紀(jì)曉群、蘇衛(wèi)平
個人隱私權(quán)是指公民享有的私人生活安寧與私人信息依法受到保護(hù),不受他人非法侵?jǐn)_、知悉、搜集、利用和公開等的一種人格權(quán)。與公民隱私權(quán)有關(guān)的檔案種類繁多且載體各異,既有紙質(zhì)檔案、聲像檔案,還有電子檔案。
高校檔案中涉及個人隱私的部分,主要是教工、學(xué)生的人事檔案。另外,教職員工任職期間的個人資料在公務(wù)檔案中有所反映,如特聘教授崗位評聘申報材料、出國人員申報材料、違紀(jì)處分決定等;學(xué)生的在校學(xué)習(xí)成績、操守表現(xiàn)、違規(guī)記錄、論文評議書等內(nèi)容,在學(xué)籍卡、學(xué)生成績冊、校內(nèi)文件、研究生論文等檔案中都有所反映,高校名人檔案的收藏范圍,盡管側(cè)重于名人的業(yè)績方面,其中也有涉及個人隱私的內(nèi)容。
一、目前的狀況
在高等學(xué)校,利用人事檔案有嚴(yán)格的規(guī)定,只有特定的人因?yàn)樘厥庑枰?,得到有關(guān)部門的允許后才能利用。對于學(xué)籍檔案的開放利用,也有嚴(yán)格的手續(xù),必須是當(dāng)事人自己或經(jīng)當(dāng)事人授權(quán)代查,才可以調(diào)檔。盡管,個人隱私權(quán)觀念還沒有深人人心,對人事檔案、學(xué)籍檔案的控制利用只是參照國家檔案法保密規(guī)定執(zhí)行,但是,上述控制開放的行為,實(shí)質(zhì)上就是保護(hù)個人隱私權(quán)。
令人擔(dān)憂的是,在解密或公開的檔案中,在現(xiàn)行文件的開放利用中,有部分檔案涉及到個人隱私,高校檔案館沒有采取必要的措施來保護(hù)個人的隱私權(quán)。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中,用戶的利用權(quán)限主要根據(jù)檔案密級來設(shè)置,保護(hù)個人隱私權(quán)問題還沒有引起足夠的重視。
二、面臨的困難
1、缺少相應(yīng)的保護(hù)細(xì)則
目前,我國法律還沒有明確把隱私權(quán)作為一項(xiàng)具體權(quán)利的法律規(guī)定,對隱私權(quán)保護(hù)的水平比較低?!吨腥A人民共和國檔案法》中也沒有關(guān)于保護(hù)隱私權(quán)的專門條款,但是在該法的第21條、第22條中暗含了隱私權(quán)問題,第21條規(guī)定:“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人,對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán),并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益”;第22條規(guī)定:“集體所有的和個人所有的檔案,檔案的所有者有權(quán)公布,但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定,不得損害國家安全和利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益?!?br>《中華人民共和國檔案法》是從全局出發(fā),在宏觀上概括性地指導(dǎo),《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》對隱私權(quán)問題沒有做更加詳細(xì)的規(guī)定。根據(jù)《各級國家檔案館開放檔案辦法》第2條規(guī)定:“各級國家檔案館保存的檔案,一般自形成之日起滿三十年向社會開放,經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,可提前開放,涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案,可自形成之日起滿五十年開放?!逼渲?,對涉及國家重大利益的檔案進(jìn)行期限控制,對涉及個人隱私檔案的開放時間卻無明確規(guī)定。所以,檔案開放利用中,在如何保護(hù)個人隱私權(quán)方面,我們現(xiàn)在面臨的困難就是:缺少相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則,實(shí)際操作困難。
建議在檔案立法中,對隱私權(quán)問題,有更加系統(tǒng)、全面的規(guī)定,列出詳細(xì)、具體的條目與眾多的檔案內(nèi)容相對應(yīng),這樣,檔案人員鑒定檔案里是否涉及個人隱私權(quán)問題、是否要控制開放、控制到哪一級,才能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),且便于操作。
