中國人民大學 馮惠玲
之所以說電子文件的產生是人類記錄史上的一次革命，是因為它與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有著更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。歷史上每一種新的記錄形式產生后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之，但通常沒有為同一份文件制作兩種對應版本的必要。而電子文件與它的早一代文件?紙質文件的關系卻要復雜得多，二者之間的共存、互動與消長構成了信息時代人類記錄方式的動態圖像。
一、電子文件與紙質文件的共存狀態
從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質文件共存于世，它們的共存狀態及其原因復雜多樣，大體上可以歸結為以下兩類情形：
第一類是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質文件的數字化過程。紙質文件的數字化通常有兩個時間點：一是單位收到外來文件后立即實施數字化，使文件在現行期即有紙質和電子兩種版本；二是對已經歸檔的紙質檔案實施數字化，文件到了非現行期才有兩種版本。
第二類是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件證據要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質文件。這種轉換也有兩個時間點：一是在計算機系統中完成文件制作，或經由網絡(電子郵件系統、電子公文傳輸系統等)傳輸的電子文件接收后，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝(紙質文件或縮微件)。在這種情況下，文件到了半現行或非現行期才有兩種版本。
根據上述情況，我們可以把紙質文件與電子文件的共存狀態歸結為“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。
所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。
所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件(包括收文、發文和內部文件)進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。
無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，其中電子文件的技術屬性并無本質差別。但是，兩種共存狀態下電子文件的社會屬性和功能卻有所不同：雙套制是后端共存，電子文件不是“原生文件”，沒有經過運行和處理，沒有在現行期發生效力，沒有相應的元數據，基本上可以看作是紙質文件的數字化副本，它的“文件”屬性和證據力是不完整的，甚至有人認為它算不上“電子文件”。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理，如果管理完善，可以有全面的元數據，是完整意義上的電子文件。
二、電子文件與紙質文件管理的互動
在電子文件與紙質文件的共存狀態下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。共生于一個機構中的兩個文件管理系統不斷磨合著相互之間的關系，它們既各自獨立，各自發展，又互相依存，互相影響，隨時調整著各自的角色與特點，承擔著共同的和各自分擔的責任。在這種關系中最富于積極意義的是二者之間的互相影響，兩個管理系統都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。
(一)電子文件管理推動紙質文件管理改革
自從在文件和檔案領域實行計算機輔助管理以來，紙質文件管理的方法就開始發生變化，電子文件的管理對紙質文件管理的影響更大、更深，從而引發的變化也更多、更明顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機構變化的程度又有進展。盡管各機構的具體情況不盡相同，但還是有許多共同的表現，這種變化主要反映在以下兩個方面：
一是推動了文檔一體化的實質性進程。檔案管理提前介入文件運動的思想早已有之，但由于體制、制度等方面的原因，文檔一體化的程度一直不高，僅限于一些局部措施，電子文件管理對前端控制的要求是實質性、甚至是強制性的，理想的解決方案是由一個系統統管全程。即使尚未建立統一的電子文件管理系統的機構，也在現有系統中強化了前端控制，將文件階段、檔案階段的管理任務統籌安排，將可能在文件生成初期完成的工作盡量提前。由電子文件推動的這種一體化很快帶動了紙質文件，在文件?檔案全程范圍內進行的流程變革使文檔一體化進入了新階段。
紙質文件的歸檔提前是一個具有關鍵意義的變革。目前開展電子文件管理，特別是實行雙軌運行的單位大多實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網上調用，無須到辦文部門來查閱，所以，文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留在辦公室里，轉而采取隨辦隨歸檔的做法。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的。紙質文件的隨時歸檔不僅減輕了機構內各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。
提前歸檔使檔案部門控制機構文件信息資源的起點明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現行事務具有密切的關聯，機構內部的查閱還比較頻繁。因此，業務部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現行價值以及運轉過程。這就使得檔案部門的介入時機超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點延伸。
