外國(guó)電子文件的有關(guān)法規(guī)

外國(guó)電子文件( 電子檔案) 法規(guī)是外國(guó)檔案法規(guī)的內(nèi)容之一,且越來(lái)越受到各國(guó)的重視, 由于此項(xiàng)內(nèi)容較多, 因而單列一節(jié)講述。

信息時(shí)代, 檔案工作不斷向縱深發(fā)展, 伴隨著計(jì)算機(jī)和各種新技術(shù)的應(yīng)用, 電子文件數(shù)量日益增多, 無(wú)可爭(zhēng)議地成為了現(xiàn)代社會(huì)記錄、傳達(dá)和留存信息的重要工具。人們, 尤其是檔案工作者在被這些如山的電子文件包圍的同時(shí), 慌張地發(fā)現(xiàn)“ 不知如何最有效地管理這些文件”, 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的一系列法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)及管理措施等, 已不能適用于電子文件及其管理, 這種新介質(zhì)已迫使我們重新檢查我們的檔案法, 于是, 關(guān)于電子文件的法規(guī)建設(shè)成為了各國(guó)檔案法規(guī)建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急和重中之重。由于對(duì)這種伴隨著新技術(shù)產(chǎn)生的新型載體文件的研究還不夠成熟, 目前對(duì)這種新載體文件的稱呼主要有兩種, 即“ 電子文件” 和“ 電子檔案”, 較多的人稱之為“ 電子文件”。

電子文件的興起給各國(guó)檔案界人士帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn), 從觀念、理論, 到技術(shù)、實(shí)踐, 再到管理方法、政策法規(guī)制定等各個(gè)方面, 都要求檔案人員密切關(guān)注, 作出適時(shí)反應(yīng)并有開(kāi)闊的眼光, 能作出具有前瞻性的決定, 制定出有指導(dǎo)意義的規(guī)章制度。

1 外國(guó)電子文件法規(guī)的主要內(nèi)容

雖然很難明確地?cái)⑹龈鲊?guó)不斷發(fā)展的電子文件法規(guī)的內(nèi)容, 但目前各國(guó)都是圍繞著一些主要的和亟待解決的問(wèn)題來(lái)展開(kāi)的, 主要有:

( 1 ) 電子文件的安全

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用, 在給我們帶來(lái)諸多方便的同時(shí), 也帶來(lái)了很多不安全因素。如載體不穩(wěn)定, 硬件設(shè)備故障, 軟件自身缺陷,病毒侵害, 黑客攻擊, 還有各種利用計(jì)算機(jī)犯罪等行為。從20 世紀(jì)60 年代起, 這些安全與犯罪問(wèn)題就引起了人們的重視。電子文件的安全與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全是緊密相關(guān)的, 要使電子文件信息安全地運(yùn)行和傳遞, 各國(guó)政府在加強(qiáng)防范的同時(shí), 紛紛建立了關(guān)于計(jì)算機(jī)安全與電子文件安全的法律規(guī)范, 并根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展不斷修訂其法規(guī)。

美國(guó)于1970 年頒布了《金融秘密權(quán)利法》, 對(duì)一般個(gè)人或法人利用銀行、保險(xiǎn)業(yè)以及其他金融業(yè)的計(jì)算機(jī)所存儲(chǔ)的電子文件信息規(guī)定了必要的限制, 禁止在一定時(shí)間內(nèi)把有關(guān)用戶的“ 消極信息” 向第三者轉(zhuǎn)讓; 各州也針對(duì)計(jì)算機(jī)安全與犯罪制定了相應(yīng)的法律規(guī)范。至1984 年10 月, 美國(guó)正式通過(guò)了《偽造存取手段以及計(jì)算機(jī)詐騙與濫用法》, 成為專門針對(duì)計(jì)算機(jī)安全問(wèn)題的聯(lián)邦立法。1996 年2 月8 日, 美國(guó)總統(tǒng)克林頓簽署通過(guò)了“ 電信法”, 再次對(duì)計(jì)算機(jī)安全問(wèn)題予以法律規(guī)范。

