上海大學檔案學系張大偉
在信息化進程中大量形成的電子文件是現代社會活動的重要工具和真實記錄，也是社會各項事業可持續發展的必要依據和基本條件,它在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務社會、促進經濟、造福民眾等方面具有紙質文件難以比擬的優勢，屬于社會信息大家族中的后起之秀和核心成員，理應列入國家以及各地區、各專業戰略資源的管理范疇，受到全社會的高度關注。
近年來，我國檔案界如火如荼地開展了電子文件的研究。然而，與理論發展相比實踐的進展卻比較滯后。理論在天上飛，實踐在地上爬。理論與實踐脫節，法規與執行脫節的情況比較嚴重。基層檔案人員對于電子文件歸檔管理不同程度地存在“不想管”、“不敢管”、“不會管”的疑慮，造成許多歸檔電子文件自生自滅和管理失控。管理制度體系不健全是造成此類狀況的主要原因：一是制度操作性較弱。關于電子文件歸檔管理國家檔案局已經頒發了一些規范性文件，各單位在制訂相應制度時未能自頂而下逐級細化，而是逐級“克隆”，致使一些基層單位的制度也只說原則話，操作中無所適從。二是制度配套性較差。由于電子文件歸檔所涉及到的文件和檔案管理在體制上分屬兩個系統，落腳到基層單位也存在文、檔管理制度不協調問題，由此檔案部門難以對電子文件的前端工作實行有效的控制。就檔案部門內部來說，電子文件歸檔管理制度、標準、規范也存在諸多不協調之處。三是制度缺乏創新務實。許多管理制度簡單照搬傳統的檔案管理制度規范，未充分考慮電子文件的特點和管理規律，對此項管理中遇到的動力和約束機制問題拿不出重點突破性的解決方案和“撒手锏”。因此，制度創新已經成為當前制約電子文件歸檔管理工作的瓶頸。
規范化是各項管理工作永恒的主題。制度是規范人們辦事程序和行為方式的規則，是法規在執行層面上的細化和法規執行的重要保障條件。因此，電子文件歸檔管理制度體系的建設是該項法規體系建設的重要組成部分。本文對構建電子文件歸檔管理制度體系需要重點考慮的問題談點初步的設想，希望引起同行們對此問題的關注。
一、電子文件歸檔管理制度體系建設的基本原則
為了提高電子文件歸檔管理制度本身的科學性和適用性，必須從檔案管理的實際和電子文件的特點出發，做到以下四個“結合”：
1、理論與實踐結合。近年來我國檔案界電子文件管理理論研究成績斐然，許多先行單位也創造了成功的經驗。制度建設不能憑拍腦袋，而要將現有的理論和經驗“固化”到制度中去，轉換為創新務實的操作方法，克服理論與實踐“兩張皮”的現象。
2、繼承與改革結合。與傳統文件歸檔管理相比，電子文件的歸檔管理既具有共性，又具有鮮明的特性。制度建設既不能全盤否定傳統文件管理的基本理論和方法而另搞一套；也不能將傳統的一套完全強加于或照搬到電子文件歸檔管理中來。
3、技術與業務結合。信息技術是電子文件管理的基礎和手段，也給現代文件管理提供了前所未有的有利條件和嚴峻挑戰。電子文件歸檔管理制度的科學性和適用性，取決于信息技術和檔案業務結合的緊密程度，以及管理和技術上的可行性。
4、一般與具體結合。關于電子文件歸檔管理國家制訂了《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局2003年第6號令），上海市檔案局制訂了《上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）》（滬檔發〔2005〕220號），對于上級的制度，下級制度既不能另搞一套，也不能照搬照套，而必須在結合實際細化上下功夫。電子文件歸檔管理的新問題層出不窮，制度建設不可能一步到位，當前要在照顧全面的基礎上抓重點突破，著重建立起電子文件歸檔管理辦法、歸檔范圍、保管期限表、著錄規則、分類方案、存儲格式和命名規則等，以切實解決管理中迫切須解決的難題。
二、明確集中統一管理機制
