成都電子科技大學(xué)檔案館 饒永

高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化是高校檔案部門為滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)Ω咝Ｐ畔⒌娜找嬖鲩L(zhǎng)需求，將隱藏的靜態(tài)的檔案信息開發(fā)成系統(tǒng)的、有價(jià)值的和動(dòng)態(tài)的知識(shí)信息為社會(huì)服務(wù)而產(chǎn)生的一種新型服務(wù)，正確了解和把握這一動(dòng)向，無(wú)疑會(huì)對(duì)今后學(xué)校檔案工作發(fā)展起著積極的作用。

一、高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化產(chǎn)生的原因

1、社會(huì)對(duì)高?！爱a(chǎn)品”的廣泛需求是促進(jìn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化的外在因素。改革開放以來(lái)，我國(guó)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌，社會(huì)許多行業(yè)從勞動(dòng)密集型向資本、技術(shù)密集型轉(zhuǎn)變，在高新技術(shù)和創(chuàng)新性人才方面展開了激烈的爭(zhēng)奪，人們要求高等學(xué)校主動(dòng)參與、推進(jìn)甚至引導(dǎo)社會(huì)的變革。要求高等學(xué)校通過(guò)培養(yǎng)成千上萬(wàn)的“跨世紀(jì)人才”，以滿足參與全球性競(jìng)爭(zhēng)與合作，為此，社會(huì)迫切需要通過(guò)高校檔案了解高校人才、科研等方面大量的信息。具體表現(xiàn)在：(1)各用人單位選用高校畢業(yè)生需要高校檔案部門提供相關(guān)的學(xué)籍檔案信息，以了解所需人才學(xué)歷水平的真實(shí)情況；(2)一些企業(yè)準(zhǔn)備開發(fā)新產(chǎn)品而前往檔案館了解科研項(xiàng)目，通過(guò)檔案部門為學(xué)?？萍汲晒D(zhuǎn)化牽線搭橋，為學(xué)校橫向聯(lián)合科研項(xiàng)目穿針引線；(3)學(xué)校畢業(yè)生走入社會(huì)找工作，往屆畢業(yè)生由于考研、出國(guó)深造或畢業(yè)證書的丟失，都需要檔案部門提供中英文成績(jī)、畢業(yè)證和學(xué)位證等證明或復(fù)印件，以便辦理入學(xué)資格、免修課程手續(xù)或補(bǔ)辦學(xué)歷、學(xué)籍證明等。

2、高校檔案工作的快速發(fā)展是檔案信息服務(wù)社會(huì)化的內(nèi)在動(dòng)力。高校檔案工作由于高校持續(xù)高速的發(fā)展，無(wú)論在檔案數(shù)量和內(nèi)容上，還是在規(guī)模與基礎(chǔ)條件上都得到了極大的發(fā)展。具體表現(xiàn)在：(1)培養(yǎng)人才方面，為迅速造就規(guī)模宏大的專門人才隊(duì)伍，加快高等教育發(fā)展，高校擴(kuò)大了招生規(guī)模，每年產(chǎn)生了大量的教學(xué)檔案；(2)科研方面，每年全國(guó)高校開展的研究課題有幾萬(wàn)項(xiàng)，形成的科研成果達(dá)數(shù)千項(xiàng)，積累了大量的科研檔案信息；(3)高校數(shù)字校園的建設(shè)，現(xiàn)代化管理手段在學(xué)校各部門的大量應(yīng)用，使作為學(xué)校公共信息服務(wù)體系之一的檔案部門，多數(shù)從原來(lái)單一的檔案室，發(fā)展為綜合檔案室，再到現(xiàn)在的檔案館，在檔案信息收集、傳播的硬件設(shè)施以及軟件環(huán)境方面，得到了極大的改善和提高。這一切，為檔案信息服務(wù)社會(huì)化提供了強(qiáng)勁的內(nèi)在動(dòng)力。

二、高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化的基本原則

檔案工作本質(zhì)上是?項(xiàng)服務(wù)性工作，高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化是檔案信息資源從粗放式管理到規(guī)范化管理、由封閉半封閉管理到開放型管理的過(guò)程，它必須在切合實(shí)際、科學(xué)有效的原則下，以最大限度地開發(fā)和利用各類檔案信息資源，嚴(yán)格管理標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，才能建立高效、規(guī)范的社會(huì)化服務(wù)體系。

