山東大學(xué)威海分校 司獻(xiàn)英
一、高校是向社會(huì)輸出高技術(shù)含量信息的重要基地，高校檔案網(wǎng)絡(luò)是高校向社會(huì)發(fā)布信息的重要平臺(tái)。
高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校創(chuàng)造性勞動(dòng)的凝結(jié)。檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因?yàn)楦咝＜辛舜罅康母咚刭|(zhì)人才，掌握著大量的學(xué)術(shù)前沿信息，從而使高校逐步突破了教書育人的傳統(tǒng)定位，成為向社會(huì)輸出高技術(shù)含量信息的重要基地。隨著科學(xué)技術(shù)對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率越來越大，“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”越來越成為現(xiàn)代社會(huì)的共識(shí)，世界各國對(duì)高校科研工作及其科研成果的利用開發(fā)也越來越重視，使高校成為社會(huì)進(jìn)步的科技橋頭堡和助推器。今天我們?nèi)祟愐呀?jīng)進(jìn)入一個(gè)信息化的時(shí)代，現(xiàn)代信息傳播學(xué)研究成果表明，要充分發(fā)揮信息對(duì)社會(huì)的推動(dòng)作用，除了要重視信息的開發(fā)環(huán)節(jié)，還要重視信息的發(fā)布和傳播，否則，即使是再高價(jià)值的信息如果不能及時(shí)的發(fā)布和廣泛的傳播，那也是死信息、無效的信息。高校檔案工作是辦好學(xué)校、發(fā)揮高校社會(huì)職能的重要基礎(chǔ)工作之一，高校檔案網(wǎng)絡(luò)是高校向社會(huì)發(fā)布信息的重要平臺(tái)。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會(huì)發(fā)布信息，發(fā)揮高校科研先導(dǎo)作用的重要媒介。要實(shí)現(xiàn)高校科技橋頭堡和助推器的社會(huì)職能，就必須重視這一信息平臺(tái)的建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，把檔案工作帶入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，因特網(wǎng)和中國教育科研網(wǎng)以及高校校園網(wǎng)迅速的建設(shè)，給高校檔案工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)帶來了難得的機(jī)遇。
隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)水平不斷提高，高校越來越成為人才資源、科研資源的高集中區(qū)，它不但發(fā)揮著傳統(tǒng)的解惑、傳道、授業(yè)、培養(yǎng)人才的職能，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著重要的科研任務(wù)，是知識(shí)創(chuàng)新、增長的基地，有大量的科研、學(xué)術(shù)資源輸出。但是，由于受傳統(tǒng)信息采集、發(fā)布、傳播技術(shù)和手段的制約，每年高校廣大師生經(jīng)過刻苦的科研取得的成果，卻只是表現(xiàn)為一些只有當(dāng)事人及極小的一個(gè)圈子的人有所知曉的文字和數(shù)據(jù)，被保存在檔案館里。現(xiàn)代信息傳播學(xué)揭示采集、發(fā)布、傳播、吸收和轉(zhuǎn)化是信息運(yùn)動(dòng)的基本環(huán)節(jié)，當(dāng)信息不能被有效、及時(shí)地采集、發(fā)布、傳播、吸收、轉(zhuǎn)化的時(shí)候，信息被稱為死信息，是無用的信息。可以這樣說，現(xiàn)在每所大學(xué)的檔案館里都保存著這樣的大量的死信息，高校師生的大量學(xué)術(shù)論文、各種報(bào)告、成果由于沒有得到及時(shí)、廣泛的傳播、發(fā)布而被積淀下來，如果不能被充分的利用，既是學(xué)校資源的巨大浪費(fèi)，也是社會(huì)資源的巨大浪費(fèi)，《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部令第六號(hào))第三十四條規(guī)定：“高校檔案館應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會(huì)開放檔案。”要發(fā)揮高校的學(xué)術(shù)資源，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)生產(chǎn)力，高校檔案館是重要的媒介和平臺(tái)，高校數(shù)字化檔案信息可憑借信息網(wǎng)絡(luò)作為傳輸途徑，任何人通過信息高速公路中任何一點(diǎn)、任一終端即查閱到自己所需的檔案信息。要充分發(fā)揮高校科技橋頭堡的作用，就必須加強(qiáng)高校檔案館的建設(shè)，尤其是檔案館網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，使之成為高校信息輸出和社會(huì)采集信息的暢通的通道。
二、高校具有檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越條件。
第一，具有豐富的電子信息資源。高等學(xué)校一直是科學(xué)發(fā)展的前沿領(lǐng)域，在接觸新知識(shí)，獲取新信息方面，高校檔案部門有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件。計(jì)算機(jī)在高校檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息，進(jìn)而產(chǎn)生了數(shù)字化檔案。第二，具有發(fā)達(dá)的信息傳播網(wǎng)絡(luò)。許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又贏得了時(shí)間。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。第三，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效。由于具有豐富的電子資源和發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過多年的努力有了較快的發(fā)展，許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。第四，擁有一批素質(zhì)相對(duì)較高的檔案管理人才。所謂近水樓臺(tái)先得月，一方面，高校作為教育和科研基地，擁有一批受過系統(tǒng)、專業(yè)教育、訓(xùn)練的人才，為高校檔案管理人員的選擇、錄用、培訓(xùn)提供了較好的環(huán)境。另一方面，高校計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
三、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題及發(fā)展方向。
雖然高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對(duì)于高校信息資源的利用具有重要作用，并取得了很大的發(fā)展，但在許多方面還需要改進(jìn)。第一，對(duì)檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問題。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第十九條規(guī)定：“高等學(xué)校對(duì)科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門的人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。”《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十六條規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。對(duì)于個(gè)人不在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理”。但是，許多高校距離這一要求做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。由于對(duì)檔案工作重視不夠，高校檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，無法滿足社會(huì)的要求。第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于缺乏統(tǒng)一要求和有效地組織協(xié)調(diào)，各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。第三，網(wǎng)絡(luò)封閉，資源共享性差。網(wǎng)絡(luò)之優(yōu)勢在于其開放性、共享性，由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、目我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，不能充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，信息共享程度差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。由于不對(duì)社會(huì)開放，從而也失去了檔案網(wǎng)絡(luò)溝通高校與社會(huì)的信息平臺(tái)作用，檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的效能也大打折扣。而目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的資源共享。因此，建立高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，改革當(dāng)前的條塊分割、各自為政的局面，建立一個(gè)系統(tǒng)、統(tǒng)一的全國高校檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享。在這一建設(shè)中，尤其要注意加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。通過制定共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)等，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，要充分利用高校資源優(yōu)勢，開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（牛角摘自《檔案學(xué)》2004年第5期）