與歸檔提前同時發生的還有鑒定、著錄等工作的提前。按道理，同一份文件的電子版本和紙質版本應該具有相同的保管期限，對共同需要的著錄項也應該形成相同的著錄內容，因此，有些機構開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，并必然選擇向電子文件靠攏。這就導致了鑒定和著錄等工作的提前以及自動化程度的提高。①在文件生成時進行的鑒定和著錄會有不確定、不完整等問題，需要隨文件的流轉而補充和確認，從而使這些工作從一次完成變成了分段完成。為了保證分段實施中的順暢銜接，必須以文件?檔案全程為一體進行管理。
二是檔案實體管理的簡化，尤其表現在整理方面。過去對紙質文件整理需要通過實體系統固定文件之間的有機聯系，建立檔案實體的科學秩序，并支持檔案檢索的有效實現。電子文件管理之所以導致紙質檔案實體整理的簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網上利用，多用戶同時利用的便利讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件(檔案)的存放位置，便可以非常方便地查找到對應的紙質文件。這樣一來，對紙質檔案實體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現紙質檔案的快捷查詢。立卷的簡化帶動了相關工作的簡化，如排架方法、檔案統計、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業務中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發與服務。
(二)紙質文件管理促進電子文件管理的完善
與紙質文件管理相比，人類管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多不同之處，但畢竟那是社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內容和方法上也應該有很多共通之處。電子文件管理面臨的最大挑戰是如何建立公眾的信任，到目前為止，突破的思路主要集中在兩條路線上：技術和管理。技術措施自不必說，加強管理的一些思路是從紙質文件管理的經驗中汲取而來的。
來源原則是電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。在計算機進入檔案管理之初，一些技術專家和業內人士曾認為計算機高速運算所構成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經過一段時間理論與實踐的互動，各國檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到，對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉變為指導對電子文件生成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。
僅從技術而言，對紙質文件的偽造、篡改也并非不可實現。實際上，人們對紙質文件、檔案的信任更多是來自對其整個運轉、保管過程安全性的默認。這個過程建立在文件形成與保管規律的基礎上，經過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有應用或借鑒價值。例如，旨在攻克電子文件長久真實性難題的加拿大哥倫比亞大學UBC項目和InterPARES國際合作項目均采用了“古文書學”的方法，對文件的構成要素進行分析、解讀和評價，并通過記錄和管理其中有意義的要素來確認電子文件的真實性。這種方法是從傳統檔案鑒定和管理中得到的啟示，項目主持人杜蘭蒂教授認為這是“古文書學：老樹開新花”。②此外，電子文件的許多管理方法，如價值鑒定、著錄標引、信息編研與開發等都從紙質文件、檔案的管理中繼承了有益的經驗。
可見，電子文件與紙質文件管理的共存并不是消極、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經歷著改造與被改造，同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態確定著共存狀態和形式，并逐漸融合為一套綜合管理機構各類載體文件的管理方法和管理系統。
三、電子文件與紙質文件的關系趨向
可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因為從總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。例如美國國家檔案館43000多份電子郵件因管理不善而丟失后，首先采取的防范措施就是將重要郵件打印出來形成硬拷貝。③只要還有人使用紙和筆，就會有以紙介質形成的社會活動記錄，如特定環境(包括書寫條件、閱讀條件和傳遞條件等)下的手稿、手書記錄、批語、書畫作品等幾乎不可能消失，這其中不僅有技術問題，還有習慣、文化等諸多因素。
但是，共存的態勢將持續地處于變化之中，主要表現在雙方的數量、功能方面。大的趨向是紙質文件與電子文件的此消彼長，從以紙質文件為主到基本對稱再到以電子文件為主，將會形成方向相反的兩條弧形曲線。理由主要有以下兩方面：
一是計算機和網絡的廣泛應用，信息化戰略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態，電子文件流程與信息化平臺上業務流程的契合使之成為辦公、設計、貿易、交往的必要工具；信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，使機構和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網絡傳遞；數字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術的進步，使人們增強了對電子文件的信心；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能提高提供了條件。
