隨著辦公自動(dòng)化的日漸普及，特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件已廣泛應(yīng)用于我們的工作之中。“如何長(zhǎng)期保存電子文件，尤其當(dāng)產(chǎn)生電子文件的軟硬件環(huán)境已不復(fù)存在的情況下，如何確保我們?nèi)匀豢梢蚤喿x這些電子文件”，已成為國(guó)際檔案界研究和探討的熱門話題。本期《外國(guó)檔案工作參考》主要介紹美國(guó)國(guó)家檔案與文件署開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的階段性成果。該署2004年起開始與合作伙伴共同開發(fā)集成化的保存電子文件的管理系統(tǒng)，將“聯(lián)邦政府每天產(chǎn)生的電子文件按照需求保存下來(lái)”，確保“無(wú)論何時(shí)、何地，任何人都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用這些電子文件”，從而“使這些電子文件不僅僅能服務(wù)于現(xiàn)在的用戶，更能服務(wù)于未來(lái)的公眾。”在我國(guó)，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的不斷發(fā)展，電子文件的海量增長(zhǎng)將是可以預(yù)見(jiàn)的結(jié)果。由此帶來(lái)的保存和利用問(wèn)題，亟需引起檔案部門的充分重視。借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，將是我們主動(dòng)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的上佳之策。
----編 者
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署是美國(guó)龐大的政府系統(tǒng)中一個(gè)獨(dú)立的小機(jī)構(gòu)，但是其職責(zé)延伸至聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的三個(gè)組成部分——立法、行政、司法，而且負(fù)責(zé)國(guó)家檔案館、總統(tǒng)圖書館以及全國(guó)各聯(lián)邦文件資料中心系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)它也頒布一些諸如聯(lián)邦法規(guī)制度、美國(guó)法典等基礎(chǔ)性的政府文件。它還具有一些輔助的作用，比如，負(fù)責(zé)對(duì)政府系統(tǒng)中涉及國(guó)家機(jī)密的信息的監(jiān)督，以及對(duì)非盈利的歷史出版物和電子文件管理項(xiàng)目撥款的監(jiān)督。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署也對(duì)聯(lián)邦政府所有機(jī)構(gòu)在電子文件生命周期里的管理給予指導(dǎo)。這項(xiàng)重大的職責(zé)涉及處理各種各樣的信息，包括國(guó)會(huì)在立法過(guò)程中形成的電子文件、行政訴訟判決的法院案件的電子文件、軍隊(duì)電子文件和軍隊(duì)的人事文件、從醫(yī)藥類到太陽(yáng)-陸地的吸引力的研究數(shù)據(jù)、從核能到經(jīng)濟(jì)時(shí)代的系列研究數(shù)據(jù)、移民、國(guó)際貿(mào)易，發(fā)明創(chuàng)造以及流行病的電子文件、從法律法規(guī)匯編的出版物到機(jī)構(gòu)網(wǎng)站的出版物、從每日天氣預(yù)報(bào)到每日總統(tǒng)簡(jiǎn)報(bào)、有關(guān)食品和藥物安全的電子文件、有關(guān)災(zāi)害的電子文件（范圍從颶風(fēng)、洪災(zāi)到“哥倫比亞號(hào)”航天飛機(jī)失事、“911”恐怖襲擊等）、以及其他許多方面的電子文件。
如何管理好這些電子文件，以加強(qiáng)質(zhì)量管理、改善管理的有效性和提高管的效率，選擇和保存那些值得為子孫后代留存的電子文件，幫助公眾、學(xué)者和政府官員發(fā)現(xiàn)且獲得我們國(guó)家歷史上任何時(shí)期他們感興趣的電子文件，顯然非常重要。雖然這個(gè)綜合性的挑戰(zhàn)是巨大的，但是，由于在政府部門中不斷增長(zhǎng)的數(shù)字技術(shù)的使用，使得這場(chǎng)挑戰(zhàn)被大大地減弱。簡(jiǎn)單地說(shuō)，在電子文件方面，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署遇到的挑戰(zhàn)：就是可以通過(guò)聯(lián)邦政府任何實(shí)體在任何計(jì)算機(jī)平臺(tái)上保存任何類型的電子文件，使任何類型電子文件的利用成為可能，并為任何對(duì)那些材料有興趣的人提供和傳遞資料。從根本上說(shuō)，信息自由法案是任何人都需要的，因?yàn)榉ò敢蠼颐苷奈募怯欣狻囊粋€(gè)角度看，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署所面臨的挑戰(zhàn)就是處理聯(lián)邦政府所有的文件，但是從另外一個(gè)角度看，電子文件更具挑戰(zhàn)性，因?yàn)殡娮游募衅涮厥獾膯?wèn)題。