瑞典早在1973 年就頒布了“ 數(shù)據(jù)法”, 對(duì)電子數(shù)據(jù)的收集、處理、復(fù)制、存儲(chǔ)、傳輸、使用、修改、銷毀等都作出法律規(guī)定,這是世界上第一部保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的法律。

加拿大政府意識(shí)到法律是檔案信息安全的第一道防線, 通過(guò)法律的建設(shè)和實(shí)施, 能夠更好地保障文件的運(yùn)行。他們頒布了“ 檔案信息獲取法”, 與此相配套, 還出臺(tái)了相應(yīng)的政策, 加拿大政府于1996 年發(fā)布了A-130 通告, 在附錄“ 聯(lián)邦政府自動(dòng)化檔案信息資源安全” 政策大綱中, 具體闡述了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案信息安全對(duì)策, 可操作性很強(qiáng)。

( 2 ) 電子文件的法律證據(jù)性

近年來(lái), 由于電子文件的大量出現(xiàn), 法律界、檔案界紛紛把目光投向它的法律證據(jù)性問(wèn)題, 使得該問(wèn)題成為目前最為關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題之一。

一個(gè)典型的例子就是微軟與美國(guó)政府的“ 世紀(jì)官司”, 在這一案件中, 電子文件證據(jù)成了此案審理的重要一環(huán), 微軟公司向美國(guó)政府提交了300 萬(wàn)份文件, 其中許多就是電子文件( 包括電子郵件) 。再如, 在美國(guó)眾多的公司兼并過(guò)程中, 經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的事情, 當(dāng)一個(gè)職員早上去上班時(shí)發(fā)現(xiàn)其公司已經(jīng)易主, 職員們被集中在大廳內(nèi), 禁止進(jìn)入自己的辦公室, 其原因就是, 兼并公司要避免員工進(jìn)入辦公室修改其存在電腦中的數(shù)據(jù)等信息。

目前, 對(duì)于電子文件證據(jù)可采性, 學(xué)術(shù)界的認(rèn)識(shí)已達(dá)到統(tǒng)一,司法實(shí)踐也是認(rèn)可的, 其證據(jù)價(jià)值是毋庸置疑的。但各國(guó)對(duì)于電子文件作為證據(jù)的采納程度和要求是有區(qū)別的。同時(shí), 各國(guó)已存在的法律體系和各種規(guī)章制度在給電子文件賦予法律地位的同時(shí)遭遇到各種難題。

如英、美證據(jù)法中的傳聞證據(jù)與最佳證據(jù)是采納電子文件作為證據(jù)的障礙。按照普通法系國(guó)家對(duì)傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的規(guī)定, 電子文件被歸屬為傳聞證據(jù), 而傳聞證據(jù)通常是不予采納的, 普通法系國(guó)家通過(guò)傳聞證據(jù)和最佳證據(jù)的例外來(lái)承認(rèn)電子文件的證據(jù)效力。英國(guó)的“ 民事證據(jù)法” ( 1968 年) 規(guī)定, 具備下列條件的計(jì)算機(jī)輸出的文件在做“ 第一手” 傳聞證據(jù)時(shí)可以采納: a. 來(lái)自使用者正常使用的計(jì)算機(jī); b. 在數(shù)據(jù)輸入時(shí)計(jì)算機(jī)運(yùn)行良好; c. 文件包含的信息是表述或來(lái)自輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)。此外, 還要求與業(yè)務(wù)活動(dòng)和使用文件有關(guān)的人向法院提供認(rèn)定該文件材料的證明書、制成方式說(shuō)明與軟件。1984 年, 英國(guó)頒布的“ 警察刑事證據(jù)法”第19 條第4 款規(guī)定, “ 警察可根據(jù)計(jì)算機(jī)中的信息作為證據(jù)”。而美國(guó)的做法則是, 在“ 判例法” 中承認(rèn)在何種情況下計(jì)算機(jī)文件被采納為傳聞證據(jù), 在何種情況下計(jì)算機(jī)文件被采納為最佳證據(jù),并允許當(dāng)事人在證明其無(wú)從取得原件的情況下, 可以使用抄本證明原件內(nèi)容。美國(guó)大多數(shù)州均制定有自己的電子商務(wù)法, 如猶他州1995 年頒布的《數(shù)字簽名法》、伊利諾斯州的《電子商務(wù)安全法》。2000 年6 月, 美國(guó)總統(tǒng)克林頓同時(shí)以電子簽名和傳統(tǒng)簽名的方式簽署了美國(guó)的《電子簽名商務(wù)法案》。

