張大偉

電子政務(wù)建設(shè)為新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展提供了廣闊的空間和強(qiáng)大的動(dòng)力。對此，我國檔案界已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)，本市各級檔案部門紛紛制定規(guī)劃，精心組織，積極參與到如火如荼的電子政務(wù)建設(shè)中去，長寧區(qū)、靜安區(qū)等檔案館還創(chuàng)造了許多有益的經(jīng)驗(yàn)。然而，由于各種原因，檔案部門對電子政務(wù)建設(shè)的知情權(quán)、表達(dá)權(quán)、參與權(quán)和控制權(quán)還都相當(dāng)有限，而電子政務(wù)建設(shè)部門對檔案信息化的認(rèn)知度也比較低。因此，如何構(gòu)筑檔案信息化和電子政務(wù)的和諧關(guān)系已經(jīng)成為檔案部門面臨的現(xiàn)實(shí)問題。

一、信息資源建設(shè)是檔案信息化和電子政務(wù)和諧的基礎(chǔ)

我國電子政務(wù)建設(shè)從上世紀(jì)80年代起步，期間經(jīng)過“行政機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化”、“政府上網(wǎng)”、“‘金’字工程”等發(fā)展階段，如今已經(jīng)形成了“三網(wǎng)一庫”，即政府內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)及信息資源庫為基礎(chǔ)的建設(shè)框架。電子政務(wù)建設(shè)的核心是信息資源管理，這是為什么呢？

首先，信息資源是電子政務(wù)的核心資源。電子政務(wù)系統(tǒng)處理的對象是政府形成或掌握的信息。政府是社會(huì)的管理者，也是社會(huì)信息最大擁有者和使用者。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前各級政府部門大約集聚了全社會(huì)信息資源總量的80%。這些信息不但總量大，而且比一般的社會(huì)信息更真實(shí)、系統(tǒng)和集成，理應(yīng)屬于優(yōu)質(zhì)國有戰(zhàn)略資源。電子政務(wù)的“三網(wǎng)”是實(shí)現(xiàn)政府管理和服務(wù)職能的平臺(tái)，三個(gè)平臺(tái)的運(yùn)行都需要依靠這些信息，并不斷產(chǎn)生新的信息，及時(shí)、有效、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的信息是政府管理的基礎(chǔ)，決策的前提和為社會(huì)服務(wù)的依據(jù)。離開信息資源，電子政務(wù)將成為“無源之水，無本之木”。因此，電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)是信息資源管理。

其次，信息資源管理是當(dāng)前電子政務(wù)建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)。我國電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)發(fā)展了十多個(gè)年頭。從信息的總量和網(wǎng)站的規(guī)模上看，我國電子政務(wù)建設(shè)可謂碩果累累。然而，隨著實(shí)踐的發(fā)展，政府網(wǎng)站的問題也凸現(xiàn)出來。由于我國的電子政務(wù)由各政府機(jī)構(gòu)分頭建設(shè)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和精心的組織管理，每個(gè)網(wǎng)站系統(tǒng)都建成了自成體系，各具特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、操作平臺(tái)、管理方式和工作流程，雖然各自運(yùn)行正常，然而卻是難以互通互連。“信息孤島”現(xiàn)象帶來政府信息資源采集難、更新難、整合難、共享難、保管難、查詢難的問題，由此造成許多寶貴信息資源的分散、閑置和浪費(fèi)，制約了電子政務(wù)系統(tǒng)整體效益的發(fā)揮，違背了政府信息化的初衷。由此，我國各級政府已經(jīng)對此信息資源管理問題引起了高度重視。

二、信息資源管理是電子政務(wù)與檔案事業(yè)“雙贏”的結(jié)合點(diǎn)

解決信息資源管理問題為電子政務(wù)和檔案事業(yè)的結(jié)合創(chuàng)造了必要的條件，也帶來了“雙贏”和“互利”的機(jī)會(huì)。

首先，電子政務(wù)系統(tǒng)是檔案部門取之不盡的信息寶庫和服務(wù)社會(huì)的先進(jìn)平臺(tái)。檔案是在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的、留備查考的原始記錄。由于政府機(jī)關(guān)是社會(huì)活動(dòng)的組織者、管理者，其地位決定了電子政務(wù)信息是政府機(jī)關(guān)職能活動(dòng)或社會(huì)重大事項(xiàng)的真實(shí)記錄。這些信息影響范圍廣、作用時(shí)間長、涵蓋內(nèi)容豐富、可信度高，且以數(shù)碼方式存儲(chǔ)，具有存儲(chǔ)密集、處理靈活、檢索快捷、傳播迅速、多媒體集成等傳統(tǒng)載體信息難以比擬的優(yōu)勢，因此它比其它社會(huì)信息資源具有更高的史料保存價(jià)值和長遠(yuǎn)開發(fā)利用價(jià)值，理所當(dāng)然成為現(xiàn)代檔案的重要來源。