關于歸檔電子文件的集中統一管理，實踐中有三種主張：一是由計算機技術部門集中管。理由是技術部門控制著計算機設備，又有經驗豐富的計算機專業人員，有利于解決管理中復雜的技術問題。二是由各部門分頭管。理由是電子文件是紙質文件的“副本”，且不具有憑證價值，因此，紙質文件歸檔后電子文件可不必歸檔。三是由檔案部門管。理由是歸檔電子文件管理雖具有很強的技術性，但更具有一般檔案管理的共性。實行檔案部門的集中統一管理有利于從檔案專業的視角出發，對歸檔電子文件管理實行統籌規劃，并將其納入規范化、專業化的軌道；有利于對歸檔電子文件進行價值鑒定，統一收集、存儲、保管、保護，確保其長期安全和有效；有利于對歸檔電子文件的科學整理，建立歸檔電子文件之間，及與其它載體檔案之間的邏輯聯系，以利于檔案的系統化查找利用。制度建設一定要堅持第三條原則，并具體明確以下內容：
1、物理存儲的集中。電于文件的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是將電子文件卸載到脫機保存的載體上或通過計算機網絡向檔案部門移交，屬于文件實體的所有權和使用權的轉移；邏輯歸檔僅將歸檔電子文件的控制權限移交檔案部門，屬于使用權或處置權的轉移。雖然邏輯歸檔是信息共享的先進方式，然而在目前管理和技術條件的不成熟的情況下，這種歸檔方式必然存在文件被丟失、破壞、篡改、泄密及連接中斷等風險。因此，目前的制度必須強調物理歸檔，即實行歸檔電子文件存儲的大集中。對于實行多級管理的企事業單位，歸檔電子文件應當集中存儲到受最高一級檔案部門控制的計算機服務器中，同時，所屬單位也各自保存本單位形成的歸檔電子文件。
2、技術管理的集中。歸檔電子文件管理須依托信息技術，為此，要將歸檔電子文件管理的要求納入本單位計算機系統的購置、更新、設計、應用和管理中去，在系統設計和運行中對歸檔電子文件的采集范圍、存儲格式、保存位置、后備方式、密級劃分、權限設定等有統一的規定和設計，并對電子文件管理系統采取可靠的身份識別、權限控制、審計跟蹤、防計算機病毒、防泄密及防攻擊等技術措施。歸檔電子文件存儲設備管理和數據日常備份可以由計算機部門承擔，但要滿足檔案管理的要求，并受檔案部門的督促和檢查。
3、業務管理的集中。為了將規范化管理的觸角延伸到歸檔電子文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用的全過程中去。制度要以確保歸檔電子文件的真實、完整、有效為目的，將其管理納入本單位信息化建設，還要將公文和檔案管理整合成統一的文檔一體化管理系統。要明確此項工作的分管領導和領導職責，檔案部門人員、設備的配置要求和管理職責，文件形成部門的管理崗位設置、業務規范、處理程序、工作要求，特別要明確檔案部門對上述工作負有督促、檢查和指導的職責，使檔案部門對電子文件的前端具有實際的控制權。
三、明確電子文件的歸檔范圍
關于電子文件的歸檔范圍，目前制度都簡單地規定“參照紙質文件歸檔范圍及保管期限執行”，這是很不切實際的：一是隨著電子文件的普及，越來越多的電子文件，如多媒體文件、超文本文件等，不可能形成紙質文件，從而無紙質文件可以對應。二是有的單位計算機普及應用，形成大量微觀性電子文件，如業務過程性文件，這些文件對各單位的經濟業務活動有較大的利用價值，但一般都未列入紙質文件的歸檔范圍。三是為了解決電子文件的可讀和有效，電子文件歸檔還須包括傳統歸檔范圍未列入的背景信息和結構信息。四是由于歸檔電子文件存儲的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質文件。因此，制訂電子文件歸檔范圍和保管期限是制度體系建設中的嶄新課題，且不可能一蹴而就。
制訂電子文件歸檔范圍及保管期限應遵循以下原則：
1、參照紙質的原則。即凡有相應的紙質文件歸檔范圍可以參照的還須盡量參照，這是制訂電子文件歸檔范圍的捷徑，也有利于雙軌制和雙套制的貫徹。也便于熟悉紙質文件歸檔的專兼職檔案人員進行實際操作，但是不能將其視為唯一的原則。