另外, 馬來(lái)西亞1997 年制定了《數(shù)字簽名法案》; 阿根廷于1998 年制定了《關(guān)于阿根廷政府內(nèi)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)的規(guī)定》、《公務(wù)部門公鑰體制標(biāo)準(zhǔn)的總統(tǒng)令》等; 意大利于1997 年制定了《意大利數(shù)字簽名法》, 隨后又于1998 年和1999 年分別頒布了總統(tǒng)令以實(shí)施《數(shù)字簽名技術(shù)規(guī)則》; 加拿大統(tǒng)一法律委員會(huì)于1999 年提出了《統(tǒng)一電子商務(wù)法( 草案) 》, 并于同年起草了《個(gè)人信息保護(hù)與電子文件法案》, 通過(guò)了《統(tǒng)一電子證據(jù)法》等; 澳大利亞1999年制定了《電子交易法》。相應(yīng)地, 韓國(guó)有《電子商務(wù)基本法》,印度有《電子商務(wù)支持法》, 新加坡有《電子交易法》?? 隨著國(guó)際電子貿(mào)易的發(fā)展, 越來(lái)越多的國(guó)家開(kāi)始制定法律來(lái)確定電子文件證據(jù)的法律地位。

( 3 ) 電子文件中的隱私權(quán)問(wèn)題

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及, 使得各個(gè)政府機(jī)關(guān)的計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)了大量的個(gè)人信息, 這些個(gè)人信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可連成一個(gè)大規(guī)模的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù), 從而政府機(jī)關(guān)可以方便地獲取個(gè)人的全部數(shù)據(jù)。但同時(shí), 它也給一些無(wú)權(quán)知道此信息或別有用心的人打開(kāi)了方便之門,這樣便侵犯了個(gè)人的隱私權(quán)。這個(gè)問(wèn)題同樣受到了各國(guó)的高度重視, 保護(hù)隱私權(quán)已成為各國(guó)的共識(shí)。一些歐洲國(guó)家, 如奧地利、德國(guó)、丹麥、瑞典、法國(guó)等, 已經(jīng)建立了綜合性的保密法律, 以保護(hù)在自動(dòng)化系統(tǒng)中存儲(chǔ)的個(gè)人數(shù)據(jù)。

一個(gè)無(wú)可爭(zhēng)議的事實(shí)是, 信息時(shí)代, 美國(guó)作為一個(gè)生產(chǎn)信息、傳播信息、利用信息的大國(guó), 走在了世界的前列, 它對(duì)這個(gè)信息時(shí)代不可避免的產(chǎn)物———電子文件的管理, 以及電子文件帶來(lái)的諸如隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問(wèn)題作了深入的探討, 并作了大量的工作。克林頓政府于1993 年制定了一項(xiàng)國(guó)家信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)特別行動(dòng)計(jì)劃,NARA ( National Archives and Records Administration, 國(guó)家文件與檔案局) 的一些官員是這項(xiàng)計(jì)劃中信息政策委員會(huì)的成員, 該會(huì)又分為信息自由法電子文件工作小組、知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作小組、隱私法工作小組等若干分支, 幫助人們了解電子文件及如何獲得電子形式的信息, 同時(shí)提高信息自由法對(duì)電子文件的管理能力。而且, 它對(duì)這方面的法規(guī)建設(shè)也是很有代表性的, 并隨著社會(huì)的發(fā)展一步步完善。如1996 年隱私法工作小組收集了有關(guān)私人信息以電子形式傳播時(shí), 國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施的開(kāi)發(fā)者與利用者發(fā)現(xiàn)了一些特殊問(wèn)題的數(shù)據(jù)資料, 并建議修改1973 年的《信息公正實(shí)施法案》, 使之適應(yīng)電子時(shí)代的要求。

