廣西民族學院管理學院 黃世?
[摘要] 科技檔案的務實性是由科技檔案的準確性來保證的,科技檔案真實性不會因為科技檔案的更改補充而受到損害。科技檔案的真實性包括內容的真實和形式(載體)的真實。
[關鍵詞] 科技檔案;真實性;準確性
一、科技檔案的準確性、完整性要求是科技檔案真實性的保證
陳兆?、和寶榮在《檔案管理基礎》中說“檔案是機關、組織、個人在社會活動中直接形成的,保存備查的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。”⑴(P10)憑證、查考是檔案的基本作用,這是由檔案作為客觀的歷史記錄所具有的真實性來保證的。
檔案是歷史憑證和原始材料,它在反映歷史活動的客觀過程方面必須是真實的。在反映史實內容方面較其他資料更為可靠,因為它客觀記錄了以往的歷史情況,更因為它準確客觀地反映了當時當事。可見,準確性是維護檔案真實性的保證。
對科技檔案而言,“科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件”,⑵(P13)是科技生產活動的直接記錄,客觀反映了科技生產活動的歷史過程和科技對象的實際面貌。準確、完整是科技檔案質量的保證。
科技檔案的準確性就是要保證“兩個一致”。“首先表現在相關科技檔案材料之間,互相對應,彼此協調,內容一致;其次,還要能夠如實地記載和反映科技對象的變化,同科技對象的實際面貌保持一致。”⑵(P122)科技生產活動的不斷發展和科技對象自身的變化,對科技檔案的準確性和完整性產生很大影響。一方面,靜態的科技檔案內容難以反映科技活動的動態變化;另一方面,相關的科技檔案總是在不斷地形成,致使原來有的科技檔案從相對的完整、準確到不夠完整、準確。
科技檔案對準確性的要求同其他檔案特別是同一般的文書檔案不一樣。文書檔案所記述的主要是各種政務活動的過程,它的功能主要是反映史實;科技檔案要嚴格地反映現實情況,不僅記述科技活動的過程,而且還往往記述和反映作為活動成果的有形實體。人們在對這些有形實體進行使用、維護、檢修或是進行改造創新的時候,要求有一套反映現狀的圖樣和文字材料,也就是說,一般而言其他文件材料歸檔以后,基本上完成了現行功能,多是用來進行歷史查考。科技檔案則不同,歸檔進入檔案部門的大多數科技檔案,不僅沒有退出現行使用過程,而且將在較長的時期內發揮現行效用。因此,對于這部分科技檔案來說,不僅要求具有記述史實的作用,還要求有反映現狀的功能,這是由科技檔案的現實性特點所決定的。如果這些科技檔案有與現狀不相符的情況,就叫做“檔案不真實”:一是形成過程中造成的差錯,這是“先天”的不準確;二是因沒有及時更改已有的或補充新形成的科技檔案,使這部分科技檔案與現實不符,造成“后天”的不準確,從而影響科技檔案的真實性。
就完整性而言,就是要保證科技檔案齊全、成套,不能殘缺不全。一是應建立的科技檔案種類,項目必須齊全;二是每個科技項目的檔案材料保持成套性,即一個科技項目所形成的全部科技檔案,客觀地記述了這一科技項目的進展過程及成果,是一個有機的整體,不可任意割裂分散。
為了保證科技檔案的準確性、完整性,在科技檔案工作實踐中人們建立了靈活的歸檔制度和科技檔案更改、補充制度,以最終維護科技檔案的真實性。
二、科技檔案的更改補充是科技檔案準確性、完整性的保證
檔案作為原始憑證材料,是不允許更改和補充的,肆意更改或是添加補充違背檔案的形成規律。造成檔案記載內容與事實不符。《檔案法》第24條規定,對有涂改、偽造檔案行為的要依法追究行政刑事責任,可見國家對檔案的真實性已從法律角度上加以保證。任何檔案一經形成,是不允許更改的,此為法律所規定。科技檔案也不應當例外。
在日常的科技檔案歸檔工作中,關于歸檔時間的規定靈活而實用,可按項目結束時間、按工作階段、按子項結束時間、按年度,隨時歸檔。在歸檔時,還考慮到科技檔案的現實性特點,即科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象一致,避免因科技檔案內容的相對靜止與科技對象的動態變化之間的矛盾,導致失真失準的科技檔案無法滿足它的現行使用功能。歸檔時間的靈活多樣與科技檔案現實性特點,使得我們在科技檔案工作實際中,建立、健全了更改、補充制度,對歸檔保存的科技檔案適時地進行更改和補充,這已成為行之有效的科技檔案管理方法。
但這在理論上,似乎與“任何檔案都不可更改”的論斷是相矛盾的。
關于科技檔案更改補充,目前國內檔案界存在兩種不同的觀點,一種認為“科技檔案可以更改,補充”⑶,他們從“兩個一致”出發,力圖保證科技檔案的準確性;另一種則認為科技檔案不容更改,因為“檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄,歷史不容篡改,否則歷史將失去其本來面目”,⑶同樣科技檔案也不容更改。
兩者觀點截然相反,各執其理。當然,理論是在爭論中不斷完善,問題在于我們應該怎樣認識與理論不符但現實確實存在的科技檔案更改補充制度呢?