1、服務(wù)性原則。服務(wù)性是檔案信息社會(huì)化的根本目的，必須樹立服務(wù)性的觀念，改變“坐等上門”的現(xiàn)狀，主動(dòng)參與研究服務(wù)社會(huì)的要求和規(guī)律，不斷增強(qiáng)應(yīng)變社會(huì)發(fā)展的能力，才能有效地開發(fā)、利用檔案信息，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、開放式原則。信息服務(wù)的社會(huì)化，要求正確處理好開放與保密的關(guān)系，最大限度地開放館藏檔案信息，貼近市場(chǎng)、貼近利用者，一切圍繞社會(huì)需求服務(wù)，向開放式利用轉(zhuǎn)變。

3、協(xié)作性原則。在信息社會(huì)環(huán)境下，要充分滿足社會(huì)各方面利用信息的基本要求，單獨(dú)依靠某一學(xué)校檔案部門已難以辦到，只有同相關(guān)部門協(xié)作，依據(jù)行業(yè)建立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化檔案信息資源配置，完善服務(wù)體系，才能真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化。

4、市場(chǎng)化原則。信息服務(wù)的社會(huì)化，使檔案信息進(jìn)入市場(chǎng)，并通過(guò)市場(chǎng)來(lái)選擇信息。這就要求必須遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律，一切以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向。信息市場(chǎng)化的特征需要經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益并重，學(xué)校檔案館不是公益部門，是學(xué)校所屬的一個(gè)機(jī)構(gòu)，社會(huì)不能無(wú)償?shù)卣加眠@種服務(wù)，應(yīng)給予報(bào)酬。

三、高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化的主要內(nèi)容

作為基層檔案部門的高校檔案館與社會(huì)上的信息機(jī)構(gòu)相比，開展信息社會(huì)化服務(wù)的途徑相對(duì)較窄，應(yīng)根據(jù)高校實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需求，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，形成特色，著重開展以下幾方面的服務(wù)：

1、學(xué)歷鑒定服務(wù)。服務(wù)對(duì)象以國(guó)內(nèi)外用人單位、中介機(jī)構(gòu)和學(xué)校為主。這些單位通過(guò)上門、傳真、郵寄等方式把收到的畢業(yè)證、學(xué)位證和其他學(xué)籍材料送到檔案館進(jìn)行真?zhèn)舞b定，檔案人員根據(jù)館藏教學(xué)檔案進(jìn)行查詢，如有記載則證明該學(xué)歷是真實(shí)的；反之，則出具一份憑證，證明該學(xué)歷是偽造的。該項(xiàng)服務(wù)的開展，對(duì)打擊假文憑，強(qiáng)化社會(huì)誠(chéng)信，倡導(dǎo)公平競(jìng)爭(zhēng)，將起著良好的社會(huì)作用。

2、出具檔案證明服務(wù)。服務(wù)對(duì)象以在校學(xué)生、走入社會(huì)的往屆畢業(yè)學(xué)生和科研人員為主。根據(jù)利用者的要求，為證實(shí)某種事實(shí)在館藏的檔案中有無(wú)記載和如何記載，學(xué)校檔案部門出具相應(yīng)的證明。在高校出具最多的是學(xué)歷、學(xué)籍以及科研項(xiàng)目參加人員等證明，它是發(fā)揮檔案憑證作用的一種主要服務(wù)方式。該項(xiàng)服務(wù)應(yīng)由學(xué)校檔案部門集中統(tǒng)一并專人負(fù)責(zé)，從而減化辦理手續(xù)，方便利用者。

3、檔案利用輔助服務(wù)。服務(wù)對(duì)象包含所有需要高校檔案信息的利用者。為方便各類出國(guó)人員辦理中英文學(xué)籍，檔案人員可在提供檔案信息的基礎(chǔ)上開展畢業(yè)證、學(xué)位證、成績(jī)及具他材料的中英文翻譯工作，同時(shí)為方便外地利用者開展代辦代寄檔案證明等業(yè)務(wù)。該項(xiàng)服務(wù)的開展，在規(guī)范檔案證明、確保檔案信息真實(shí)性，樹立檔案館良好的社會(huì)形象上將起到積極的作用。