2、適度放寬的原則。即從本單位信息化發展的實際出發，拓寬電子文件歸檔范圍。過去紙質文件歸檔往往強調行政性、總結性、結論性文件，而電子文件歸檔應當拓展過程性、微觀性、動態性（如數據庫文件）、知識性、集成性文件，并要求將反映背景、結構信息的公文處理單、日志文件或元數據列入歸檔范圍，隨主文件一并歸檔。鑒于現階段歸檔電子文件難以具備憑證價值，而電子文件的情報、參考價值又有廣泛的用武之地，因此，應當將那些查找利用率高的上級普發性文件、本單位工作查考性文件盡量列入歸檔范圍。
3、期限延長的原則。由于當代計算機存儲的海量化緩解了現代信息量激增和存儲能力不足的矛盾。磁帶機、磁盤機、光盤等外存儲技術的突飛猛進，日趨成熟，使大規模檔案數據的存儲具備有利條件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質檔案一致，也可延長，原則上能保存多長就保存多長。
4、避免重復的原則。即在歸檔電子文件管理系統中避免由于各下屬機關文件的來往而造成重復歸檔的現象。這一現象在紙質文件移交進館中已經存在，且難以避免。然而對于電子文件來說，可以也應當避免。各單位在收集歸檔電子文件時，應對收文加以區別，凡是非針對本單位的普發性文件或轉發文件一律打上標志，在移交進館時由計算機自動加以剔除；凡是針對本單位的收文，如“批復”、“復函”等，則可進館，但必須附帶收文辦理信息和與本機關相關發文的連接關系，否則也將視作重復文件。
5、雙套互連的原則。在歸檔電子文件憑證價值難以被確認的情況下，雙套（或“雙軌”）制管理的方法將長期延續。紙質和電子文件的互連是便于兩者發揮各自優勢的客觀需要。為此，筆者推薦以下雙軌制的歸檔類目表格式：
該格式通過保管期限欄不同年限標注，反映了歸檔文件的三種類型：如只標紙質文件年限的即只歸紙質文件；如只標電子文件年限的即只歸電子文件；如同時標紙質和電子文件年限的即實行雙套歸檔。此時電子文件的保管期限應較紙質文件延長。該表中的類目號還可以作為紙質和電子文件連接的標識號，具有一定的檢索價值。
6、格式規范的原則。電子文件存儲格式繁多給其長期可讀帶來較大的難題?？刂茪w檔電子文件的格式，是解決此難題的主要方法。為此，須在歸檔范圍中明確各類電子文件的推薦格式，如果制作時未采用推薦格式，在歸檔時須被遷移至推薦格式。
四、明確歸檔整理的要求
1、明確著錄規則
著錄是對檔案外部特征和內容特征的分析、選擇和記錄。由于歸檔電子文件管理較紙質檔案更注重于對其內容特征的控制，因此更注重于內容的著錄。另外，“電子環境中可以將文件管理元數據理解為著錄信息”①，因此，歸檔電子文件的著錄應當是對傳統檔案著錄在概念上的泛化，其著錄項目除了須沿用傳統項目以外，還應當包括反映文件形成、管理過程的背景信息和結構信息。如文件的制作、運轉、歸檔、鑒定、利用等信息，其目的不僅是為了滿足電子文件檢索的需要，還須對其真實、完整和有效起到證明和保障的作用。關于管理元數據檔案界正在進行深入的研究，其規范正在制訂和完善中。我們在制訂制度規范時必須對其有所考慮，而不能簡單沿用傳統的著錄項目。
歸檔電子文件的著錄須包括對載體的著錄和文件的著錄兩類。對載體的著錄可包括：載體類型、檔案號、保管期限、密級、歸檔部門、歸檔日期、備考表等。由于計算機載體容量浩大，載體內所有文件的內容難以概括為標題，因此，備考表項可記錄該載體內文件的大致內容、技術狀況及有關其它說明。載體內文件的著錄除了傳統的著錄項以外，還可包括：“序號”，即記錄歸檔電子文件的唯一標識號；“文件題名”，概括電子文件的主要內容，并應與其相同內容的其它載體文件的題名保持一致；“文件名”，即電子文件的命名，由正名與擴展名兩部分組成；“文件類型”，按文件的存儲類型，分為字處理文件、圖象文件、圖形文件、多媒體文件等（參見《電子公文歸檔與管理規范》）；“技術環境”，記錄該電子文件的硬件型號、軟件名稱、系列、版本等；“相關文件檔號”，即與該文件內容相同的其它載體文件的檔號；“文件來源”，記錄該文件歸檔前存儲的計算機終端號、驅動器號及目錄路徑。如果有可能，還可以由計算機系統自動采集該歸檔電子文件的屬性信息，如創建時間、修改時間、頁數、段落數等，這些信息都具有元數據的屬性，在一定程度上能夠證明該文件的原始性和真實性。上述有關著錄項及著錄方法都應形成歸檔電子文件的著錄規則，作為制度的附則或獨立的規范。