首先,我們說的科技檔案更改不是對所有的科技檔案,而是有其特定條件的。其一,科技檔案在形成過程中與所記載、反映的對象發生偏差,即科技檔案存在先天性不足;其二,科技檔案記載、反映的對象由于某種需要發生新的變化,即科技檔案內容沒有隨對象的變化而相應變化,存在著后天性不足。這兩種情況都存在著科技檔案內容與其相對應的客觀事實不一致的情況,它可能出現在任何種類、任何形式載體的科技檔案中。但在科技檔案工作實際中所謂“科技檔案的更改補充”是具有很強針對性的,一是針對基建檔案,二是針對產品、工藝、設備等類別科技檔案。并且,主要針對上述類別科技檔案中的圖樣材料,而不包含表格類、文字類、聲像類材料,這時我們說的“科技檔案的更改補充”只是哲學意義上的個別現象,并不具有普通意義。
其次,科技檔案完整性要求補充科技檔案材料,以保證成套性。任何科技生產活動總是圍繞一個項目或某一特有現象進行。規律性地形成了一系列文件,他們既以不同的工作階段相區別,又在內容上緊密銜接,構成了一個有機整體。一個項目,一項科研活動的設計完成,在時間上是需要相當的跨度,一般在子項結束或某一階段完成時,其形成的科技文件即可歸檔保存。但單個子項的完成并非代表整個項目的結束,后面子項形成的科技文件會依次補充進來。在工程建設特別是科研活動中,常常會有意想不到的發現,或者隨著相關學科的新發現新舉措而產生一些新的數據材料,隨著科技活動的發展不斷充實新的內容或者進行某些必要的改動。為了保證科技檔案內容上的準確,需要進行相應的更改補充。當一個項目告一段落后,由于科技生產活動的延續性。今后會補充一些文件材料,但更改是大大減少了,或基本上不再更改了。
除了科技生產活動的延續性,客觀存在的合作性也要求補充科技檔案以滿足成套性。同一項目往往需要幾個單位的通力合作,共同完成。由于各個單位歸檔的角度不同,要達到成套,需要各個單位的互相補充,達到數量與質量完整的辯證統一。
此外,應注意到各種自然現象觀測活動如天文、水文、氣象科技活動等。也有時間上的延續性特點,即一旦開始某一項活動,就要求不間斷地一直進行下去。但由于不會在活動中產生有形實體(如基建活動中的建筑物,生產活動中的產品等),所形成的文件材料主要作為歷史憑證保存。而不間斷進行下去的觀測活動會不斷產生新的文件材料,不存在因科技檔案內容沒有隨對象的變化而相應變化,而與所反映的對象不一致的問題。因此,這些材料的歸檔是以年度為單位,材料的補充是在每一年度內歸檔形成新的案卷,而非對原有科技檔案更改補充,或者說,這一類科技檔案不存在更改補充現象。
更重要的是,我們還要認識到科技檔案的更改并非主觀意義上的對檔案的篡改,“更改是按照一定的原則、制度和要求,用特定方式改變科技檔案某些內容的一項工作,有合理的更改原因。嚴格的更改權限,規定的更改程序及更改要求和更改方法,它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致。”⑶篡改則是為了達到不可告人的目的。利用管理疏忽和漏洞、采用非法手段改變檔案真實內容,與科技檔案的更改存在本質上的區別,不能將之簡單等同于篡改而任意否定。
但不管科技檔案更改的理由和制度有多完善。畢竟,它已經與“任何檔案不能更改”的論斷產生了矛盾。若對科技檔案進行更改,雖然保持了與實物一致,但是,是否干擾到當時實體的真實記載,是否真正做到維護科技檔案的真實歷史面貌,讓人不得不對科技檔案更改依舊存在異議。
在此,我們需要弄清“科技檔案的更改補充”只不過是由于人們受認識水平限制而沿襲下來的一種習慣表達。理論意義上的“科技檔案更改”除了“包括對已歸檔科技檔案材料的更改,更大程度上包括的是應該歸檔但尚未歸檔披稱作為科技文件或科技檔案原件、復制件的更改。還包括另行制作科技文件對科技檔案的修正更改。”⑶可見“科技檔案更改”這一提法,具有特定意義。