以下5點(diǎn)因素構(gòu)成了對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)：
●規(guī)模：在不久的將來(lái)，我們所面臨的是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們技術(shù)能力的工作負(fù)擔(dān)，并且，將面臨電子文件無(wú)限制的增長(zhǎng)。雖然政府部門所形成的全部信息數(shù)據(jù)并非為國(guó)家檔案館全部擁有，但是從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中獲得的資料證實(shí)：信息數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)將是持續(xù)快速的。說(shuō)到底，我們正處在電子政府快速增長(zhǎng)的初始階段。
●多樣化：特別是，數(shù)字格式的多樣化。實(shí)際上，意味著要處理整個(gè)美國(guó)政府中各種各樣、無(wú)限制的數(shù)字化的電子文件。
●復(fù)雜性：從1971年起，美國(guó)國(guó)家檔案館就已經(jīng)開始保存數(shù)字文件了，但是此后事情變得越來(lái)越復(fù)雜。實(shí)際上，在開始的數(shù)十年中，政府部門使用計(jì)算機(jī)產(chǎn)生了一套數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，如由統(tǒng)計(jì)局和經(jīng)濟(jì)分析局收集的在軍事方面的彈道數(shù)據(jù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)。之后，不僅格式的數(shù)量增加了，而且數(shù)據(jù)的類型變得越來(lái)越復(fù)雜。總的說(shuō)來(lái)，由國(guó)家檔案館在1971年到20世紀(jì)90年代早期編入的一套數(shù)據(jù)可以作為獨(dú)立的邏輯文件的代表。更多最近新添的數(shù)據(jù)不僅包括網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，而且還包括辦公自動(dòng)化文件、地理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁(yè)。將來(lái)，我們將需要制造處理電子文件的計(jì)算機(jī)、高清晰度電視和更多綜合數(shù)據(jù)。
●耐久性：眾所周知，在信息技術(shù)高速發(fā)展的前提下，硬件、軟件、數(shù)據(jù)格式、數(shù)字媒體具有生命周期相對(duì)較短的特點(diǎn)。當(dāng)保存數(shù)字字節(jié)的物質(zhì)問(wèn)題易于管理時(shí)，只有眾多的、多方面的計(jì)劃才能保證這些數(shù)字字節(jié)能夠以可信的格式讀出。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將耐久性的挑戰(zhàn)，從關(guān)心哪些應(yīng)該被保存擴(kuò)展到解決長(zhǎng)期保存的耐久性方案。如果保存解決方案本身屬于過(guò)時(shí)的，它將解決不了問(wèn)題，相反使問(wèn)題更加復(fù)雜化。
●變化：信息技術(shù)的持續(xù)變化揭示了過(guò)時(shí)的對(duì)立面：新的容量、提高了的兼容性、改善了的性能的出現(xiàn)。檔案的核心作用是要把過(guò)去的證據(jù)傳遞至現(xiàn)在和未來(lái)，我們期盼著未來(lái)的用戶將運(yùn)用所具有的最先進(jìn)的技術(shù)去發(fā)現(xiàn)、傳遞和處理過(guò)去的電子文件。此外，穩(wěn)健的管理意味著要利用帶有新技術(shù)含量的、改進(jìn)的價(jià)格/性能比的方法。以數(shù)字化方式保存電子文件，需要依靠新技術(shù)，這樣的要求，產(chǎn)生了以準(zhǔn)確地傳播過(guò)去留存電子文件為目標(biāo)的內(nèi)在的緊張態(tài)勢(shì)。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署表示，將盡全力應(yīng)對(duì)由電子文件引起的這場(chǎng)挑戰(zhàn)。電子文件檔案館將不是一幢實(shí)實(shí)在在的建筑大樓，但是，事實(shí)上在網(wǎng)絡(luò)空間里卻是一個(gè)寶庫(kù)。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署期盼的就是電子文件檔案館將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)將需要在幾個(gè)方面采取行動(dòng)：
