少見(jiàn)，但是已有不少單位通過(guò)制度規(guī)定文件形成人員具有鑒定的職責(zé)，屆時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒或要求其判斷電子文件的保管期限。
(3)著錄。為了保證著錄信息的準(zhǔn)確，減少重復(fù)勞動(dòng)，很多單位要求在文件形成之時(shí)由形成者完成一些著錄項(xiàng)目的編制工作，這一功能最好設(shè)計(jì)到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求。不完成此工作，無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)流程。比如北京市政設(shè)計(jì)院的電子文件管理系統(tǒng)中，從設(shè)計(jì)工作的開(kāi)始階段，設(shè)計(jì)人員必須完成由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的著錄單(記錄設(shè)計(jì)項(xiàng)目的名稱(chēng)、時(shí)間、來(lái)源、責(zé)任者、設(shè)計(jì)者等)，方可進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)的界面開(kāi)始工作。在機(jī)構(gòu)中，為了方便文件形成部門(mén)的著錄，保證這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，以便檔案部門(mén)將著錄數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案部門(mén)可以與文件形成部門(mén)合作，將需要著錄的項(xiàng)目編制成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給(或置于內(nèi)部網(wǎng)上)文件形成者，保證著錄信息的高質(zhì)量，同時(shí)也避免了檔案工作者在文件歸檔后的低效率勞動(dòng)。目前，有一種管理思路是利用元數(shù)據(jù)技術(shù)，將電子文件管理所要求的元數(shù)據(jù)嵌入文件管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)完成大部分的著錄工作，這種工作對(duì)用戶(hù)是透明的，不會(huì)造成文件形成者的反感。
2、延長(zhǎng)。一些原來(lái)只在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上完成的工作現(xiàn)在需要在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間段上完成，這個(gè)時(shí)間段有時(shí)甚至跨越電子文件的整個(gè)生命周期。最典型的是著錄，著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)生命周期，這種時(shí)間上的延長(zhǎng)與著錄內(nèi)容的變化息息相關(guān)。
二、電子文件管理流程在內(nèi)容上的變化
1、簡(jiǎn)化?？焖龠\(yùn)算和高密度存貯是計(jì)算機(jī)的長(zhǎng)處，利用這些長(zhǎng)處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少有關(guān)工作量，如實(shí)體整理。實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)館、室藏排列的有序化。在紙質(zhì)文件管理中，它是工作任務(wù)最為繁重的一部分，因?yàn)閷?shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢(xún)直接相關(guān)。而電子文件信息存貯的高密度導(dǎo)致了文件存貯空間的減少，實(shí)體整理僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的簡(jiǎn)單歸類(lèi)，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢(xún)無(wú)直接關(guān)系。
2、復(fù)雜。
(1)信息整理。信息整理是與實(shí)體整理相對(duì)的一個(gè)概念，指從文件內(nèi)容反映的主題概念等出發(fā)對(duì)文件的種類(lèi)加以區(qū)分，目的在于為用戶(hù)提供多個(gè)檢索途徑。紙質(zhì)環(huán)境中，信息整理的目的是解決實(shí)體單線(xiàn)排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)設(shè)備中，不存在所謂的文件“單線(xiàn)排列”，可以實(shí)現(xiàn)信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(jù)(從查詢(xún)方來(lái)講，就是檢索途徑)都可以不同。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和WWW技術(shù)的綜合應(yīng)用為電子文件信息的組織提供了很大的空間。