在我國,只要經過立卷歸檔的文件就可稱為檔案。“文件生命周期理論”認為,文件的生命周期可以劃分為三個階段,形成階段和使用階段、暫存階段、永久保存階段,其中處于三個不同階段的文件分別是現行文件、半現行文件和非現行文件。非現行文件即是檔案。”⑷這里,用是否具有現行性作為區分文件與檔案同屬一個事物不同階段的標準,得到的結論就是:只有非現行性的文件才能稱其為檔案,檔案就不具備現行性。既然不具備現行性,那么,按理現行檔案的概念也就根本不存在。
但事實上,在我國,現行檔案這個概念,不僅客觀存在,而且也已被廣泛接受,其原因就在于我國的一份文件改稱為檔案是從“立卷歸檔”后開始的。一般地,文件經過文書處理程序后就可稱之為檔案了,但“立卷歸檔”這一時間界限對現實性強和歸檔時間靈活的科技檔案而言,更多地帶有主觀性,可說是一種人為的措施,不應成為區分文件和檔案的根本性標準。例如一套設備文件,由于設備自身的安裝調試已結束,為了保護文件不受損壞,應立即歸檔。但事實上在設備運行、使用、維護修繕過程中必須要使用到這些由于立卷歸檔而被稱之為“檔案”的文件。實際上它們卻還不是真正意義上的檔案,只是名稱上變化而已。這種科技文件先歸檔后使用,或一邊歸檔一邊使用,我們稱之為超前歸檔。比如有些基建項目工期長,規定按階段或子項工程結束歸檔,對整個項目來說,這個活動還未結束,但由于這些文件歸檔案部門保管,故稱之為“檔案”;再比如,產品試制或生產中、工程設計和施工中出現設計錯誤、設計改進或原材料變更而對科技檔案更改,這實際上只是對科技文件的更改,是允許的。也可以說,絕大部分的更改,都只是對科技文件的更改。
科技檔案的更改,在實際操作中并非真的直接在原件上進行修改補充,而主要是在復制件上更改并形成新的科技文件,原件不銷毀,同時保留更改通知單等依據性文件以反映更改過程。或者是根據現實狀況,重新形成科技文件做出準確的反映。這已經是在原來科技檔案的基礎上形成了新的科技文件作為補充。“正如人事檔案工作中,當發現對某一人物的處分不當時,我們不是在原處分決定上改動或是自制后改動。而是重新根據事實做出新的正確的結論對人物作鑒定,這一過程也需利用原件,原件也不可廢棄。”⑶這也是對檔案內容進行必要的更改,但我們并沒有得到“結論”??人事檔案可以更改,只是在糾正原來的處分決定中形成一個新的、對該人物做出正確判定的新文件,補充進來,使檔案記載與人物活動相符。因此,更改過后產生的是新的科技文件。這樣的更改過程也可以看作是對原有科技檔案的補充,或者更進一步,可以認為對原有“科技檔案的更改”實際上是一種對原有“科技檔案的補充”。確切地說,這是補充,而非更改。
可見,任何檔案都不容更改。科技檔案的產生、積累、形成是一個動態的、不斷完善的過程,“科技檔案的更改補充”只是一個主觀性的概念。實際上,絕大多數的更改是對科技文件的更改,極少數對科技檔案的更改也不是“科技檔案的更改”而是“科技檔案的補充”,補充進來的是不斷形成的新文件。而這些更改補充正是為了更好地保證科技檔案的準確、完整。
三、對科技檔案真實性的進一步分析
1.檔案的真實性包括內容的真實和形式(載體)的真實
檔案的真實性,“指的是檔案文獻本身是真品,另一方面,指的是檔案文獻所記述的內容是真實可靠的。”⑸(P177)由于檔案是歷史的憑證和原始的情況材料,所以人門把它稱作真實的歷史記錄,這是從大量的實踐中得出的理性認識。同時應該指出的是,對檔案的真實性,需要辯證地理解。
從內容記述而言,“真實”一詞指的是與客觀事實相符,是實際情況的真實反映。因為檔案是由各種社會實踐活動的伴生物??文件轉化而來,總的說來,在反映歷史活動的客觀過程方面是真實的,較之其他資料更為可靠。判斷檔案是否真實,內容真實與否是重要因素之一。
另一方面,就每份特定的文件或某部分案卷而言,檔案記述的內容有可能是不真實或是不完全真實的。如果我們認為檔案的真實性就是指檔案內容的真實,因而把這些文件(或案卷)拒之門外,斥為“假檔案”,或是對它們進行事后的修改,以保證其真實性,則前者是片面的理解,后者更是錯誤和危險的做法。因為即使檔案內容有虛假部分以致完全違背事實,但只要是在社會活動中直接形成的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄,形成過程具有原始性,是原件,即原始性得到保證,就可以判斷這些內容失實的材料于檔案本身是真實的,具有檔案載體的真實性,即是真品。當然,這時候檔案的真實性因其內容上的不真實受到了質疑。