1、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將成為一個(gè)在電子文件領(lǐng)域革新的領(lǐng)跑者；
2、在聯(lián)邦合作伙伴的配合下，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將加強(qiáng)政策和技術(shù)方面的指導(dǎo)，從而能對(duì)電子文件的創(chuàng)建和管理?yè)?dān)負(fù)起責(zé)任；
3、在研究伙伴的幫助下，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將開發(fā)和維護(hù)技術(shù)來(lái)獲取、保存、描述、利用和恰當(dāng)?shù)靥幚碚娜魏坞娮游募?br>4、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將管理一個(gè)統(tǒng)一的全國(guó)性的可持續(xù)利用的聯(lián)邦政府永久的電子文件系統(tǒng)；
5、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將提高管理美國(guó)國(guó)家檔案館的文件中心系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子文件的能力；
6、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將保證無(wú)論何時(shí)何地任何人都能使用上最先進(jìn)的工具找到并利用我們保存的電子文件；
7、在任何時(shí)候，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署的工作人員都有能力使用這些電子工具；
8、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將通過(guò)傾聽所有用戶的需要，滿足他們的需求以及征求他們的反饋意見(jiàn)來(lái)贏得用戶持續(xù)、廣泛的支持。
電子文件檔案館系統(tǒng)將擁有這樣的功能（服務(wù)），無(wú)論在那里，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署、其他政府機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾通過(guò)因特網(wǎng)能夠利用政府電子文件，并且從國(guó)家檔案館、總統(tǒng)圖書館和聯(lián)邦文件中心發(fā)送、尋找以及檢索電子文件。它將是這樣的一個(gè)系統(tǒng)，就統(tǒng)一性和綜合性而言支持電子文件管理，但是實(shí)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)的信息技術(shù)構(gòu)架的定位對(duì)于這個(gè)系統(tǒng)的用戶來(lái)說(shuō)并不重要。
經(jīng)過(guò)與計(jì)算機(jī)專家的通力協(xié)作且與大小計(jì)算機(jī)公司在信息技術(shù)方面的對(duì)話及大量的市場(chǎng)研究，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署確認(rèn)，盡管建設(shè)這樣一個(gè)系統(tǒng)所需要的絕大多數(shù)基礎(chǔ)技術(shù)作為商業(yè)產(chǎn)品是可以得到的，但是建設(shè)一個(gè)綜合系統(tǒng)不僅能保存和持續(xù)提供利用任何類型的電子文件，而且還能支持電子文件管理的過(guò)程，能與聯(lián)邦部門、研究機(jī)構(gòu)、各類院校、圖書館、辦公室、家庭等各種各樣形式的系統(tǒng)互動(dòng)。
許多專家不僅把建設(shè)電子文件檔案館描述成具有史無(wú)前例的、錯(cuò)綜復(fù)雜的和具有冒險(xiǎn)的特點(diǎn)，而且還因?yàn)檫@樣一個(gè)系統(tǒng)把信息技術(shù)推入一個(gè)新的發(fā)展方向而感到興奮。一些分析家相信，建設(shè)電子文件檔案館，不僅對(duì)于文化遺產(chǎn)機(jī)構(gòu)是必不可少的，而且在數(shù)字領(lǐng)域中還將指導(dǎo)商業(yè)活動(dòng)。
這項(xiàng)重大事業(yè)的投入也是非常巨大的。2004年，聯(lián)邦政府已經(jīng)向國(guó)家檔案館提供了3600萬(wàn)美元著手開發(fā)和部署這個(gè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用將逐年增加，預(yù)期到2007年具有初始的運(yùn)行能力，到2011年4月，正式完成整個(gè)系統(tǒng)。正是由于這些原因，這個(gè)方案不僅受到國(guó)家檔案館管理層的高度重視，同時(shí)也備受白宮、美國(guó)國(guó)會(huì)和其他政府機(jī)構(gòu)以及信息技術(shù)業(yè)的高度關(guān)注。
