InterPARES與檔案工作
吉姆·森得曼
檔案工作是由文件保管組成的，檔案工作不能損害文件的可信度或可利用性。在寫書是普遍現象的社會中，檔案工作的側重點就是書面文件。人們利用記錄載體的特點保持載體所包含信息的可信性。文件載體也是文件提供利用的基礎。所以，“文件”的定義中經常包含載體，即定義常常是概念和人工制品的混合物。例如《加拿大國家檔案館法》對“文件”的定義是：“任何信函、備忘錄、書籍、計劃、圖紙、繪圖、圖表、圖片或繪畫作品、照片、膠片、縮微膠片、錄音、錄像、可機讀文件以及其他任何文件資料，無論物理形式或特點，以及其拷貝。”
利用計算機生成和使用信息技術的出現和廣泛普及迫使全世界的檔案機構重新思考一個問題：文件到底是什么?對于數字載體我們不能采用紙張一樣的方式保持文件的可靠性和可利用性。面對這種狀況，檔案工作者正在重新考慮如何在不失去可信性的前提下保管和利用文件。這項工作引發了以下三個基本問題：
1、文件是什么?
2、我們需要保護什么?
3、我們如何保持文件的可利用性?
這并不是文件保管技術第一次發生根本性的變化。十一世紀以前安格魯，薩克森英格蘭的政府和商業機構幾乎不使用書面文件。這種技術的系統化，作為記錄和保護信息并得到人們的廣泛信任是在距今二百五十年以前。M.T.Clanchy對這種變化進行了研究，他指出：
文件并不能得到人們立即的信任。和其他新技術一樣，發展改進的過程漫長而復雜，特別是在十二世紀的英格蘭，在生產方法發展并得到傳統主義者和文化專家接受之前。從記憶到書面文件的發展過程沒有簡單的捷徑。需要使人們相信，文件證據對現有方法來說是一種很好的改進，值得付出額外的費用并掌握必需的新技術。
今天，因為數字技術在文件生成、使用和管理方面的影響，以及那些將這種技術引進到業務和個人活動的主流之中的人們的態度，使得我們這些檔案工作者面臨一種挑戰：如何回答以上三個基本問題?挑戰的基本要求使我們對自身的作用、在新技術背景下如何應用我們的原則提出了疑問。
面對這種基本挑戰，我們必須回顧一下第一個原則。正因為如此，我將從職業道德的角度概述檔案工作。這種觀點要求我們在意識上要清醒地意識到我們應該做什么。然后我將從三個基本問題出發簡要回顧一下數字技術。我將利用這種框架來評估InterPARES項目的成果與檔案工作的關系。
下面是國際檔案理事會(1CA)《職業道德守則》的前四條(總共十條)，包括從解釋性注釋中的選出摘錄。
第一款稱“檔案工作者應保護檔案資料的完整性，并保證這些資料能一直作為有關過去的可靠證據。”
檔案工作者的首要職責就是保持所保管文件的完整性……[檔案工作者]應抵制來自各方面企圖控制證據以隱藏或歪曲事實的壓力。
第二款：檔案工作者應在檔案資料的歷史、法律和行政管理背景下鑒定、選擇并管理檔案資料，并堅持來源原則，保護并證明文件間的原始關系。
檔案工作者應根據檔案原則履行職責，包括現行和半現行文件生成、管理和處置，包括電子和多媒體文件，選擇并征集用于保管的文件，保衛、保護管轄范圍內的檔案，檔案的整理、著錄、出版和提供利用……如果征集或接收會危及文件的完整性和安全，那么檔案工作者就不要進行征集或接收工作……
第三款：在檔案處理、保護和使用過程中，檔案工作者應保護文件的真實性。
檔案工作者應保證文件的檔案價值，在檔案文件的鑒定、管理、著錄、保護和使用……過程中不能損害電子文件或多媒體文件。
第四款：檔案工作者應保證檔案資料的持續可利用性和可理解性。
檔案工作者應選擇最應保存或銷毀的文件，以保留生成和積累文件個人或機構活動的基本證據。
這四條表明了三個基本檔案工作過程：鑒定、保護和提供利用。這些程序的實施強調了保護文件的完整性和真實性的重要性。總起來說，這四條可以代表檔案工作者對文件應擔負的責任。我省略了《守則》中的后六條，因為這些條是說明檔案工作者對社會承擔的責任，不屬于本文的范疇。
《守則》沒有對不同載體文件做出例外規定。注釋對第二款和第三款的解釋中提到了電子文件。這是為了保證我們沒有因為文件技術的原因(文件權力中的一種特權)漏掉文件。我們在文件方面的職業道德要求我們理解自己的工作過程，理解工作過程對文件完整性和真實性影響。
職業規則中存在一個很明確的觀點，即我們實際上知道什么樣的特點賦予了文件的完整性和真實性。由于文件的生成和使用長期使用紙質技術，所以這些特點就成了文件的一部分。例如：
· 我們使用鋼筆在文件上簽名證實文件；
·信函的抬頭(打印在信函上)可以證明文件的特性和完整性；
·備忘錄是可以接受的內部業務交流形式。
用于文件保護的技術特點被融入到文件內容、結構和背景之中。
檔案工作者能清楚地認識到用于文件保管的數字技術特點，有積極的也有消極的。文件生成人對這種技術的依賴性越來越強，這就迫使我們檢查技術對文件內容、結構和背景的影響。通過這種檢查，我們不僅可以發現技術發展到了什么程度，或者與文件實際結構的結合程度，還可以使我們認識到我們對于制定生成真實文件的方法做出什么樣的貢獻。這些考慮有助于說明我們需要了解技術的哪些方面。
如果把文件看作概念性實體，就要了解生成文件所需的技術。從我們熟悉的紙質技術中可以得知，如果在紙張上使用墨水書寫就會產生相對長久的作品。該作品的內容和結構不容易分離，因為紙張一旦沾上墨水就很難消除。我們還知道，我們可以把它們拿在手中并用肉眼閱讀，并且總的來說，文件看起來和摸起來的感覺與生成的時候沒有區別。因而我們可以很容易地預見紙質文件的利用方式，以及對于文件的未來用戶來說文件的哪些特點是最顯而易見的。
對電子文件采用同樣的方式，我們可以很容易看出對于文件保護來說新數字技術的哪些特點是重要的。我們已經知道增加磁帶或磁盤上的一個金屬物品磁性的作法的持久性并不明顯。需要做的只是改變該金屬的另一個具有同等或更強強度的磁性。我們還知道這種情況下內容和結構通常是分開的，因為通常情況下用于內容利用的軟件應用提供結構。如果取消應用，文件的結構就可能會消失。最后的結果是我們不能閱讀數字文件。我們要有一臺機器解讀。最后一個特點可能會給我們帶來最大的挑戰。在使用紙質技術的時候，我們可以在文件生成的時候利用文件。而使用數字技術時則不能。更為嚴重的是，技術也是迅速變化著的。
InterPARES項目的研究結果直接針對本文中前面提到的基本檔案問題，研究結果還通過一種與數字環境有關的方式支持檔案工作的職業基礎。通過對鑒定工作過程的檢查，InterPARES項目的研究結果直接說明我們需要保存什么。工作小組的主要決定(即鑒定必須是一種實時行為)是由其他人得出的：對電子文件生命周期方面的鑒定進行早期檢查。研究結果中的新內容是把技術應用到鑒定工作過程的方式。InterPARES得出的結論是，文件(作為一個概念實體)不僅僅在文件生命周期的后期，而且在向新環境(空間和時間)移交的時候都會面臨危險。
對于鑒定研究，負責研究數字技術如何影響保管過程的任務小組得出了兩個重要結論。第一是技術的本質特點決定了不可能保存電子文件。保護過程的重點是如何保持電子文件復制的能力。這與第二個結論有關，即保護過程包括出于提供利用的目的復制文件。這些結論，與保護過程的過程模式一起，直接把數字技術對檔案保護過程產生的影響和保持文件的可利用性結合起來。無法保管電子文件被看作是一種檔案保管形式的轉換。
對文件進行負責任的鑒定、有效的保管和提供利用是與檔案工作者道德直接相關的職業職責。該項目對檔案工作最大的貢獻可能就是真實性工作小組的研究發現。該工作小組發現了“完整性”和“真實性”術語所需的基本要求，《守則》中使用了這些術語但沒有給出定義。這些要求有助于定義文件，因而有助于幫助檔案工作者和機構有效地應用有限的鑒定和保護資源，并制定出合乎職業道德的安全的鑒定和保護程序。
項目研究成果的一個必然結果是檔案工作者不再認為自己是受冷落的文件保管人。保管的程序鏈從文件的生成開始，其結束不僅僅是向保管者移交，還有向文件用戶的移交。如果沒有現成的有效的檔案程序，文件在每次移交的時候都會遇到風險。
InterPARES研究很大程序上依賴古文書學作為項目內文件的一種分析系統和定義方式。該學科的基礎是被確定和限定的文件。在一個發展變化的數字世界中，這些特征不一定是普遍出現的，即數字對象可能更具流動性，更難以描述。例如，我所了解的一個司法機構將業務登記保存在一個數據庫中。有一個時期，沒有能滿足法律要求的輸出文件設備。即盡管確定了一個登記，但系統外不存在登記文件。作為一種權宜之計，數據庫的屏幕打印被發送到需求人那里，并作為法律證據。這個情況已經說過了。InterPARES第二階段項目必定會對說明以非傳統方式定義的文件的真實性程度有所幫助。
文件生命周期模式設定文件的生成目的只有一個，并且總的來說隨著時間的推移，文件對于這個目的越來越不重要——從現行到半現行到非現行的變化，雖然紙質環境下沒有出現過這種情況，在電子環境下文件的重復利用是非常普遍的。當一份文件有一個以上的現行周期、具有系列性或連續性，那么生命周期模式的實施就會變得更加復雜。例如，這個因素引起發了具有一個以上特性的文件的一些問題。
InterPARES研究結果面對的另一個挑戰是加密方式，比如數字簽名——法律可以把它定為真實性的標志。保護這些內容的可行性可能會帶來很多問題。如果不能保護文件的生成人認為最真實的文件，那將的確很具諷刺意味。如果簡單地表明這些文件是以數字簽名的，向保管人移交的條件是取消簽名就足夠了。但這種方法可能不會滿足所有的情況。
雖然真實性要求非常明確，但對我來說這些要求可以應用于文件匯集的不同層次(即件、卷和系列)。例如，在單個文件的不同層次，文件特性和完整性要求是最重要的。各個文件格式(可以與常規程序有關)可能與案卷真實性和完整性的關系最為密切。
保護程序，比如防火墻，很可能是企業層次上的(即影響某些或所有的系列)。詢問某一個保護程序對所有文件是否足夠是很重要的。這并不是對確定的要求有疑問，而是在一個實際業務環境中應用這些要求時需要進行判斷。這就要求要對具備完善的文件格式和有效的文件保管規則、技術和措施的產生大量文件的環境制定基本研究假設。盡管各地的環境不可避免地有所不同，但值得注意的是，如果要知道InterPARES研究結果如何應用于某個特定司法程序中，則需要對司法環境有充分的了解。
這些挑戰值得重視，但它們并沒有減弱項目研究成果的影響。在本文的最后，我將簡述一下該項目的研究結果對我們機構中1999年成立的電子文件部門內部程序的制定所做出的直接貢獻。經驗證明，項目在為政府提供建議方面起到了幫助作用，政府是檔案館基本的用戶，而政府各部門的文件保管水平良莠不齊。
采納保管人的三條真實性要求對項目開發的形式起到了很大的影響作用。這三條要求可以總結為：
1、控制文件移交、管理和復制
2、記錄復制過程
3、文件的檔案著錄
到目前為止，得出的經驗一直都側重于文件的管理和移交，目的是在我們現有的技術環境和技術條件下可以進行管理和復制。移交管理的依據是“協議”，它規定了移交過程中需要解決的實際、知識和行政方面的問題。實踐證明這些問題的解決就是文件的二次鑒定。第一次鑒定通常發生在文件移交之前的幾年，即文件系列的保管期限表到期的時候。第二次鑒定主要側重準備移交的特定文件，在很多方面更為詳細，可以看作對鑒定工作小組得出的結論的肯定。
對移交實施控制涉及：
·確定實際移交的含義。到目前為止，文件在可以移動的載體上實際移交，這不僅是因為沒有大型數據(最近的一個征集超過了84GB)轉移方面的框架，而是作為保護文件的一種方法，從而參與保護鏈條的管理。
·采用檢測移交，以一種能最大限度滿足文件要求的方式保證即將移交給檔案館的文件的載體、軟件和數據結構。只要存在各種不同的技術和文件生成行為，這種作法就會一直是必不可少的。
·批準文件接收，包括檢查文件確定移交的文件是想要的文件。這就涉及到一個評估生成人是否滿足真實性標準的問題，在這個階段評估還是相當非正式的。例如，從辦公室自動系統中為文件獲取案卷編目和案卷命名規定(如果有的話)，用于加強文件的特性和完整性。
·在可能的情況下統計文件數量，以確定移交了適當的數量計算機案卷。移交數量比預計數量多10000卷，這種情況出現過不止一次。
·在移交之前，從數據庫文件從原先的專門環境下大量輸出到保護格式中(例如以逗號分隔的價值格式)。類似這樣的輸出要求鏈接伴隨的元數據，但在這個階段，它們只是概念上的鏈接，即通過內部行政和著錄程序管理這種鏈接。
到目前為止，還沒有必要記錄由受限制的移交人接收的文件的復制過程。文件以原來格式保存，專有的以數據為基礎的文件則是檢測過的輸出格式，通過生成文件的，匹配的系統提供利用。遺留下來的電子館藏經歷了案卷格式的轉換，但這種轉換或復制的影響評估幾乎是不可能的，因為首先我們不知道文件質量的好壞。我們所能做的只是記錄所采取的作法。
加拿大《檔案著錄規則》是著錄方面的國家標準，是我們這個機構中使用的著錄數據庫的基礎。現在我們正在制定電子文件的著錄程序，特別是與我們的數據庫有關的著錄規定。現在我們正考慮一項建議，增加一項可以說明文件的實際移交產生的影響的內容。例如，可以把最近獲取的一個網站說成是“完整的”，即可以通過瀏覽器進行訪問，內部超鏈接也是有效的，但不能通過萬維網訪問。現在正出現一種挑戰，它可能能夠決定在系列一級上使用什么樣的技術，在更低一級的層次上使用何種技術，特別是有多種案卷格式的系列。
真實性要求也被用來幫助為文件生成者制定策略和指南。它包括向中央IT組織提供詞語的定義，比如“完整性”和“真實性”的定義，目的是協助說明整個文件/文獻管理系統標準的要求。更確切地說，特征性和完整性要求主要注重于我們稱之為信息管理的工具，比如跟蹤數據庫，案卷命名規則，程序手冊等等，作為真實文件的關鍵性組成部分。這些通常只通過工作過程與文件聯系的工具包含主要的特征和利用信息。與之相似，保護性措施要求(例如防止文件丟失或損壞的安全措施)和系統變化過程中需要伴隨文件的文獻為我們提供了與集中的IT團體交流的特殊基礎。例如，我們建議對半現行文件盡可能長地采用在線(在活動系統中)管理。
在文章的最后，我引用特里·庫克的一句話：我們必須積極地采用基于背景和來源的基本原則，將我們的程序從把文件作為實物轉變成把文件作為概念實體。通過著重研究真實文件的特征，回顧檔案鑒定和保護工作過程如何保護文件，InterPARES滿足了以上需求。該項目的研究成果并沒有表明使用什么樣的技術，或采用何用策略，但它的確提供了一個合乎理性和職業道德的基礎，各個機構可以把它作為有效地征集和保護真實電子文件的資源分配的依據。
(注：InterPARES是International Research On Permanent Authentic Recordsin ElectronicSystems的簡寫，中文譯為“永久保護真實的電子文件國際研究項目”。該項目由加拿大不列顛哥倫比亞大學圖書檔案信息學院露西安娜·杜蘭蒂教授領導，十余個國家的國家檔案館及一些大學和研究機構共同參與研究，目的是為永久保護電子生成的文件及其真實性建立一套基本的理論知識和方法，為國際組織、國家或部門制訂有關長期保管電子文件真實性方面的方針政策和標準規范提供指南。研究領域包括：
1、保護電子文件的真實性有何要求?