并且,我們不應將內容的真實性與正確性混為一談。客觀事物在不斷發展變化,人們的認識也隨之發生變化。在一定時期內認識不可避免存在一定局限,加之社會生活的復雜性,以致有些文件內容所描述的某些事件的現象,不符合或不完全符合客觀實際,從而削弱了內容的正確性,可這不能說明其內容的不真實。正如人們不會因科學發展,越來越顯示出“日心說”的局限性和錯誤性,而將哥白尼進行長期研究所形成的一切檔案材料都認為是虛假的而加以剔除銷毀。推而廣之,由于主客觀原因造成的檔案內容的不正確,不可等同于檔案內容的不真實。
只把檔案形式或檔案內容的真實與否作為衡量檔案真實性的唯一標準,各執其理,不僅對檔案理論發展無益,而且其偏頗的作法也無法運用于工作實踐。對于科技檔案也是如此。可以說,只有形式和內容都是真實的,才能構成檔案的真實性。
2.更改補充保證了科技檔案內容的真實和形式(載體)的真實
科技檔案的本質屬性是原始記錄性,它猶如物體運動留下的軌跡,客觀地體現和反映物體運動。它是與科技活動的進行同步產生的。這是科技檔案區別于其他相鄰事物的突出特點。原始記錄性實質上是形成過程的原始性、真實性,即保證是第一手材料,是原件。
科技檔案的備查考性充分說明它的形成是有意識的,科技人員在完成現實任務的同時,必須有意識地形成完整、準確、系統和規范化的科技檔案材料,以供查考,這種“有意識性”保證了科技檔案的本質屬性。
對于更改補充的科技檔案,“事后補記而形成的文件,如工程建設中的實測補記圖樣……都是為了留下歷史的記錄而有意識地形成的文件,從它們形成過程和記錄的數據,信息的性質來看,仍然屬于原始的歷史記錄范疇。”⑹一些大型基建工程項目的建設及設備的改進等,所進行的更改補充,在原文復制件或是在新形成的科技文件上的更改補充,是項目和設備進展告一段落后活動的繼續,也是為了與所反映的現實一致,而有意識地保持更改后的原件,并產生新的科技文件。這正是這項活動延續的反映,而不應當視為是該活動結束后的“事后產物”,它們同樣也具有原始性。
這是科技活動暫時告一段落的情況,而有的產品,不只是小小的改良,而是在原來的基礎上,作了更新換代的改進。如有些基建項目的重新建設(如改建、擴建),雖然建筑物的地點不變,或是某些部分原樣保留,但是,就建筑物本身而言己形成了一個全新的個體。這時的更改補充,不再現為一般意義上的更改補充,而是一個新的科技活動的產生了。作為該活動伴生物直接產生的科技檔案,當然具備原始性。
可見,前面對科技檔案更改補充的分析,一方面是從內容上強調通過更改補充保證科技檔案的準確性、完整性,從而保證科技檔案內容上的真實性。另一方面也論證了所謂“科技檔案的更改補充”,實際上是對科技文件的更改及對原有科技檔案的補充,并非文件轉化為檔案之后的更改,更非事后的修改,從而保證科技檔案形式(載體)上的原始性、真實性。
唯物辯證法要求我們用全面的、辯證的觀點看問題,更改補充不僅從內容上保證了科技檔案的準確性、完整性,從而保證科技檔案內容上的真實性;而且,于科技檔案本身、由于不是事后的修改補充,而是作為與科技活動的運動變化同步的伴生物,是直接形成的原件,這就從形成過程的角度說明了它是形式(載體)上具備原始性、真實性的檔案。
總之,科技檔案內容的真實與形式(載體)的真實是一致的,它們共同構成了科技檔案的真實性。對科技文件的更改及對原有科技檔案的補充這一行為既從準確性和完整性上保證了科技檔案內容的真實性,又保證了科技檔案形式(載體)上的原始性、真實性。所以說,更改補充后所形成的科技檔案是更為真實的檔案。
參考文獻:
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[6]王英瑋:《關于檔案本質屬性的思考》[J],《檔案學通訊》200l(2).