二是某些電子文件無法或難以轉化為紙質文件。或是因為其信息海量紙張難以承載，如實時勘測的各種數據；或是因為信息形態無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因為文件的結構復雜，包含動態鏈接，嵌套關系等，無法記錄于平面紙張，如大型數據庫、多媒體文件、超文本文件等。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，其復雜程度也日益加深。人們大量創建和使用此類文件主要是需要或喜愛它們的功能，大多數情況下并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。
上述兩種情況都不可避免地改變電子文件和紙質文件的數量和功能對比。前一種情況還有實行雙套制、雙軌制的可能，但電子文件將在量的積累中逐步引發質變，占據主導地位；后一種情況中的電子文件已不可能有紙質文件相伴，必須尋找一條能夠獨立生存、獨立承擔社會責任并證明自己的道路。
受電子文件和紙質文件不均衡發展的影響，兩種文件管理的互動也是不對等的。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”，而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸豐滿。文件本身的變化是一種不可抗拒的客觀存在，文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。這是歷史上文件管理最為復雜的時期，兩種文件的共存和互動給我們帶來無數的難題、挑戰和機遇。對于職業文件、檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要：一方面，因勢利導，以積極的文件管理政策進軍電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信，以至于建立法律地位；另一方面，穩扎穩打，堅守“社會記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現管理優勢互補，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。
注釋：
①參見劉越男，“電子文件管理流程的變化及其引發的思考”，《中國檔案》2002(7)
②焦紅艷，“試論哥倫比亞大學電子文件研究項目所體現的哲學方法論”，《浙江檔案》2002(5)
③王健、張寧，“敲響電子文件管理的警鐘”，《檔案學通訊》1998(4)
（牛角摘自《檔案學》2004年第1期）
之所以說電子文件的產生是人類記錄史上的一次革命，是因為它與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有著更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。歷史上每一種新的記錄形式產生后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之，但通常沒有為同一份文件制作兩種對應版本的必要。而電子文件與它的早一代文件?紙質文件的關系卻要復雜得多，二者之間的共存、互動與消長構成了信息時代人類記錄方式的動態圖像。
一、電子文件與紙質文件的共存狀態
從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質文件共存于世，它們的共存狀態及其原因復雜多樣，大體上可以歸結為以下兩類情形：
第一類是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質文件的數字化過程。紙質文件的數字化通常有兩個時間點：一是單位收到外來文件后立即實施數字化，使文件在現行期即有紙質和電子兩種版本；二是對已經歸檔的紙質檔案實施數字化，文件到了非現行期才有兩種版本。
第二類是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件證據要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質文件。這種轉換也有兩個時間點：一是在計算機系統中完成文件制作，或經由網絡(電子郵件系統、電子公文傳輸系統等)傳輸的電子文件接收后，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝(紙質文件或縮微件)。在這種情況下，文件到了半現行或非現行期才有兩種版本。
根據上述情況，我們可以把紙質文件與電子文件的共存狀態歸結為“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。
所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。
所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件(包括收文、發文和內部文件)進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。
無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，其中電子文件的技術屬性并無本質差別。但是，兩種共存狀態下電子文件的社會屬性和功能卻有所不同：雙套制是后端共存，電子文件不是“原生文件”，沒有經過運行和處理，沒有在現行期發生效力，沒有相應的元數據，基本上可以看作是紙質文件的數字化副本，它的“文件”屬性和證據力是不完整的，甚至有人認為它算不上“電子文件”。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理，如果管理完善，可以有全面的元數據，是完整意義上的電子文件。