2、怎樣挑選應保存的電子文件?
3、如何保管真實的電子文件?
4、哪些方針、策略及標準可用來長期保護電子文件的真實性?
研究方法包括：調查、個案研究、文書學分析、建立模型、建立原型、術語。)
保護與移交載體和格式：做出負責任的選擇
吉姆·森得曼
保護和移交載體和格式的選擇是一個實際的話題，關于它的任何討論都應置于特定保護者背景之下——特別是有關保護者可以利用的資源的討論。它不受理論原則的特別指導。本文的第一部分將回顧加拿大、美國和英國主要機構在移交和保護電子文件時選擇使用的載體。第二部分回顧移交和保護格式。本質上這兩部分只是簡單地列舉。最后一部分簡要描述選擇保護載體和格式的時候的一些考慮或原則，并說明本文標題——“做出負責的選擇”的問題。
移交和保護載體
文件移交協議(FTP)——當前，國家檔案文件管理局(NARA)只根據文件移交協議(FTP)接受“未分類的、未經壓縮的、不受限制的和未經加密的文件”。加拿
大的圖書館和檔案館正準備提出一項建議，使用FTP和網頁發布授權和Versioning(WebDAV)協議作為在線移交機構。
磁帶介質（移交或存儲）
數字線性磁帶(DLTIV)盒式磁帶(非壓縮的)；
線性磁帶——開放(LTO)盒式磁帶
8毫米磁帶
開放卷軸9音軌磁帶
3480型磁帶盒
CD——可帶錄音的(CD-R)
旋轉磁盤(在線或近線存儲)
我相信，目前有些機構正在使用后一種存儲載體，包括澳大利亞國家檔案館。在我所工作的機構，磁盤存儲已經取代了磁帶載體，因為我們已經認識到，我們并不具備有效可靠地在磁帶載體上存儲文件的必要的技術。
與此同時，我們的技術基礎也有了提高，從WindowsNT到Windows2000。由于保護磁帶一直都在NT環境下制作，2000環境下不能訪問，這個問題亟待解決。
移交和保護格式
2002年，英國國家檔案館啟動了一項名為PRONOM的新計劃。PRONOM計劃收集并提供有關格式結構及其支持軟件產品的技術信息。它被看作所有數字保護機構的前提。該保護方法提出了一個與澳大利亞綠皮書(Australia's green paper)非常不同的方法。它們的相同之處在于這種方法代表了一種重要的現行機構責任，將特定知識和說明作為保護項目的一部分。這個責任的一部分是建立和維護與主要軟件開發商在軟件產品信息方面的聯系。這兩種方法都遵照一個原則，即保護方面的大部分投入應從一開始就齊備，而不是依靠技術的未來發展解決保護問題。未來幾年的計劃中PRONOM將大大提高，包括“支持數字保護行為的特殊工具。”
下面列出的移交格式來自加拿大國家圖書檔案館。與PRONOM相類似，這種方法代表了一項重要的機構投入，該指南中說明的格式要取決于市場上迅速發展和變化的技術發展。出于這個原因，指南的制定便于年度檢查，必要的時候加以更新。因為從保護的角度來說是可以應用的，所以采用這些格式，另外，采用這種做法的出發點就是便于文件移交。
雖然加拿大圖書檔案館從技術上講有能力使用上述所有文件格式，但這些格式有的是“推薦的”有的是“可以接受的”。推薦的格式是那些支持向檔案館移交文件的格式，以及在政府機構之間進行移交的格式，即文件仍屬于現行文件的時候。可以接受的格式是那些只用于向檔案館移交時使用的格式。在選擇格式的時候，要均衡考慮文件質量、穩定性、壽命和工業可接受性方面的需求。注意推薦的和接受的格式之間的區別只基于技術原因，而與商業過程是相反的。
字母集合：
·用于信息交換的美國標準編碼(ASCII)[ISO／IEC8859-1：1998(Latin—1)]
·擴展的二進制加密的十進位交換編碼(EBCDIC)
·單一編碼3.0UTF-8[1SO／IECl0646-1：2000]
當前NARA只接受ASCII和EBCDIC字母集合，現在他們也在考慮采用其他格式。
·數字錄音
·錄音交換文件格式(AIFF)
·WAVE(WAV)
．MPEG—1：Layer 3(MP3)
·音樂設備數字界面(MIDl)
·真實的錄音(Real Audio)(RM／RA)
·數字影像
·國際通信聯盟—通信達標部分(ITU—T)T．4和T．6
·移動網絡圖(PNG)
·附加影像文件格式(TIFF)
·圖交換格式(GIF)
·聯合攝影專家組(JPEG)[1S0／IEC 10918-1：1994]
·JPEG文件交換格式(JFIF)
依據特定的圖像質量規定，NARA接收JPEG／JFIF和TIFF格式的圖像
·數字錄像
·移動圖片專家組(MPEG—2)
·音像隔行掃描(AVI)
·MPEG-4
·Ouicktime(MOV)
·Real Networks’RealVideo(RM)
·文件—文本的
·可擴展的標識語言(XML)
·可擴展的超文本標識語言(XHTML)
·超文本標識語言(HTML)
·標準通用標識語言(SGML)[1SO／IEC 8879：1986]
·文本文件(．txt)
·Microsoft Word文件格式(．dot)
·可移動文件格式(PDF)
·WordPerfect文件格式(．wpd)
由于掃描圖像格式中的文本文件越來越多，NARA將在TIFF，GIF，BIFF(基本圖像交換格式)和PiNG格式中接受文本文件的掃描圖像。與之相似，依照某種要求，NARA也將接受按PDF格式生成和轉換成PDF格式的文件，例如安全環境的撒消。
·電子郵件
·多用途因特網郵件擴展(MIME)
NARA將接受標準標識語言(特指的)或本地格式的電子郵件，但都要依據某種規定。PDF格式被明確標識為電子郵件一種不可接受的格式，盡管這種格式作為附件可能是可以接受的。
·Geospatial數據
·數字線性段落—第3層(DLG-3)
·環境系統研究機構(ESRl)輸出格式—(E00)
·環境系統研究機構(ESRl)形態格式—(SHP)
·GeoTIFF
·地區性標識語言(GML)，第3版
·國際水文組織(1HO)S-57，第3．1版
·TC 211 1SO 191xx地理信息標準
·空間數據轉移標準(SDTS)
·加拿大Geomatics交換格式(CCOGIF)
·CARIS ASCII
·CEOS超級結構格式
·數字Eievation模式(DEM)
·GeoVRML(虛擬現實模式語言)
·結構化的數據—數據庫和電子表格
·平面文件
·dbase格式(DBF)
·技術圖
·繪制交換文件格式(DXF)
做出負責任的選擇
保護格式和載體的選擇最終要滿足檔案部門的職責要求：對電子文件采取安全保護并進行可靠地復制。要履行這些職責就要進行選擇，選擇所采用的技術應該是我們可以利用的、機構可以負擔得起費用，并且我們還要了解這些技術對文件及文件利用的影響。前面提到的澳大利亞綠皮書中建議，“大多數保護行為需要投入的是開始階段，而不是后續的仿真程序或數據轉換。”我認為這意味著保護部門的一部分職責不僅僅是穩固和保護電子文件，還需要平抑檔案館保管這些文件所需的費用。
技術變化的頻率意味著所有載體或格式的選擇都是暫時的。因為檔案對載體沒有特殊要求，所以要做出合理的選擇首先要考慮影響機構的各個因素。因為檔案事業不僅僅是保護文件，所以在考慮保護載體選擇的時候，人們最先需要考慮的可能是對文件提供利用產生的影響。
英國的國家檔案館把基于服務器的硬盤存儲看作“電子文件最有效最安全的存儲體制，條件是管理要得當，并包括一個有效的后備策略。”他們認為這種存儲有時是不可能的，并給出了利用可移動存儲載體的六條標準。這些標準如下：
·已經證明的、至少十年的保質期；
·與將要存儲的數據量相適應的存儲能力；
·高質量的錯誤發現和糾正能力；
·擁有良好市場占有率的成熟的技術；
·對投入的良好回報(包括每MB的價格和購買及維護必要的硬件和軟件的全部費用)；
·磁性載體的高質量包裝，要具有較強的矯磁力。可以向這些標準再增加下列內容：
·對負責管理存儲介質人員的重新培訓費用；
·存儲空間費用，例如轉換歸檔，接納不同的載體格式因素；
·需要改變當前的工作程序的可能性——注意，新載體可能影響保護工作程序和提供文件利用；
InterPARES的基本要求規定，真實電子文件的保護要求了解文件在復制時受到了何種影響，這就使格式的選擇更具挑戰性。有些格式在別的方面令人滿意，但可能不能復制出令人滿意的文件。人們滿意的保護格式可能會使文件提供利用更為復雜，例如，從多種不同電子郵件帳戶上傳送電子郵件。如果以數據庫格式傳送所有的電子郵件，那將是最簡單的方式。如果得到了整個電子郵件數據庫，那么將很難限制利用個人電子郵件或某一位用戶的電子郵件。如果得到了反映每個單一用戶郵件的單個文件，那么利用整體郵件可能就很困難。保護格式的選擇將影響文件提供利用的方式。因為進行這種評估并不輕松，所以要盡可能減少文件格式的變化，在這個過程中，選擇格式的使用期限應作為一個重要的考慮因素。
從載體的提供和費用(即保護者可以承受)的角度來說，保護載體的選擇是受市場支配的。在選擇保護格式時它們也是相關因素。然而，在后一種情況下格式對可靠地復制真實文件有很大的影響。由于這些原因，以上這些考慮對于檔案鑒定的管理和保護企業程序方面都是至關重要的。
電子文件的功能和系統鑒定
吉姆·森得曼
InterPARES第二階段研究項目把鑒定定義為“用于確定文件保護期限和情況的評估文件價值的過程。”本文中將使用這個定義，但側重點將不放在文件上，而是針對包含文件的系統的功能，這是通過編輯電子文件信息評估價值過程的一部分。
在本次會議上，我將介紹一個類型的系統，并解釋一種根據我的經驗在鑒定電子文件方面一直很有用處的系統設計方法。在文章的最后，我將介紹一下我在把系統分析用于結構化和半結構化文件的鑒定方面的經驗。這里要有一個假設的前提條件，不是所有的電子文件都是相同的。這種文件信息系統的內容和這些文件的結構是由生成文件機構的整體業務背景中的系統功能決定的。本次會議的目的就是要說明所有的系統都屬于通用的功能類型，對系統功能的進一步專門分析對于確定文件及其價值有實際幫助。
信息的通用類型
人們普遍認為檔案電子文件，即“在實際行為過程中生成或接收到的，或作為這種行為工具或副產品的”文件，存在于某種信息系統中。這里有一個從1996年系統教科書中引用的一個系統類型，它是從真實性工作小組報告(AuthenticityTask Force Report)中總結出來的。盡管它是很早以前的研究成果，但我發現這個類型仍然很有幫助，因為它是基于通用功能的，并且不象技術那樣頻繁變化。系統主要有六個類型，在這里我只列舉其中的四個。
·業務過程
·管理信息
·辦公室自動化
·決策支持
業務處理系統管理最基本的業務。例如，業務系統可以管理我們的銀行存款和取款，或記錄在百貨公司購買的東西。這些類型的系統通常處理數量巨大的業務，這些業務在信息內容和結構方面的定義也是非常嚴謹的。很明顯，它們包括的信息是非常重要的，但大多數情況下內容可能不是很長。
管理信息系統監督業務系統。它們有責任匯報例外情況，并提供業務活動的摘要。這些報告有助于一個機構的管理工作，便于高效地管理機構的日常業務。因為這些系統監督業務系統，所以通常情況下它們的范圍和目的是明確定義的。例如，一個網絡登錄應用程序監督網站的所有的業務，即點擊數、下載量等等。
