湘潭大學人事處 劉 琴
近些年來，因原單位在當事人人事檔案中記錄了“不實之詞”，或塞進“缺乏事實根據的對當事人不利的材料”等，造成對當事人的人身傷害，由此引起的檔案糾紛、爭議甚至訴訟，在各媒體頻頻曝光。怎樣來解決此類問題呢?有人認為，“可實行干部檔案內容向本人公開”①。筆者認為，及時賦予當事人對自己人事檔案的知情權和用人單位對員工人事檔案的知情權是解決此類問題的關鍵。
一、人事檔案知情權的合理提出
所謂人事檔案的知情權，主要是指當事人合法擁有的對人事管理部門保管的有關自己的檔案材料狀況及其利用情況等進行知曉的權利，用人單位合法擁有的對其員工人事檔案記錄內容的客觀真實程度的知曉權利。人事檔案知情權的合理提出，主要基于傳統的人事檔案管理中當事人與用人單位之間的需求矛盾。
從社會學、心理學角度看，“愛美之心人皆有之”，當事人都很看重自己的美好前程，希冀自己的人事檔案在保持事實基本客觀的基礎上盡量多一點“美化”，檔案內容“記優不記劣”、“掩瑕不掩玉”。而另一方面，人事管理部門普遍重視對一個人進行客觀、真實、全面、詳細的了解，從而可以做到真正的“量才而用”，這樣他們就希望當事人的人事檔案應該保持最大限度的客觀、真實，堅決反對弄虛作假，不容有一點點“水分”。顯然，在當事人與用人單位之間對人事檔案的需求方面必然產生沖突。這種現象在傳統的人事檔案管理中尤其突出。及時賦予雙方必要的人事檔案知情權，可以緩解這種需求矛盾。否則，當事人如果通過其他途徑獲悉其人事檔案內容，發現其記錄事實不實。對其進行了“無中生有”的惡意中傷或侵害了其名譽，就很可能與用人單位對薄公堂。同樣，用人單位若發現其員工人事檔案“水分”很大，“修飾”過多，也會大為惱火。
據報道，青年作家湯國基近日以名譽侵權狀告母校益陽城市學院(原益陽師專)和寧鄉教育局，起因就是其就讀益陽師專期間，檔案中寫有“考慮到該生長期患有頭昏失眠等疾病，有時有精神反常現象”評語，因檔案中這一記錄，致使其大學畢業后，一直無法找到工作，生活極不穩定。②
在這個案例中，如果及時賦予當事人對其人事檔案的知情權，這種司法訴訟恐怕就不會發生了。其實，賦予當事人對其人事檔案的知情權，一方面可以避免一些職能部門和主管人員對職工人事檔案的“暗箱操作”，杜絕“無中生有”之事發生3；另一方面可以幫助當事人繼續發揮優點，不斷改進不足，充分調動其工作、學習的積極性和主動性。
二、人事檔案知情權的主要內涵
人事檔案知情權，主要包括當事人對自己人事檔案的知情權和用人單位對員工人事檔案的知情權兩個方面。
1、當事人對自已人事檔案的知情權。人事檔案作為國家規定的保密材料，在實際工作中。人們是不是對自己的人事檔案完全不知情呢?事實并非如此。比如，人事檔案組成材料中，除行政職務晉升、調資表、處分材料等系組織、人事、監察等部門填寫外，檔案中的其他材料幾乎均為個人填寫。比較重要的有：干部履歷表，各種學歷、培訓情況，職稱申報表格，年度考核以及獎勵材料等。又如，人們在辦理提高學歷、出國(境)手續以及調動過程中也能或多或少對自己的人事檔案內容有所了解。我們主張賦予當事人對自己人事檔案的知情權，不僅僅是局限于當事人自身所填寫的內容，還主要是指當事人有權了解用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結果等情況。根據規定，年度考核表、入黨志愿書、畢業生登記表等帶有“群眾意見或單位意見”的材料，在入檔之前必須與個人見面。個人如有異議，可以進行申訴。特別值得一提的是，單位對個人做出的各種處分(理)決定，是很嚴肅的事。首先必須以國家政策、規章制度等為依據；其次一般是單位行政領導會議、黨委會甚至黨政聯席會議集體決定，尤其像除名、自動離職等影響個人前途、命運的處分（理)，單位一般都要以書面或口頭形式通知當事人，先給當事人“勒令改正的機會”或申訴時間。一旦做出處分(理)決定，除非無法聯絡，?般都應將結果告訴個人。再根據檔案管理規定，將相關材料放入個人檔案中。