2、明確命名規則。歸檔電子文件的規范化命名是管理和利用的重要基礎工作，須超前規范。一般可選擇以下方法：一是對于掃描產生的電子文件可采用相應紙質文件的檔案號+卷內序號命名；二是對于在信息化環境中自然形成的電子文件，由于尚未形成檔案號，文書材料可采用收發文號；基建或設備檔案可采用項目編號＋流水號、圖號＋流水號等。命名規則要簡捷，并保持其唯一性，否則計算機系統運行時將出現混亂。
3、明確組盤方法。為了方便管理和查找利用，對于脫機保存的歸檔電子文件需要按一定的規則組合到同一計算機載體上，簡稱“組盤”（或“組帶”）。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子文件的脫機保存一般可采用DVD光盤。組盤和傳統的紙質文件組卷在概念和方法上有很大的區別，但是也應當從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一歸檔部門的文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組盤，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件分別組盤；將PDF格式文件和TIFF文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。
另外，按照《電子文件歸檔與管理規范》“應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄”的要求，組盤后應建立統一格式的盤內文件目錄，以利于計算機對該盤內文件的查找。鑒于光盤容量較大，對于非通用格式的電子文件，還可將其所支持的軟件存儲在同一光盤內，以便于電子文件的機讀和還原。
五、明確安全保護措施
1、把好質量鑒定關。一是入口關，即檔案部門在接收電子文件時要逐件檢查其技術狀況，確保其載體清潔、無劃痕、無病毒；數量、內容與歸檔移交清單相一致；存儲格式為推薦格式。此外，加密文件需解除其密碼；文字類壓縮文件須進行解壓。同時逐件或抽樣檢驗文件能否被正常打開、讀取或正常運行。二是利用關，即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感來病毒，立即要對該載體內其它文件進行檢驗。三是定期抽查關，即對歸檔保存的電子文件定期抽查，主要檢查其是否可讀。制度還要明確，一旦發現質量問題，要立即采取整改或修復措施。
2、明確脫機保存載體。長期保存歸檔電子文件必須采用脫機方式。鑒于光盤具有技術成熟、性能穩定、可隨機讀取、存儲密集等優點，應當成為脫機載體的首選。早期DVD只能播放電影，近年來DVD光盤技術發展迅猛，DVD-R（或DVD+R）光盤可由用戶自行刻錄數據，刻錄設備也已普及；DVD-R能有效防止數據的擦除和修改，其機械強度和耐摩擦能力也有增強，且能支持單面、雙面、雙層、雙層雙面存儲，容量可高達4.7~20G。因此，在管理制度中應當明確規定將DVD-R光盤作為歸檔電子文件的脫機保存載體。目前檔案部門使用的脫機載體種類繁多，有些單位還用3寸軟盤保存歸檔電子文件，這是極不安全的，應當采取搶救措施將其轉移到DVD-R光盤上來。
3、規定保管要求。歸檔電子文件的保管應嚴格執行《電子文件歸檔與管理規范》9.4條關于保管條件的規定，并一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。涉密電子文件載體的保存，應按照不同密級的管理規定，選擇安全保密的場所和部位，配備必要的軟硬件加密技術。
注釋：①《對電子文件管理元數據的再認識》，劉越男，《檔案學通訊》2005（2）