在美國(guó)國(guó)家檔案與文件署建立的系統(tǒng)的復(fù)雜性中，一個(gè)重要因素源于國(guó)家檔案館的決定，該決定想要獲得一個(gè)系統(tǒng)，來(lái)支持檔案館整個(gè)的、頭尾相接的跨越電子文件管理生命周期的過(guò)程。基于對(duì)所有電子文件管理的基本過(guò)程都已達(dá)成共識(shí)而言，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署需要一個(gè)適合所有電子文件創(chuàng)造者產(chǎn)生的電子文件和所有保存在檔案館的電子文件的集成的方法，該系統(tǒng)的范圍延伸到所有電子文件管理的生命周期。在系統(tǒng)支持電子文件管理的方法和如何定位其他類型的電子文件之間有一個(gè)根本的區(qū)別：這個(gè)系統(tǒng)除了繼續(xù)處理電子文件之外，還將支持對(duì)利用電子文件所產(chǎn)生的信息、信息記錄的形成者以及那些形成電子文件活動(dòng)的管理。
從單純的技術(shù)觀點(diǎn)看，建設(shè)如此的一個(gè)系統(tǒng)是具有挑戰(zhàn)性的，一方面由于檔案館運(yùn)作方式、檔案工作者思考和工作的方法，另一方面，設(shè)計(jì)和開發(fā)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的方式等差異，大大加劇了困難。就一個(gè)有責(zé)任保存各類記錄產(chǎn)生者的檔案的國(guó)家檔案館或任何其他檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，由于各類記錄在技術(shù)和檔案的特性上都是不同的，所以，問(wèn)題更加嚴(yán)重。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署承諾要與合作伙伴共同完成這項(xiàng)事業(yè)。為了應(yīng)對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，自從1998年以來(lái)，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署已經(jīng)廣泛建立了合作伙伴關(guān)系。合作關(guān)系之一就是在計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息技術(shù)領(lǐng)域。第一個(gè)合作伙伴是專利與商標(biāo)局。作為國(guó)家科學(xué)基金會(huì)的聯(lián)合發(fā)起人，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署，自1998年以來(lái)，開始從事軍隊(duì)研究實(shí)驗(yàn)室的工作，關(guān)注信息保障和運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)解決一些復(fù)雜的檔案問(wèn)題。為了開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，在國(guó)際咨詢委員會(huì)關(guān)于空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)方案的背景下，與國(guó)家科學(xué)基金會(huì)合作開發(fā)ISO標(biāo)準(zhǔn)。
另一個(gè)大的領(lǐng)域的合作就是檔案學(xué)、文件管理學(xué)和信息科學(xué)。在那個(gè)領(lǐng)域中的一個(gè)最重要的活動(dòng)是“永久保護(hù)真實(shí)電子文件國(guó)際研究”項(xiàng)目（INTERPARES）。總部在加拿大的大不列顛哥倫比亞大學(xué)，把這個(gè)涉及多學(xué)科的項(xiàng)目的重點(diǎn)放在保存真實(shí)的電子文件的必要條件上。在國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和保存項(xiàng)目開發(fā)的初始階段，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署已經(jīng)與國(guó)會(huì)圖書館合作，并且它還是數(shù)字圖書館聯(lián)盟的成員之一。
這些伙伴關(guān)系與國(guó)家檔案館的基本戰(zhàn)略計(jì)劃是一致的，這個(gè)戰(zhàn)略計(jì)劃不是把目標(biāo)放在開發(fā)特殊的技術(shù)來(lái)滿足檔案或電子文件的管理需求。相反，我們要尋找的在技術(shù)上的解決方法是電子政府、電子貿(mào)易和新一代的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)。這項(xiàng)戰(zhàn)略計(jì)劃應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用我們利用市場(chǎng)的能力。它將使我們有望獲得在行政機(jī)構(gòu)從事電子文件管理的權(quán)力。