此外，了解自己人事檔案的被利用情況，也屬于當事人對自己人事檔案知情權的范圍。一般說，對人事檔案的利用是有嚴格規定的。當事人有權了解查閱其人事檔案的外單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內容、利用時間、查閱結果、利用者評價等。
2、用人單位對職工人事檔案的知情權。我們在強調賦予當事人對自己人事檔案的知情權，同樣不能忽視用人單位對其員工人事檔案的知情權。在人事檔案的保管與使用方面，用人單位確實處于主動地位，但就人事檔案內容是否屬實方面，用人單位通常處于被動狀態。其一，人事檔案作為個人依附物，是隨著個人成長逐步形成和不斷完善的。“單位所有”，“檔隨人走”、“人檔同行”的特點，使人事檔案隨著個人學習、就業的單位不同而變動。其二，個人或原單位出于某種考慮或規避某些風險，刻意更換材料或隱瞞事實，使人事檔案信息虛假或不全。其三，用人單位的審檔工作通常由組織人事工作人員、檔案管理人員把關，由于受認識、學歷、閱歷等限制，審核能力與水平必然存在一定的局限性，難以發現人事檔案存在的一些問題。
由此可見，在人事檔案內容的真實性方面，用人單位并不能完全知曉真實情況。因此，在賦予當事人對自己人事檔案知情權的同時，也應保證用人單位對其員工人事檔案真實情況的知情權。
三、人事檔案知情權的保障措施
對人事檔案知情權的提出，是人們思想觀念的進步，也是人們要求尊重個人人格、尊重公民權利的重要表現。因此，保障人事檔案知情權是有著重要的現實意義的。
1、正確認識人事檔案的知情權。盡管受保密原則的約束，當事人無權調閱自己的人事檔案，但在一定程度上對自己的人事檔案基本上還是“心中有數”的。至于人事檔案中的“不實之詞”、“缺乏事實根據的對當事人不利的材料”，與有無知情權應沒有必然的聯系。這存在三種可能：一是有人刻意報復；二是職能部門或主管人員表述不恰當；三是當事人實有所為。人們如要保證“歷史清白”，希冀自己人事檔案“完美無缺”，最重要的是從嚴要求自己，把握自己，按照規定的游戲規則為人處世。
2、正確認識人事檔案管理的使命。有人認為，就當前情況而言，國家及有關職能部門應根據社會發展的實際情況，給予人事檔案一個明確定位，人事檔案在社會生活中到底將充當什么樣的角色，承擔什么樣的功能，人事檔案管理要達到什么樣的目標，等等。其實，我們只要考察一下現代企業的人事制度，就不難找到答案。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘任制，使單位與人才在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。對一名優秀的企事業人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景，以往的工作實績諸因素，都是考察的方面。通過出示個人的人事檔案，就可以此為憑，增加企業對聘員的信任程度和認可程度。③一份客觀、真實、詳實的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的“謀士”，也是擇業人員量己才選擇行業、部門的“名片”，從人事檔案知情權的角度看，雙方的“知己知彼”，更利于達成默契。