辦公室自動化系統可能是我們都熟悉的。這些系統是圍繞辦公室生產率應用程序而建立的，例如組成Microsoft Office的應用程序。這類系統的目的往往沒有很好的定義。系統的用戶在系統應吸收和保存何種類型信息方面具有一定的自主靈活性。因此，某些最令人煩惱的檔案問題，例如email，(從定義相關的文件的角度)都發生在這種類型的系統上。
我所接觸過的決定支持系統都是龐大而昂貴的。從根本上講它們都是基于一個或多個數據庫的報告系統。它們之所以是報告系統是因為系統不能做出決定，它們根據預先確定的數據集，并在定義的參數內進行報告。這些報告的目的是幫助決策制定者制定決策。這些報告對于一個機構的決策制定過程可能不是最重要的。例如，政府高級決策人員經常以政治因素作為參數。數據庫成分是長期的而不是暫時的，這就意味著數據(通常是從業務系統中抽取的)被改變了，所以來自不相似源系統的數據可以進行有效的比較并一起使用。
這種類型對于鑒定很有幫助：關于從系統中選取何種類型的文件，以及文件的特征可能是什么，它可以為我們提供一個總體概念。人們可以利用此種類型的系統在更廣泛的功能或目的方面為電子文件的分類。但它沒有在特定業務過程中提供足夠的信息以支持文件的鑒定。必須尋找特別針對生成者的附加信息。這與著錄采用的通用檔案方法有聯系，它強調在進行文件著錄時采用從通用到特殊的順序。
系統分析和設計的任何方法都不可避免地提供附加信息以支持檔案鑒定。利用個案方法是一種普遍的方法，此處簡要介紹一下，因為它是建立在一個現行檔案和文件管理的強有力基礎之上的，這個基礎就是功能和活動方面的知識。人們還把利用個案方法作為向非技術性讀者(常常是系統的用戶)傳遞系統主要內容的有效方法。這個方法在兩個方面支持檔案鑒定：1)系統是從其功能、活動和業務的角度定義的，它提供了文件的基本內容，2)它可以成為在鑒定報告中表述系統的有效方法。
利用個案方法從系統功能的角度描述該系統。“利用個案”是利用者和系統之間不連續的相互作用。各個利用個案應與特定的業務目標相關，這就是說它們要識別業務決策和行動。對于高效的系統設計來說，例如定義系統要求，可以最終在非常細節的層次上定義利用個案。用戶登錄一個系統就是發生的相互作用的利用個案的一個例證。對于大多數檔案鑒定要求來說，沒有必要把功能性分解到如此詳細的層次。從相互作用的對方是誰，鑒定目的是什么，鑒定層次是什么這些方面出發大體上定義一個系統可以成為一個非常有效的交流工具(例如，對于檔案著錄或文件保管期限的制定)。對于理解文件生成、使用、管理和保護責任也有直接幫助。
這與澳大利亞新近制定的文件保管標準方面的工作過程分析非常相似。“工作過程”的定義是“產生一個符合管理規則的商業結果的步驟或行為的過程”。這個標準中描述了兩種分析類型。功能性分析涉及一個從上而下的方法，從某個機構的總體目標出發，一層層地到達循環業務階段。順序分析定義行為的先后或工作過程的業務，以及它們與其他過程的關系。
下面的例子是用來表明系統功能的一般性和特殊知識是如何用于檔案鑒定的。一般性知識涉及數據庫——這是一個分為多個階段的過程。相比而言，當庫房位于三個階段中的第一個階段時，鑒定是項目中較早采用的措施。對于庫房的內容，鑒定是用來建立一個批準的處置機構，即文件保管期限。
以前，機構沒有在文件鑒定方面從這種信息系統中獲取的經驗。盡管如此，鑒定已經依照慣例開始定義這個系統，而最早的定義僅僅是作為一個數據庫，從其輸入、輸出和數據處理或數據庫的功能性的角度來說。人們很快就清楚地認識到這個數據庫已經從許多數據庫和其他途徑進行了輸入。在輸出方面也有相類似的發現，許多辦公室，特別是行政和政策性團體都采用這種方法。數據庫處理的著錄使用比如“變化”之類的詞語，涉及所謂的“權力使用者”之類的個人。這些證據都表明這個數據庫是非同一般的。進一步的查詢肯定了這一結果，我們也發現了它作為數據庫庫房的真實本質。它的目的是支持決定的制定和政策的研發。
通過對數據庫／決策支持系統的研究，人們認識到這些系統從分散的系統那里獲取了保存的或“歷史性”的數據，并把它進行了轉換，使來自一個來源的數據可以與來自其他來源的數據有所聯系。專家們或“權力使用者們”通過特殊的硬件和軟件生成(涉及某種二次轉移)和查詢軟件庫中的“數據市場”。出于利用的目的，其他辦公室還寫出了程序化的和專門的報告。系統文件的數量很多，因為這些系統造價昂貴，結構復雜，所以必需是可靠的。至于如何鑒定從來源系統收集到的數據集、傳輸的數據、專用數據棧和專門報告我們還找不到頭緒。(問題不在于預先設定的系統)。另外，由于用于數據庫的特殊的硬件和軟件的原因，我們開始對懷疑保存源于這個來源的任何內容的可行性，比如屏幕上只作為數據視圖而存在的報告。這是一個值得關注的問題，因為隨著電子文件問題的不斷發展，沒有跡象表明對于鑒定中的費用問題應給予何等程度的重視。由于已經知道正在使用什么樣的特殊軟件，所以我們對此展開研究，試圖了解從什么地方可以找到文件，如果這類的文件存在的話。總之，我們對庫房中的一些行為觀念的細節過于關注。我們取得的唯一一個進展是從鑒定源系統中消除數據，因為這些源系統中的文件已經通過了鑒定。
當我們退一步不再對文件內容的越來越細節的描述鑒定和系統技術過于重視，而再度關注對系統的整體功能(支持的決定制定和政策的研發)，鑒定的各個組成部分就開始趨于正常。這就引起了對功能的鑒定及設計的所支持的系統及系統生產的信息“產品”的再次關注。現在的重點是決定庫房的產品是如何支持決策制定和政策研發的。這種情況下，很明顯這兩種功能有許多支持，而數據庫房則沒有。實際上，數據庫房僅提供了決策制定和政策研發多面性的一個方面。當我們工作的重點是特殊技術和系統的造價時，我們就會認識到傳輸數據的重要性和庫房的報告能力。當我們把著眼點放在功能方面，系統被置于它所支持的工作過程的更廣闊的背景之下，這些價值也就相應地被調整了。通過這種方式，通過確定我們所尋找的是何種類型的系統，并且最高層次上的主要客戶是如何與系統進行交互運作的，我們就能夠做出鑒定決定。這種情況下的決定就是系統不保存具有檔案價值的文件。只要鑒定認為庫房的一部分提供保護擔保，那么對用戶和系統之間的進一步交互運作的分析(在鑒定層次上的)就有必要了。
前面的例子涉及到一個帶有高度結構化信息和定義嚴謹的與其相關聯的工作過程的交叉部分各點的復雜的系統。更多情況下，我們是應要求去鑒定從辦公室自動系統生成的與“傳統”文件更為相似的文件(含義為紙質文件)。鑒定從辦公室軟件，包括文字處理、電子郵件、空白表格程序和表示應用程序等生成的文件很困難，因為從它們與有組織的工作程序的關系方面來講，這些通常都是沒有經過很好地定義的系統。
盡管這種系統僅僅能提供非常少量的與鑒定直接相關的信息，因為辦公室自動系統最早的用途是增加生產力而不是用于支持定義完備的業務，我們仍然可以處理經過一半構造或完全未經構造的信息。辦公室自動工具設置的初衷是為了增強個人生產力而不是為了有效地管理文件。對于電子郵件來說尤其如此。
了解文件產生的系統的一般類型，從系統功能的角度檢查系統是鑒定電子文件的一種有效方式。系統分析的利用個案方法提供了一種與檔案文件管理有關的一般性聯系。從評價文件的價值(例如通過文件與所支持功能的關系)方面和幫助確定保護文件真實性文件因素兩方面來說，對系統的一般性和特殊分析對于鑒定都很有意義。從系統功能方面對系統進行分析對于文件的檔案描述也有很大幫助，這是一項至關重要的保護要求。
電子文件的移交策略
吉姆·森得曼
InterPARES第一期研究成果中的保護模式列出了影響電子文件從生成者或用戶向保護者移交的五個因素。這些因素是：
·接收政策
·保護者的技術框架(包括可以使用的各種技術)
·特殊文件集合的保護策略
·指定的保護方法(即如何執行這些策略)
·被移交文件的實際數字內容和附加信息
人們把接收策略定義為保護者接收移交文件責任的策略。該策略說明了用于移交文件的標準和規定。因而它可能說明了下列問題：
·被認可的移交文件格式(即以逗號分開的價值形式移交的數據庫文件)
·文件丟失、不完整或記錄文獻丟失、不清楚的情況下應當怎么辦
·當提供文件利用的責任從生成者轉移到保管者的時候要設定出交接日期。
當電子文件部門還處于萌芽狀態時，我們這個機構的接收策略主要集中于對移交者的預先檢測。因為還沒有對文件的在線移交設計出相應的設備，所以電子文件的移交就使用數字載體，比如磁帶或光盤。磁帶的書寫數據通常是使用備份軟件完成的，這是很多人首選的方法，它比實際移交更具優勢，人們還討論了移交的載體和格式。隨后又檢測了協商后的配置，如果檢測成功，該配置就用作文件實際移交的基礎。同時還確認了選定的文件格式。已經最后確定可以接收的文件格式。大多數原始格式的辦公室自動化文件都是可以接受的，即與文件生成或使用時的格式相同。人們首先的圖像文件格式是標志圖像文件格式(．tiff)，但聯合圖片專家組規范(.jpeg)和圖形交換格式(.gif)也是可以接受的。數據庫格式(．dbf)是數據庫側重的格式。逗號分開的價值格式也是可以接受的，特別是空白表格程序申請。加拿大的許多檔案館都接受這些格式。
實際移交之后采取了附加的檢測，前提是接收到的文件是想要得到的文件。只要有可能，我們還確定文件的總數。有一次接收文件的數量與預期文件的數量之差約為10000卷。我們把這個情況反映給了移交機構，解決了這個問題。確認我們接收到了組成完整文件所需接收的所有文件是非常重要的。
除了這些技術上的考慮，通常還有一個現成的協議管理文件的利用要求。在安大略，信息自由和隱私法是這方面的管理規定。該協議還管理法律文件利用要求。通常，在利用移交期接收的信息或文件的要求歸文件的生成人。在文件成功移交日期之后，文件的所有要求都成了檔案館的責任。
技術框架單指實施保護過程的通用硬件和軟件環境。我目前的技術框架局限于基于PC的環境，以Windows2000作為操作系統。在不久的將來，隨著館藏數量和提供系統利用需求的不斷增長這種環境必須升級。
保護策略被定義成“保護選擇作為保護對象文件的具有聯貫性和綜合性的方法……”策略的目標是：
·長期保持電子文件的成分、相關數據庫和信息，表現為一個或多個數字成分不同層次的行動計劃，包括需要采取的行動的時間及條件。
·以真實格式復制文件。
·評估策略執行的標準。
此處的“成分”反映了保護任務工作小組得出的結論：
電子文件作為一個或多個數字成分儲存。數字成分與文件文書分析中認可的文獻格式的元素不一定有必要聯系。這些成分是由比特的儲存方式以及復制文件所需的方法(軟件)從技術的角度決定的。復制電子文件需要(1)重建該文件，即重組其數字成分(如果有一個以上)，或抽取儲存在實際文件中的包含一個以上此種成分的數字成分；(2)將它以適當的形式表示。