21世紀(jì)是信息社會(huì)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，檔案工作如何在實(shí)際上，而不是理論上與信息社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)接軌，并融入這個(gè)潮流中去，當(dāng)前迫切需要優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)和配置。近年來，我國檔案界通過不懈的努力，雖然在豐富檔案資源上做了大量工作，然而，檔案專業(yè)在總體上還未改變傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下形成的檔案資源范圍狹窄、結(jié)構(gòu)單一的被動(dòng)局面。主要表現(xiàn)在，反映機(jī)關(guān)黨、政工作的文書檔案占絕對的多數(shù)，而反映社會(huì)科技、經(jīng)濟(jì)、文化、人文，以及家族、個(gè)人活動(dòng)的，恰恰是當(dāng)前社會(huì)查找利用十分需要的信息在檔案中占很小比例。檔案資源與社會(huì)需求不適應(yīng)，是造成當(dāng)前檔案利用率低的主要原因。

由各級政府構(gòu)建的電子政務(wù)系統(tǒng)是全方位、高層次的信息開放平臺(tái)，是社會(huì)優(yōu)質(zhì)信息資源的集散樞紐和存儲(chǔ)基地。從理論上講，借助這個(gè)平臺(tái)，檔案部門有取之不盡，用之不竭的，又是目前檔案館藏中急需的優(yōu)質(zhì)信息資源。借助這個(gè)平臺(tái)，我們還可以將任何檔案資源（Anything），在任何時(shí)候（Anytime），提供給任何地區(qū)（Anywhere）的任何人（Anybody），使檔案服務(wù)達(dá)到現(xiàn)代信息傳遞利用的“4A”境界，徹底消除檔案部門與社會(huì)用戶之間的鴻溝，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無障礙傳輸和全天候服務(wù)，為社會(huì)提供全方位、高層次、寬領(lǐng)域、多形式的服務(wù)。同時(shí)，還可以培養(yǎng)和鍛煉檔案干部隊(duì)伍，為隊(duì)伍建設(shè)注入新的活力和動(dòng)力，真正實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

其次，電子政務(wù)建設(shè)可以借助檔案部門的專業(yè)優(yōu)勢，加強(qiáng)政務(wù)信息資源的科學(xué)管理。信息資源管理是通過對信息資源收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)、監(jiān)控等手段，以提高信息資源的自身價(jià)值和利用率，降低資源的消耗，使電子政務(wù)建設(shè)能以較小的投入獲取較佳的效果。政務(wù)信息管理和檔案信息管理同屬信息管理領(lǐng)域，具有共同的規(guī)律和特征。當(dāng)前電子政務(wù)信息資源的管理中需要解決的信息采集、著錄、分類、整理、保管、檢索、利用、匯編等，正是長期來檔案專業(yè)人員擅長的日常業(yè)務(wù)工作。因此，檔案部門參與電子政務(wù)信息資源管理應(yīng)當(dāng)較之其它部門和專業(yè)更具有專業(yè)優(yōu)勢，更有利于政務(wù)信息的長遠(yuǎn)保管和利用。

在參與電子政務(wù)建設(shè)方面，長寧區(qū)檔案局創(chuàng)造了很好的經(jīng)驗(yàn)。他們通過主動(dòng)向區(qū)領(lǐng)導(dǎo)爭取，與電子政務(wù)建設(shè)部門通力合作，將電子文件歸檔管理納入?yún)^(qū)政府“數(shù)字長寧”政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中，在檔案館的電子文件歸檔管理系統(tǒng)中建立了政務(wù)信息“一站式”保管基地，“一門式”檢索平臺(tái)，使分散的政務(wù)文件得到統(tǒng)一的收集、歸檔、整理、保管，有效地整合了電子政務(wù)信息，方便了政府部門、企業(yè)組織、社會(huì)公眾查詢利用政府公開信息，得到了政府部門和社會(huì)公眾的廣泛認(rèn)可和好評。上海市檔案局主辦的網(wǎng)站整合了全市各級電子政務(wù)系統(tǒng)的公開信息，建立了“一門式”檢索平臺(tái)，為各方用戶檢索政府公開信息提供了極大的便利。