3、加強人事檔案工作改革，完善監督機制，加強監督力度。當前干部人事工作改革方面總的出發點是，擴大民主，完善考核，推進交流，加強監督，使優秀人才脫穎而出。反映到人事檔案知情權上，在人事檔案工作改革中，必須注重完善監督機制，加強監督力度，保障人事檔案知情權。為此，首先，要擴大檔案形成程序的透明度，不論是當事人自己填寫有關材料，還是單位或主管人員填寫有關材料，盡量注意做到透明、公開；其次，社會、個人和用人單位之間應形成相互監督、相互制約的互動機制，嚴格限制檔案材料的“弄虛作假”或“故意不作為”兩種極端行為，方能最大限度地保障人事檔案內容的真實性；再次，履行嚴格的審查手續，可以設立專門的評估機構(如“人事檔案事務所”)，定期或不定期監測人事檔案材料的真實性、合法性和實用性，并能對個人或用人單位就材料真假提出的異議做出鑒定；第四，要制定嚴格的處罰措施，對篡改檔案、危害檔案、歪曲事實的行為，要給予嚴厲的制裁。
4、加強人事檔案管理信息系統建設，促成人事檔案信息資源共享。人事檔案管理信息系統是信息時代對人事檔案信息存貯和利用的必然要求，也是人事檔案信息資源共享的先決條件，它有利于社會各方“知己知彼”，是對人事檔案知情權的一種有效保障。值得指出的是，人事檔案信息共享必須遵守有關保密原則，涉及黨和國家、單位組織的重大秘密以及個人不宜公開的部分內容，都不得隨意對全社會進行公開。
5、加強有關立法工作，依法保障人事檔案知情權。人事檔案知情問題，涉及當事人的人身權利，也涉及主管單位或用人單位的切身利益，歸根到底這又是一個法制方面的問題。從法律的高度來界定人事檔案知情權，能夠保障人事檔案的誠信程度，增強人事檔案的客觀依據作用。
注釋：
①邊樹鵬、張云紅、陳旭鋒：《可實行干部檔案內容向本人公開》，《理論導刊》1997年第6期。
②肖猛、秦樓、呂樂：《青年作家因畢業檔案寫其“精神反常”索賠2300萬》，《東方新報》2005年7月17日。
③朱玉媛：《現代人事檔案管理》，中國檔案出版社2002年10月版，第26頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學》2004年第3期）
近些年來，因原單位在當事人人事檔案中記錄了“不實之詞”，或塞進“缺乏事實根據的對當事人不利的材料”等，造成對當事人的人身傷害，由此引起的檔案糾紛、爭議甚至訴訟，在各媒體頻頻曝光。怎樣來解決此類問題呢?有人認為，“可實行干部檔案內容向本人公開”①。筆者認為，及時賦予當事人對自己人事檔案的知情權和用人單位對員工人事檔案的知情權是解決此類問題的關鍵。
一、人事檔案知情權的合理提出
所謂人事檔案的知情權，主要是指當事人合法擁有的對人事管理部門保管的有關自己的檔案材料狀況及其利用情況等進行知曉的權利，用人單位合法擁有的對其員工人事檔案記錄內容的客觀真實程度的知曉權利。人事檔案知情權的合理提出，主要基于傳統的人事檔案管理中當事人與用人單位之間的需求矛盾。
從社會學、心理學角度看，“愛美之心人皆有之”，當事人都很看重自己的美好前程，希冀自己的人事檔案在保持事實基本客觀的基礎上盡量多一點“美化”，檔案內容“記優不記劣”、“掩瑕不掩玉”。而另一方面，人事管理部門普遍重視對一個人進行客觀、真實、全面、詳細的了解，從而可以做到真正的“量才而用”，這樣他們就希望當事人的人事檔案應該保持最大限度的客觀、真實，堅決反對弄虛作假，不容有一點點“水分”。顯然，在當事人與用人單位之間對人事檔案的需求方面必然產生沖突。這種現象在傳統的人事檔案管理中尤其突出。及時賦予雙方必要的人事檔案知情權，可以緩解這種需求矛盾。否則，當事人如果通過其他途徑獲悉其人事檔案內容，發現其記錄事實不實。對其進行了“無中生有”的惡意中傷或侵害了其名譽，就很可能與用人單位對薄公堂。同樣，用人單位若發現其員工人事檔案“水分”很大，“修飾”過多，也會大為惱火。