人們熟悉的例子是通過瀏覽器閱讀的網頁，包括圖像或畫面。通過該網頁不包括圖像文件或成分，相反包括表明說明圖像如何在網頁上出現的文字。圖像本身作為網頁的一個獨立的成分儲存。注意，以這種方式重建網頁同樣要求使用瀏覽器。在文本處理應用程序打開HTML文件，或在圖像處理程序中打開圖像文件都是可能是，但只有具有瀏覽器功能的程序才能以文件預計表示的方式重建網頁。HTML文件的保護策略與附加圖像成分在某些細節上有所不同。
預計的保管方法是指用來實施保護策略的軟件。這就要求決定使用何種類型的文件或數字成分和使用環境。
用來實施保管策略的軟件可能與可以接受的文件移交格式密切相關。例如，逗號分開的價值(．CSV)格式文件通過現行的電子表格應用程序，比如Microsoft Excel可以很容易地利用。在現有情況下，這可能是復制提供利用文件的一種可靠方法。在這種情況下，保護方法不需要任何種類的文件格式轉換，盡管這樣會影響文件的復制。最近我開始嘗試使用應用程序中的開放辦公室套件(Open Office Suite)將Microsoft Word，Excel和基于xml的開放辦公室(OpenOffice xml-based)格式進行轉換。Open Office的一個吸引人的方面就是它提供了一種進行批量轉換的方法。然而如果決定對所有文件采取這種保護方法需要進行深入的檢測，保證這是一種保護法文文獻或特殊格式文獻等的可靠方法。
最后，還有實際的數字成分，即與相關文件和傳輸信息保護有關的附屬信息。當然，數字成分需要移交。隨著文件的移交，記錄有可能會改變。數據庫的移交有可能需要數據詞典，詞典定義了數據域，甚至可能列出了每個域的價值范圍。系統的圖表表示中可能包括先行系統，所以可能會有用。對于辦公室自動文件來說，文件夾結構、文件分類計劃和文件命名規定從附屬記錄的角度來說也是很重要的。最后傳輸性信息，例如：這些準備移交的文件是由誰籌備的?怎樣籌備的?移交對于維護文件的真實性具有必要性是由誰認可的?
有五種因素為制定移交策略提供了牢固的基礎。這些因素從文件的可復制性和保護者工作所必需的技術環境的角度強調了文件的特征和需求。保護和利用策略可能是電子文件移交中最重要的決定因素。保護策略(至少在InterPARES環境下)明確規定“數字保護的過程從最初的儲存開始，并貫穿文件的復制過程。”后一種要求，即文件的復制(假定是為了利用的目的)過程是進行移交時需要考慮的一個重要因素。在這個時期，對于檔案工作者來說文件如何提供利用可能是最大的挑戰，因為利用電子文件的模式才剛剛出現。在保護者的實驗室中這些文件很有可能被復制，但向機構的客戶提供利用就不那么容易了。這就是說復制文件，使其真實性明顯顯現于專家的面前是有可能的，比如監督文件移交的檔案工作者。但對于不熟悉技術環境和移交復雜過程的人來說，這種真實性就不那么明顯了。
電子文件的選擇標準
新加坡國家檔案局 Elaine Goh
杜蘭蒂·露西安娜教授在她所寫的《鑒定概念和檔案理論》一文中把鑒定定義為“在事件進程中證實文件價值的過程，描述這種價值并確定價值期限”。本文將討論下列問題：需要鑒定什么，以及影響電子文件鑒定決定的各種因素。另外，本文還要表明確定文件價值的行為在本質上是一個方法問題，這種方法根據不同的檔案機構確定的鑒定標準而不同。
從廣義上說，檔案文件的選擇有兩個主要方法。第一是宏觀鑒定方法，通過了解和評估文件生成的背景采用從上到下的方法，而不是特別關注實際文件。采用這種法的原因是人們認識到，基于文件內在價值的傳統方法不足以應對大量的文件。從本質上說，宏觀鑒定包括了解文件生成人的責任、職能、程序和組織結構。這種方法的倡導人之一特里·庫克敦促檔案工作者在鑒定電子文件時不要把它看作“神秘的事物”，而是“采取一種更為全面的，更為聯合的鑒定方法”，注重機構的“責任和職能，以及它與公民和社會團體之間的相互影響。”第二種方法是檢查和評估實際文件的微觀鑒定方法。這種分類鑒定方法鑒定文件的“當前行政價值，法律和財政價值，憑證和信息價值，文件的管理和現狀，內在價值和與其他文件的關系。”
在新加坡檔案館(NAS)，我們在鑒定電子文件時同時采用以上兩種作法。自從二十世紀八十年代出現了電子政務以來，許多政府機關或是把他們的數據庫從主計算機轉移到客戶服務器平臺，或根據其職能和活動的變動停止系統的運作。NAS采用了一種微觀鑒定策略確定電子文件的法定的、行政的、財政的和信息的價值，這種作法的部分原因是檔案館運作的司法背景。根據國家遺產委員會法令，“任何企圖銷毀公共文件，或者授權銷毀公共文件的人”事先都要得到NAS的允許。另外，NHB法令規定，NAS“應向公務人員就公共文件的標準和保管步驟提出建議”。因而，這樣的一個鑒定方法意味著NAS應與各個機關協作研究法律和審計方面的需求，因為我們的職責就是保證在公共領域中正常開展文件管理工作。
例如，NAS對于普通的行政性或后勤工作文件，比如工資表、人力資源和財政支出文件制定了通用文件電子文件保管期限表。當NAS評估電子文件的內容時，我們還檢查紙質格式中可能存在的類似的或相關的文件，目的是確定最具權威性的、最完整的文件。同時，我們還很關心機構的整體文件保存系統。例如在專題案卷電子數據庫的鑒定中，NAS就考慮到紙質文件的情況，例如機構電子數據庫中沒有的采訪人所作的訪談記錄。
現在，NAS越來越傾向于采取宏觀鑒定策略，特別針對那些已經采用了電子文件保管系統的機構。2002年，新加坡財政部(MOF)首創了一個電子登記(eRegistry)系統，這個系統允許采訪人以電子形式生成、歸檔、檢索和保存文件。NAS積極參與到這個項目中來，并為系統的文件保管需求提供投入。同時，我們還通過對機構的行政歷史、職責和功能的檢查不失時機地對MOF的文件展開宏觀鑒定工作。這個過程需要進行大量的研究工作，并耗費時日，因為它不僅僅涉及仔細研討機構的公開報道，比如年度報告，以及對文件、運作和IT人力資源的深入分析。但這種方法仍有許多優點。第一，通過這個系統，我們對機構形成的文件(紙質和電子形式)的類型有了非常好的了解，并成功地制定了文件保管期限表，以及電子文件的處置方法。第二，這種方法使機構的所有權意義更為合理，這些機構在保證文件長時間及異地的保管和利用方面負有責任。第三，鑒定過程獲取的研究成果對于檔案的管理和著錄很有幫助，因為我們已經積累了足夠的經驗，可以提高機構文件系列的檢索工作的水平。
鑒定決定還取決于文件生成背后的背景情況，例如法律、社會、政治和技術背景。第一，一個國家的法規可以影響電子文件的征集和選擇。根據國際檔案理事會電子文件委員會，那些檔案館在實際保管文件之前需要等待很長時間的國家面臨一個問題，因為檔案館可能還會擔負獲取過時格式電子文件的重負。因而這些國家需要在決定電子文件之前應考慮他們的法律規定。杜蘭蒂假定電子文件的法律核心問題不在于是否被承認而是它的份量。后一個標準“由法官、陪審團，或是雙方同共，根據每個案件中作為證據提交的文件的完整性決定的”。在新加坡，1996年的《電子證據法》稱電子文件可以用于法庭，具體方式有三種：
(1)根據協議，雙方不能對“內容的真實性或準確性有爭議”
(2)根據一項經批準的用于在文件影像系統生成文件程序。這就需要有一個認證機構審計基于應用整套標準的系統。
(3)根據認證。這種方法意味著一個負責管理電子系統的管理者，詳細說明電子文件是如何生成、處理和存儲的。該認證應說明“不應存在對文件真實性或可靠性的疑慮，有充分理由相信所有記錄系統的資料都運行正常”。
除了上面提到的法令，1998年的《電子交易法》在法律上明確認可了電子文件作為其目標之一，即“促進公眾對電子文件和電子商務完整性和可靠性信心”。法令的第二部分第六款規定“如果信息以電子文件的形式出現仍具有不可否認的法律效果、合法性或可行性”。
影響鑒定決定的第二個因素是文件的技術條件。GregO'Shea曾指出這些技術因素包括“電子文件的可操作性”，“數據在系統上的聚積水平”和“數據更新的頻率”。Harold Nagule對機讀文件鑒定的RAMP研究中提到保證文件可讀性，評估硬件和軟件從屬性和保證對系統進行正常記錄的必要性。在新加坡，各個機構應保證其電子文件，例如數據詞典和數據表在移交給NAS保存之前保存好有關電子文件的正常技術文件。我們還要求各個機構填寫電子文件檔案評估表格，用以解釋系統的整體功能，并提供某些技術細節，比如電子文件的格式、數據庫的大小和系統輸出。電子歸檔(eArchiving)系統是由NAS和其他兩個本地工業伙伴一同開發的，系統為各個機構提供了一種既實用又緊湊的移交方法，保證電子文件從機構的登記系統向NAS的移交。這些文件最終將被制成縮微膠片。這并不意味著NAS把所有的電子文件全部轉換到膠片上去。有些文件，比如數據就保持原有的電子形式，并以開放的、獨立于平臺的形式保存。
與技術鑒定密切相關的問題是整體管理，其中包括用以保存電子文件的足夠的設備、所需預算和人力資源費用。Naugler強調文件的內容和技術分析應與電子文件的重新格式化和轉移的費用相適應，用于防止技術障礙，比如轉移費用會超出檔案館保存文件的能力范圍。與之相似，NAS還考慮到做出鑒定決定之前電子文件的轉移和保護費用。有些電子文件最好還是留給生成機構，特別是如果該機構長期需要該文件。另外，我們還應注意不要把經濟因素作為鑒定決定時的唯一考慮，因為檔案館有責任對這些文件進行道義上和實質上的保護。杜蘭蒂強調檔案保管應與憑證的保護密切相關。
總而言之，電子文件的鑒定并不涉及重新制定檔案理論，而是對保證電子文件真實性方面的策略以及文件的長期保存需求做出較大的變動。從本質上說，與紙質文件鑒定相同的鑒定技術可以應用于電子環境。但是，需要鑒定的內容是一種價值性很強的概念，因為它依文件生成的更廣泛的社會背景和檔案運作的背景的不同而變動。因而，在不同的行政管理和司法背景下為文件鑒定標準制定一整套的標準基本上是不可能的。在這里，我引用一下永久保護真實的電子文件國際研究項目(InterPARES)研究小組的報告，即鑒定要以“國家或個人的傳統、司法系統(包括立法)、價值系統和理論選擇”為標準。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：李紅）
吉姆·森得曼
檔案工作是由文件保管組成的，檔案工作不能損害文件的可信度或可利用性。在寫書是普遍現象的社會中，檔案工作的側重點就是書面文件。人們利用記錄載體的特點保持載體所包含信息的可信性。文件載體也是文件提供利用的基礎。所以，“文件”的定義中經常包含載體，即定義常常是概念和人工制品的混合物。例如《加拿大國家檔案館法》對“文件”的定義是：“任何信函、備忘錄、書籍、計劃、圖紙、繪圖、圖表、圖片或繪畫作品、照片、膠片、縮微膠片、錄音、錄像、可機讀文件以及其他任何文件資料，無論物理形式或特點，以及其拷貝。”
利用計算機生成和使用信息技術的出現和廣泛普及迫使全世界的檔案機構重新思考一個問題：文件到底是什么?對于數字載體我們不能采用紙張一樣的方式保持文件的可靠性和可利用性。面對這種狀況，檔案工作者正在重新考慮如何在不失去可信性的前提下保管和利用文件。這項工作引發了以下三個基本問題：
1、文件是什么?