在信息化進程中大量形成的電子文件是現代社會活動的重要工具和真實記錄，也是社會各項事業可持續發展的必要依據和基本條件,它在記錄歷史、傳遞信息、傳承知識、傳播文化、服務社會、促進經濟、造福民眾等方面具有紙質文件難以比擬的優勢，屬于社會信息大家族中的后起之秀和核心成員，理應列入國家以及各地區、各專業戰略資源的管理范疇，受到全社會的高度關注。
近年來，我國檔案界如火如荼地開展了電子文件的研究。然而，與理論發展相比實踐的進展卻比較滯后。理論在天上飛，實踐在地上爬。理論與實踐脫節，法規與執行脫節的情況比較嚴重。基層檔案人員對于電子文件歸檔管理不同程度地存在“不想管”、“不敢管”、“不會管”的疑慮，造成許多歸檔電子文件自生自滅和管理失控。管理制度體系不健全是造成此類狀況的主要原因：一是制度操作性較弱。關于電子文件歸檔管理國家檔案局已經頒發了一些規范性文件，各單位在制訂相應制度時未能自頂而下逐級細化，而是逐級“克隆”，致使一些基層單位的制度也只說原則話，操作中無所適從。二是制度配套性較差。由于電子文件歸檔所涉及到的文件和檔案管理在體制上分屬兩個系統，落腳到基層單位也存在文、檔管理制度不協調問題，由此檔案部門難以對電子文件的前端工作實行有效的控制。就檔案部門內部來說，電子文件歸檔管理制度、標準、規范也存在諸多不協調之處。三是制度缺乏創新務實。許多管理制度簡單照搬傳統的檔案管理制度規范，未充分考慮電子文件的特點和管理規律，對此項管理中遇到的動力和約束機制問題拿不出重點突破性的解決方案和“撒手锏”。因此，制度創新已經成為當前制約電子文件歸檔管理工作的瓶頸。
規范化是各項管理工作永恒的主題。制度是規范人們辦事程序和行為方式的規則，是法規在執行層面上的細化和法規執行的重要保障條件。因此，電子文件歸檔管理制度體系的建設是該項法規體系建設的重要組成部分。本文對構建電子文件歸檔管理制度體系需要重點考慮的問題談點初步的設想，希望引起同行們對此問題的關注。
一、電子文件歸檔管理制度體系建設的基本原則
為了提高電子文件歸檔管理制度本身的科學性和適用性，必須從檔案管理的實際和電子文件的特點出發，做到以下四個“結合”：
1、理論與實踐結合。近年來我國檔案界電子文件管理理論研究成績斐然，許多先行單位也創造了成功的經驗。制度建設不能憑拍腦袋，而要將現有的理論和經驗“固化”到制度中去，轉換為創新務實的操作方法，克服理論與實踐“兩張皮”的現象。
2、繼承與改革結合。與傳統文件歸檔管理相比，電子文件的歸檔管理既具有共性，又具有鮮明的特性。制度建設既不能全盤否定傳統文件管理的基本理論和方法而另搞一套；也不能將傳統的一套完全強加于或照搬到電子文件歸檔管理中來。
3、技術與業務結合。信息技術是電子文件管理的基礎和手段，也給現代文件管理提供了前所未有的有利條件和嚴峻挑戰。電子文件歸檔管理制度的科學性和適用性，取決于信息技術和檔案業務結合的緊密程度，以及管理和技術上的可行性。
4、一般與具體結合。關于電子文件歸檔管理國家制訂了《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）和《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局2003年第6號令），上海市檔案局制訂了《上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）》（滬檔發〔2005〕220號），對于上級的制度，下級制度既不能另搞一套，也不能照搬照套，而必須在結合實際細化上下功夫。電子文件歸檔管理的新問題層出不窮，制度建設不可能一步到位，當前要在照顧全面的基礎上抓重點突破，著重建立起電子文件歸檔管理辦法、歸檔范圍、保管期限表、著錄規則、分類方案、存儲格式和命名規則等，以切實解決管理中迫切須解決的難題。
二、明確集中統一管理機制