如果不這樣做，美國(guó)政府每天創(chuàng)造的文件將永遠(yuǎn)的失去。這就是為什么美國(guó)國(guó)家檔案與文件署需要建設(shè)電子文件檔案館，這樣，無(wú)論何時(shí)、何地、乃至將來(lái)，任何人都可以依靠那時(shí)使用的技術(shù)利用這些電子文件。
這就是為什么美國(guó)國(guó)家檔案與文件署要花費(fèi)如此多的時(shí)間和資源設(shè)計(jì)聯(lián)邦電子文件的管理和建設(shè)電子文件檔案館，不僅僅是為了將來(lái)的檔案館，更是為了將來(lái)能使用這些電子文件，因?yàn)槲覀儾粌H僅服務(wù)于現(xiàn)在的公眾，更是為了服務(wù)于未來(lái)的公眾。
（涵之譯自美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站）
----編 者
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署是美國(guó)龐大的政府系統(tǒng)中一個(gè)獨(dú)立的小機(jī)構(gòu)，但是其職責(zé)延伸至聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的三個(gè)組成部分——立法、行政、司法，而且負(fù)責(zé)國(guó)家檔案館、總統(tǒng)圖書館以及全國(guó)各聯(lián)邦文件資料中心系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)它也頒布一些諸如聯(lián)邦法規(guī)制度、美國(guó)法典等基礎(chǔ)性的政府文件。它還具有一些輔助的作用，比如，負(fù)責(zé)對(duì)政府系統(tǒng)中涉及國(guó)家機(jī)密的信息的監(jiān)督，以及對(duì)非盈利的歷史出版物和電子文件管理項(xiàng)目撥款的監(jiān)督。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署也對(duì)聯(lián)邦政府所有機(jī)構(gòu)在電子文件生命周期里的管理給予指導(dǎo)。這項(xiàng)重大的職責(zé)涉及處理各種各樣的信息，包括國(guó)會(huì)在立法過(guò)程中形成的電子文件、行政訴訟判決的法院案件的電子文件、軍隊(duì)電子文件和軍隊(duì)的人事文件、從醫(yī)藥類到太陽(yáng)-陸地的吸引力的研究數(shù)據(jù)、從核能到經(jīng)濟(jì)時(shí)代的系列研究數(shù)據(jù)、移民、國(guó)際貿(mào)易，發(fā)明創(chuàng)造以及流行病的電子文件、從法律法規(guī)匯編的出版物到機(jī)構(gòu)網(wǎng)站的出版物、從每日天氣預(yù)報(bào)到每日總統(tǒng)簡(jiǎn)報(bào)、有關(guān)食品和藥物安全的電子文件、有關(guān)災(zāi)害的電子文件（范圍從颶風(fēng)、洪災(zāi)到“哥倫比亞號(hào)”航天飛機(jī)失事、“911”恐怖襲擊等）、以及其他許多方面的電子文件。
如何管理好這些電子文件，以加強(qiáng)質(zhì)量管理、改善管理的有效性和提高管的效率，選擇和保存那些值得為子孫后代留存的電子文件，幫助公眾、學(xué)者和政府官員發(fā)現(xiàn)且獲得我們國(guó)家歷史上任何時(shí)期他們感興趣的電子文件，顯然非常重要。雖然這個(gè)綜合性的挑戰(zhàn)是巨大的，但是，由于在政府部門中不斷增長(zhǎng)的數(shù)字技術(shù)的使用，使得這場(chǎng)挑戰(zhàn)被大大地減弱。簡(jiǎn)單地說(shuō)，在電子文件方面，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署遇到的挑戰(zhàn)：就是可以通過(guò)聯(lián)邦政府任何實(shí)體在任何計(jì)算機(jī)平臺(tái)上保存任何類型的電子文件，使任何類型電子文件的利用成為可能，并為任何對(duì)那些材料有興趣的人提供和傳遞資料。從根本上說(shuō)，信息自由法案是任何人都需要的，因?yàn)榉ò敢蠼颐苷奈募怯欣狻囊粋€(gè)角度看，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署所面臨的挑戰(zhàn)就是處理聯(lián)邦政府所有的文件，但是從另外一個(gè)角度看，電子文件更具挑戰(zhàn)性，因?yàn)殡娮游募衅涮厥獾膯?wèn)題。
以下5點(diǎn)因素構(gòu)成了對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)：