二、電子文件與紙質文件管理的互動
在電子文件與紙質文件的共存狀態下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。共生于一個機構中的兩個文件管理系統不斷磨合著相互之間的關系，它們既各自獨立，各自發展，又互相依存，互相影響，隨時調整著各自的角色與特點，承擔著共同的和各自分擔的責任。在這種關系中最富于積極意義的是二者之間的互相影響，兩個管理系統都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。
(一)電子文件管理推動紙質文件管理改革
自從在文件和檔案領域實行計算機輔助管理以來，紙質文件管理的方法就開始發生變化，電子文件的管理對紙質文件管理的影響更大、更深，從而引發的變化也更多、更明顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機構變化的程度又有進展。盡管各機構的具體情況不盡相同，但還是有許多共同的表現，這種變化主要反映在以下兩個方面：
一是推動了文檔一體化的實質性進程。檔案管理提前介入文件運動的思想早已有之，但由于體制、制度等方面的原因，文檔一體化的程度一直不高，僅限于一些局部措施，電子文件管理對前端控制的要求是實質性、甚至是強制性的，理想的解決方案是由一個系統統管全程。即使尚未建立統一的電子文件管理系統的機構，也在現有系統中強化了前端控制，將文件階段、檔案階段的管理任務統籌安排，將可能在文件生成初期完成的工作盡量提前。由電子文件推動的這種一體化很快帶動了紙質文件，在文件?檔案全程范圍內進行的流程變革使文檔一體化進入了新階段。
紙質文件的歸檔提前是一個具有關鍵意義的變革。目前開展電子文件管理，特別是實行雙軌運行的單位大多實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他部門也可以直接在網上調用，無須到辦文部門來查閱，所以，文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留在辦公室里，轉而采取隨辦隨歸檔的做法。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的。紙質文件的隨時歸檔不僅減輕了機構內各部門保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。
提前歸檔使檔案部門控制機構文件信息資源的起點明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現行事務具有密切的關聯，機構內部的查閱還比較頻繁。因此，業務部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現行價值以及運轉過程。這就使得檔案部門的介入時機超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點延伸。
與歸檔提前同時發生的還有鑒定、著錄等工作的提前。按道理，同一份文件的電子版本和紙質版本應該具有相同的保管期限，對共同需要的著錄項也應該形成相同的著錄內容，因此，有些機構開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，并必然選擇向電子文件靠攏。這就導致了鑒定和著錄等工作的提前以及自動化程度的提高。①在文件生成時進行的鑒定和著錄會有不確定、不完整等問題，需要隨文件的流轉而補充和確認，從而使這些工作從一次完成變成了分段完成。為了保證分段實施中的順暢銜接，必須以文件?檔案全程為一體進行管理。
二是檔案實體管理的簡化，尤其表現在整理方面。過去對紙質文件整理需要通過實體系統固定文件之間的有機聯系，建立檔案實體的科學秩序，并支持檔案檢索的有效實現。電子文件管理之所以導致紙質檔案實體整理的簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網上利用，多用戶同時利用的便利讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件(檔案)的存放位置，便可以非常方便地查找到對應的紙質文件。這樣一來，對紙質檔案實體秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現紙質檔案的快捷查詢。立卷的簡化帶動了相關工作的簡化，如排架方法、檔案統計、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業務中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發與服務。
(二)紙質文件管理促進電子文件管理的完善
與紙質文件管理相比，人類管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多不同之處，但畢竟那是社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內容和方法上也應該有很多共通之處。電子文件管理面臨的最大挑戰是如何建立公眾的信任，到目前為止，突破的思路主要集中在兩條路線上：技術和管理。技術措施自不必說，加強管理的一些思路是從紙質文件管理的經驗中汲取而來的。
來源原則是電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。在計算機進入檔案管理之初，一些技術專家和業內人士曾認為計算機高速運算所構成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經過一段時間理論與實踐的互動，各國檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到，對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉變為指導對電子文件生成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。