高校檔案工作中,常常會碰到這樣的情況:在校內(nèi)發(fā)文中,校決定、校通知是對全校公開的文件,但是,其中有關(guān)個人違紀(jì)處理等方面的文件,一旦作為檔案保存,是否能夠?qū)θ9_?特別是有的學(xué)生曾經(jīng)受到違紀(jì)處理,后來因?yàn)楦恼e誤、表現(xiàn)良好,被撤消處分,這些相關(guān)文件盡管當(dāng)時是校內(nèi)公開的,但是一旦過了事情發(fā)生的時間,被作為檔案保存在檔案館里,那么這些文件檔案是否屬個人隱私范圍?還能夠在校內(nèi)開放利用嗎?如果控制開放,將控制多長時間為宜?這些問題,如果有相關(guān)的隱私權(quán)保護(hù)細(xì)則可以參照,將會迎刃而解。
2、用戶權(quán)限的設(shè)定難
利用權(quán)限的設(shè)定,難就難在:是按職務(wù)級別確定利用權(quán)限,還是按職責(zé)范圍確定利用權(quán)限。高校電子辦公系統(tǒng)一般是按職務(wù)級別劃分使用權(quán)限,這是為了學(xué)校管理的需要,不是單純的文件利用權(quán)限,更重要的是對文件的審核、簽發(fā)、批示等多種權(quán)限,所以,不能把電子辦公系統(tǒng)的用戶權(quán)限簡單地等同于檔案用戶權(quán)限。高校的檔案,不僅包括文件材料,還有教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、學(xué)籍檔案等多種類型,高等學(xué)校對于各類檔案的開放利用有相應(yīng)的規(guī)章制度,不同的用戶權(quán)限有別,但是,對于其中涉及個人隱私的檔案,用戶權(quán)限如何設(shè)置仍然是個空白。
三、解決的對策
1、建立個人隱私制度
對如何收集個人檔案,什么內(nèi)容的個人資料能夠存儲,收集到的個人檔案如何開放利用等應(yīng)該作出詳細(xì)的規(guī)定。
對不同主體在搜集、利用個人檔案時所必須遵守的規(guī)定作出詳細(xì)的要求。任何檔案的公開都必須有完整的記錄,對公開的時間、性質(zhì)、目的和對象都必須有清楚的記載。如果公開的檔案最后證明沒有公開的必要,而且由于這種公開給被公開的個人造成了物質(zhì)或精神上的損害,做出檔案公開的機(jī)構(gòu)或個人應(yīng)當(dāng)就自己的過錯或失職行為承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。如編寫傳記需查閱某人的檔案,一定要經(jīng)過本人或遺屬同意,而且要有主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),才能調(diào)檔;辦理出國成績證明,一定要本人親自出面,或本人委托他人的手續(xù)齊全才可以代理。
對個人的檔案應(yīng)有知情權(quán),必須有相應(yīng)的程序和制度保證個人有權(quán)接觸與其本人相關(guān)的檔案,并且有權(quán)對錯誤的資料要求更正。
還應(yīng)該制定相應(yīng)的行為規(guī)范,要求檔案人員遵照執(zhí)行,采取一切措施保證個人檔案的安全和保密。
當(dāng)然,個人隱私只有在符合國家利益、公共利益范圍內(nèi)受到保護(hù)。國家利益、公共利益高于個人利益,個人利益服從于國家利益和公共利益,這是各國立法所共同遵循的準(zhǔn)則。所以,應(yīng)該明確在下列情形下,高等學(xué)校公開和利用個人的檔案記錄,不需要取得權(quán)利人的同意,沒有構(gòu)成對公民隱私權(quán)的侵犯,如國家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)等部門為了國家利益、公共利益,必須調(diào)閱某人的記錄;用人單位核實(shí)畢業(yè)生身份的真?zhèn)危桓鲊笫桂^、外國院校核實(shí)某人的學(xué)籍、身份等;
2、重新鑒定開放檔案
過去,檔案的開放利用在意識層面上對個人隱私權(quán)的注重程度不夠,隨著公眾法律意識的不斷增強(qiáng),特別是檔案數(shù)字化的迅速發(fā)展,在檔案利用過程中,有關(guān)個人隱私的問題日益凸現(xiàn),檔案開放中的個人隱私權(quán)保護(hù)問題已提到日程上來。為此,應(yīng)該重新鑒定開放檔案,對涉及個人隱私方面的檔案控制開放。
根據(jù)《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》,高等學(xué)校檔案館可以結(jié)合本校的實(shí)際情況,進(jìn)一步審定開放檔案范圍,重新鑒定館藏開放檔案,除了教職工、學(xué)生的人事檔案、學(xué)籍檔案外,對涉及個人家庭出身、個人簡歷、各種評價等內(nèi)容的檔案,嚴(yán)格控制開放。需要強(qiáng)調(diào)的是,高等學(xué)校的所有學(xué)生都應(yīng)當(dāng)享有隱私權(quán),每個學(xué)生在校讀書期間的學(xué)習(xí)成績、操守表現(xiàn)、違規(guī)記錄等與個人隱私有關(guān)的檔案,不能隨便公開。檔案機(jī)構(gòu)不得將學(xué)生在校讀書期間產(chǎn)生的隱私材料透露給無關(guān)工作需要的人或機(jī)構(gòu),學(xué)生在校檔案只能提供給需要知情的合法的利用者。