(2)鑒定。為了同時(shí)保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的可能，鑒定工作需要完成這樣3項(xiàng)判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值、文件的技術(shù)狀況是否能夠保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，即鑒別、內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。其中，鑒別的任務(wù)是將電子文件從機(jī)構(gòu)信息流中挑選出來(lái)。機(jī)構(gòu)內(nèi)部可能存在多個(gè)信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中保存有多種數(shù)據(jù)信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人郵件。技術(shù)鑒定包括電子文件真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、可讀性檢測(cè)、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)狀況檢測(cè)。
(3)著錄。著錄是時(shí)間和內(nèi)容都發(fā)生顯著變化的管理活動(dòng)。由于電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)上不斷升級(jí)的情況下，不可能只通過(guò)靜態(tài)保存的方法來(lái)保管歸檔文件，需要對(duì)之不斷的復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護(hù)其真實(shí)性的方法之一就是對(duì)文件和文件管理活動(dòng)的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時(shí)還起到維護(hù)電子文件真實(shí)性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動(dòng)。著錄必然貫穿電子文件整個(gè)生命周期，不同的活動(dòng)形成不同的著錄項(xiàng)目，如在形成階段完成文件的生成系統(tǒng)、形成者、編制目的等項(xiàng)目著錄；歸檔階段，完成歸檔號(hào)、歸檔者等項(xiàng)目的著錄；在遷移活動(dòng)中，完成遷移者、遷移前后的平臺(tái)項(xiàng)目的著錄。
三、對(duì)電子文件管理流程變化的思考
上述變化剛剛發(fā)生時(shí)往往是個(gè)別單位應(yīng)情勢(shì)需要被迫采取的應(yīng)急措施，或是對(duì)研究人員理論設(shè)想的實(shí)驗(yàn)，變化發(fā)生的路線(xiàn)是自下而上的，即先在個(gè)別單位個(gè)別管理環(huán)節(jié)上產(chǎn)生變化，再向別的單位推廣，再考慮其管理環(huán)節(jié)。而當(dāng)新做法在較大范圍內(nèi)獲得成功后，電子文件管理流程的改變便轉(zhuǎn)向有意識(shí)、有計(jì)劃、主動(dòng)地進(jìn)行，變化的路線(xiàn)也逐步由自下而上轉(zhuǎn)向自上而下，即先對(duì)電子文件管理流程進(jìn)行全面的思考，從整體上去重新組織和設(shè)計(jì)文件管理流程，再依次對(duì)個(gè)別管理環(huán)節(jié)進(jìn)行改造。
“業(yè)務(wù)流程重組”理論首先于1993年由美國(guó)學(xué)者哈默和錢(qián)皮提出，他們認(rèn)為在顧客需求發(fā)生變化、競(jìng)爭(zhēng)加劇、企業(yè)面臨的變化本身也在變化的情況下，企業(yè)需要從根本上思考并徹底重組業(yè)務(wù)流程，以提高其整體效率。此后，該理論在全世界迅速傳播并產(chǎn)生廣泛影響。近年來(lái)隨著ERP軟件在我國(guó)的使用，多數(shù)企業(yè)發(fā)現(xiàn)應(yīng)用軟件的業(yè)務(wù)和管理基礎(chǔ)存在很大問(wèn)題，業(yè)務(wù)流程重組在媒體上出現(xiàn)的頻率很高。這些“重組”和“再造”的理念反映了信息社會(huì)外部環(huán)境不斷變化的條件下，管理領(lǐng)域改革的共同思路，也反映了多學(xué)科之間的相互碰撞、借鑒和滲透。在很大程度上，電子文件管理流程的改變確實(shí)是一種“重組”，因?yàn)椋?br>1、電子文件管理工作面臨兩個(gè)方面的重要變化，其一，電子文件具有傳統(tǒng)文件所具備的系統(tǒng)依賴(lài)性、信息易變性等技術(shù)特點(diǎn)，電子文件管理面臨真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性難以保障的難題。其二，電子文件管理工作從本質(zhì)上是一種信息管理工作，要充分利用信息技術(shù)，突破紙質(zhì)條件下信息傳輸、加工的不足，提高管理效率，是信息時(shí)代機(jī)構(gòu)發(fā)展的必要條件。
2、電子文件管理流程的改革，如同“業(yè)務(wù)流程重組”和“政府再造”一樣，要從機(jī)構(gòu)管理的整體進(jìn)行根本性考察，不能拘于某個(gè)細(xì)節(jié)或局部，要對(duì)全部電子文件管理活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合。這種“徹底的思考”和“重組”的基本特征。
3、電子文件管理流程的合理改革，必然包含著管理者主動(dòng)的思考與設(shè)計(jì)，而不能只是被動(dòng)的應(yīng)急。這種主動(dòng)的參與和著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的設(shè)計(jì)是“重組”的內(nèi)涵。
4、重組不僅發(fā)生在業(yè)務(wù)層，還發(fā)生在體制、組織結(jié)構(gòu)、管理理念等多個(gè)其他層面。這些層面之間具有復(fù)雜而緊密的聯(lián)系。歸于電子文件管理流程而言，產(chǎn)生相應(yīng)變化的單位內(nèi)部同樣也在管理職責(zé)、制度、理念等方面進(jìn)行著相應(yīng)的調(diào)整。
（牛角摘自《檔案學(xué)》2004年第1期）