●規(guī)模：在不久的將來(lái)，我們所面臨的是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們技術(shù)能力的工作負(fù)擔(dān)，并且，將面臨電子文件無(wú)限制的增長(zhǎng)。雖然政府部門所形成的全部信息數(shù)據(jù)并非為國(guó)家檔案館全部擁有，但是從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中獲得的資料證實(shí)：信息數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)將是持續(xù)快速的。說(shuō)到底，我們正處在電子政府快速增長(zhǎng)的初始階段。
●多樣化：特別是，數(shù)字格式的多樣化。實(shí)際上，意味著要處理整個(gè)美國(guó)政府中各種各樣、無(wú)限制的數(shù)字化的電子文件。
●復(fù)雜性：從1971年起，美國(guó)國(guó)家檔案館就已經(jīng)開始保存數(shù)字文件了，但是此后事情變得越來(lái)越復(fù)雜。實(shí)際上，在開始的數(shù)十年中，政府部門使用計(jì)算機(jī)產(chǎn)生了一套數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，如由統(tǒng)計(jì)局和經(jīng)濟(jì)分析局收集的在軍事方面的彈道數(shù)據(jù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)。之后，不僅格式的數(shù)量增加了，而且數(shù)據(jù)的類型變得越來(lái)越復(fù)雜。總的說(shuō)來(lái)，由國(guó)家檔案館在1971年到20世紀(jì)90年代早期編入的一套數(shù)據(jù)可以作為獨(dú)立的邏輯文件的代表。更多最近新添的數(shù)據(jù)不僅包括網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，而且還包括辦公自動(dòng)化文件、地理信息系統(tǒng)和網(wǎng)頁(yè)。將來(lái)，我們將需要制造處理電子文件的計(jì)算機(jī)、高清晰度電視和更多綜合數(shù)據(jù)。
●耐久性：眾所周知，在信息技術(shù)高速發(fā)展的前提下，硬件、軟件、數(shù)據(jù)格式、數(shù)字媒體具有生命周期相對(duì)較短的特點(diǎn)。當(dāng)保存數(shù)字字節(jié)的物質(zhì)問(wèn)題易于管理時(shí)，只有眾多的、多方面的計(jì)劃才能保證這些數(shù)字字節(jié)能夠以可信的格式讀出。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將耐久性的挑戰(zhàn)，從關(guān)心哪些應(yīng)該被保存擴(kuò)展到解決長(zhǎng)期保存的耐久性方案。如果保存解決方案本身屬于過(guò)時(shí)的，它將解決不了問(wèn)題，相反使問(wèn)題更加復(fù)雜化。
●變化：信息技術(shù)的持續(xù)變化揭示了過(guò)時(shí)的對(duì)立面：新的容量、提高了的兼容性、改善了的性能的出現(xiàn)。檔案的核心作用是要把過(guò)去的證據(jù)傳遞至現(xiàn)在和未來(lái)，我們期盼著未來(lái)的用戶將運(yùn)用所具有的最先進(jìn)的技術(shù)去發(fā)現(xiàn)、傳遞和處理過(guò)去的電子文件。此外，穩(wěn)健的管理意味著要利用帶有新技術(shù)含量的、改進(jìn)的價(jià)格/性能比的方法。以數(shù)字化方式保存電子文件，需要依靠新技術(shù)，這樣的要求，產(chǎn)生了以準(zhǔn)確地傳播過(guò)去留存電子文件為目標(biāo)的內(nèi)在的緊張態(tài)勢(shì)。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署表示，將盡全力應(yīng)對(duì)由電子文件引起的這場(chǎng)挑戰(zhàn)。電子文件檔案館將不是一幢實(shí)實(shí)在在的建筑大樓，但是，事實(shí)上在網(wǎng)絡(luò)空間里卻是一個(gè)寶庫(kù)。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署期盼的就是電子文件檔案館將不依靠任何特殊的硬件和軟件，真正保存和提供利用任何形式的電子文件。要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)將需要在幾個(gè)方面采取行動(dòng)：
1、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將成為一個(gè)在電子文件領(lǐng)域革新的領(lǐng)跑者；
2、在聯(lián)邦合作伙伴的配合下，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將加強(qiáng)政策和技術(shù)方面的指導(dǎo)，從而能對(duì)電子文件的創(chuàng)建和管理?yè)?dān)負(fù)起責(zé)任；