2、我們需要保護什么?
3、我們如何保持文件的可利用性?
這并不是文件保管技術第一次發生根本性的變化。十一世紀以前安格魯，薩克森英格蘭的政府和商業機構幾乎不使用書面文件。這種技術的系統化，作為記錄和保護信息并得到人們的廣泛信任是在距今二百五十年以前。M.T.Clanchy對這種變化進行了研究，他指出：
文件并不能得到人們立即的信任。和其他新技術一樣，發展改進的過程漫長而復雜，特別是在十二世紀的英格蘭，在生產方法發展并得到傳統主義者和文化專家接受之前。從記憶到書面文件的發展過程沒有簡單的捷徑。需要使人們相信，文件證據對現有方法來說是一種很好的改進，值得付出額外的費用并掌握必需的新技術。
今天，因為數字技術在文件生成、使用和管理方面的影響，以及那些將這種技術引進到業務和個人活動的主流之中的人們的態度，使得我們這些檔案工作者面臨一種挑戰：如何回答以上三個基本問題?挑戰的基本要求使我們對自身的作用、在新技術背景下如何應用我們的原則提出了疑問。
面對這種基本挑戰，我們必須回顧一下第一個原則。正因為如此，我將從職業道德的角度概述檔案工作。這種觀點要求我們在意識上要清醒地意識到我們應該做什么。然后我將從三個基本問題出發簡要回顧一下數字技術。我將利用這種框架來評估InterPARES項目的成果與檔案工作的關系。
下面是國際檔案理事會(1CA)《職業道德守則》的前四條(總共十條)，包括從解釋性注釋中的選出摘錄。
第一款稱“檔案工作者應保護檔案資料的完整性，并保證這些資料能一直作為有關過去的可靠證據。”
檔案工作者的首要職責就是保持所保管文件的完整性……[檔案工作者]應抵制來自各方面企圖控制證據以隱藏或歪曲事實的壓力。
第二款：檔案工作者應在檔案資料的歷史、法律和行政管理背景下鑒定、選擇并管理檔案資料，并堅持來源原則，保護并證明文件間的原始關系。
檔案工作者應根據檔案原則履行職責，包括現行和半現行文件生成、管理和處置，包括電子和多媒體文件，選擇并征集用于保管的文件，保衛、保護管轄范圍內的檔案，檔案的整理、著錄、出版和提供利用……如果征集或接收會危及文件的完整性和安全，那么檔案工作者就不要進行征集或接收工作……
第三款：在檔案處理、保護和使用過程中，檔案工作者應保護文件的真實性。
檔案工作者應保證文件的檔案價值，在檔案文件的鑒定、管理、著錄、保護和使用……過程中不能損害電子文件或多媒體文件。
第四款：檔案工作者應保證檔案資料的持續可利用性和可理解性。
檔案工作者應選擇最應保存或銷毀的文件，以保留生成和積累文件個人或機構活動的基本證據。
這四條表明了三個基本檔案工作過程：鑒定、保護和提供利用。這些程序的實施強調了保護文件的完整性和真實性的重要性。總起來說，這四條可以代表檔案工作者對文件應擔負的責任。我省略了《守則》中的后六條，因為這些條是說明檔案工作者對社會承擔的責任，不屬于本文的范疇。
《守則》沒有對不同載體文件做出例外規定。注釋對第二款和第三款的解釋中提到了電子文件。這是為了保證我們沒有因為文件技術的原因(文件權力中的一種特權)漏掉文件。我們在文件方面的職業道德要求我們理解自己的工作過程，理解工作過程對文件完整性和真實性影響。
職業規則中存在一個很明確的觀點，即我們實際上知道什么樣的特點賦予了文件的完整性和真實性。由于文件的生成和使用長期使用紙質技術，所以這些特點就成了文件的一部分。例如：
· 我們使用鋼筆在文件上簽名證實文件；
·信函的抬頭(打印在信函上)可以證明文件的特性和完整性；
·備忘錄是可以接受的內部業務交流形式。
用于文件保護的技術特點被融入到文件內容、結構和背景之中。
檔案工作者能清楚地認識到用于文件保管的數字技術特點，有積極的也有消極的。文件生成人對這種技術的依賴性越來越強，這就迫使我們檢查技術對文件內容、結構和背景的影響。通過這種檢查，我們不僅可以發現技術發展到了什么程度，或者與文件實際結構的結合程度，還可以使我們認識到我們對于制定生成真實文件的方法做出什么樣的貢獻。這些考慮有助于說明我們需要了解技術的哪些方面。
如果把文件看作概念性實體，就要了解生成文件所需的技術。從我們熟悉的紙質技術中可以得知，如果在紙張上使用墨水書寫就會產生相對長久的作品。該作品的內容和結構不容易分離，因為紙張一旦沾上墨水就很難消除。我們還知道，我們可以把它們拿在手中并用肉眼閱讀，并且總的來說，文件看起來和摸起來的感覺與生成的時候沒有區別。因而我們可以很容易地預見紙質文件的利用方式，以及對于文件的未來用戶來說文件的哪些特點是最顯而易見的。
對電子文件采用同樣的方式，我們可以很容易看出對于文件保護來說新數字技術的哪些特點是重要的。我們已經知道增加磁帶或磁盤上的一個金屬物品磁性的作法的持久性并不明顯。需要做的只是改變該金屬的另一個具有同等或更強強度的磁性。我們還知道這種情況下內容和結構通常是分開的，因為通常情況下用于內容利用的軟件應用提供結構。如果取消應用，文件的結構就可能會消失。最后的結果是我們不能閱讀數字文件。我們要有一臺機器解讀。最后一個特點可能會給我們帶來最大的挑戰。在使用紙質技術的時候，我們可以在文件生成的時候利用文件。而使用數字技術時則不能。更為嚴重的是，技術也是迅速變化著的。
InterPARES項目的研究結果直接針對本文中前面提到的基本檔案問題，研究結果還通過一種與數字環境有關的方式支持檔案工作的職業基礎。通過對鑒定工作過程的檢查，InterPARES項目的研究結果直接說明我們需要保存什么。工作小組的主要決定(即鑒定必須是一種實時行為)是由其他人得出的：對電子文件生命周期方面的鑒定進行早期檢查。研究結果中的新內容是把技術應用到鑒定工作過程的方式。InterPARES得出的結論是，文件(作為一個概念實體)不僅僅在文件生命周期的后期，而且在向新環境(空間和時間)移交的時候都會面臨危險。
對于鑒定研究，負責研究數字技術如何影響保管過程的任務小組得出了兩個重要結論。第一是技術的本質特點決定了不可能保存電子文件。保護過程的重點是如何保持電子文件復制的能力。這與第二個結論有關，即保護過程包括出于提供利用的目的復制文件。這些結論，與保護過程的過程模式一起，直接把數字技術對檔案保護過程產生的影響和保持文件的可利用性結合起來。無法保管電子文件被看作是一種檔案保管形式的轉換。
對文件進行負責任的鑒定、有效的保管和提供利用是與檔案工作者道德直接相關的職業職責。該項目對檔案工作最大的貢獻可能就是真實性工作小組的研究發現。該工作小組發現了“完整性”和“真實性”術語所需的基本要求，《守則》中使用了這些術語但沒有給出定義。這些要求有助于定義文件，因而有助于幫助檔案工作者和機構有效地應用有限的鑒定和保護資源，并制定出合乎職業道德的安全的鑒定和保護程序。
項目研究成果的一個必然結果是檔案工作者不再認為自己是受冷落的文件保管人。保管的程序鏈從文件的生成開始，其結束不僅僅是向保管者移交，還有向文件用戶的移交。如果沒有現成的有效的檔案程序，文件在每次移交的時候都會遇到風險。
InterPARES研究很大程序上依賴古文書學作為項目內文件的一種分析系統和定義方式。該學科的基礎是被確定和限定的文件。在一個發展變化的數字世界中，這些特征不一定是普遍出現的，即數字對象可能更具流動性，更難以描述。例如，我所了解的一個司法機構將業務登記保存在一個數據庫中。有一個時期，沒有能滿足法律要求的輸出文件設備。即盡管確定了一個登記，但系統外不存在登記文件。作為一種權宜之計，數據庫的屏幕打印被發送到需求人那里，并作為法律證據。這個情況已經說過了。InterPARES第二階段項目必定會對說明以非傳統方式定義的文件的真實性程度有所幫助。
文件生命周期模式設定文件的生成目的只有一個，并且總的來說隨著時間的推移，文件對于這個目的越來越不重要——從現行到半現行到非現行的變化，雖然紙質環境下沒有出現過這種情況，在電子環境下文件的重復利用是非常普遍的。當一份文件有一個以上的現行周期、具有系列性或連續性，那么生命周期模式的實施就會變得更加復雜。例如，這個因素引起發了具有一個以上特性的文件的一些問題。
InterPARES研究結果面對的另一個挑戰是加密方式，比如數字簽名——法律可以把它定為真實性的標志。保護這些內容的可行性可能會帶來很多問題。如果不能保護文件的生成人認為最真實的文件，那將的確很具諷刺意味。如果簡單地表明這些文件是以數字簽名的，向保管人移交的條件是取消簽名就足夠了。但這種方法可能不會滿足所有的情況。
雖然真實性要求非常明確，但對我來說這些要求可以應用于文件匯集的不同層次(即件、卷和系列)。例如，在單個文件的不同層次，文件特性和完整性要求是最重要的。各個文件格式(可以與常規程序有關)可能與案卷真實性和完整性的關系最為密切。
保護程序，比如防火墻，很可能是企業層次上的(即影響某些或所有的系列)。詢問某一個保護程序對所有文件是否足夠是很重要的。這并不是對確定的要求有疑問，而是在一個實際業務環境中應用這些要求時需要進行判斷。這就要求要對具備完善的文件格式和有效的文件保管規則、技術和措施的產生大量文件的環境制定基本研究假設。盡管各地的環境不可避免地有所不同，但值得注意的是，如果要知道InterPARES研究結果如何應用于某個特定司法程序中，則需要對司法環境有充分的了解。
這些挑戰值得重視，但它們并沒有減弱項目研究成果的影響。在本文的最后，我將簡述一下該項目的研究結果對我們機構中1999年成立的電子文件部門內部程序的制定所做出的直接貢獻。經驗證明，項目在為政府提供建議方面起到了幫助作用，政府是檔案館基本的用戶，而政府各部門的文件保管水平良莠不齊。
采納保管人的三條真實性要求對項目開發的形式起到了很大的影響作用。這三條要求可以總結為：
1、控制文件移交、管理和復制
2、記錄復制過程
3、文件的檔案著錄
到目前為止，得出的經驗一直都側重于文件的管理和移交，目的是在我們現有的技術環境和技術條件下可以進行管理和復制。移交管理的依據是“協議”，它規定了移交過程中需要解決的實際、知識和行政方面的問題。實踐證明這些問題的解決就是文件的二次鑒定。第一次鑒定通常發生在文件移交之前的幾年，即文件系列的保管期限表到期的時候。第二次鑒定主要側重準備移交的特定文件，在很多方面更為詳細，可以看作對鑒定工作小組得出的結論的肯定。
對移交實施控制涉及：
·確定實際移交的含義。到目前為止，文件在可以移動的載體上實際移交，這不僅是因為沒有大型數據(最近的一個征集超過了84GB)轉移方面的框架，而是作為保護文件的一種方法，從而參與保護鏈條的管理。
·采用檢測移交，以一種能最大限度滿足文件要求的方式保證即將移交給檔案館的文件的載體、軟件和數據結構。只要存在各種不同的技術和文件生成行為，這種作法就會一直是必不可少的。
·批準文件接收，包括檢查文件確定移交的文件是想要的文件。這就涉及到一個評估生成人是否滿足真實性標準的問題，在這個階段評估還是相當非正式的。例如，從辦公室自動系統中為文件獲取案卷編目和案卷命名規定(如果有的話)，用于加強文件的特性和完整性。
·在可能的情況下統計文件數量，以確定移交了適當的數量計算機案卷。移交數量比預計數量多10000卷，這種情況出現過不止一次。
·在移交之前，從數據庫文件從原先的專門環境下大量輸出到保護格式中(例如以逗號分隔的價值格式)。類似這樣的輸出要求鏈接伴隨的元數據，但在這個階段，它們只是概念上的鏈接，即通過內部行政和著錄程序管理這種鏈接。
到目前為止，還沒有必要記錄由受限制的移交人接收的文件的復制過程。文件以原來格式保存，專有的以數據為基礎的文件則是檢測過的輸出格式，通過生成文件的，匹配的系統提供利用。遺留下來的電子館藏經歷了案卷格式的轉換，但這種轉換或復制的影響評估幾乎是不可能的，因為首先我們不知道文件質量的好壞。我們所能做的只是記錄所采取的作法。
加拿大《檔案著錄規則》是著錄方面的國家標準，是我們這個機構中使用的著錄數據庫的基礎。現在我們正在制定電子文件的著錄程序，特別是與我們的數據庫有關的著錄規定。現在我們正考慮一項建議，增加一項可以說明文件的實際移交產生的影響的內容。例如，可以把最近獲取的一個網站說成是“完整的”，即可以通過瀏覽器進行訪問，內部超鏈接也是有效的，但不能通過萬維網訪問。現在正出現一種挑戰，它可能能夠決定在系列一級上使用什么樣的技術，在更低一級的層次上使用何種技術，特別是有多種案卷格式的系列。
真實性要求也被用來幫助為文件生成者制定策略和指南。它包括向中央IT組織提供詞語的定義，比如“完整性”和“真實性”的定義，目的是協助說明整個文件/文獻管理系統標準的要求。更確切地說，特征性和完整性要求主要注重于我們稱之為信息管理的工具，比如跟蹤數據庫，案卷命名規則，程序手冊等等，作為真實文件的關鍵性組成部分。這些通常只通過工作過程與文件聯系的工具包含主要的特征和利用信息。與之相似，保護性措施要求(例如防止文件丟失或損壞的安全措施)和系統變化過程中需要伴隨文件的文獻為我們提供了與集中的IT團體交流的特殊基礎。例如，我們建議對半現行文件盡可能長地采用在線(在活動系統中)管理。
在文章的最后，我引用特里·庫克的一句話：我們必須積極地采用基于背景和來源的基本原則，將我們的程序從把文件作為實物轉變成把文件作為概念實體。通過著重研究真實文件的特征，回顧檔案鑒定和保護工作過程如何保護文件，InterPARES滿足了以上需求。該項目的研究成果并沒有表明使用什么樣的技術，或采用何用策略，但它的確提供了一個合乎理性和職業道德的基礎，各個機構可以把它作為有效地征集和保護真實電子文件的資源分配的依據。
(注：InterPARES是International Research On Permanent Authentic Recordsin ElectronicSystems的簡寫，中文譯為“永久保護真實的電子文件國際研究項目”。該項目由加拿大不列顛哥倫比亞大學圖書檔案信息學院露西安娜·杜蘭蒂教授領導，十余個國家的國家檔案館及一些大學和研究機構共同參與研究，目的是為永久保護電子生成的文件及其真實性建立一套基本的理論知識和方法，為國際組織、國家或部門制訂有關長期保管電子文件真實性方面的方針政策和標準規范提供指南。研究領域包括：
1、保護電子文件的真實性有何要求?
