劉金霞 黃存勛
《中華人民共和國電子簽名法》已于2004年8月28日通過和公布，并將于2005年4月1日起施行。我們認為，迄今為止，《電子簽名法》是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。作為電子文件時代的檔案工作者，認真學習和領會《電子簽名法》，是做好工作的必修課。
一、電子文件法律效力的認可問題應該得到圓滿解決
在我國，1999年6月發布的《檔案法實施辦法》第二十一條已經對檔案縮微品和其他復制形式檔案的法定效力問題做過明確規定：“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力?！边@里所說的檔案原件，主要是指紙質檔案，這條規定所認可的，主要就是載有法定簽名或者印章標記的檔案縮微品、檔案復制件具有與紙質檔案原件同等的法律效力。而對于電子文件是否具有法律效力的問題，在《電子簽名法》公布之前，一直缺少能夠覆蓋所有電子文件的全局性規定。與這個問題相關的法律規定，僅有1999年3月通過和公布的《中華人民共和國合同法》的第十一條，該法條明確將數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)列為合同的書面形式之一。這里的電子數據和電子郵件，具有明顯的電子文件性質。問題在于，該法條僅對合同有效。
《電子簽名法》所具有的特別重大意義就在于，該法律在排除四種特殊情況(包括涉及人身關系、涉及不動產權益轉讓、涉及特定公用事業服務和法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形等)的前提下，全面認可了民事活動中產生的各類電子簽名、數據電文(當然包括各類電子文件)具有法律效力。該法第三條規定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數據電文。當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力。“根據該法條，除前述特殊情況外，只要當事人有約定，就不得否定相關電子簽名、數據電文(包括電子文件)具有法律效力。既然一般民事活動中產生的電子文件具有法律效力，那么，在排除特殊情況的前提下，可以認為，認可一般公務活動中產生的電子文件同樣具有法律效力，已經不存在法理上的障礙。
《電子簽名法》第七條還規定：“數據電文不得因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用。”這又進一步為包括電子文件在內的各類數據電文作為證據使用提供了法律依據。
此外，《電子公文歸檔管理暫行辦法》(以下簡稱《暫行辦法》)的公布施行，已經為確保電子公文的法律效力，提供了規章制度方面的保證。而國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(以下簡稱《規范》)，則為確保各類電子文件的法律效力，提供了權威性的管理規范和技術標準。
鑒于上述情況，我們認為，《電子簽名法》已經為認可電子文件法律效力提供了最基本的依據和最重要的法律保障，相關的制度環境和技術條件也已經成熟。建議在《中華人民共和國檔案法》或《檔案法實施辦法》中及時增列條文，在排除特殊情況的前提下(哪些特殊情況應該排除，《電子簽名法》已作了很好的示范)，全面認可電子文件的法律效力，包括電子文件作為證據的價值，同時認可那些根據紙質檔案原件掃描、轉換而形成的符合法定要求的相關電子文本具有與紙質原件同等的法律效力。
二、電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別(鑒別)性必須得到確保
《電子簽名法》對于包括電子文件在內的數據電文滿足法律、法規規定的原件形式要求和文件保存要求的條件作了明確規定。這些條件，概括起來，主要有四個方面的特性：1．有效性，即“能夠有效地表現所載內容并可隨時調取查用”。2．真實性，即“能夠可靠地保證自最終形成時起，內容未被更改；格式與原始狀態相同”，“或者格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容”。3．完整性。包括內容、格式(結構)和背景信息等保持完整。4．可識別性，或稱可鑒別性，即“能夠識別數據電文的發件人、收件人以及發送、接收的時間”。
《電子簽名法》所明確的這些法定條件，在《暫行辦法》和《規范》中，事實上都已有了針對電子文件的具體細則。我們檔案工作者下一步的工作，應該是在電子文件管理法制化的大目標下，以《電子簽名法》所明確的條件為法律準繩，把相關規定、規范和技術標準作為依法管理電子文件，落實法定條件的具體措施，認真貫徹實施，使電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別(鑒別)性真正得到切實保證。