3、在研究伙伴的幫助下，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將開發(fā)和維護(hù)技術(shù)來(lái)獲取、保存、描述、利用和恰當(dāng)?shù)靥幚碚娜魏坞娮游募?br>4、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將管理一個(gè)統(tǒng)一的全國(guó)性的可持續(xù)利用的聯(lián)邦政府永久的電子文件系統(tǒng)；
5、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將提高管理美國(guó)國(guó)家檔案館的文件中心系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子文件的能力；
6、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將保證無(wú)論何時(shí)何地任何人都能使用上最先進(jìn)的工具找到并利用我們保存的電子文件；
7、在任何時(shí)候，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署的工作人員都有能力使用這些電子工具；
8、美國(guó)國(guó)家檔案與文件署將通過(guò)傾聽所有用戶的需要，滿足他們的需求以及征求他們的反饋意見(jiàn)來(lái)贏得用戶持續(xù)、廣泛的支持。
電子文件檔案館系統(tǒng)將擁有這樣的功能（服務(wù)），無(wú)論在那里，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署、其他政府機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾通過(guò)因特網(wǎng)能夠利用政府電子文件，并且從國(guó)家檔案館、總統(tǒng)圖書館和聯(lián)邦文件中心發(fā)送、尋找以及檢索電子文件。它將是這樣的一個(gè)系統(tǒng)，就統(tǒng)一性和綜合性而言支持電子文件管理，但是實(shí)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)的信息技術(shù)構(gòu)架的定位對(duì)于這個(gè)系統(tǒng)的用戶來(lái)說(shuō)并不重要。
經(jīng)過(guò)與計(jì)算機(jī)專家的通力協(xié)作且與大小計(jì)算機(jī)公司在信息技術(shù)方面的對(duì)話及大量的市場(chǎng)研究，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署確認(rèn)，盡管建設(shè)這樣一個(gè)系統(tǒng)所需要的絕大多數(shù)基礎(chǔ)技術(shù)作為商業(yè)產(chǎn)品是可以得到的，但是建設(shè)一個(gè)綜合系統(tǒng)不僅能保存和持續(xù)提供利用任何類型的電子文件，而且還能支持電子文件管理的過(guò)程，能與聯(lián)邦部門、研究機(jī)構(gòu)、各類院校、圖書館、辦公室、家庭等各種各樣形式的系統(tǒng)互動(dòng)。
許多專家不僅把建設(shè)電子文件檔案館描述成具有史無(wú)前例的、錯(cuò)綜復(fù)雜的和具有冒險(xiǎn)的特點(diǎn)，而且還因?yàn)檫@樣一個(gè)系統(tǒng)把信息技術(shù)推入一個(gè)新的發(fā)展方向而感到興奮。一些分析家相信，建設(shè)電子文件檔案館，不僅對(duì)于文化遺產(chǎn)機(jī)構(gòu)是必不可少的，而且在數(shù)字領(lǐng)域中還將指導(dǎo)商業(yè)活動(dòng)。
這項(xiàng)重大事業(yè)的投入也是非常巨大的。2004年，聯(lián)邦政府已經(jīng)向國(guó)家檔案館提供了3600萬(wàn)美元著手開發(fā)和部署這個(gè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用將逐年增加，預(yù)期到2007年具有初始的運(yùn)行能力，到2011年4月，正式完成整個(gè)系統(tǒng)。正是由于這些原因，這個(gè)方案不僅受到國(guó)家檔案館管理層的高度重視，同時(shí)也備受白宮、美國(guó)國(guó)會(huì)和其他政府機(jī)構(gòu)以及信息技術(shù)業(yè)的高度關(guān)注。
在美國(guó)國(guó)家檔案與文件署建立的系統(tǒng)的復(fù)雜性中，一個(gè)重要因素源于國(guó)家檔案館的決定，該決定想要獲得一個(gè)系統(tǒng)，來(lái)支持檔案館整個(gè)的、頭尾相接的跨越電子文件管理生命周期的過(guò)程。基于對(duì)所有電子文件管理的基本過(guò)程都已達(dá)成共識(shí)而言，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署需要一個(gè)適合所有電子文件創(chuàng)造者產(chǎn)生的電子文件和所有保存在檔案館的電子文件的集成的方法，該系統(tǒng)的范圍延伸到所有電子文件管理的生命周期。在系統(tǒng)支持電子文件管理的方法和如何定位其他類型的電子文件之間有一個(gè)根本的區(qū)別：這個(gè)系統(tǒng)除了繼續(xù)處理電子文件之外，還將支持對(duì)利用電子文件所產(chǎn)生的信息、信息記錄的形成者以及那些形成電子文件活動(dòng)的管理。