據報道，青年作家湯國基近日以名譽侵權狀告母校益陽城市學院(原益陽師專)和寧鄉教育局，起因就是其就讀益陽師專期間，檔案中寫有“考慮到該生長期患有頭昏失眠等疾病，有時有精神反常現象”評語，因檔案中這一記錄，致使其大學畢業后，一直無法找到工作，生活極不穩定。②
在這個案例中，如果及時賦予當事人對其人事檔案的知情權，這種司法訴訟恐怕就不會發生了。其實，賦予當事人對其人事檔案的知情權，一方面可以避免一些職能部門和主管人員對職工人事檔案的“暗箱操作”，杜絕“無中生有”之事發生3；另一方面可以幫助當事人繼續發揮優點，不斷改進不足，充分調動其工作、學習的積極性和主動性。
二、人事檔案知情權的主要內涵
人事檔案知情權，主要包括當事人對自己人事檔案的知情權和用人單位對員工人事檔案的知情權兩個方面。
1、當事人對自已人事檔案的知情權。人事檔案作為國家規定的保密材料，在實際工作中。人們是不是對自己的人事檔案完全不知情呢?事實并非如此。比如，人事檔案組成材料中，除行政職務晉升、調資表、處分材料等系組織、人事、監察等部門填寫外，檔案中的其他材料幾乎均為個人填寫。比較重要的有：干部履歷表，各種學歷、培訓情況，職稱申報表格，年度考核以及獎勵材料等。又如，人們在辦理提高學歷、出國(境)手續以及調動過程中也能或多或少對自己的人事檔案內容有所了解。我們主張賦予當事人對自己人事檔案的知情權，不僅僅是局限于當事人自身所填寫的內容，還主要是指當事人有權了解用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結果等情況。根據規定，年度考核表、入黨志愿書、畢業生登記表等帶有“群眾意見或單位意見”的材料，在入檔之前必須與個人見面。個人如有異議，可以進行申訴。特別值得一提的是，單位對個人做出的各種處分(理)決定，是很嚴肅的事。首先必須以國家政策、規章制度等為依據；其次一般是單位行政領導會議、黨委會甚至黨政聯席會議集體決定，尤其像除名、自動離職等影響個人前途、命運的處分（理)，單位一般都要以書面或口頭形式通知當事人，先給當事人“勒令改正的機會”或申訴時間。一旦做出處分(理)決定，除非無法聯絡，?般都應將結果告訴個人。再根據檔案管理規定，將相關材料放入個人檔案中。
此外，了解自己人事檔案的被利用情況，也屬于當事人對自己人事檔案知情權的范圍。一般說，對人事檔案的利用是有嚴格規定的。當事人有權了解查閱其人事檔案的外單位名稱、利用者姓名、利用目的、查閱內容、利用時間、查閱結果、利用者評價等。
2、用人單位對職工人事檔案的知情權。我們在強調賦予當事人對自己人事檔案的知情權，同樣不能忽視用人單位對其員工人事檔案的知情權。在人事檔案的保管與使用方面，用人單位確實處于主動地位，但就人事檔案內容是否屬實方面，用人單位通常處于被動狀態。其一，人事檔案作為個人依附物，是隨著個人成長逐步形成和不斷完善的。“單位所有”，“檔隨人走”、“人檔同行”的特點，使人事檔案隨著個人學習、就業的單位不同而變動。其二，個人或原單位出于某種考慮或規避某些風險，刻意更換材料或隱瞞事實，使人事檔案信息虛假或不全。其三，用人單位的審檔工作通常由組織人事工作人員、檔案管理人員把關，由于受認識、學歷、閱歷等限制，審核能力與水平必然存在一定的局限性，難以發現人事檔案存在的一些問題。
由此可見，在人事檔案內容的真實性方面，用人單位并不能完全知曉真實情況。因此，在賦予當事人對自己人事檔案知情權的同時，也應保證用人單位對其員工人事檔案真實情況的知情權。
三、人事檔案知情權的保障措施
對人事檔案知情權的提出，是人們思想觀念的進步，也是人們要求尊重個人人格、尊重公民權利的重要表現。因此，保障人事檔案知情權是有著重要的現實意義的。