僅從技術而言，對紙質文件的偽造、篡改也并非不可實現。實際上，人們對紙質文件、檔案的信任更多是來自對其整個運轉、保管過程安全性的默認。這個過程建立在文件形成與保管規律的基礎上，經過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有應用或借鑒價值。例如，旨在攻克電子文件長久真實性難題的加拿大哥倫比亞大學UBC項目和InterPARES國際合作項目均采用了“古文書學”的方法，對文件的構成要素進行分析、解讀和評價，并通過記錄和管理其中有意義的要素來確認電子文件的真實性。這種方法是從傳統檔案鑒定和管理中得到的啟示，項目主持人杜蘭蒂教授認為這是“古文書學：老樹開新花”。②此外，電子文件的許多管理方法，如價值鑒定、著錄標引、信息編研與開發等都從紙質文件、檔案的管理中繼承了有益的經驗。
可見，電子文件與紙質文件管理的共存并不是消極、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經歷著改造與被改造，同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態確定著共存狀態和形式，并逐漸融合為一套綜合管理機構各類載體文件的管理方法和管理系統。
三、電子文件與紙質文件的關系趨向
可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因為從總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。例如美國國家檔案館43000多份電子郵件因管理不善而丟失后，首先采取的防范措施就是將重要郵件打印出來形成硬拷貝。③只要還有人使用紙和筆，就會有以紙介質形成的社會活動記錄，如特定環境(包括書寫條件、閱讀條件和傳遞條件等)下的手稿、手書記錄、批語、書畫作品等幾乎不可能消失，這其中不僅有技術問題，還有習慣、文化等諸多因素。
但是，共存的態勢將持續地處于變化之中，主要表現在雙方的數量、功能方面。大的趨向是紙質文件與電子文件的此消彼長，從以紙質文件為主到基本對稱再到以電子文件為主，將會形成方向相反的兩條弧形曲線。理由主要有以下兩方面：
一是計算機和網絡的廣泛應用，信息化戰略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態，電子文件流程與信息化平臺上業務流程的契合使之成為辦公、設計、貿易、交往的必要工具；信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，使機構和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網絡傳遞；數字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術的進步，使人們增強了對電子文件的信心；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能提高提供了條件。
二是某些電子文件無法或難以轉化為紙質文件。或是因為其信息海量紙張難以承載，如實時勘測的各種數據；或是因為信息形態無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因為文件的結構復雜，包含動態鏈接，嵌套關系等，無法記錄于平面紙張，如大型數據庫、多媒體文件、超文本文件等。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，其復雜程度也日益加深。人們大量創建和使用此類文件主要是需要或喜愛它們的功能，大多數情況下并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。
上述兩種情況都不可避免地改變電子文件和紙質文件的數量和功能對比。前一種情況還有實行雙套制、雙軌制的可能，但電子文件將在量的積累中逐步引發質變，占據主導地位；后一種情況中的電子文件已不可能有紙質文件相伴，必須尋找一條能夠獨立生存、獨立承擔社會責任并證明自己的道路。
受電子文件和紙質文件不均衡發展的影響，兩種文件管理的互動也是不對等的。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”，而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸豐滿。文件本身的變化是一種不可抗拒的客觀存在，文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。這是歷史上文件管理最為復雜的時期，兩種文件的共存和互動給我們帶來無數的難題、挑戰和機遇。對于職業文件、檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要：一方面，因勢利導，以積極的文件管理政策進軍電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信，以至于建立法律地位；另一方面，穩扎穩打，堅守“社會記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現管理優勢互補，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。
注釋：
①參見劉越男，“電子文件管理流程的變化及其引發的思考”，《中國檔案》2002(7)
②焦紅艷，“試論哥倫比亞大學電子文件研究項目所體現的哲學方法論”，《浙江檔案》2002(5)
③王健、張寧，“敲響電子文件管理的警鐘”，《檔案學通訊》1998(4)
（牛角摘自《檔案學》2004年第1期）