實(shí)踐表明，檔案部門參與電子政務(wù)信息資源管理不但利民，即有利于政務(wù)信息公開；利政，即有利于電子政務(wù)發(fā)展；利檔，即有利于檔案事業(yè)發(fā)展，而且也合情、合理、合法，是推進(jìn)電子政務(wù)和檔案事業(yè)共同發(fā)展的新思路和新舉措。

三、構(gòu)筑檔案信息化與電子政務(wù)的和諧關(guān)系的切入點(diǎn)

當(dāng)前檔案界許多有識(shí)之士已經(jīng)認(rèn)識(shí)到參與電子政務(wù)信息資源建設(shè)的重要意義，并在積極地進(jìn)行探索。目前遇到的關(guān)鍵問題是如何選擇好參與的切入點(diǎn)。為此，筆者在分析必要性和可能性的基礎(chǔ)上，特推薦以下五個(gè)切入的領(lǐng)域。

一是以科學(xué)協(xié)調(diào)發(fā)展為目標(biāo)，參與信息資源管理的規(guī)劃、規(guī)范

電子政務(wù)建設(shè)涉及面廣、影響面大、安全性強(qiáng)、投入高、風(fēng)險(xiǎn)大、周期長。為了貫徹科學(xué)發(fā)展觀，當(dāng)前各級政府都十分重視電子政務(wù)信息資源管理的規(guī)劃，然而這項(xiàng)工作一般都沒有考慮讓檔案部門參與，這給政務(wù)信息的規(guī)范化管理、歸檔保存以及建立“一門式”檢索服務(wù)平臺(tái)造成了諸多問題。為此，檔案部門要通過加強(qiáng)宣傳、聯(lián)系，在爭取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門理解、支持的基礎(chǔ)上，努力將政務(wù)信息的保存歸檔、著錄標(biāo)引、分類整理等要求納入電子政務(wù)建設(shè)方案、政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等指導(dǎo)性、約束性的文件中去，這樣有利于加強(qiáng)對信息資源建設(shè)的宏觀調(diào)控，規(guī)范信息資源的采集、保存、分類、整合、傳遞和利用工作，建立資源集中統(tǒng)一管理體系，減少信息的重復(fù)、交叉制作和采集，克服信息的不準(zhǔn)確、不完整、不一致、不及時(shí)等現(xiàn)象，降低信息采集管理的成本，減少資源的消耗，提升資源的價(jià)值，從而建立起政務(wù)信息資源的長效管理和有效開發(fā)利用機(jī)制。

二是以確保真實(shí)、完整、安全、有效為原則，參與歸檔電子文件的前端控制

電子政務(wù)信息的表現(xiàn)形式是電子文件。對電子文件的科學(xué)管理是衡量現(xiàn)代檔案和電子政務(wù)信息資源管理水平的重要標(biāo)志。電子文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是真實(shí)性、完整性、安全性和有效性。只有滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的電子文件才有歸檔價(jià)值。而保障電子文件質(zhì)量的最重要措施就是前端控制，即針對電子文件易流失、易更改等特性，從文件制發(fā)形成階段起，就進(jìn)行跟蹤管理，包括對制發(fā)電子文件的流程規(guī)范控制；對背景信息、元數(shù)據(jù)的收集和封裝；對歸檔電子文件進(jìn)行技術(shù)鑒定和內(nèi)容鑒定及歸檔處理；防止電子文件的非法或違規(guī)修改、毀壞、泄密等。內(nèi)容的價(jià)值性是電子文件價(jià)值的基礎(chǔ)，為了防止收集歸檔工作的盲目性、隨意性，檔案部門須盡快制訂出科學(xué)、合理的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》，以及電子文件的歸檔辦法，以便有章可循。前端控制是管理電子文件最重要的基礎(chǔ)工作，檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同有關(guān)人員做好歸檔前的審核、鑒定、把關(guān)工作，使重要政務(wù)信息得到妥善的保管，發(fā)揮長效的作用。