1、正確認識人事檔案的知情權。盡管受保密原則的約束，當事人無權調閱自己的人事檔案，但在一定程度上對自己的人事檔案基本上還是“心中有數”的。至于人事檔案中的“不實之詞”、“缺乏事實根據的對當事人不利的材料”，與有無知情權應沒有必然的聯系。這存在三種可能：一是有人刻意報復；二是職能部門或主管人員表述不恰當；三是當事人實有所為。人們如要保證“歷史清白”，希冀自己人事檔案“完美無缺”，最重要的是從嚴要求自己，把握自己，按照規定的游戲規則為人處世。
2、正確認識人事檔案管理的使命。有人認為，就當前情況而言，國家及有關職能部門應根據社會發展的實際情況，給予人事檔案一個明確定位，人事檔案在社會生活中到底將充當什么樣的角色，承擔什么樣的功能，人事檔案管理要達到什么樣的目標，等等。其實，我們只要考察一下現代企業的人事制度，就不難找到答案。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘任制，使單位與人才在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。對一名優秀的企事業人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景，以往的工作實績諸因素，都是考察的方面。通過出示個人的人事檔案，就可以此為憑，增加企業對聘員的信任程度和認可程度。③一份客觀、真實、詳實的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的“謀士”，也是擇業人員量己才選擇行業、部門的“名片”，從人事檔案知情權的角度看，雙方的“知己知彼”，更利于達成默契。
3、加強人事檔案工作改革，完善監督機制，加強監督力度。當前干部人事工作改革方面總的出發點是，擴大民主，完善考核，推進交流，加強監督，使優秀人才脫穎而出。反映到人事檔案知情權上，在人事檔案工作改革中，必須注重完善監督機制，加強監督力度，保障人事檔案知情權。為此，首先，要擴大檔案形成程序的透明度，不論是當事人自己填寫有關材料，還是單位或主管人員填寫有關材料，盡量注意做到透明、公開；其次，社會、個人和用人單位之間應形成相互監督、相互制約的互動機制，嚴格限制檔案材料的“弄虛作假”或“故意不作為”兩種極端行為，方能最大限度地保障人事檔案內容的真實性；再次，履行嚴格的審查手續，可以設立專門的評估機構(如“人事檔案事務所”)，定期或不定期監測人事檔案材料的真實性、合法性和實用性，并能對個人或用人單位就材料真假提出的異議做出鑒定；第四，要制定嚴格的處罰措施，對篡改檔案、危害檔案、歪曲事實的行為，要給予嚴厲的制裁。
4、加強人事檔案管理信息系統建設，促成人事檔案信息資源共享。人事檔案管理信息系統是信息時代對人事檔案信息存貯和利用的必然要求，也是人事檔案信息資源共享的先決條件，它有利于社會各方“知己知彼”，是對人事檔案知情權的一種有效保障。值得指出的是，人事檔案信息共享必須遵守有關保密原則，涉及黨和國家、單位組織的重大秘密以及個人不宜公開的部分內容，都不得隨意對全社會進行公開。
5、加強有關立法工作，依法保障人事檔案知情權。人事檔案知情問題，涉及當事人的人身權利，也涉及主管單位或用人單位的切身利益，歸根到底這又是一個法制方面的問題。從法律的高度來界定人事檔案知情權，能夠保障人事檔案的誠信程度，增強人事檔案的客觀依據作用。
注釋：
①邊樹鵬、張云紅、陳旭鋒：《可實行干部檔案內容向本人公開》，《理論導刊》1997年第6期。
②肖猛、秦樓、呂樂：《青年作家因畢業檔案寫其“精神反常”索賠2300萬》，《東方新報》2005年7月17日。
③朱玉媛：《現代人事檔案管理》，中國檔案出版社2002年10月版，第26頁。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學》2004年第3期）