(牛角摘自《檔案學》2004年第5期)
[摘要] 科技檔案的務實性是由科技檔案的準確性來保證的,科技檔案真實性不會因為科技檔案的更改補充而受到損害。科技檔案的真實性包括內容的真實和形式(載體)的真實。
[關鍵詞] 科技檔案;真實性;準確性
一、科技檔案的準確性、完整性要求是科技檔案真實性的保證
陳兆?、和寶榮在《檔案管理基礎》中說“檔案是機關、組織、個人在社會活動中直接形成的,保存備查的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。”⑴(P10)憑證、查考是檔案的基本作用,這是由檔案作為客觀的歷史記錄所具有的真實性來保證的。
檔案是歷史憑證和原始材料,它在反映歷史活動的客觀過程方面必須是真實的。在反映史實內容方面較其他資料更為可靠,因為它客觀記錄了以往的歷史情況,更因為它準確客觀地反映了當時當事。可見,準確性是維護檔案真實性的保證。
對科技檔案而言,“科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件”,⑵(P13)是科技生產活動的直接記錄,客觀反映了科技生產活動的歷史過程和科技對象的實際面貌。準確、完整是科技檔案質量的保證。
科技檔案的準確性就是要保證“兩個一致”。“首先表現在相關科技檔案材料之間,互相對應,彼此協調,內容一致;其次,還要能夠如實地記載和反映科技對象的變化,同科技對象的實際面貌保持一致。”⑵(P122)科技生產活動的不斷發展和科技對象自身的變化,對科技檔案的準確性和完整性產生很大影響。一方面,靜態的科技檔案內容難以反映科技活動的動態變化;另一方面,相關的科技檔案總是在不斷地形成,致使原來有的科技檔案從相對的完整、準確到不夠完整、準確。
科技檔案對準確性的要求同其他檔案特別是同一般的文書檔案不一樣。文書檔案所記述的主要是各種政務活動的過程,它的功能主要是反映史實;科技檔案要嚴格地反映現實情況,不僅記述科技活動的過程,而且還往往記述和反映作為活動成果的有形實體。人們在對這些有形實體進行使用、維護、檢修或是進行改造創新的時候,要求有一套反映現狀的圖樣和文字材料,也就是說,一般而言其他文件材料歸檔以后,基本上完成了現行功能,多是用來進行歷史查考。科技檔案則不同,歸檔進入檔案部門的大多數科技檔案,不僅沒有退出現行使用過程,而且將在較長的時期內發揮現行效用。因此,對于這部分科技檔案來說,不僅要求具有記述史實的作用,還要求有反映現狀的功能,這是由科技檔案的現實性特點所決定的。如果這些科技檔案有與現狀不相符的情況,就叫做“檔案不真實”:一是形成過程中造成的差錯,這是“先天”的不準確;二是因沒有及時更改已有的或補充新形成的科技檔案,使這部分科技檔案與現實不符,造成“后天”的不準確,從而影響科技檔案的真實性。
就完整性而言,就是要保證科技檔案齊全、成套,不能殘缺不全。一是應建立的科技檔案種類,項目必須齊全;二是每個科技項目的檔案材料保持成套性,即一個科技項目所形成的全部科技檔案,客觀地記述了這一科技項目的進展過程及成果,是一個有機的整體,不可任意割裂分散。
為了保證科技檔案的準確性、完整性,在科技檔案工作實踐中人們建立了靈活的歸檔制度和科技檔案更改、補充制度,以最終維護科技檔案的真實性。
二、科技檔案的更改補充是科技檔案準確性、完整性的保證
檔案作為原始憑證材料,是不允許更改和補充的,肆意更改或是添加補充違背檔案的形成規律。造成檔案記載內容與事實不符。《檔案法》第24條規定,對有涂改、偽造檔案行為的要依法追究行政刑事責任,可見國家對檔案的真實性已從法律角度上加以保證。任何檔案一經形成,是不允許更改的,此為法律所規定。科技檔案也不應當例外。
在日常的科技檔案歸檔工作中,關于歸檔時間的規定靈活而實用,可按項目結束時間、按工作階段、按子項結束時間、按年度,隨時歸檔。在歸檔時,還考慮到科技檔案的現實性特點,即科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象一致,避免因科技檔案內容的相對靜止與科技對象的動態變化之間的矛盾,導致失真失準的科技檔案無法滿足它的現行使用功能。歸檔時間的靈活多樣與科技檔案現實性特點,使得我們在科技檔案工作實際中,建立、健全了更改、補充制度,對歸檔保存的科技檔案適時地進行更改和補充,這已成為行之有效的科技檔案管理方法。
但這在理論上,似乎與“任何檔案都不可更改”的論斷是相矛盾的。
關于科技檔案更改補充,目前國內檔案界存在兩種不同的觀點,一種認為“科技檔案可以更改,補充”⑶,他們從“兩個一致”出發,力圖保證科技檔案的準確性;另一種則認為科技檔案不容更改,因為“檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄,歷史不容篡改,否則歷史將失去其本來面目”,⑶同樣科技檔案也不容更改。
兩者觀點截然相反,各執其理。當然,理論是在爭論中不斷完善,問題在于我們應該怎樣認識與理論不符但現實確實存在的科技檔案更改補充制度呢?