4、開展科研成果推廣應(yīng)用服務(wù)。服務(wù)對(duì)象以國(guó)內(nèi)外企業(yè)為主。學(xué)校檔案館根據(jù)學(xué)校科研的動(dòng)態(tài)，主動(dòng)為科研技術(shù)開發(fā)課題提供相關(guān)檔案信息，建立多種類型科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)，編制出版學(xué)?？蒲星闆r及成果的檔案文獻(xiàn)匯編供雙方查找。該項(xiàng)服務(wù)目前開展不多，但為高校與企業(yè)之間的信息溝通，促進(jìn)學(xué)?？蒲谐晒茝V，將起到良好的牽線搭橋作用。

5、開展人事檔案代存代遞服務(wù)。服務(wù)對(duì)象以學(xué)校出國(guó)、調(diào)離學(xué)校和因私離校人員為主。檔案部門根據(jù)個(gè)人委托通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞人事檔案、同省市人才交流中心聯(lián)系開展個(gè)人委托單純代保存檔案服務(wù)。該項(xiàng)服務(wù)對(duì)避免人事檔案流失將起到一定作用。

四、高校檔案信息服務(wù)社會(huì)化的幾點(diǎn)思考

1、服務(wù)規(guī)范化問(wèn)題。由于每所學(xué)校情況不?致，目前開展檔案信息社會(huì)化服務(wù)項(xiàng)目各有特色，具體服務(wù)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范沒(méi)有統(tǒng)一，尤其在有償服務(wù)方面存在收費(fèi)依據(jù)不統(tǒng)一，同一服務(wù)項(xiàng)目不同學(xué)校有不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，需要進(jìn)行行業(yè)服務(wù)規(guī)范，以利于社會(huì)化服務(wù)的深入開展。

2、服務(wù)定位問(wèn)題。在高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)對(duì)象中，有大約四分之一的用戶是公證處、地方人事部門開辦的人力資源開發(fā)咨詢部，或掛靠主管部門的學(xué)籍認(rèn)證部等中介機(jī)構(gòu)。他們受用人單位委托要求對(duì)相關(guān)人員的學(xué)籍材料進(jìn)行公證或確認(rèn)。由于沒(méi)有依據(jù)，他們同高校檔案館聯(lián)系要求提供查詢服務(wù)，并由高校檔案館出具相應(yīng)檔案證明，或在其事先印制好的認(rèn)明書上加蓋檔案館印章。檔案館收取一定的證明費(fèi)，而同樣?份檔案證明，經(jīng)倒手后他們可能收取高于檔案館證明費(fèi)十余倍的費(fèi)用，使學(xué)校檔案部門在社會(huì)化信息服務(wù)體系中有一種原材料粗加工的感覺(jué)，因而往往對(duì)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息服務(wù)表現(xiàn)出一種無(wú)奈和反感。故在 社會(huì)化服務(wù)運(yùn)行體系中，如何找準(zhǔn)位置，獲得合理的經(jīng)濟(jì)利益，顯得十分必要。

3、檔案利用制度問(wèn)題。社會(huì)化服務(wù)要求檔案信息最大限度向社會(huì)開放利用，而高校檔案部門由于長(zhǎng)期服務(wù)于本校教學(xué)、科研和管理工作，原來(lái)的利用規(guī)定，對(duì)服務(wù)對(duì)象和利用范圍限制過(guò)多，使利用者感到不便；另外，利用規(guī)定看似嚴(yán)密，但仍存在?定的漏洞。比如，有的畢業(yè)生私自出國(guó)、考研或換單位，想避開本單位人事部門，直接到畢業(yè)學(xué)校檔案管理部門查閱并復(fù)制自己的學(xué)籍檔案。根據(jù)規(guī)定檔案館沒(méi)有理由拒絕提供利用，極易同利用者原單位發(fā)生矛盾。因此，現(xiàn)行利用制度，應(yīng)隨著檔案社會(huì)化服務(wù)具體情況進(jìn)行修改，從而真正發(fā)揮學(xué)校檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（牛角摘自《中國(guó)檔案》2003年第7期）