3、電子檔案的個人隱私權(quán)保護(hù)
對于隱私權(quán)保護(hù),電子檔案比紙質(zhì)檔案的技術(shù)要求更高,紙質(zhì)檔案的最終開放與否,主動權(quán)還可以掌握在檔案人員手中,一旦發(fā)現(xiàn)調(diào)閱的檔案涉及個人隱私問題,即使檔案目錄中未注明控制開放,工作人員也可以采取臨時措施,拒絕調(diào)檔。而電子檔案則不同,如果涉及個人隱私的檔案沒有權(quán)限利用控制,沒有安全保護(hù)措施,一旦入網(wǎng),則用戶可以隨意查閱,這是檔案工作人員無法補(bǔ)救的。所以,需要加大檔案信息安全技術(shù)的投人,為檔案信息化進(jìn)程提供強(qiáng)有力的安全保障。
首先,建立內(nèi)、外兩個網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),內(nèi)部局域網(wǎng)負(fù)責(zé)本校辦公自動化和館藏全部檔案數(shù)據(jù)庫管理,外部互聯(lián)網(wǎng)用于構(gòu)筑信息發(fā)布和開放檔案信息檢索等功能的網(wǎng)站平臺,外網(wǎng)服務(wù)器只存放開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫。內(nèi)、外網(wǎng)之間在物理上是斷開的,完全阻斷互聯(lián)網(wǎng)上不安全因素對內(nèi)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)的影響。其次,需要建立對電子文件操作者的身份識別,對訪問者設(shè)置權(quán)限控制。對于特殊用戶,要根據(jù)職務(wù)任免情況及時更新用戶身份,防止越權(quán)利用;最后,要設(shè)置操作日志,自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、內(nèi)容等,為事故原因查詢、預(yù)測及實(shí)時處理提供可靠的依據(jù)。另外,加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)管理也是必不可少的,這樣才能保障檔案數(shù)據(jù)庫的絕對安全可靠。
檔案開放既要維護(hù)個人的知情權(quán),又要保護(hù)個人的隱私權(quán),這是檔案人的職責(zé)
個人隱私權(quán)是指公民享有的私人生活安寧與私人信息依法受到保護(hù),不受他人非法侵?jǐn)_、知悉、搜集、利用和公開等的一種人格權(quán)。與公民隱私權(quán)有關(guān)的檔案種類繁多且載體各異,既有紙質(zhì)檔案、聲像檔案,還有電子檔案。
高校檔案中涉及個人隱私的部分,主要是教工、學(xué)生的人事檔案。另外,教職員工任職期間的個人資料在公務(wù)檔案中有所反映,如特聘教授崗位評聘申報材料、出國人員申報材料、違紀(jì)處分決定等;學(xué)生的在校學(xué)習(xí)成績、操守表現(xiàn)、違規(guī)記錄、論文評議書等內(nèi)容,在學(xué)籍卡、學(xué)生成績冊、校內(nèi)文件、研究生論文等檔案中都有所反映,高校名人檔案的收藏范圍,盡管側(cè)重于名人的業(yè)績方面,其中也有涉及個人隱私的內(nèi)容。
一、目前的狀況
在高等學(xué)校,利用人事檔案有嚴(yán)格的規(guī)定,只有特定的人因?yàn)樘厥庑枰?,得到有關(guān)部門的允許后才能利用。對于學(xué)籍檔案的開放利用,也有嚴(yán)格的手續(xù),必須是當(dāng)事人自己或經(jīng)當(dāng)事人授權(quán)代查,才可以調(diào)檔。盡管,個人隱私權(quán)觀念還沒有深人人心,對人事檔案、學(xué)籍檔案的控制利用只是參照國家檔案法保密規(guī)定執(zhí)行,但是,上述控制開放的行為,實(shí)質(zhì)上就是保護(hù)個人隱私權(quán)。
令人擔(dān)憂的是,在解密或公開的檔案中,在現(xiàn)行文件的開放利用中,有部分檔案涉及到個人隱私,高校檔案館沒有采取必要的措施來保護(hù)個人的隱私權(quán)。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中,用戶的利用權(quán)限主要根據(jù)檔案密級來設(shè)置,保護(hù)個人隱私權(quán)問題還沒有引起足夠的重視。
二、面臨的困難
1、缺少相應(yīng)的保護(hù)細(xì)則