三、建立和發展電子文件的認證體系
為了確保數據電文，包括電子文件的真實性、完整性和可識別性，特別是用以鑒別發件人方法的可靠性，《電子簽名法》的最主要內容，規定了?套完整的電子簽名與認證的法定制度。這套法定制度，可以作為我們建立和發展電子文件認證體系的基本依據。
《電子簽名法》第十三條明確規定了可靠的電子簽名必須同時具備的四個條件，即電子簽名人擁有電子簽名制作數據的專有權和控制權，簽署后對電子簽名和數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。這些可靠條件也可以由當事人約定。該法第十四條則規定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。
這兩條規定，已經為我們指明了一條確認電子文件法律效力的重要途徑，即一份電子文件，如果具有符合法定的或當事人約定的可靠條件的電子簽名，那么，它與包含手寫簽名或者蓋章的紙質文件，可以具有同等的法律效力。建議在相關公文管理法規和《檔案法實施辦法》中增補包含此項內容的條文。
按照這兩個法條所確定的原則，還可以在《檔案法實施辦法》中延伸出一條新規定：與紙質文件原件內容相同的雙套保存的電子文件，或者根據紙質檔案原件掃描、轉換而形成的符合法定要求的相關電子文本，載有檔案收藏單位法定代表人符合法定可靠條件的電子簽名，具有與紙質原件同等的法律效力。
《電子簽名法》以很大比例的篇幅對電子認證服務體系的建設和電子認證服務業的管理作了全面規定。這些規定，已經為檔案部門參與和開展電子文件認證服務業務，提供了重要的契機。建議有關主管部門依據《電子簽名法》，本著改革與發展的思路，認真研究，制定辦法，推動電子文件認證服務工作依法有計劃、有步驟地開展。
四、建立健全電子文件相關法律責任追究制度
《電子簽名法》針對電子簽名和電子認證服務相關責任人的過錯與違法行為，規定了十分具體的法律責任，包括賠償、其他民事責任、罰款、吊銷電子認證許可證書、行政處分等，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
建議依據《電子簽名法》的上述規定，進一步建立健全電子文件相關法律責任追究制度，建議在《檔案法》、《檔案法實施辦法》和有關規章中，增加有關條款，增補有關條文，加大對電子文件及其管理相關責任人過錯與違法行為的追究力度，以確保電子文件的有效、真實、完整與安全。
(東辰摘自《中國檔案》2004年11期)
《中華人民共和國電子簽名法》已于2004年8月28日通過和公布，并將于2005年4月1日起施行。我們認為，迄今為止，《電子簽名法》是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。作為電子文件時代的檔案工作者，認真學習和領會《電子簽名法》，是做好工作的必修課。
一、電子文件法律效力的認可問題應該得到圓滿解決
在我國，1999年6月發布的《檔案法實施辦法》第二十一條已經對檔案縮微品和其他復制形式檔案的法定效力問題做過明確規定：“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力?！边@里所說的檔案原件，主要是指紙質檔案，這條規定所認可的，主要就是載有法定簽名或者印章標記的檔案縮微品、檔案復制件具有與紙質檔案原件同等的法律效力。而對于電子文件是否具有法律效力的問題，在《電子簽名法》公布之前，一直缺少能夠覆蓋所有電子文件的全局性規定。與這個問題相關的法律規定，僅有1999年3月通過和公布的《中華人民共和國合同法》的第十一條，該法條明確將數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)列為合同的書面形式之一。這里的電子數據和電子郵件，具有明顯的電子文件性質。問題在于，該法條僅對合同有效。
《電子簽名法》所具有的特別重大意義就在于，該法律在排除四種特殊情況(包括涉及人身關系、涉及不動產權益轉讓、涉及特定公用事業服務和法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形等)的前提下，全面認可了民事活動中產生的各類電子簽名、數據電文(當然包括各類電子文件)具有法律效力。該法第三條規定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數據電文。當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力。“根據該法條，除前述特殊情況外，只要當事人有約定，就不得否定相關電子簽名、數據電文(包括電子文件)具有法律效力。既然一般民事活動中產生的電子文件具有法律效力，那么，在排除特殊情況的前提下，可以認為，認可一般公務活動中產生的電子文件同樣具有法律效力，已經不存在法理上的障礙。