( 4 ) 電子文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)施等的廣泛應(yīng)用, 使得資源共享成為可能, 人們從中獲益匪淺, 但同時(shí)也帶來(lái)了知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的問(wèn)題。為了規(guī)范社會(huì)信息活動(dòng), 保證一切信息活動(dòng)正常開(kāi)展而不致侵?jǐn)_國(guó)家、團(tuán)體、個(gè)人的利益, 發(fā)達(dá)國(guó)家研究和制定了一系列的信息法規(guī), 包括專利法、商標(biāo)法、版權(quán)法等。

美國(guó)于1959 年出臺(tái)的《公平原則》、1966 年出臺(tái)的《信息自由法案》、1970 年出臺(tái)的《版權(quán)法案》、1976 年出臺(tái)的《政府陽(yáng)光法案》、1980 年出臺(tái)的《文書工作削減法》, 這些都是旨在保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律。NARA 對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作小組的“ 知識(shí)產(chǎn)權(quán)與國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施” 草案提出了一些有意義的問(wèn)題。如該局強(qiáng)調(diào)在利用版權(quán)材料時(shí), 電子信息用戶要比檔案館和圖書館等中間利用媒體承擔(dān)更多的法律義務(wù)。該局同時(shí)指出, 根據(jù)《信息自由法案》所規(guī)定的法律義務(wù), 所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)必須制作版權(quán)電子文件的數(shù)字復(fù)制件。這是由《信息自由法案》中版權(quán)材料有時(shí)能成為聯(lián)邦政府文件這一內(nèi)容所決定的。從保護(hù)的角度看, 圖書館和檔案館也必須制作版權(quán)電子文件的數(shù)字復(fù)制件, 制定一些合法復(fù)制的例外形式, 以便在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

2 外國(guó)電子文件法規(guī)的特點(diǎn)

電子文件法律規(guī)范是由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān), 按照一定的立法程序制定并依靠國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范。表現(xiàn)形式一般是散布在有關(guān)法律文件的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文中。由于各國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等的不同, 迄今為止, 全國(guó)出臺(tái)的電子文件法規(guī)不盡相同, 而且由于電子文件及管理尚處于不成熟期, 這些電子文件的法律規(guī)范除了具有國(guó)家立法的權(quán)威性、強(qiáng)制性之外, 還表現(xiàn)出分散性、間接性、模糊性、不配套性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。

分散性, 顧名思義, 就是不集中, 缺乏針對(duì)性。目前, 電子文件的法律規(guī)范大多散見(jiàn)于若干部門法的有關(guān)條款中, 未形成集中的統(tǒng)一規(guī)定, 沒(méi)有完全獨(dú)立的電子文件法。

間接性, 這其實(shí)是由分散性導(dǎo)致的, 由于缺乏集中且完全針對(duì)電子文件的獨(dú)立法規(guī), 在使用時(shí), 只得援引相關(guān)法規(guī)中的相關(guān)條文, 這就有可能導(dǎo)致不完全適用或生搬硬套。

模糊性, 指的是現(xiàn)行的眾多電子文件法規(guī)中的一些規(guī)定, 表述及內(nèi)容不夠清晰、具體、明了、準(zhǔn)確。如“ 電子文件” 這一概念爭(zhēng)論就頗多。至于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人生成、管理、保護(hù)電子文件的權(quán)利與義務(wù), 電子文件機(jī)構(gòu)的設(shè)置與職責(zé), 違法行為的處理等問(wèn)題各國(guó)都未作出具體、清晰的規(guī)定。