目前,我國法律還沒有明確把隱私權(quán)作為一項(xiàng)具體權(quán)利的法律規(guī)定,對隱私權(quán)保護(hù)的水平比較低?!吨腥A人民共和國檔案法》中也沒有關(guān)于保護(hù)隱私權(quán)的專門條款,但是在該法的第21條、第22條中暗含了隱私權(quán)問題,第21條規(guī)定:“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人,對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán),并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益”;第22條規(guī)定:“集體所有的和個人所有的檔案,檔案的所有者有權(quán)公布,但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定,不得損害國家安全和利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益?!?br>《中華人民共和國檔案法》是從全局出發(fā),在宏觀上概括性地指導(dǎo),《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》對隱私權(quán)問題沒有做更加詳細(xì)的規(guī)定。根據(jù)《各級國家檔案館開放檔案辦法》第2條規(guī)定:“各級國家檔案館保存的檔案,一般自形成之日起滿三十年向社會開放,經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,可提前開放,涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案,可自形成之日起滿五十年開放?!逼渲?,對涉及國家重大利益的檔案進(jìn)行期限控制,對涉及個人隱私檔案的開放時間卻無明確規(guī)定。所以,檔案開放利用中,在如何保護(hù)個人隱私權(quán)方面,我們現(xiàn)在面臨的困難就是:缺少相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則,實(shí)際操作困難。
建議在檔案立法中,對隱私權(quán)問題,有更加系統(tǒng)、全面的規(guī)定,列出詳細(xì)、具體的條目與眾多的檔案內(nèi)容相對應(yīng),這樣,檔案人員鑒定檔案里是否涉及個人隱私權(quán)問題、是否要控制開放、控制到哪一級,才能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),且便于操作。
高校檔案工作中,常常會碰到這樣的情況:在校內(nèi)發(fā)文中,校決定、校通知是對全校公開的文件,但是,其中有關(guān)個人違紀(jì)處理等方面的文件,一旦作為檔案保存,是否能夠?qū)θ9_?特別是有的學(xué)生曾經(jīng)受到違紀(jì)處理,后來因?yàn)楦恼e誤、表現(xiàn)良好,被撤消處分,這些相關(guān)文件盡管當(dāng)時是校內(nèi)公開的,但是一旦過了事情發(fā)生的時間,被作為檔案保存在檔案館里,那么這些文件檔案是否屬個人隱私范圍?還能夠在校內(nèi)開放利用嗎?如果控制開放,將控制多長時間為宜?這些問題,如果有相關(guān)的隱私權(quán)保護(hù)細(xì)則可以參照,將會迎刃而解。
2、用戶權(quán)限的設(shè)定難
利用權(quán)限的設(shè)定,難就難在:是按職務(wù)級別確定利用權(quán)限,還是按職責(zé)范圍確定利用權(quán)限。高校電子辦公系統(tǒng)一般是按職務(wù)級別劃分使用權(quán)限,這是為了學(xué)校管理的需要,不是單純的文件利用權(quán)限,更重要的是對文件的審核、簽發(fā)、批示等多種權(quán)限,所以,不能把電子辦公系統(tǒng)的用戶權(quán)限簡單地等同于檔案用戶權(quán)限。高校的檔案,不僅包括文件材料,還有教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、學(xué)籍檔案等多種類型,高等學(xué)校對于各類檔案的開放利用有相應(yīng)的規(guī)章制度,不同的用戶權(quán)限有別,但是,對于其中涉及個人隱私的檔案,用戶權(quán)限如何設(shè)置仍然是個空白。
三、解決的對策
1、建立個人隱私制度
對如何收集個人檔案,什么內(nèi)容的個人資料能夠存儲,收集到的個人檔案如何開放利用等應(yīng)該作出詳細(xì)的規(guī)定。
對不同主體在搜集、利用個人檔案時所必須遵守的規(guī)定作出詳細(xì)的要求。任何檔案的公開都必須有完整的記錄,對公開的時間、性質(zhì)、目的和對象都必須有清楚的記載。如果公開的檔案最后證明沒有公開的必要,而且由于這種公開給被公開的個人造成了物質(zhì)或精神上的損害,做出檔案公開的機(jī)構(gòu)或個人應(yīng)當(dāng)就自己的過錯或失職行為承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。如編寫傳記需查閱某人的檔案,一定要經(jīng)過本人或遺屬同意,而且要有主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),才能調(diào)檔;辦理出國成績證明,一定要本人親自出面,或本人委托他人的手續(xù)齊全才可以代理。