首先,我們說的科技檔案更改不是對所有的科技檔案,而是有其特定條件的。其一,科技檔案在形成過程中與所記載、反映的對象發生偏差,即科技檔案存在先天性不足;其二,科技檔案記載、反映的對象由于某種需要發生新的變化,即科技檔案內容沒有隨對象的變化而相應變化,存在著后天性不足。這兩種情況都存在著科技檔案內容與其相對應的客觀事實不一致的情況,它可能出現在任何種類、任何形式載體的科技檔案中。但在科技檔案工作實際中所謂“科技檔案的更改補充”是具有很強針對性的,一是針對基建檔案,二是針對產品、工藝、設備等類別科技檔案。并且,主要針對上述類別科技檔案中的圖樣材料,而不包含表格類、文字類、聲像類材料,這時我們說的“科技檔案的更改補充”只是哲學意義上的個別現象,并不具有普通意義。
其次,科技檔案完整性要求補充科技檔案材料,以保證成套性。任何科技生產活動總是圍繞一個項目或某一特有現象進行。規律性地形成了一系列文件,他們既以不同的工作階段相區別,又在內容上緊密銜接,構成了一個有機整體。一個項目,一項科研活動的設計完成,在時間上是需要相當的跨度,一般在子項結束或某一階段完成時,其形成的科技文件即可歸檔保存。但單個子項的完成并非代表整個項目的結束,后面子項形成的科技文件會依次補充進來。在工程建設特別是科研活動中,常常會有意想不到的發現,或者隨著相關學科的新發現新舉措而產生一些新的數據材料,隨著科技活動的發展不斷充實新的內容或者進行某些必要的改動。為了保證科技檔案內容上的準確,需要進行相應的更改補充。當一個項目告一段落后,由于科技生產活動的延續性。今后會補充一些文件材料,但更改是大大減少了,或基本上不再更改了。
除了科技生產活動的延續性,客觀存在的合作性也要求補充科技檔案以滿足成套性。同一項目往往需要幾個單位的通力合作,共同完成。由于各個單位歸檔的角度不同,要達到成套,需要各個單位的互相補充,達到數量與質量完整的辯證統一。
此外,應注意到各種自然現象觀測活動如天文、水文、氣象科技活動等。也有時間上的延續性特點,即一旦開始某一項活動,就要求不間斷地一直進行下去。但由于不會在活動中產生有形實體(如基建活動中的建筑物,生產活動中的產品等),所形成的文件材料主要作為歷史憑證保存。而不間斷進行下去的觀測活動會不斷產生新的文件材料,不存在因科技檔案內容沒有隨對象的變化而相應變化,而與所反映的對象不一致的問題。因此,這些材料的歸檔是以年度為單位,材料的補充是在每一年度內歸檔形成新的案卷,而非對原有科技檔案更改補充,或者說,這一類科技檔案不存在更改補充現象。
更重要的是,我們還要認識到科技檔案的更改并非主觀意義上的對檔案的篡改,“更改是按照一定的原則、制度和要求,用特定方式改變科技檔案某些內容的一項工作,有合理的更改原因。嚴格的更改權限,規定的更改程序及更改要求和更改方法,它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致。”⑶篡改則是為了達到不可告人的目的。利用管理疏忽和漏洞、采用非法手段改變檔案真實內容,與科技檔案的更改存在本質上的區別,不能將之簡單等同于篡改而任意否定。
但不管科技檔案更改的理由和制度有多完善。畢竟,它已經與“任何檔案不能更改”的論斷產生了矛盾。若對科技檔案進行更改,雖然保持了與實物一致,但是,是否干擾到當時實體的真實記載,是否真正做到維護科技檔案的真實歷史面貌,讓人不得不對科技檔案更改依舊存在異議。
在此,我們需要弄清“科技檔案的更改補充”只不過是由于人們受認識水平限制而沿襲下來的一種習慣表達。理論意義上的“科技檔案更改”除了“包括對已歸檔科技檔案材料的更改,更大程度上包括的是應該歸檔但尚未歸檔披稱作為科技文件或科技檔案原件、復制件的更改。還包括另行制作科技文件對科技檔案的修正更改。”⑶可見“科技檔案更改”這一提法,具有特定意義。