三是以確保信息資源系統(tǒng)性、共享性為要求，參與信息資源的整合

所謂信息資源的整合就是按照國家的統(tǒng)一要求，通過對信息的整理和組合，使之結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化，以達(dá)到信息資源有序化管理和廣泛共享利用。整理是信息資源有序化的關(guān)鍵，即通過對信息的規(guī)范著錄、標(biāo)引、分類、排列，使分散形成和存儲(chǔ)的政務(wù)信息有序化。目前檔案有序化的理論和方法已經(jīng)相當(dāng)成熟，應(yīng)當(dāng)結(jié)合政務(wù)信息的特點(diǎn)，將其推廣到政務(wù)信息的整理工作中去。電子政務(wù)信息來源分布廣泛，通過錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)頁鏈接，往往造成大量的交叉重復(fù)，在歸檔保存時(shí)如何消除冗余信息，使其有合理的流向和歸屬，是信息資源整合的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為此可以推廣檔案整理的來源原則和以本單位形成文件為主的歸檔原則，以信息的形成單位或?qū)ｎ}事項(xiàng)為主要線索進(jìn)行信息整理和分級保管。避免出現(xiàn)歸檔文件“你有我也有，你無我也無”的紊亂情況。為了規(guī)范整理，還需盡快制訂電子政務(wù)信息資源的分類原則和實(shí)施細(xì)則，以便通過分類標(biāo)引，將具有共同屬性的信息集中起來提供利用，克服目前電子政務(wù)信息資源量大、分散，不便查詢利用的困難。

四是以避免信息資源丟失、泄密為重點(diǎn)，參與信息資源的安全管理

當(dāng)前電子政務(wù)的安全正面臨病毒侵襲、黑客攻擊、人為失誤、系統(tǒng)故障、載體損壞等各方面的嚴(yán)重威脅。由于檔案的專業(yè)特點(diǎn)，檔案人員對于信息的安全管理也具有一定的經(jīng)驗(yàn)。為此檔案部門可以配合電子政務(wù)主管部門和信息技術(shù)部門，制訂安全管理規(guī)范，落實(shí)物理隔離、數(shù)據(jù)備份、防火墻設(shè)置、CA認(rèn)證、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、權(quán)限控制、日志管理與安全審計(jì)等各種技術(shù)措施，并做好已歸檔電子文件的安全保存、保護(hù)工作，確保政務(wù)信息安全的萬無一失。

五是以信息的廣泛公開和共享為目的，參與信息資源的開發(fā)利用

鑒于電子政務(wù)的“信息孤島”問題較難在短期內(nèi)解決，目前通過找網(wǎng)站----找類目----找信息的查詢方法顯然給用戶帶來諸多不便，通過搜索引擎查詢信息的查全率、查準(zhǔn)率也不高。針對這種情況，檔案部門可以發(fā)揮政務(wù)信息“經(jīng)紀(jì)人”、“二傳手”的作用，即通過在檔案網(wǎng)站設(shè)置“用戶查詢向?qū)А薄ⅰ坝脩粢呻y問題咨詢”、“政府網(wǎng)站公共服務(wù)功能介紹”、“政府網(wǎng)站分類鏈接”等服務(wù)方式，為上網(wǎng)用戶指點(diǎn)迷津，排憂解難，使檔案網(wǎng)站逐步辦成電子政務(wù)公共服務(wù)的“導(dǎo)航站”。目前各級檔案館網(wǎng)站已經(jīng)開展了政府現(xiàn)行公開文件查詢服務(wù)、政府開放檔案目錄查詢及內(nèi)容提供服務(wù)、紙質(zhì)檔案查詢預(yù)約登記等服務(wù)項(xiàng)目，取得很好的社會(huì)效果。在堅(jiān)持這些行之有效的做法的同時(shí)檔案網(wǎng)站還可舉辦各種專題的網(wǎng)上展覽，展覽不應(yīng)局限于已有館藏檔案的，還可以圍繞各個(gè)時(shí)期的社會(huì)公眾關(guān)注的熱點(diǎn)，從各政府網(wǎng)站上采集大量圖文并茂、聲情并茂的文字、圖像、音像信息，再融合館藏檔案信息進(jìn)行加工匯編和上網(wǎng)傳播，使檔案網(wǎng)站逐步成為宣傳先進(jìn)思想、文化，開展愛國主義、革命傳統(tǒng)、科技文化教育或提供文化休閑服務(wù)的重要陣地。

參考文獻(xiàn)：

《檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》楊公之主編 中國檔案出版社2003年版

《電子政務(wù)導(dǎo)論》 徐曉林 楊蘭蓉編著 武漢出版社 2002年版