2、怎樣挑選應保存的電子文件?
3、如何保管真實的電子文件?
4、哪些方針、策略及標準可用來長期保護電子文件的真實性?
研究方法包括：調查、個案研究、文書學分析、建立模型、建立原型、術語。)
保護與移交載體和格式：做出負責任的選擇
吉姆·森得曼
保護和移交載體和格式的選擇是一個實際的話題，關于它的任何討論都應置于特定保護者背景之下——特別是有關保護者可以利用的資源的討論。它不受理論原則的特別指導。本文的第一部分將回顧加拿大、美國和英國主要機構在移交和保護電子文件時選擇使用的載體。第二部分回顧移交和保護格式。本質上這兩部分只是簡單地列舉。最后一部分簡要描述選擇保護載體和格式的時候的一些考慮或原則，并說明本文標題——“做出負責的選擇”的問題。
移交和保護載體
文件移交協議(FTP)——當前，國家檔案文件管理局(NARA)只根據文件移交協議(FTP)接受“未分類的、未經壓縮的、不受限制的和未經加密的文件”。加拿
大的圖書館和檔案館正準備提出一項建議，使用FTP和網頁發布授權和Versioning(WebDAV)協議作為在線移交機構。
磁帶介質（移交或存儲）
數字線性磁帶(DLTIV)盒式磁帶(非壓縮的)；
線性磁帶——開放(LTO)盒式磁帶
8毫米磁帶
開放卷軸9音軌磁帶
3480型磁帶盒
CD——可帶錄音的(CD-R)
旋轉磁盤(在線或近線存儲)
我相信，目前有些機構正在使用后一種存儲載體，包括澳大利亞國家檔案館。在我所工作的機構，磁盤存儲已經取代了磁帶載體，因為我們已經認識到，我們并不具備有效可靠地在磁帶載體上存儲文件的必要的技術。
與此同時，我們的技術基礎也有了提高，從WindowsNT到Windows2000。由于保護磁帶一直都在NT環境下制作，2000環境下不能訪問，這個問題亟待解決。
移交和保護格式
2002年，英國國家檔案館啟動了一項名為PRONOM的新計劃。PRONOM計劃收集并提供有關格式結構及其支持軟件產品的技術信息。它被看作所有數字保護機構的前提。該保護方法提出了一個與澳大利亞綠皮書(Australia's green paper)非常不同的方法。它們的相同之處在于這種方法代表了一種重要的現行機構責任，將特定知識和說明作為保護項目的一部分。這個責任的一部分是建立和維護與主要軟件開發商在軟件產品信息方面的聯系。這兩種方法都遵照一個原則，即保護方面的大部分投入應從一開始就齊備，而不是依靠技術的未來發展解決保護問題。未來幾年的計劃中PRONOM將大大提高，包括“支持數字保護行為的特殊工具。”
下面列出的移交格式來自加拿大國家圖書檔案館。與PRONOM相類似，這種方法代表了一項重要的機構投入，該指南中說明的格式要取決于市場上迅速發展和變化的技術發展。出于這個原因，指南的制定便于年度檢查，必要的時候加以更新。因為從保護的角度來說是可以應用的，所以采用這些格式，另外，采用這種做法的出發點就是便于文件移交。
雖然加拿大圖書檔案館從技術上講有能力使用上述所有文件格式，但這些格式有的是“推薦的”有的是“可以接受的”。推薦的格式是那些支持向檔案館移交文件的格式，以及在政府機構之間進行移交的格式，即文件仍屬于現行文件的時候。可以接受的格式是那些只用于向檔案館移交時使用的格式。在選擇格式的時候，要均衡考慮文件質量、穩定性、壽命和工業可接受性方面的需求。注意推薦的和接受的格式之間的區別只基于技術原因，而與商業過程是相反的。
字母集合：
·用于信息交換的美國標準編碼(ASCII)[ISO／IEC8859-1：1998(Latin—1)]
·擴展的二進制加密的十進位交換編碼(EBCDIC)
·單一編碼3.0UTF-8[1SO／IECl0646-1：2000]
當前NARA只接受ASCII和EBCDIC字母集合，現在他們也在考慮采用其他格式。
·數字錄音
·錄音交換文件格式(AIFF)
·WAVE(WAV)
．MPEG—1：Layer 3(MP3)
·音樂設備數字界面(MIDl)
·真實的錄音(Real Audio)(RM／RA)
·數字影像
·國際通信聯盟—通信達標部分(ITU—T)T．4和T．6
·移動網絡圖(PNG)
·附加影像文件格式(TIFF)
·圖交換格式(GIF)
·聯合攝影專家組(JPEG)[1S0／IEC 10918-1：1994]
·JPEG文件交換格式(JFIF)
依據特定的圖像質量規定，NARA接收JPEG／JFIF和TIFF格式的圖像
·數字錄像
·移動圖片專家組(MPEG—2)
·音像隔行掃描(AVI)
·MPEG-4
·Ouicktime(MOV)
·Real Networks’RealVideo(RM)
·文件—文本的
·可擴展的標識語言(XML)
·可擴展的超文本標識語言(XHTML)
·超文本標識語言(HTML)
·標準通用標識語言(SGML)[1SO／IEC 8879：1986]
·文本文件(．txt)
·Microsoft Word文件格式(．dot)
·可移動文件格式(PDF)
·WordPerfect文件格式(．wpd)
由于掃描圖像格式中的文本文件越來越多，NARA將在TIFF，GIF，BIFF(基本圖像交換格式)和PiNG格式中接受文本文件的掃描圖像。與之相似，依照某種要求，NARA也將接受按PDF格式生成和轉換成PDF格式的文件，例如安全環境的撒消。
·電子郵件
·多用途因特網郵件擴展(MIME)
NARA將接受標準標識語言(特指的)或本地格式的電子郵件，但都要依據某種規定。PDF格式被明確標識為電子郵件一種不可接受的格式，盡管這種格式作為附件可能是可以接受的。
·Geospatial數據
·數字線性段落—第3層(DLG-3)
·環境系統研究機構(ESRl)輸出格式—(E00)
·環境系統研究機構(ESRl)形態格式—(SHP)
·GeoTIFF
·地區性標識語言(GML)，第3版
·國際水文組織(1HO)S-57，第3．1版
·TC 211 1SO 191xx地理信息標準
·空間數據轉移標準(SDTS)
·加拿大Geomatics交換格式(CCOGIF)
·CARIS ASCII
·CEOS超級結構格式
·數字Eievation模式(DEM)
·GeoVRML(虛擬現實模式語言)
·結構化的數據—數據庫和電子表格
·平面文件
·dbase格式(DBF)
·技術圖
·繪制交換文件格式(DXF)
做出負責任的選擇
保護格式和載體的選擇最終要滿足檔案部門的職責要求：對電子文件采取安全保護并進行可靠地復制。要履行這些職責就要進行選擇，選擇所采用的技術應該是我們可以利用的、機構可以負擔得起費用，并且我們還要了解這些技術對文件及文件利用的影響。前面提到的澳大利亞綠皮書中建議，“大多數保護行為需要投入的是開始階段，而不是后續的仿真程序或數據轉換。”我認為這意味著保護部門的一部分職責不僅僅是穩固和保護電子文件，還需要平抑檔案館保管這些文件所需的費用。
技術變化的頻率意味著所有載體或格式的選擇都是暫時的。因為檔案對載體沒有特殊要求，所以要做出合理的選擇首先要考慮影響機構的各個因素。因為檔案事業不僅僅是保護文件，所以在考慮保護載體選擇的時候，人們最先需要考慮的可能是對文件提供利用產生的影響。
英國的國家檔案館把基于服務器的硬盤存儲看作“電子文件最有效最安全的存儲體制，條件是管理要得當，并包括一個有效的后備策略。”他們認為這種存儲有時是不可能的，并給出了利用可移動存儲載體的六條標準。這些標準如下：
·已經證明的、至少十年的保質期；
·與將要存儲的數據量相適應的存儲能力；
·高質量的錯誤發現和糾正能力；
·擁有良好市場占有率的成熟的技術；
·對投入的良好回報(包括每MB的價格和購買及維護必要的硬件和軟件的全部費用)；
·磁性載體的高質量包裝，要具有較強的矯磁力。可以向這些標準再增加下列內容：
·對負責管理存儲介質人員的重新培訓費用；
·存儲空間費用，例如轉換歸檔，接納不同的載體格式因素；
·需要改變當前的工作程序的可能性——注意，新載體可能影響保護工作程序和提供文件利用；
InterPARES的基本要求規定，真實電子文件的保護要求了解文件在復制時受到了何種影響，這就使格式的選擇更具挑戰性。有些格式在別的方面令人滿意，但可能不能復制出令人滿意的文件。人們滿意的保護格式可能會使文件提供利用更為復雜，例如，從多種不同電子郵件帳戶上傳送電子郵件。如果以數據庫格式傳送所有的電子郵件，那將是最簡單的方式。如果得到了整個電子郵件數據庫，那么將很難限制利用個人電子郵件或某一位用戶的電子郵件。如果得到了反映每個單一用戶郵件的單個文件，那么利用整體郵件可能就很困難。保護格式的選擇將影響文件提供利用的方式。因為進行這種評估并不輕松，所以要盡可能減少文件格式的變化，在這個過程中，選擇格式的使用期限應作為一個重要的考慮因素。
從載體的提供和費用(即保護者可以承受)的角度來說，保護載體的選擇是受市場支配的。在選擇保護格式時它們也是相關因素。然而，在后一種情況下格式對可靠地復制真實文件有很大的影響。由于這些原因，以上這些考慮對于檔案鑒定的管理和保護企業程序方面都是至關重要的。
電子文件的功能和系統鑒定
吉姆·森得曼
InterPARES第二階段研究項目把鑒定定義為“用于確定文件保護期限和情況的評估文件價值的過程。”本文中將使用這個定義，但側重點將不放在文件上，而是針對包含文件的系統的功能，這是通過編輯電子文件信息評估價值過程的一部分。
在本次會議上，我將介紹一個類型的系統，并解釋一種根據我的經驗在鑒定電子文件方面一直很有用處的系統設計方法。在文章的最后，我將介紹一下我在把系統分析用于結構化和半結構化文件的鑒定方面的經驗。這里要有一個假設的前提條件，不是所有的電子文件都是相同的。這種文件信息系統的內容和這些文件的結構是由生成文件機構的整體業務背景中的系統功能決定的。本次會議的目的就是要說明所有的系統都屬于通用的功能類型，對系統功能的進一步專門分析對于確定文件及其價值有實際幫助。
信息的通用類型
人們普遍認為檔案電子文件，即“在實際行為過程中生成或接收到的，或作為這種行為工具或副產品的”文件，存在于某種信息系統中。這里有一個從1996年系統教科書中引用的一個系統類型，它是從真實性工作小組報告(AuthenticityTask Force Report)中總結出來的。盡管它是很早以前的研究成果，但我發現這個類型仍然很有幫助，因為它是基于通用功能的，并且不象技術那樣頻繁變化。系統主要有六個類型，在這里我只列舉其中的四個。
·業務過程
·管理信息
·辦公室自動化
·決策支持
業務處理系統管理最基本的業務。例如，業務系統可以管理我們的銀行存款和取款，或記錄在百貨公司購買的東西。這些類型的系統通常處理數量巨大的業務，這些業務在信息內容和結構方面的定義也是非常嚴謹的。很明顯，它們包括的信息是非常重要的，但大多數情況下內容可能不是很長。
管理信息系統監督業務系統。它們有責任匯報例外情況，并提供業務活動的摘要。這些報告有助于一個機構的管理工作，便于高效地管理機構的日常業務。因為這些系統監督業務系統，所以通常情況下它們的范圍和目的是明確定義的。例如，一個網絡登錄應用程序監督網站的所有的業務，即點擊數、下載量等等。
辦公室自動化系統可能是我們都熟悉的。這些系統是圍繞辦公室生產率應用程序而建立的，例如組成Microsoft Office的應用程序。這類系統的目的往往沒有很好的定義。系統的用戶在系統應吸收和保存何種類型信息方面具有一定的自主靈活性。因此，某些最令人煩惱的檔案問題，例如email，(從定義相關的文件的角度)都發生在這種類型的系統上。
我所接觸過的決定支持系統都是龐大而昂貴的。從根本上講它們都是基于一個或多個數據庫的報告系統。它們之所以是報告系統是因為系統不能做出決定，它們根據預先確定的數據集，并在定義的參數內進行報告。這些報告的目的是幫助決策制定者制定決策。這些報告對于一個機構的決策制定過程可能不是最重要的。例如，政府高級決策人員經常以政治因素作為參數。數據庫成分是長期的而不是暫時的，這就意味著數據(通常是從業務系統中抽取的)被改變了，所以來自不相似源系統的數據可以進行有效的比較并一起使用。