在我國,只要經過立卷歸檔的文件就可稱為檔案。“文件生命周期理論”認為,文件的生命周期可以劃分為三個階段,形成階段和使用階段、暫存階段、永久保存階段,其中處于三個不同階段的文件分別是現行文件、半現行文件和非現行文件。非現行文件即是檔案。”⑷這里,用是否具有現行性作為區分文件與檔案同屬一個事物不同階段的標準,得到的結論就是:只有非現行性的文件才能稱其為檔案,檔案就不具備現行性。既然不具備現行性,那么,按理現行檔案的概念也就根本不存在。
但事實上,在我國,現行檔案這個概念,不僅客觀存在,而且也已被廣泛接受,其原因就在于我國的一份文件改稱為檔案是從“立卷歸檔”后開始的。一般地,文件經過文書處理程序后就可稱之為檔案了,但“立卷歸檔”這一時間界限對現實性強和歸檔時間靈活的科技檔案而言,更多地帶有主觀性,可說是一種人為的措施,不應成為區分文件和檔案的根本性標準。例如一套設備文件,由于設備自身的安裝調試已結束,為了保護文件不受損壞,應立即歸檔。但事實上在設備運行、使用、維護修繕過程中必須要使用到這些由于立卷歸檔而被稱之為“檔案”的文件。實際上它們卻還不是真正意義上的檔案,只是名稱上變化而已。這種科技文件先歸檔后使用,或一邊歸檔一邊使用,我們稱之為超前歸檔。比如有些基建項目工期長,規定按階段或子項工程結束歸檔,對整個項目來說,這個活動還未結束,但由于這些文件歸檔案部門保管,故稱之為“檔案”;再比如,產品試制或生產中、工程設計和施工中出現設計錯誤、設計改進或原材料變更而對科技檔案更改,這實際上只是對科技文件的更改,是允許的。也可以說,絕大部分的更改,都只是對科技文件的更改。
科技檔案的更改,在實際操作中并非真的直接在原件上進行修改補充,而主要是在復制件上更改并形成新的科技文件,原件不銷毀,同時保留更改通知單等依據性文件以反映更改過程。或者是根據現實狀況,重新形成科技文件做出準確的反映。這已經是在原來科技檔案的基礎上形成了新的科技文件作為補充。“正如人事檔案工作中,當發現對某一人物的處分不當時,我們不是在原處分決定上改動或是自制后改動。而是重新根據事實做出新的正確的結論對人物作鑒定,這一過程也需利用原件,原件也不可廢棄。”⑶這也是對檔案內容進行必要的更改,但我們并沒有得到“結論”??人事檔案可以更改,只是在糾正原來的處分決定中形成一個新的、對該人物做出正確判定的新文件,補充進來,使檔案記載與人物活動相符。因此,更改過后產生的是新的科技文件。這樣的更改過程也可以看作是對原有科技檔案的補充,或者更進一步,可以認為對原有“科技檔案的更改”實際上是一種對原有“科技檔案的補充”。確切地說,這是補充,而非更改。
可見,任何檔案都不容更改。科技檔案的產生、積累、形成是一個動態的、不斷完善的過程,“科技檔案的更改補充”只是一個主觀性的概念。實際上,絕大多數的更改是對科技文件的更改,極少數對科技檔案的更改也不是“科技檔案的更改”而是“科技檔案的補充”,補充進來的是不斷形成的新文件。而這些更改補充正是為了更好地保證科技檔案的準確、完整。
三、對科技檔案真實性的進一步分析
1.檔案的真實性包括內容的真實和形式(載體)的真實
檔案的真實性,“指的是檔案文獻本身是真品,另一方面,指的是檔案文獻所記述的內容是真實可靠的。”⑸(P177)由于檔案是歷史的憑證和原始的情況材料,所以人門把它稱作真實的歷史記錄,這是從大量的實踐中得出的理性認識。同時應該指出的是,對檔案的真實性,需要辯證地理解。
從內容記述而言,“真實”一詞指的是與客觀事實相符,是實際情況的真實反映。因為檔案是由各種社會實踐活動的伴生物??文件轉化而來,總的說來,在反映歷史活動的客觀過程方面是真實的,較之其他資料更為可靠。判斷檔案是否真實,內容真實與否是重要因素之一。
另一方面,就每份特定的文件或某部分案卷而言,檔案記述的內容有可能是不真實或是不完全真實的。如果我們認為檔案的真實性就是指檔案內容的真實,因而把這些文件(或案卷)拒之門外,斥為“假檔案”,或是對它們進行事后的修改,以保證其真實性,則前者是片面的理解,后者更是錯誤和危險的做法。因為即使檔案內容有虛假部分以致完全違背事實,但只要是在社會活動中直接形成的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄,形成過程具有原始性,是原件,即原始性得到保證,就可以判斷這些內容失實的材料于檔案本身是真實的,具有檔案載體的真實性,即是真品。當然,這時候檔案的真實性因其內容上的不真實受到了質疑。