《電子簽名法》第七條還規定：“數據電文不得因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用。”這又進一步為包括電子文件在內的各類數據電文作為證據使用提供了法律依據。
此外，《電子公文歸檔管理暫行辦法》(以下簡稱《暫行辦法》)的公布施行，已經為確保電子公文的法律效力，提供了規章制度方面的保證。而國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(以下簡稱《規范》)，則為確保各類電子文件的法律效力，提供了權威性的管理規范和技術標準。
鑒于上述情況，我們認為，《電子簽名法》已經為認可電子文件法律效力提供了最基本的依據和最重要的法律保障，相關的制度環境和技術條件也已經成熟。建議在《中華人民共和國檔案法》或《檔案法實施辦法》中及時增列條文，在排除特殊情況的前提下(哪些特殊情況應該排除，《電子簽名法》已作了很好的示范)，全面認可電子文件的法律效力，包括電子文件作為證據的價值，同時認可那些根據紙質檔案原件掃描、轉換而形成的符合法定要求的相關電子文本具有與紙質原件同等的法律效力。
二、電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別(鑒別)性必須得到確保
《電子簽名法》對于包括電子文件在內的數據電文滿足法律、法規規定的原件形式要求和文件保存要求的條件作了明確規定。這些條件，概括起來，主要有四個方面的特性：1．有效性，即“能夠有效地表現所載內容并可隨時調取查用”。2．真實性，即“能夠可靠地保證自最終形成時起，內容未被更改；格式與原始狀態相同”，“或者格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容”。3．完整性。包括內容、格式(結構)和背景信息等保持完整。4．可識別性，或稱可鑒別性，即“能夠識別數據電文的發件人、收件人以及發送、接收的時間”。
《電子簽名法》所明確的這些法定條件，在《暫行辦法》和《規范》中，事實上都已有了針對電子文件的具體細則。我們檔案工作者下一步的工作，應該是在電子文件管理法制化的大目標下，以《電子簽名法》所明確的條件為法律準繩，把相關規定、規范和技術標準作為依法管理電子文件，落實法定條件的具體措施，認真貫徹實施，使電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別(鑒別)性真正得到切實保證。
三、建立和發展電子文件的認證體系
為了確保數據電文，包括電子文件的真實性、完整性和可識別性，特別是用以鑒別發件人方法的可靠性，《電子簽名法》的最主要內容，規定了?套完整的電子簽名與認證的法定制度。這套法定制度，可以作為我們建立和發展電子文件認證體系的基本依據。
《電子簽名法》第十三條明確規定了可靠的電子簽名必須同時具備的四個條件，即電子簽名人擁有電子簽名制作數據的專有權和控制權，簽署后對電子簽名和數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。這些可靠條件也可以由當事人約定。該法第十四條則規定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。
這兩條規定，已經為我們指明了一條確認電子文件法律效力的重要途徑，即一份電子文件，如果具有符合法定的或當事人約定的可靠條件的電子簽名，那么，它與包含手寫簽名或者蓋章的紙質文件，可以具有同等的法律效力。建議在相關公文管理法規和《檔案法實施辦法》中增補包含此項內容的條文。
按照這兩個法條所確定的原則，還可以在《檔案法實施辦法》中延伸出一條新規定：與紙質文件原件內容相同的雙套保存的電子文件，或者根據紙質檔案原件掃描、轉換而形成的符合法定要求的相關電子文本，載有檔案收藏單位法定代表人符合法定可靠條件的電子簽名，具有與紙質原件同等的法律效力。
《電子簽名法》以很大比例的篇幅對電子認證服務體系的建設和電子認證服務業的管理作了全面規定。這些規定，已經為檔案部門參與和開展電子文件認證服務業務，提供了重要的契機。建議有關主管部門依據《電子簽名法》，本著改革與發展的思路，認真研究，制定辦法，推動電子文件認證服務工作依法有計劃、有步驟地開展。
四、建立健全電子文件相關法律責任追究制度
《電子簽名法》針對電子簽名和電子認證服務相關責任人的過錯與違法行為，規定了十分具體的法律責任，包括賠償、其他民事責任、罰款、吊銷電子認證許可證書、行政處分等，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
建議依據《電子簽名法》的上述規定，進一步建立健全電子文件相關法律責任追究制度，建議在《檔案法》、《檔案法實施辦法》和有關規章中，增加有關條款，增補有關條文，加大對電子文件及其管理相關責任人過錯與違法行為的追究力度，以確保電子文件的有效、真實、完整與安全。
(東辰摘自《中國檔案》2004年11期)