關于歸檔電子文件的集中統一管理，實踐中有三種主張：一是由計算機技術部門集中管。理由是技術部門控制著計算機設備，又有經驗豐富的計算機專業人員，有利于解決管理中復雜的技術問題。二是由各部門分頭管。理由是電子文件是紙質文件的“副本”，且不具有憑證價值，因此，紙質文件歸檔后電子文件可不必歸檔。三是由檔案部門管。理由是歸檔電子文件管理雖具有很強的技術性，但更具有一般檔案管理的共性。實行檔案部門的集中統一管理有利于從檔案專業的視角出發，對歸檔電子文件管理實行統籌規劃，并將其納入規范化、專業化的軌道；有利于對歸檔電子文件進行價值鑒定，統一收集、存儲、保管、保護，確保其長期安全和有效；有利于對歸檔電子文件的科學整理，建立歸檔電子文件之間，及與其它載體檔案之間的邏輯聯系，以利于檔案的系統化查找利用。制度建設一定要堅持第三條原則，并具體明確以下內容：
1、物理存儲的集中。電于文件的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是將電子文件卸載到脫機保存的載體上或通過計算機網絡向檔案部門移交，屬于文件實體的所有權和使用權的轉移；邏輯歸檔僅將歸檔電子文件的控制權限移交檔案部門，屬于使用權或處置權的轉移。雖然邏輯歸檔是信息共享的先進方式，然而在目前管理和技術條件的不成熟的情況下，這種歸檔方式必然存在文件被丟失、破壞、篡改、泄密及連接中斷等風險。因此，目前的制度必須強調物理歸檔，即實行歸檔電子文件存儲的大集中。對于實行多級管理的企事業單位，歸檔電子文件應當集中存儲到受最高一級檔案部門控制的計算機服務器中，同時，所屬單位也各自保存本單位形成的歸檔電子文件。
2、技術管理的集中。歸檔電子文件管理須依托信息技術，為此，要將歸檔電子文件管理的要求納入本單位計算機系統的購置、更新、設計、應用和管理中去，在系統設計和運行中對歸檔電子文件的采集范圍、存儲格式、保存位置、后備方式、密級劃分、權限設定等有統一的規定和設計，并對電子文件管理系統采取可靠的身份識別、權限控制、審計跟蹤、防計算機病毒、防泄密及防攻擊等技術措施。歸檔電子文件存儲設備管理和數據日常備份可以由計算機部門承擔，但要滿足檔案管理的要求，并受檔案部門的督促和檢查。
3、業務管理的集中。為了將規范化管理的觸角延伸到歸檔電子文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用的全過程中去。制度要以確保歸檔電子文件的真實、完整、有效為目的，將其管理納入本單位信息化建設，還要將公文和檔案管理整合成統一的文檔一體化管理系統。要明確此項工作的分管領導和領導職責，檔案部門人員、設備的配置要求和管理職責，文件形成部門的管理崗位設置、業務規范、處理程序、工作要求，特別要明確檔案部門對上述工作負有督促、檢查和指導的職責，使檔案部門對電子文件的前端具有實際的控制權。
三、明確電子文件的歸檔范圍
關于電子文件的歸檔范圍，目前制度都簡單地規定“參照紙質文件歸檔范圍及保管期限執行”，這是很不切實際的：一是隨著電子文件的普及，越來越多的電子文件，如多媒體文件、超文本文件等，不可能形成紙質文件，從而無紙質文件可以對應。二是有的單位計算機普及應用，形成大量微觀性電子文件，如業務過程性文件，這些文件對各單位的經濟業務活動有較大的利用價值，但一般都未列入紙質文件的歸檔范圍。三是為了解決電子文件的可讀和有效，電子文件歸檔還須包括傳統歸檔范圍未列入的背景信息和結構信息。四是由于歸檔電子文件存儲的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質文件。因此，制訂電子文件歸檔范圍和保管期限是制度體系建設中的嶄新課題，且不可能一蹴而就。
制訂電子文件歸檔范圍及保管期限應遵循以下原則：
1、參照紙質的原則。即凡有相應的紙質文件歸檔范圍可以參照的還須盡量參照，這是制訂電子文件歸檔范圍的捷徑，也有利于雙軌制和雙套制的貫徹。也便于熟悉紙質文件歸檔的專兼職檔案人員進行實際操作，但是不能將其視為唯一的原則。