從單純的技術(shù)觀點(diǎn)看，建設(shè)如此的一個(gè)系統(tǒng)是具有挑戰(zhàn)性的，一方面由于檔案館運(yùn)作方式、檔案工作者思考和工作的方法，另一方面，設(shè)計(jì)和開發(fā)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的方式等差異，大大加劇了困難。就一個(gè)有責(zé)任保存各類記錄產(chǎn)生者的檔案的國(guó)家檔案館或任何其他檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，由于各類記錄在技術(shù)和檔案的特性上都是不同的，所以，問(wèn)題更加嚴(yán)重。
美國(guó)國(guó)家檔案與文件署承諾要與合作伙伴共同完成這項(xiàng)事業(yè)。為了應(yīng)對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，自從1998年以來(lái)，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署已經(jīng)廣泛建立了合作伙伴關(guān)系。合作關(guān)系之一就是在計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息技術(shù)領(lǐng)域。第一個(gè)合作伙伴是專利與商標(biāo)局。作為國(guó)家科學(xué)基金會(huì)的聯(lián)合發(fā)起人，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署，自1998年以來(lái)，開始從事軍隊(duì)研究實(shí)驗(yàn)室的工作，關(guān)注信息保障和運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)解決一些復(fù)雜的檔案問(wèn)題。為了開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，在國(guó)際咨詢委員會(huì)關(guān)于空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)方案的背景下，與國(guó)家科學(xué)基金會(huì)合作開發(fā)ISO標(biāo)準(zhǔn)。
另一個(gè)大的領(lǐng)域的合作就是檔案學(xué)、文件管理學(xué)和信息科學(xué)。在那個(gè)領(lǐng)域中的一個(gè)最重要的活動(dòng)是“永久保護(hù)真實(shí)電子文件國(guó)際研究”項(xiàng)目（INTERPARES）。總部在加拿大的大不列顛哥倫比亞大學(xué)，把這個(gè)涉及多學(xué)科的項(xiàng)目的重點(diǎn)放在保存真實(shí)的電子文件的必要條件上。在國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和保存項(xiàng)目開發(fā)的初始階段，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署已經(jīng)與國(guó)會(huì)圖書館合作，并且它還是數(shù)字圖書館聯(lián)盟的成員之一。
這些伙伴關(guān)系與國(guó)家檔案館的基本戰(zhàn)略計(jì)劃是一致的，這個(gè)戰(zhàn)略計(jì)劃不是把目標(biāo)放在開發(fā)特殊的技術(shù)來(lái)滿足檔案或電子文件的管理需求。相反，我們要尋找的在技術(shù)上的解決方法是電子政府、電子貿(mào)易和新一代的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)。這項(xiàng)戰(zhàn)略計(jì)劃應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用我們利用市場(chǎng)的能力。它將使我們有望獲得在行政機(jī)構(gòu)從事電子文件管理的權(quán)力。
如果不這樣做，美國(guó)政府每天創(chuàng)造的文件將永遠(yuǎn)的失去。這就是為什么美國(guó)國(guó)家檔案與文件署需要建設(shè)電子文件檔案館，這樣，無(wú)論何時(shí)、何地、乃至將來(lái)，任何人都可以依靠那時(shí)使用的技術(shù)利用這些電子文件。
這就是為什么美國(guó)國(guó)家檔案與文件署要花費(fèi)如此多的時(shí)間和資源設(shè)計(jì)聯(lián)邦電子文件的管理和建設(shè)電子文件檔案館，不僅僅是為了將來(lái)的檔案館，更是為了將來(lái)能使用這些電子文件，因?yàn)槲覀儾粌H僅服務(wù)于現(xiàn)在的公眾，更是為了服務(wù)于未來(lái)的公眾。
（涵之譯自美國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站）
