藺海波
最近幾年，我國經(jīng)濟(jì)社會和高等教育發(fā)展迅速，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化。20年前制訂的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》已不能適應(yīng)新形勢下的高校檔案工作發(fā)展的需要。2007年初開始，教育部辦公廳對《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》開始進(jìn)行修訂，在中國高等教育學(xué)會檔案工作分會的大力支持和幫助下，書面征求了全國120所不同類型高校的意見，組織部分高校和地方教育行政部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的同志進(jìn)行了討論，集思廣益，形成了修訂初稿，并下發(fā)高校進(jìn)一步征求意見。在此基礎(chǔ)上，2007年10月，辦公廳召集高校檔案機(jī)構(gòu)專家和地方教育行政部門檔案工作負(fù)責(zé)人，在充分吸收全國高校檔案部門意見的基礎(chǔ)上，著重對高校檔案工作的體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、隊伍建設(shè)、經(jīng)費和館庫保障、歸檔范圍和獎懲等內(nèi)容進(jìn)行了再次修改，凝聚了共識。
按照教育部規(guī)章制訂程序，教育部法制辦征求了部內(nèi)19個司局的意見，并從立法技術(shù)角度進(jìn)行了修改。在此期間，國家檔案局與教育部充分交換了意見，對一些條款進(jìn)行了反復(fù)的溝通和協(xié)商，數(shù)易其稿，形成了現(xiàn)在的《高等學(xué)校檔案管理辦法》。
該《辦法》的特色及現(xiàn)實意義主要有以下幾點：
一是明確了高校檔案工作的體制保障機(jī)制。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。《辦法》同時規(guī)定：“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”。這就從根本上解決了教育行政部門和檔案業(yè)務(wù)部門管理體制和職責(zé)不夠明確的缺陷。
《辦法》首次規(guī)定高校檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確其主要職責(zé)是：貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費；研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。這一規(guī)定，開創(chuàng)了我國高等院校檔案管理體制改革的新紀(jì)元。
此外，《辦法》擴(kuò)大了適用范圍，把成人高等教育檔案管理工作納入其中。這一規(guī)定，必將有利于成人高等學(xué)校檔案管理的規(guī)范化。
二是突出了高校檔案工作的內(nèi)涵建設(shè)。為適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，《辦法》規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)要“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料同步歸檔”，這些規(guī)定突出了該《辦法》的時代特征。
《辦法》將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，規(guī)定“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。
關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備，《辦法》明確規(guī)定，檔案工作人員不僅要“具備檔案業(yè)務(wù)知識”，還要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能”，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)“熱心檔案事業(yè)，具有高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷”，“有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神”，同時要“年富力強(qiáng)，身體健康”，突出了人才興檔、人才強(qiáng)館的理念。
三是強(qiáng)調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念。《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。要求高校檔案機(jī)構(gòu)要重視和加強(qiáng)“對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集”，突破了傳統(tǒng)歸檔理論的限制。
四是指明了高校檔案工作服務(wù)的方向。《辦法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會的新職能，指出高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源，“采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作”，“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”。為高校檔案工作開創(chuàng)了服務(wù)社會的新領(lǐng)域、拓寬了輻射面。
五是強(qiáng)化了高校檔案工作的條件保障。為保證高校檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，為學(xué)校和社會提供優(yōu)質(zhì)和高水平的服務(wù)，《辦法》規(guī)定，“應(yīng)將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算”，應(yīng)設(shè)立專項經(jīng)費用于購置檔案管理現(xiàn)代化、信息化所需的設(shè)備設(shè)施，并要求“對不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫，要及時進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建”，為高校檔案資源體系和服務(wù)體系的建設(shè)提供了根本保障。
目前，教育部辦公廳正在著手部署各高校對《辦法》的學(xué)習(xí)宣傳和貫徹實施工作。各高校應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》，深刻領(lǐng)會《辦法》的實質(zhì)和內(nèi)涵，充分認(rèn)識《辦法》的實施對推進(jìn)大學(xué)規(guī)范化管理和科學(xué)發(fā)展的重要意義。要積極組織學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和各部門的負(fù)責(zé)同志學(xué)習(xí)《辦法》，全面提升檔案意識，增強(qiáng)做好檔案管理工作的現(xiàn)實責(zé)任感和歷史使命感，推動高校檔案管理工作從傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)高等教育新一輪改革和發(fā)展的需要。
此外，高等學(xué)校要對照《辦法》，認(rèn)真開展調(diào)查研究，查找不足，規(guī)劃好學(xué)校檔案工作的未來。要把檔案工作納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃當(dāng)中，采取切實有效的措施，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案工作的隊伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把《辦法》的各項規(guī)定落到實處，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展提供充分的條件保障。