并且,我們不應將內容的真實性與正確性混為一談。客觀事物在不斷發展變化,人們的認識也隨之發生變化。在一定時期內認識不可避免存在一定局限,加之社會生活的復雜性,以致有些文件內容所描述的某些事件的現象,不符合或不完全符合客觀實際,從而削弱了內容的正確性,可這不能說明其內容的不真實。正如人們不會因科學發展,越來越顯示出“日心說”的局限性和錯誤性,而將哥白尼進行長期研究所形成的一切檔案材料都認為是虛假的而加以剔除銷毀。推而廣之,由于主客觀原因造成的檔案內容的不正確,不可等同于檔案內容的不真實。
只把檔案形式或檔案內容的真實與否作為衡量檔案真實性的唯一標準,各執其理,不僅對檔案理論發展無益,而且其偏頗的作法也無法運用于工作實踐。對于科技檔案也是如此。可以說,只有形式和內容都是真實的,才能構成檔案的真實性。
2.更改補充保證了科技檔案內容的真實和形式(載體)的真實
科技檔案的本質屬性是原始記錄性,它猶如物體運動留下的軌跡,客觀地體現和反映物體運動。它是與科技活動的進行同步產生的。這是科技檔案區別于其他相鄰事物的突出特點。原始記錄性實質上是形成過程的原始性、真實性,即保證是第一手材料,是原件。
科技檔案的備查考性充分說明它的形成是有意識的,科技人員在完成現實任務的同時,必須有意識地形成完整、準確、系統和規范化的科技檔案材料,以供查考,這種“有意識性”保證了科技檔案的本質屬性。
對于更改補充的科技檔案,“事后補記而形成的文件,如工程建設中的實測補記圖樣……都是為了留下歷史的記錄而有意識地形成的文件,從它們形成過程和記錄的數據,信息的性質來看,仍然屬于原始的歷史記錄范疇。”⑹一些大型基建工程項目的建設及設備的改進等,所進行的更改補充,在原文復制件或是在新形成的科技文件上的更改補充,是項目和設備進展告一段落后活動的繼續,也是為了與所反映的現實一致,而有意識地保持更改后的原件,并產生新的科技文件。這正是這項活動延續的反映,而不應當視為是該活動結束后的“事后產物”,它們同樣也具有原始性。
這是科技活動暫時告一段落的情況,而有的產品,不只是小小的改良,而是在原來的基礎上,作了更新換代的改進。如有些基建項目的重新建設(如改建、擴建),雖然建筑物的地點不變,或是某些部分原樣保留,但是,就建筑物本身而言己形成了一個全新的個體。這時的更改補充,不再現為一般意義上的更改補充,而是一個新的科技活動的產生了。作為該活動伴生物直接產生的科技檔案,當然具備原始性。
可見,前面對科技檔案更改補充的分析,一方面是從內容上強調通過更改補充保證科技檔案的準確性、完整性,從而保證科技檔案內容上的真實性。另一方面也論證了所謂“科技檔案的更改補充”,實際上是對科技文件的更改及對原有科技檔案的補充,并非文件轉化為檔案之后的更改,更非事后的修改,從而保證科技檔案形式(載體)上的原始性、真實性。
唯物辯證法要求我們用全面的、辯證的觀點看問題,更改補充不僅從內容上保證了科技檔案的準確性、完整性,從而保證科技檔案內容上的真實性;而且,于科技檔案本身、由于不是事后的修改補充,而是作為與科技活動的運動變化同步的伴生物,是直接形成的原件,這就從形成過程的角度說明了它是形式(載體)上具備原始性、真實性的檔案。
總之,科技檔案內容的真實與形式(載體)的真實是一致的,它們共同構成了科技檔案的真實性。對科技文件的更改及對原有科技檔案的補充這一行為既從準確性和完整性上保證了科技檔案內容的真實性,又保證了科技檔案形式(載體)上的原始性、真實性。所以說,更改補充后所形成的科技檔案是更為真實的檔案。
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(牛角摘自《檔案學》2004年第5期)