對個人的檔案應(yīng)有知情權(quán),必須有相應(yīng)的程序和制度保證個人有權(quán)接觸與其本人相關(guān)的檔案,并且有權(quán)對錯誤的資料要求更正。
還應(yīng)該制定相應(yīng)的行為規(guī)范,要求檔案人員遵照執(zhí)行,采取一切措施保證個人檔案的安全和保密。
當(dāng)然,個人隱私只有在符合國家利益、公共利益范圍內(nèi)受到保護(hù)。國家利益、公共利益高于個人利益,個人利益服從于國家利益和公共利益,這是各國立法所共同遵循的準(zhǔn)則。所以,應(yīng)該明確在下列情形下,高等學(xué)校公開和利用個人的檔案記錄,不需要取得權(quán)利人的同意,沒有構(gòu)成對公民隱私權(quán)的侵犯,如國家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)等部門為了國家利益、公共利益,必須調(diào)閱某人的記錄;用人單位核實(shí)畢業(yè)生身份的真?zhèn)危桓鲊笫桂^、外國院校核實(shí)某人的學(xué)籍、身份等;
2、重新鑒定開放檔案
過去,檔案的開放利用在意識層面上對個人隱私權(quán)的注重程度不夠,隨著公眾法律意識的不斷增強(qiáng),特別是檔案數(shù)字化的迅速發(fā)展,在檔案利用過程中,有關(guān)個人隱私的問題日益凸現(xiàn),檔案開放中的個人隱私權(quán)保護(hù)問題已提到日程上來。為此,應(yīng)該重新鑒定開放檔案,對涉及個人隱私方面的檔案控制開放。
根據(jù)《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》,高等學(xué)校檔案館可以結(jié)合本校的實(shí)際情況,進(jìn)一步審定開放檔案范圍,重新鑒定館藏開放檔案,除了教職工、學(xué)生的人事檔案、學(xué)籍檔案外,對涉及個人家庭出身、個人簡歷、各種評價等內(nèi)容的檔案,嚴(yán)格控制開放。需要強(qiáng)調(diào)的是,高等學(xué)校的所有學(xué)生都應(yīng)當(dāng)享有隱私權(quán),每個學(xué)生在校讀書期間的學(xué)習(xí)成績、操守表現(xiàn)、違規(guī)記錄等與個人隱私有關(guān)的檔案,不能隨便公開。檔案機(jī)構(gòu)不得將學(xué)生在校讀書期間產(chǎn)生的隱私材料透露給無關(guān)工作需要的人或機(jī)構(gòu),學(xué)生在校檔案只能提供給需要知情的合法的利用者。
3、電子檔案的個人隱私權(quán)保護(hù)
對于隱私權(quán)保護(hù),電子檔案比紙質(zhì)檔案的技術(shù)要求更高,紙質(zhì)檔案的最終開放與否,主動權(quán)還可以掌握在檔案人員手中,一旦發(fā)現(xiàn)調(diào)閱的檔案涉及個人隱私問題,即使檔案目錄中未注明控制開放,工作人員也可以采取臨時措施,拒絕調(diào)檔。而電子檔案則不同,如果涉及個人隱私的檔案沒有權(quán)限利用控制,沒有安全保護(hù)措施,一旦入網(wǎng),則用戶可以隨意查閱,這是檔案工作人員無法補(bǔ)救的。所以,需要加大檔案信息安全技術(shù)的投人,為檔案信息化進(jìn)程提供強(qiáng)有力的安全保障。
首先,建立內(nèi)、外兩個網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),內(nèi)部局域網(wǎng)負(fù)責(zé)本校辦公自動化和館藏全部檔案數(shù)據(jù)庫管理,外部互聯(lián)網(wǎng)用于構(gòu)筑信息發(fā)布和開放檔案信息檢索等功能的網(wǎng)站平臺,外網(wǎng)服務(wù)器只存放開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫。內(nèi)、外網(wǎng)之間在物理上是斷開的,完全阻斷互聯(lián)網(wǎng)上不安全因素對內(nèi)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)的影響。其次,需要建立對電子文件操作者的身份識別,對訪問者設(shè)置權(quán)限控制。對于特殊用戶,要根據(jù)職務(wù)任免情況及時更新用戶身份,防止越權(quán)利用;最后,要設(shè)置操作日志,自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、內(nèi)容等,為事故原因查詢、預(yù)測及實(shí)時處理提供可靠的依據(jù)。另外,加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)管理也是必不可少的,這樣才能保障檔案數(shù)據(jù)庫的絕對安全可靠。
檔案開放既要維護(hù)個人的知情權(quán),又要保護(hù)個人的隱私權(quán),這是檔案人的職責(zé)