這種類型對于鑒定很有幫助：關于從系統中選取何種類型的文件，以及文件的特征可能是什么，它可以為我們提供一個總體概念。人們可以利用此種類型的系統在更廣泛的功能或目的方面為電子文件的分類。但它沒有在特定業務過程中提供足夠的信息以支持文件的鑒定。必須尋找特別針對生成者的附加信息。這與著錄采用的通用檔案方法有聯系，它強調在進行文件著錄時采用從通用到特殊的順序。
系統分析和設計的任何方法都不可避免地提供附加信息以支持檔案鑒定。利用個案方法是一種普遍的方法，此處簡要介紹一下，因為它是建立在一個現行檔案和文件管理的強有力基礎之上的，這個基礎就是功能和活動方面的知識。人們還把利用個案方法作為向非技術性讀者(常常是系統的用戶)傳遞系統主要內容的有效方法。這個方法在兩個方面支持檔案鑒定：1)系統是從其功能、活動和業務的角度定義的，它提供了文件的基本內容，2)它可以成為在鑒定報告中表述系統的有效方法。
利用個案方法從系統功能的角度描述該系統。“利用個案”是利用者和系統之間不連續的相互作用。各個利用個案應與特定的業務目標相關，這就是說它們要識別業務決策和行動。對于高效的系統設計來說，例如定義系統要求，可以最終在非常細節的層次上定義利用個案。用戶登錄一個系統就是發生的相互作用的利用個案的一個例證。對于大多數檔案鑒定要求來說，沒有必要把功能性分解到如此詳細的層次。從相互作用的對方是誰，鑒定目的是什么，鑒定層次是什么這些方面出發大體上定義一個系統可以成為一個非常有效的交流工具(例如，對于檔案著錄或文件保管期限的制定)。對于理解文件生成、使用、管理和保護責任也有直接幫助。
這與澳大利亞新近制定的文件保管標準方面的工作過程分析非常相似。“工作過程”的定義是“產生一個符合管理規則的商業結果的步驟或行為的過程”。這個標準中描述了兩種分析類型。功能性分析涉及一個從上而下的方法，從某個機構的總體目標出發，一層層地到達循環業務階段。順序分析定義行為的先后或工作過程的業務，以及它們與其他過程的關系。
下面的例子是用來表明系統功能的一般性和特殊知識是如何用于檔案鑒定的。一般性知識涉及數據庫——這是一個分為多個階段的過程。相比而言，當庫房位于三個階段中的第一個階段時，鑒定是項目中較早采用的措施。對于庫房的內容，鑒定是用來建立一個批準的處置機構，即文件保管期限。
以前，機構沒有在文件鑒定方面從這種信息系統中獲取的經驗。盡管如此，鑒定已經依照慣例開始定義這個系統，而最早的定義僅僅是作為一個數據庫，從其輸入、輸出和數據處理或數據庫的功能性的角度來說。人們很快就清楚地認識到這個數據庫已經從許多數據庫和其他途徑進行了輸入。在輸出方面也有相類似的發現，許多辦公室，特別是行政和政策性團體都采用這種方法。數據庫處理的著錄使用比如“變化”之類的詞語，涉及所謂的“權力使用者”之類的個人。這些證據都表明這個數據庫是非同一般的。進一步的查詢肯定了這一結果，我們也發現了它作為數據庫庫房的真實本質。它的目的是支持決定的制定和政策的研發。
通過對數據庫／決策支持系統的研究，人們認識到這些系統從分散的系統那里獲取了保存的或“歷史性”的數據，并把它進行了轉換，使來自一個來源的數據可以與來自其他來源的數據有所聯系。專家們或“權力使用者們”通過特殊的硬件和軟件生成(涉及某種二次轉移)和查詢軟件庫中的“數據市場”。出于利用的目的，其他辦公室還寫出了程序化的和專門的報告。系統文件的數量很多，因為這些系統造價昂貴，結構復雜，所以必需是可靠的。至于如何鑒定從來源系統收集到的數據集、傳輸的數據、專用數據棧和專門報告我們還找不到頭緒。(問題不在于預先設定的系統)。另外，由于用于數據庫的特殊的硬件和軟件的原因，我們開始對懷疑保存源于這個來源的任何內容的可行性，比如屏幕上只作為數據視圖而存在的報告。這是一個值得關注的問題，因為隨著電子文件問題的不斷發展，沒有跡象表明對于鑒定中的費用問題應給予何等程度的重視。由于已經知道正在使用什么樣的特殊軟件，所以我們對此展開研究，試圖了解從什么地方可以找到文件，如果這類的文件存在的話。總之，我們對庫房中的一些行為觀念的細節過于關注。我們取得的唯一一個進展是從鑒定源系統中消除數據，因為這些源系統中的文件已經通過了鑒定。
當我們退一步不再對文件內容的越來越細節的描述鑒定和系統技術過于重視，而再度關注對系統的整體功能(支持的決定制定和政策的研發)，鑒定的各個組成部分就開始趨于正常。這就引起了對功能的鑒定及設計的所支持的系統及系統生產的信息“產品”的再次關注。現在的重點是決定庫房的產品是如何支持決策制定和政策研發的。這種情況下，很明顯這兩種功能有許多支持，而數據庫房則沒有。實際上，數據庫房僅提供了決策制定和政策研發多面性的一個方面。當我們工作的重點是特殊技術和系統的造價時，我們就會認識到傳輸數據的重要性和庫房的報告能力。當我們把著眼點放在功能方面，系統被置于它所支持的工作過程的更廣闊的背景之下，這些價值也就相應地被調整了。通過這種方式，通過確定我們所尋找的是何種類型的系統，并且最高層次上的主要客戶是如何與系統進行交互運作的，我們就能夠做出鑒定決定。這種情況下的決定就是系統不保存具有檔案價值的文件。只要鑒定認為庫房的一部分提供保護擔保，那么對用戶和系統之間的進一步交互運作的分析(在鑒定層次上的)就有必要了。
前面的例子涉及到一個帶有高度結構化信息和定義嚴謹的與其相關聯的工作過程的交叉部分各點的復雜的系統。更多情況下，我們是應要求去鑒定從辦公室自動系統生成的與“傳統”文件更為相似的文件(含義為紙質文件)。鑒定從辦公室軟件，包括文字處理、電子郵件、空白表格程序和表示應用程序等生成的文件很困難，因為從它們與有組織的工作程序的關系方面來講，這些通常都是沒有經過很好地定義的系統。
盡管這種系統僅僅能提供非常少量的與鑒定直接相關的信息，因為辦公室自動系統最早的用途是增加生產力而不是用于支持定義完備的業務，我們仍然可以處理經過一半構造或完全未經構造的信息。辦公室自動工具設置的初衷是為了增強個人生產力而不是為了有效地管理文件。對于電子郵件來說尤其如此。
了解文件產生的系統的一般類型，從系統功能的角度檢查系統是鑒定電子文件的一種有效方式。系統分析的利用個案方法提供了一種與檔案文件管理有關的一般性聯系。從評價文件的價值(例如通過文件與所支持功能的關系)方面和幫助確定保護文件真實性文件因素兩方面來說，對系統的一般性和特殊分析對于鑒定都很有意義。從系統功能方面對系統進行分析對于文件的檔案描述也有很大幫助，這是一項至關重要的保護要求。
電子文件的移交策略
吉姆·森得曼
InterPARES第一期研究成果中的保護模式列出了影響電子文件從生成者或用戶向保護者移交的五個因素。這些因素是：
·接收政策
·保護者的技術框架(包括可以使用的各種技術)
·特殊文件集合的保護策略
·指定的保護方法(即如何執行這些策略)
·被移交文件的實際數字內容和附加信息
人們把接收策略定義為保護者接收移交文件責任的策略。該策略說明了用于移交文件的標準和規定。因而它可能說明了下列問題：
·被認可的移交文件格式(即以逗號分開的價值形式移交的數據庫文件)
·文件丟失、不完整或記錄文獻丟失、不清楚的情況下應當怎么辦
·當提供文件利用的責任從生成者轉移到保管者的時候要設定出交接日期。
當電子文件部門還處于萌芽狀態時，我們這個機構的接收策略主要集中于對移交者的預先檢測。因為還沒有對文件的在線移交設計出相應的設備，所以電子文件的移交就使用數字載體，比如磁帶或光盤。磁帶的書寫數據通常是使用備份軟件完成的，這是很多人首選的方法，它比實際移交更具優勢，人們還討論了移交的載體和格式。隨后又檢測了協商后的配置，如果檢測成功，該配置就用作文件實際移交的基礎。同時還確認了選定的文件格式。已經最后確定可以接收的文件格式。大多數原始格式的辦公室自動化文件都是可以接受的，即與文件生成或使用時的格式相同。人們首先的圖像文件格式是標志圖像文件格式(．tiff)，但聯合圖片專家組規范(.jpeg)和圖形交換格式(.gif)也是可以接受的。數據庫格式(．dbf)是數據庫側重的格式。逗號分開的價值格式也是可以接受的，特別是空白表格程序申請。加拿大的許多檔案館都接受這些格式。
實際移交之后采取了附加的檢測，前提是接收到的文件是想要得到的文件。只要有可能，我們還確定文件的總數。有一次接收文件的數量與預期文件的數量之差約為10000卷。我們把這個情況反映給了移交機構，解決了這個問題。確認我們接收到了組成完整文件所需接收的所有文件是非常重要的。
除了這些技術上的考慮，通常還有一個現成的協議管理文件的利用要求。在安大略，信息自由和隱私法是這方面的管理規定。該協議還管理法律文件利用要求。通常，在利用移交期接收的信息或文件的要求歸文件的生成人。在文件成功移交日期之后，文件的所有要求都成了檔案館的責任。
技術框架單指實施保護過程的通用硬件和軟件環境。我目前的技術框架局限于基于PC的環境，以Windows2000作為操作系統。在不久的將來，隨著館藏數量和提供系統利用需求的不斷增長這種環境必須升級。
保護策略被定義成“保護選擇作為保護對象文件的具有聯貫性和綜合性的方法……”策略的目標是：
·長期保持電子文件的成分、相關數據庫和信息，表現為一個或多個數字成分不同層次的行動計劃，包括需要采取的行動的時間及條件。
·以真實格式復制文件。
·評估策略執行的標準。
此處的“成分”反映了保護任務工作小組得出的結論：
電子文件作為一個或多個數字成分儲存。數字成分與文件文書分析中認可的文獻格式的元素不一定有必要聯系。這些成分是由比特的儲存方式以及復制文件所需的方法(軟件)從技術的角度決定的。復制電子文件需要(1)重建該文件，即重組其數字成分(如果有一個以上)，或抽取儲存在實際文件中的包含一個以上此種成分的數字成分；(2)將它以適當的形式表示。
人們熟悉的例子是通過瀏覽器閱讀的網頁，包括圖像或畫面。通過該網頁不包括圖像文件或成分，相反包括表明說明圖像如何在網頁上出現的文字。圖像本身作為網頁的一個獨立的成分儲存。注意，以這種方式重建網頁同樣要求使用瀏覽器。在文本處理應用程序打開HTML文件，或在圖像處理程序中打開圖像文件都是可能是，但只有具有瀏覽器功能的程序才能以文件預計表示的方式重建網頁。HTML文件的保護策略與附加圖像成分在某些細節上有所不同。
預計的保管方法是指用來實施保護策略的軟件。這就要求決定使用何種類型的文件或數字成分和使用環境。
用來實施保管策略的軟件可能與可以接受的文件移交格式密切相關。例如，逗號分開的價值(．CSV)格式文件通過現行的電子表格應用程序，比如Microsoft Excel可以很容易地利用。在現有情況下，這可能是復制提供利用文件的一種可靠方法。在這種情況下，保護方法不需要任何種類的文件格式轉換，盡管這樣會影響文件的復制。最近我開始嘗試使用應用程序中的開放辦公室套件(Open Office Suite)將Microsoft Word，Excel和基于xml的開放辦公室(OpenOffice xml-based)格式進行轉換。Open Office的一個吸引人的方面就是它提供了一種進行批量轉換的方法。然而如果決定對所有文件采取這種保護方法需要進行深入的檢測，保證這是一種保護法文文獻或特殊格式文獻等的可靠方法。
最后，還有實際的數字成分，即與相關文件和傳輸信息保護有關的附屬信息。當然，數字成分需要移交。隨著文件的移交，記錄有可能會改變。數據庫的移交有可能需要數據詞典，詞典定義了數據域，甚至可能列出了每個域的價值范圍。系統的圖表表示中可能包括先行系統，所以可能會有用。對于辦公室自動文件來說，文件夾結構、文件分類計劃和文件命名規定從附屬記錄的角度來說也是很重要的。最后傳輸性信息，例如：這些準備移交的文件是由誰籌備的?怎樣籌備的?移交對于維護文件的真實性具有必要性是由誰認可的?