2、適度放寬的原則。即從本單位信息化發展的實際出發，拓寬電子文件歸檔范圍。過去紙質文件歸檔往往強調行政性、總結性、結論性文件，而電子文件歸檔應當拓展過程性、微觀性、動態性（如數據庫文件）、知識性、集成性文件，并要求將反映背景、結構信息的公文處理單、日志文件或元數據列入歸檔范圍，隨主文件一并歸檔。鑒于現階段歸檔電子文件難以具備憑證價值，而電子文件的情報、參考價值又有廣泛的用武之地，因此，應當將那些查找利用率高的上級普發性文件、本單位工作查考性文件盡量列入歸檔范圍。
3、期限延長的原則。由于當代計算機存儲的海量化緩解了現代信息量激增和存儲能力不足的矛盾。磁帶機、磁盤機、光盤等外存儲技術的突飛猛進，日趨成熟，使大規模檔案數據的存儲具備有利條件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質檔案一致，也可延長，原則上能保存多長就保存多長。
4、避免重復的原則。即在歸檔電子文件管理系統中避免由于各下屬機關文件的來往而造成重復歸檔的現象。這一現象在紙質文件移交進館中已經存在，且難以避免。然而對于電子文件來說，可以也應當避免。各單位在收集歸檔電子文件時，應對收文加以區別，凡是非針對本單位的普發性文件或轉發文件一律打上標志，在移交進館時由計算機自動加以剔除；凡是針對本單位的收文，如“批復”、“復函”等，則可進館，但必須附帶收文辦理信息和與本機關相關發文的連接關系，否則也將視作重復文件。
5、雙套互連的原則。在歸檔電子文件憑證價值難以被確認的情況下，雙套（或“雙軌”）制管理的方法將長期延續。紙質和電子文件的互連是便于兩者發揮各自優勢的客觀需要。為此，筆者推薦以下雙軌制的歸檔類目表格式：
該格式通過保管期限欄不同年限標注，反映了歸檔文件的三種類型：如只標紙質文件年限的即只歸紙質文件；如只標電子文件年限的即只歸電子文件；如同時標紙質和電子文件年限的即實行雙套歸檔。此時電子文件的保管期限應較紙質文件延長。該表中的類目號還可以作為紙質和電子文件連接的標識號，具有一定的檢索價值。
6、格式規范的原則。電子文件存儲格式繁多給其長期可讀帶來較大的難題?？刂茪w檔電子文件的格式，是解決此難題的主要方法。為此，須在歸檔范圍中明確各類電子文件的推薦格式，如果制作時未采用推薦格式，在歸檔時須被遷移至推薦格式。
四、明確歸檔整理的要求
1、明確著錄規則
著錄是對檔案外部特征和內容特征的分析、選擇和記錄。由于歸檔電子文件管理較紙質檔案更注重于對其內容特征的控制，因此更注重于內容的著錄。另外，“電子環境中可以將文件管理元數據理解為著錄信息”①，因此，歸檔電子文件的著錄應當是對傳統檔案著錄在概念上的泛化，其著錄項目除了須沿用傳統項目以外，還應當包括反映文件形成、管理過程的背景信息和結構信息。如文件的制作、運轉、歸檔、鑒定、利用等信息，其目的不僅是為了滿足電子文件檢索的需要，還須對其真實、完整和有效起到證明和保障的作用。關于管理元數據檔案界正在進行深入的研究，其規范正在制訂和完善中。我們在制訂制度規范時必須對其有所考慮，而不能簡單沿用傳統的著錄項目。
歸檔電子文件的著錄須包括對載體的著錄和文件的著錄兩類。對載體的著錄可包括：載體類型、檔案號、保管期限、密級、歸檔部門、歸檔日期、備考表等。由于計算機載體容量浩大，載體內所有文件的內容難以概括為標題，因此，備考表項可記錄該載體內文件的大致內容、技術狀況及有關其它說明。載體內文件的著錄除了傳統的著錄項以外，還可包括：“序號”，即記錄歸檔電子文件的唯一標識號；“文件題名”，概括電子文件的主要內容，并應與其相同內容的其它載體文件的題名保持一致；“文件名”，即電子文件的命名，由正名與擴展名兩部分組成；“文件類型”，按文件的存儲類型，分為字處理文件、圖象文件、圖形文件、多媒體文件等（參見《電子公文歸檔與管理規范》）；“技術環境”，記錄該電子文件的硬件型號、軟件名稱、系列、版本等；“相關文件檔號”，即與該文件內容相同的其它載體文件的檔號；“文件來源”，記錄該文件歸檔前存儲的計算機終端號、驅動器號及目錄路徑。如果有可能，還可以由計算機系統自動采集該歸檔電子文件的屬性信息，如創建時間、修改時間、頁數、段落數等，這些信息都具有元數據的屬性，在一定程度上能夠證明該文件的原始性和真實性。上述有關著錄項及著錄方法都應形成歸檔電子文件的著錄規則，作為制度的附則或獨立的規范。