不配套性, 是指在電子文件的法律規(guī)定中關(guān)于電子文件形成者、管理者、使用者的權(quán)利與義務(wù)的規(guī)定不銜接、不配套, 缺少完整的、互相支持補(bǔ)充的法律條文, 更沒(méi)有形成電子文件的法律體系。

動(dòng)態(tài)性, 這個(gè)特點(diǎn)我們同樣不可忽視。我們知道, 對(duì)于電子文件的管理和研究尚不成熟, 要繼續(xù)完善和深入。而且, 電子文件是同高新技術(shù)緊密相關(guān)的, 技術(shù)飛速發(fā)展, 所以, 對(duì)于它的研究和法律規(guī)定勢(shì)必不斷變化。

3 國(guó)際組織對(duì)于電子文件的規(guī)定

在日益網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、全球化的時(shí)代要求下, 電子文件, 尤其是電子郵件已打通國(guó)界, 成為人們?nèi)粘Ｉ睢⒔浑H、聯(lián)絡(luò)感情必不可少的手段。而且隨著電子商務(wù)、電子政務(wù)活動(dòng)的頻繁, 產(chǎn)生了大量電子文件。這些文件成為了跨國(guó)商貿(mào), 國(guó)際會(huì)議、活動(dòng)等國(guó)際間交流的重要記錄, 被國(guó)際社會(huì)所重視, 并相繼出臺(tái)了一些關(guān)于電子文件憑證性的法律規(guī)定。如1982 年歐洲理事會(huì)的《電子處理資金撥劃》秘書長(zhǎng)報(bào)告, 就提出了計(jì)算機(jī)記錄相當(dāng)于書面文件, 應(yīng)作為證據(jù)的看法。1985 年, 聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì)在第18 屆年會(huì)上的報(bào)告《計(jì)算機(jī)記錄的法律價(jià)值》中, 建議各國(guó)政府重新審查涉及使用計(jì)算機(jī)記錄作為訴訟證據(jù)的法律規(guī)則, 以便消除對(duì)其使用所造成的不必要障礙, 確保這些規(guī)則符合技術(shù)的發(fā)展, 并為法院提供適當(dāng)?shù)霓k法來(lái)評(píng)價(jià)這些記錄中的資料的可靠性。1996 年, 聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì)又推出了《電子商務(wù)示范法》, 除了對(duì)數(shù)據(jù)電文的證據(jù)價(jià)值加以肯定之外, 又對(duì)原件等問(wèn)題作了詳細(xì)的規(guī)定。

另外, 由于這些電子文件缺乏統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)、組織等, 給管理帶來(lái)了很大的不便, 甚至由此產(chǎn)生問(wèn)題和糾紛。1987 年, 國(guó)際商會(huì)制定了《電傳交換貿(mào)易數(shù)據(jù)統(tǒng)一行為守則》, 就是為EDI( 電子數(shù)據(jù)交換) 用戶提供一套國(guó)際公認(rèn)的行為準(zhǔn)則。而且, 只要當(dāng)事人采用此準(zhǔn)則, EDI 就有了法律證據(jù)價(jià)值。總之, 國(guó)際組織為了電子文件向著規(guī)范化、普及化等方向發(fā)展, 從法律的高度對(duì)電子文件所進(jìn)行的規(guī)定、評(píng)價(jià)和努力, 是很值得各國(guó)學(xué)習(xí)和借鑒的。

根據(jù)以上我們所談的主要內(nèi)容, 各國(guó)融合了它們各自的研究成果和技術(shù)水平, 建立了風(fēng)格各異的電子文件的法規(guī), 但資源共享的共同目的又促使它們朝著與國(guó)際接軌的方向努力, 即使目前各國(guó)的步伐和水平不一, 但各國(guó)電子文件的法規(guī)建設(shè)必將融合與趨同。