有五種因素為制定移交策略提供了牢固的基礎。這些因素從文件的可復制性和保護者工作所必需的技術環境的角度強調了文件的特征和需求。保護和利用策略可能是電子文件移交中最重要的決定因素。保護策略(至少在InterPARES環境下)明確規定“數字保護的過程從最初的儲存開始，并貫穿文件的復制過程。”后一種要求，即文件的復制(假定是為了利用的目的)過程是進行移交時需要考慮的一個重要因素。在這個時期，對于檔案工作者來說文件如何提供利用可能是最大的挑戰，因為利用電子文件的模式才剛剛出現。在保護者的實驗室中這些文件很有可能被復制，但向機構的客戶提供利用就不那么容易了。這就是說復制文件，使其真實性明顯顯現于專家的面前是有可能的，比如監督文件移交的檔案工作者。但對于不熟悉技術環境和移交復雜過程的人來說，這種真實性就不那么明顯了。
電子文件的選擇標準
新加坡國家檔案局 Elaine Goh
杜蘭蒂·露西安娜教授在她所寫的《鑒定概念和檔案理論》一文中把鑒定定義為“在事件進程中證實文件價值的過程，描述這種價值并確定價值期限”。本文將討論下列問題：需要鑒定什么，以及影響電子文件鑒定決定的各種因素。另外，本文還要表明確定文件價值的行為在本質上是一個方法問題，這種方法根據不同的檔案機構確定的鑒定標準而不同。
從廣義上說，檔案文件的選擇有兩個主要方法。第一是宏觀鑒定方法，通過了解和評估文件生成的背景采用從上到下的方法，而不是特別關注實際文件。采用這種法的原因是人們認識到，基于文件內在價值的傳統方法不足以應對大量的文件。從本質上說，宏觀鑒定包括了解文件生成人的責任、職能、程序和組織結構。這種方法的倡導人之一特里·庫克敦促檔案工作者在鑒定電子文件時不要把它看作“神秘的事物”，而是“采取一種更為全面的，更為聯合的鑒定方法”，注重機構的“責任和職能，以及它與公民和社會團體之間的相互影響。”第二種方法是檢查和評估實際文件的微觀鑒定方法。這種分類鑒定方法鑒定文件的“當前行政價值，法律和財政價值，憑證和信息價值，文件的管理和現狀，內在價值和與其他文件的關系。”
在新加坡檔案館(NAS)，我們在鑒定電子文件時同時采用以上兩種作法。自從二十世紀八十年代出現了電子政務以來，許多政府機關或是把他們的數據庫從主計算機轉移到客戶服務器平臺，或根據其職能和活動的變動停止系統的運作。NAS采用了一種微觀鑒定策略確定電子文件的法定的、行政的、財政的和信息的價值，這種作法的部分原因是檔案館運作的司法背景。根據國家遺產委員會法令，“任何企圖銷毀公共文件，或者授權銷毀公共文件的人”事先都要得到NAS的允許。另外，NHB法令規定，NAS“應向公務人員就公共文件的標準和保管步驟提出建議”。因而，這樣的一個鑒定方法意味著NAS應與各個機關協作研究法律和審計方面的需求，因為我們的職責就是保證在公共領域中正常開展文件管理工作。
例如，NAS對于普通的行政性或后勤工作文件，比如工資表、人力資源和財政支出文件制定了通用文件電子文件保管期限表。當NAS評估電子文件的內容時，我們還檢查紙質格式中可能存在的類似的或相關的文件，目的是確定最具權威性的、最完整的文件。同時，我們還很關心機構的整體文件保存系統。例如在專題案卷電子數據庫的鑒定中，NAS就考慮到紙質文件的情況，例如機構電子數據庫中沒有的采訪人所作的訪談記錄。
現在，NAS越來越傾向于采取宏觀鑒定策略，特別針對那些已經采用了電子文件保管系統的機構。2002年，新加坡財政部(MOF)首創了一個電子登記(eRegistry)系統，這個系統允許采訪人以電子形式生成、歸檔、檢索和保存文件。NAS積極參與到這個項目中來，并為系統的文件保管需求提供投入。同時，我們還通過對機構的行政歷史、職責和功能的檢查不失時機地對MOF的文件展開宏觀鑒定工作。這個過程需要進行大量的研究工作，并耗費時日，因為它不僅僅涉及仔細研討機構的公開報道，比如年度報告，以及對文件、運作和IT人力資源的深入分析。但這種方法仍有許多優點。第一，通過這個系統，我們對機構形成的文件(紙質和電子形式)的類型有了非常好的了解，并成功地制定了文件保管期限表，以及電子文件的處置方法。第二，這種方法使機構的所有權意義更為合理，這些機構在保證文件長時間及異地的保管和利用方面負有責任。第三，鑒定過程獲取的研究成果對于檔案的管理和著錄很有幫助，因為我們已經積累了足夠的經驗，可以提高機構文件系列的檢索工作的水平。
鑒定決定還取決于文件生成背后的背景情況，例如法律、社會、政治和技術背景。第一，一個國家的法規可以影響電子文件的征集和選擇。根據國際檔案理事會電子文件委員會，那些檔案館在實際保管文件之前需要等待很長時間的國家面臨一個問題，因為檔案館可能還會擔負獲取過時格式電子文件的重負。因而這些國家需要在決定電子文件之前應考慮他們的法律規定。杜蘭蒂假定電子文件的法律核心問題不在于是否被承認而是它的份量。后一個標準“由法官、陪審團，或是雙方同共，根據每個案件中作為證據提交的文件的完整性決定的”。在新加坡，1996年的《電子證據法》稱電子文件可以用于法庭，具體方式有三種：
(1)根據協議，雙方不能對“內容的真實性或準確性有爭議”
(2)根據一項經批準的用于在文件影像系統生成文件程序。這就需要有一個認證機構審計基于應用整套標準的系統。
(3)根據認證。這種方法意味著一個負責管理電子系統的管理者，詳細說明電子文件是如何生成、處理和存儲的。該認證應說明“不應存在對文件真實性或可靠性的疑慮，有充分理由相信所有記錄系統的資料都運行正常”。
除了上面提到的法令，1998年的《電子交易法》在法律上明確認可了電子文件作為其目標之一，即“促進公眾對電子文件和電子商務完整性和可靠性信心”。法令的第二部分第六款規定“如果信息以電子文件的形式出現仍具有不可否認的法律效果、合法性或可行性”。
影響鑒定決定的第二個因素是文件的技術條件。GregO'Shea曾指出這些技術因素包括“電子文件的可操作性”，“數據在系統上的聚積水平”和“數據更新的頻率”。Harold Nagule對機讀文件鑒定的RAMP研究中提到保證文件可讀性，評估硬件和軟件從屬性和保證對系統進行正常記錄的必要性。在新加坡，各個機構應保證其電子文件，例如數據詞典和數據表在移交給NAS保存之前保存好有關電子文件的正常技術文件。我們還要求各個機構填寫電子文件檔案評估表格，用以解釋系統的整體功能，并提供某些技術細節，比如電子文件的格式、數據庫的大小和系統輸出。電子歸檔(eArchiving)系統是由NAS和其他兩個本地工業伙伴一同開發的，系統為各個機構提供了一種既實用又緊湊的移交方法，保證電子文件從機構的登記系統向NAS的移交。這些文件最終將被制成縮微膠片。這并不意味著NAS把所有的電子文件全部轉換到膠片上去。有些文件，比如數據就保持原有的電子形式，并以開放的、獨立于平臺的形式保存。
與技術鑒定密切相關的問題是整體管理，其中包括用以保存電子文件的足夠的設備、所需預算和人力資源費用。Naugler強調文件的內容和技術分析應與電子文件的重新格式化和轉移的費用相適應，用于防止技術障礙，比如轉移費用會超出檔案館保存文件的能力范圍。與之相似，NAS還考慮到做出鑒定決定之前電子文件的轉移和保護費用。有些電子文件最好還是留給生成機構，特別是如果該機構長期需要該文件。另外，我們還應注意不要把經濟因素作為鑒定決定時的唯一考慮，因為檔案館有責任對這些文件進行道義上和實質上的保護。杜蘭蒂強調檔案保管應與憑證的保護密切相關。
總而言之，電子文件的鑒定并不涉及重新制定檔案理論，而是對保證電子文件真實性方面的策略以及文件的長期保存需求做出較大的變動。從本質上說，與紙質文件鑒定相同的鑒定技術可以應用于電子環境。但是，需要鑒定的內容是一種價值性很強的概念，因為它依文件生成的更廣泛的社會背景和檔案運作的背景的不同而變動。因而，在不同的行政管理和司法背景下為文件鑒定標準制定一整套的標準基本上是不可能的。在這里，我引用一下永久保護真實的電子文件國際研究項目(InterPARES)研究小組的報告，即鑒定要以“國家或個人的傳統、司法系統(包括立法)、價值系統和理論選擇”為標準。
（陳慧涵摘自《外國檔案工作動態》 翻譯：李紅）