2、明確命名規則。歸檔電子文件的規范化命名是管理和利用的重要基礎工作，須超前規范。一般可選擇以下方法：一是對于掃描產生的電子文件可采用相應紙質文件的檔案號+卷內序號命名；二是對于在信息化環境中自然形成的電子文件，由于尚未形成檔案號，文書材料可采用收發文號；基建或設備檔案可采用項目編號＋流水號、圖號＋流水號等。命名規則要簡捷，并保持其唯一性，否則計算機系統運行時將出現混亂。
3、明確組盤方法。為了方便管理和查找利用，對于脫機保存的歸檔電子文件需要按一定的規則組合到同一計算機載體上，簡稱“組盤”（或“組帶”）。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子文件的脫機保存一般可采用DVD光盤。組盤和傳統的紙質文件組卷在概念和方法上有很大的區別，但是也應當從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一歸檔部門的文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組盤，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件分別組盤；將PDF格式文件和TIFF文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。
另外，按照《電子文件歸檔與管理規范》“應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄”的要求，組盤后應建立統一格式的盤內文件目錄，以利于計算機對該盤內文件的查找。鑒于光盤容量較大，對于非通用格式的電子文件，還可將其所支持的軟件存儲在同一光盤內，以便于電子文件的機讀和還原。
五、明確安全保護措施
1、把好質量鑒定關。一是入口關，即檔案部門在接收電子文件時要逐件檢查其技術狀況，確保其載體清潔、無劃痕、無病毒；數量、內容與歸檔移交清單相一致；存儲格式為推薦格式。此外，加密文件需解除其密碼；文字類壓縮文件須進行解壓。同時逐件或抽樣檢驗文件能否被正常打開、讀取或正常運行。二是利用關，即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感來病毒，立即要對該載體內其它文件進行檢驗。三是定期抽查關，即對歸檔保存的電子文件定期抽查，主要檢查其是否可讀。制度還要明確，一旦發現質量問題，要立即采取整改或修復措施。
2、明確脫機保存載體。長期保存歸檔電子文件必須采用脫機方式。鑒于光盤具有技術成熟、性能穩定、可隨機讀取、存儲密集等優點，應當成為脫機載體的首選。早期DVD只能播放電影，近年來DVD光盤技術發展迅猛，DVD-R（或DVD+R）光盤可由用戶自行刻錄數據，刻錄設備也已普及；DVD-R能有效防止數據的擦除和修改，其機械強度和耐摩擦能力也有增強，且能支持單面、雙面、雙層、雙層雙面存儲，容量可高達4.7~20G。因此，在管理制度中應當明確規定將DVD-R光盤作為歸檔電子文件的脫機保存載體。目前檔案部門使用的脫機載體種類繁多，有些單位還用3寸軟盤保存歸檔電子文件，這是極不安全的，應當采取搶救措施將其轉移到DVD-R光盤上來。
3、規定保管要求。歸檔電子文件的保管應嚴格執行《電子文件歸檔與管理規范》9.4條關于保管條件的規定，并一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。涉密電子文件載體的保存，應按照不同密級的管理規定，選擇安全保密的場所和部位，配備必要的軟硬件加密技術。
注釋：①《對電子文件管理元數據的再認識》，劉越男，《檔案學通訊》2005（2）
