鄭州輕工業學院圖書館 秦建華
【摘 要】高校檔案工作是高校教育事業的重要組成部分,網絡環境下的高校檔案工作發生了很大的變化。本文論述了高校檔案在高校中的作用，以及網絡環境下加強檔案工作的方式方法，提出了網絡環境下檔案工作新的模式。
關鍵詞:高校檔案；人員素質；網絡環境
檔案工作是高校工作的重要組成部分,也是高等教育中的一個重要環節。2004年底和2005年初，中共中央辦公廳、國務院辦公廳和國家檔案局、中央檔案館先后發布了關《于加強信息資源開發利用工作的若干意見》和關于《加強檔案信息資源開發利用工作的意見》，提出要高度重視檔案信息資源在經濟發展和社會進步中的重要作用，進一步增強做好檔案信息資源開發利用工作的責任感和緊迫感，隨著社會的不斷進步，我國檔案事業得到了迅猛的發展，進入信息時代，檔案利用工作的重要性正日益顯現出來。在高校,檔案工作幾乎涉及每一個機構、每一項工作、甚至每一個人。可以說,檔案工作內部的重心正從“檔案保管”轉入到“檔案利用”上來，檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,也是衡量學校管理水平的重要標志之一。
1、高校檔案在高校中的作用
1.1高校檔案在學校的教學管理和科研開發方面發揮著重要的作用
高校檔案與其它機關、團體、企事業單位的檔案一樣,凝聚著高校師生員工的勞動結晶,記載著高校黨政管理、科學研究、教學計劃、教師任課表、教學進度、教學改革和師資培訓中形成的計劃、方案、大綱、調查報告、典型教案及聽課講評、考試統計報表、各種質量綜合分析、電化教學中形成的錄像帶等方方面面的紙質及電子檔案材料，在高校的各項工作中具有憑證、依據、借鑒、參考、史料和認識作用；在學校的教學管理和科研開發方面發揮著極為重要的作用。
1.2高校檔案為學校教學工作作參考作用。
高校是知識、人才、科學技術密集的單位,高校檔案貯存著內容豐富的科技、文化、經濟等多方面的信息。隨著改革開放和社會主義市場經濟的發展,廣大教職工的檔案意識在逐步增強,檔案的利用數量在逐年增加,利用率在不斷提高,檔案已由原來的封閉管理型逐步轉向開放提供利用型。高校檔案通過各種渠道,了解學校工作需要利用什么樣的檔案，分析檔案部門能夠為學校工作提供哪些相關服務，預測學校領導和各部門工作所需，可以使得我們未雨綢繆、有的放矢做好檔案提供利用工作,將對高校各項工作起催化、促進作用，特別是學校領導在制訂發展規劃、年度計劃、規定政策等重大事宜時更需要大量的檔案信息,作參考作用。
2、網絡環境下加強高校檔案工作
2.1加強檔案的宣傳力度，變被動服務為主動服務
檔案宣傳是檔案工作的重要環節。為了促進高校的檔案開放和利用工作，高校檔案工作者首先要繼續解放思想，更新觀念，走出檔案部門的小范圍，從整個學校的全局來考慮檔案提供利用問題，樹立主動服務的意識，強化檔案部門參與學校發展的意識；其次，通過宣傳使師生知道自己與檔案工作有著密切的聯系，使師生隨時了解檔案信息，增強師生的檔案意識，樹立師生對檔案部門的良好形象；第三，熟悉館（室）中藏檔案的數量、成分、內容和存址，熟悉全宗的形成和整理狀況及其利用價值，做好利用工作的預測，了解不同時期、不同方面對檔案的不同需要，有的放矢地開展利用工作。只有這樣檔案工作才能變被動服務為主動服務，積極采取各種方式主動開展檔案工作，編發檔案信息、利用校報、校園網等手段主動為師生服務。
2.2優化館（室）藏,實行檔案館（室）藏數字化
由于計算機技術、網絡技術在檔案領域的普及與應用,檔案的記錄、傳播、利用方式發生了極大的變化。所以說，數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的發展趨勢,因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,建立檔案全文數據庫和目錄數據庫,將數字化的全文文本、全文圖像檔案以及案卷目錄、卷內文件目錄輸入數據庫并有效地組織起來,改變傳統的手工操作管理模式,實現現代化管理。檔案信息資源的建設開發必須實行現代化管理,依靠現代信息技術實現檔案信息的利用,從而實現檔案信息資源為學校的發展提供決策依據,為教學工作提供參考資料的功能。
2.3利用現代化的管理手段，提高檔案利用率
傳統的手工檔案管理已不能適應以計算機管理為核心的檔案管理趨勢，雖然從20世紀90年代以來，幾乎所有的高校都引進了計算機管理，但實際情況是，大部分高校的檔案工作還停留在半手工半計算機階段，并未真正地實現計算機管理，這在很大程度上影響了檔案的利用率。所以，為了有效地利用高校檔案資源，提高檔案利用率，高校檔案部門應充分利用計算機技術和網絡通訊技術，建立高校檔案管理網絡系統，隨時將檔案信息（不需保密的）上網，提供網絡化的檔案利用方式，這樣不僅可以為本校師生提供全天的服務，還可以打破空間和地域的限制，為社會人士提供立體式服務，實現真正意義上的檔案資源共享，大大地提高檔案的利用率和檔案的開放程度。
3、網絡環境下檔案工作模式
3.1高素質檔案人員是開展檔案工作的基礎
大力開發檔案信息資源,滿足社會對信息的需要,這是檔案工作者一切活動的出發點和根本目的。檔案信息資源的有效開發與利用可以更好的為學校服務，極大地提高現有各種資源的社會利用效益，促進資源的可持續利用，避免或減少因管理失誤而造成的資源浪費，提高資源利用效益。只有高素質的人才才能提供高效率的服務。這就要求檔案工作人員必須提高業務素質，加強學習,更新知識、刻苦鉆研檔案業務,不斷提高自身的業務水平和工作能力，掌握開發檔案信息的技能和現代化技術,做好檔案信息的開發與利用工作。
3.2加強檔案編研工作，提升檔案利用層次
檔案編研是一項主動提供的服務,它標志著檔案部門對社會需求預測水平,表現了檔案服務水平的高低，檔案編研工作是以館（室）藏檔案為主要對象，在研究檔案內容的基礎上，對檔案進行的再加工。要適應高校發展的新形勢，高校檔案工作應該由簡單例行的收集整理提高到對檔案材料的深層研究利用上，由單一地提供檔案原件提高到提供高質量的編研成果上。首先要在編研選題上下功夫，從實際出發，了解學校教學、科研和管理工作的最新利用需求，有針對性地確立編研主題；其次，檔案部門可以和其他業務部門進行聯合編研，深入挖掘檔案資源所含信息的內在聯系，進行系統地提煉和加工，方便師生利用。這樣可以使利用者不必翻閱大批分散的檔案就能滿足一定的需要，也避免了大量翻閱檔案遭到的人為的損壞和散失，有效地保護了檔案原件。
3.3建立完備的檔案檢索體系
完備的檔案檢索體系,不僅包括傳統形式的檔案館（室）指南、全宗指南、專題指南、各種卡片目錄、書本式目錄等等,而且包括覆蓋率高的計算機目錄檢索系統和全文檢索系統,以及建立在因特網基礎上的遠程檢索服務以計算機檢索系統為主,以其他各種相關檢索工具為輔。信息技術的發展使得建立完備的檔案檢索體系已經具有現實可行性,而它正是滿足利用者服務需求的最有效途徑。建立檔案檢索體系，可以進一步滿足利用者的檔案利用服務需求，通過這一方式延伸檔案服務渠道,一方面使得遠程利用者不受時間和地域的限制,及時獲取自己所需要的檔案信息；另一方面也可以使得潛在的利用者進一步了解檔案館（室）的服務性、方式和范圍，實現了檔案目錄的自動化管理。
3.4提供檔案參考咨詢服務
傳統檔案館（室）咨詢服務的對象主要是親自到檔案館（室）的利用者,而網絡參考咨詢的利用者范圍已突破檔案館（室）限制而遍布全球各地。傳統檔案館（室）的參考咨詢服務只是滿足利用者需求的一種經常性的、重要的服務方式；而檔案資源數字化后,這種服務方式的實現途徑由傳統的面對面交談或信函、電話式發展到不見面、直接在網上進行的參考咨詢。利用者不需親自到場，就可以利用E-mail!表單、實時交互、聊天的方式獲取自己所需的服務。網絡環境下的參考咨詢服務，服務的層次更高，服務的課題更深，更能滿足利用者的要求。
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